МIНIСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ

Н А К А З
м.Київ

вiд 04.06.2002	N 113

Про затвердження Iнструкцiї про порядок консульської легалiзацiї офiцiйних документiв в Українi i за кордоном

Зареєстровано в Мiнiстерствi юстицiї України 26 червня 2002 р. за N 535/6823

     Вiдповiдно до положень Вiденської конвенцiї "Про консульськi зносини" 1963 року та на виконання вимог Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України 2 квiтня 1994 року N 127/94 НАКАЗУЮ:

     1. Затвердити Iнструкцiю про порядок консульської легалiзацiї офiцiйних документiв в Українi i за кордоном, що додається.

     2. Скасувати наказ Мiнiстерства закордонних справ України вiд 15 липня 1997 року N 98-од.

     3. Департаменту консульської служби забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацiю до Мiнiстерства юстицiї України.

     4. Загальному секретарiату пiсля реєстрацiї в Мiнiстерствi юстицiї забезпечити розсилку цього наказу до закордонних дипломатичних установ України та Представництв МЗС України на територiї України.

     5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту консульської служби.

Мiнiстр

А.М.Зленко

 

	ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Мiнiстерства закордонних справ України вiд 04.06.2002 N 113
	Зареєстровано в Мiнiстерствi юстицiї України 26 червня 2002 р. за N 535/6823

IНСТРУКЦIЯ
про порядок консульської легалiзацiї офiцiйних документiв в Українi i за кордоном

1. Загальнi положення

     1.1. Ця Iнструкцiя встановлює порядок учинення консульської легалiзацiї офiцiйних документiв, складених за участю органiв державної влади та органiв мiсцевого самоврядування, або таких, що вiд них виходять, як на територiї України, так i за кордоном.

     Порядок консульської легалiзацiї офiцiйних документiв установлюється Вiденською конвенцiєю "Про консульськi зносини" 1963 року, мiжнародними договорами та чинним законодавством України, а також цiєю Iнструкцiєю.

     1.2. Консульська легалiзацiя офiцiйних документiв - це процедура пiдтвердження дiйсностi оригiналiв офiцiйних документiв або засвiдчення справжностi пiдписiв посадових осiб, уповноважених засвiдчувати пiдписи на документах, а також дiйсностi вiдбиткiв штампiв, печаток, якими скрiплено документ. При цьому консул не несе вiдповiдальностi за змiст документа.

     1.3. Легалiзацiя в установленому порядку документа надає йому право на iснування в мiжнародному обiгу.

     1.4. Легалiзацiї не пiдлягають:

     документи й акти, якi суперечать законодавству України або можуть за своїм змiстом завдати шкоди iнтересам України, або мiстять вiдомостi, що порочать честь i гiднiсть громадян;

     оригiнали, копiї та фотокопiї паспортiв, вiйськових квиткiв, трудових книжок, документiв, що мають характер листування, дозволiв на носiння зброї, свiдоцтв про реєстрацiю транспортних засобiв (технiчних паспортiв), посвiдчення водiя, посвiдчення особи, нормативно-правовi акти та роз'яснення щодо їх застосування;

     документи, виданi органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

     1.5. Консульська посадова особа не може легалiзувати офiцiйнi документи, якi стосуються її особистих iнтересiв або iнтересiв її родичiв, а саме виданих на своє iм'я i вiд свого iменi або на iм'я одного iз подружжя, родичiв по прямiй лiнiї (дiти, батьки, повнорiднi брати, сестри).

     1.6. У разi виникнення сумнiву в тому, що представленi документи вiдповiдають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органiв вiдповiдної держави або до вiдповiдних органiв в Українi за офiцiйним роз'ясненням.

     1.7. Легалiзацiї пiдлягають також i офiцiйнi документи, що надходять до закордонних дипломатичних установ України вiд Департаменту консульської служби МЗС України, а також тi документи, якi надходять вiд закордонних дипломатичних установ України до Департаменту консульської служби МЗС України.

     1.8. Для легалiзацiї офiцiйних документiв консульська посадова особа на територiї України користується печаткою та штампом Мiнiстерства закордонних справ України (Представництв МЗС на територiї України), за кордоном - печаткою та штампом закордонної дипломатичної установи України.

     1.9. Департамент консульської служби МЗС України, Представництва МЗС на територiї України, закордоннi дипломатичнi установи України мають зразки печаток та пiдписiв посадових осiб, якi вповноваженi здiйснювати дiї з консульської легалiзацiї офiцiйних документiв, складених за участю органiв державної влади та органiв мiсцевого самоврядування України, або таких, що вiд них виходять, дипломатичних представництв чи консульських установ iноземних держав.

     1.10. Консульська посадова особа повинна зберiгати таємницю здiйснення консульської легалiзацiї офiцiйних документiв.

     1.11. При поданнi офiцiйних документiв на консульську легалiзацiю:

     фiзичнi особи подають документ, який посвiдчує особу, та заяву на вчинення консульської легалiзацiї;

     юридичнi особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалiзацiї.

     У разi подання заяви представником фiзичної чи юридичної особи подається доручення або iнший документ, що пiдтверджує повноваження дiяти вiд iменi цих осiб.

     1.12. За консульську легалiзацiю справляється консульський збiр вiдповiдно до Тарифiв консульського збору, що затверджуються Мiнiстерством закордонних справ України за погодженням з Мiнiстерством фiнансiв України.

2. Компетенцiя органiв дипломатичної служби України з питань консульської легалiзацiї

     2.1. До компетенцiї Мiнiстерства закордонних справ України належать видання нормативно-правових актiв, якi регулюють порядок консульської легалiзацiї, укладання вiдповiдних угод, визначення кола та повноважень консульських посадових осiб при вчиненнi консульської легалiзацiї, затвердження тарифiв консульських зборiв.

     До компетенцiї Департаменту консульської служби МЗС України, а також Представництв МЗС на територiї України входять здiйснення консульської легалiзацiї офiцiйних документiв, якi виходять вiд офiцiйних органiв України та iноземних держав, справляння консульських зборiв за вчинення консульської легалiзацiї, взаємодiя з органами державної влади та мiсцевого самоврядування України та дипломатичними представництвами iноземних держав в Українi з питань консульської легалiзацiї, а також надання iнформацiї щодо питань консульської легалiзацiї.

     До компетенцiї закордонних дипломатичних установ України входять здiйснення консульської легалiзацiї офiцiйних документiв, звернення до вiдповiдних органiв держави перебування за офiцiйним роз'ясненням з цих питань, справляння консульських зборiв за вчинення зазначених дiй.

     2.2. Консульська легалiзацiя здiйснюється уповноваженим працiвником Департаменту консульської служби МЗС України, Представництв МЗС на територiї України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.

3. Вимоги до офiцiйних документiв, якi приймаються на легалiзацiю

     3.1. Офiцiйний документ - це письмове пiдтвердження фактiв та подiй, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, змiну або припинення прав i обов'язкiв фiзичних або юридичних осiб.

     3.2. Документи, викладенi на двох i бiльше окремих аркушах, повиннi бути прошитi, а аркушi пронумерованi i скрiпленi пiдписом та печаткою.

     3.3. Не приймаються на легалiзацiю документи, текст яких неможливо прочитати внаслiдок пошкодження, такi, що написанi чи пiдписанi олiвцем або отриманi через засоби факсимiльного зв'язку, а також документи, у яких уживається декiлька мов одночасно.

     3.4. Пiдписи посадових осiб та вiдбитки печаток мають бути чiткими. Посвiдчувальний напис повинен бути написаний без пiдчисток, вiльнi мiсця - прокресленi, дописки й iншi виправлення - застереженi.

     3.5. Консульська легалiзацiя здiйснюється виключно стосовно офiцiйних документiв, якi виданi за участю органiв державної влади чи органiв мiсцевого самоврядування i не розповсюджується на документи мiжнародних громадських органiзацiй.

     3.6. Не приймаються на легалiзацiю документи, засвiдченi посадовими особами, зразкiв пiдписiв яких немає в Департаментi консульської служби МЗС України, Представництвах МЗС на територiї України, закордонних дипломатичних установах України.

4. Порядок легалiзацiї офiцiйних документiв в Українi

     4.1. Департамент консульської служби МЗС України та Представництва МЗС України приймають на легалiзацiю офiцiйнi документи, складенi i засвiдченi на територiї України органами державної влади та органами мiсцевого самоврядування або за їх участю i призначенi для використання за кордоном.

     4.2. На консульську легалiзацiю приймаються такi документи:

     оригiнали: свiдоцтв про реєстрацiю актiв громадянського стану; довiдок органiв реєстрацiї актiв громадянського стану; документiв про освiту - дипломiв та виписок iз залiкових вiдомостей (мiжнародного зразка), свiдоцтв про спецiалiзовану пiдготовку з медицини, дипломiв кандидата та доктора наук; архiвних довiдок, якi видаються архiвними пiдроздiлами Державного комiтету архiвiв України та вiдомчими архiвами;

     iншi офiцiйнi документи пiсля нотарiального засвiдчення їх копiй та оформлення Мiнiстерством юстицiї України.

     Документи, наведенi в абзацi другому цього пункту, можуть бути прийнятi на легалiзацiю в копiях, засвiдчених у нотарiальному порядку, у разi попереднього проведення легалiзацiї їх оригiналiв.

     4.3. Департамент консульської служби МЗС України також приймає на легалiзацiю:

     офiцiйнi документи, крiм документiв комерцiйного характеру, складенi i засвiдченi на територiї iноземних держав органами державної влади, якi уповноваженi пiдтверджувати їх дiйснiсть, i призначенi для використання в Українi за умови їх засвiдчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Українi в установленому порядку;

     офiцiйнi документи, складенi i засвiдченi безпосередньо в дипломатичних представництвах iноземних держав в Українi;

     офiцiйнi документи, складенi i засвiдченi компетентними органами держав, з якими Україна має двостороннi (багатостороннi) угоди про правову допомогу, що передбачають вiдмову вiд легалiзацiї офiцiйних документiв, для використання в третiх країнах, за умови їх засвiдчення в дипломатичних представництвах цих держав в Українi.

     4.4. Департамент консульської служби МЗС України має зразки печаток i пiдписiв посадових осiб, уповноважених засвiдчувати офiцiйнi документи. Зазначенi зразки зберiгаються в Департаментi консульської служби i призначенi лише для службового користування.

     4.5. Офiцiйнi документи, якi видаються органами реєстрацiї актiв громадянського стану i надалi використовуватимуться за кордоном, засвiдчуються у вiддiлах реєстрацiї актiв громадянського стану Головного управлiння юстицiї Мiнiстерства юстицiї України в Автономнiй Республiцi Крим, обласних, Київського та Севастопольського мiських управлiнь юстицiї згiдно з Правилами заповнення бланкiв записiв актiв громадянського стану та свiдоцтв, що видаються на пiдставi цих записiв, затвердженими наказом Мiнiстерства юстицiї України вiд 12 вересня 1996 року N 33/5, зареєстрованими в Мiнiстерствi юстицiї України 12 вересня 1996 року N 521/1546, та легалiзуються в порядку, установленому цiєю iнструкцiєю.

     Документи, якi надходять до Департаменту консульської служби МЗС України вiд органiв реєстрацiї актiв громадянського стану України на офiцiйнi запити дипломатичних представництв та компетентних органiв, а також безпосередньо заявникiв, проходять консульську легалiзацiю.

     Згiдно з Iнструкцiєю про порядок витребування документiв, затвердженою спiльним наказом Державного комiтету архiвiв України та МЗС України вiд 11 червня 2001 року N 116/53, зареєстрованою в Мiнiстерствi юстицiї України 25 червня 2001 року за N 547/5738, зазначенi свiдоцтва надходять до Департаменту консульської служби МЗС України безпосередньо вiд державних установ.

     4.6. Дипломи про вищу та середню спецiальну освiту мiжнародного зразка, виписки iз залiкових вiдомостей, дипломи Вищої атестацiйної комiсiї України проходять процедуру легалiзацiї безпосередньо в Департаментi консульської служби МЗС України при поданнi їх представником навчального закладу, який видав документ, та за наявностi листа-звернення навчального закладу, засвiдченого в мiнiстерствi, iншому центральному органi виконавчої влади, до сфери управлiння якого належить навчальний заклад. У цьому випадку робиться напис "Цей документ легалiзовано в Департаментi консульської служби МЗС України".

     4.7. Архiвнi довiдки, якi видаються архiвними пiдроздiлами Державного комiтету архiвiв України та вiдомчими архiвами, надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України у вiдповiдь на запити закордонних дипломатичних установ України або дипломатичних представництв iноземних держав в Українi i легалiзуються. На таких документах робиться напис "Цей документ легалiзовано в Департаментi консульської служби МЗС України".

     У разi особистого звернення заявникiв до архiвних установ України щодо витребування архiвних довiдок або їх переоформлення Департаментом консульської служби МЗС України засвiдчується пiдпис посадової особи Державного комiтету архiвiв України.

     4.8. Документи, що оформленi Мiнiстерством юстицiї України, приймаються на легалiзацiю Департаментом консульської служби МЗС України. У цьому разi посадова особа Департаменту консульської служби МЗС України пiдтверджує пiдпис уповноваженої посадової особи Мiнiстерства юстицiї України.

     4.9. Документи, якi мають комерцiйний характер, а саме: свiдоцтва про реєстрацiю пiдприємств, сертифiкати якостi продукцiї (товарiв), iншi документи, що засвiдченi уповноваженою посадовою особою Торговельно-промислової палати України, можуть бути легалiзованi в Департаментi консульської служби МЗС України в копiях пiсля засвiдчення в Мiнiстерствi юстицiї України. У таких випадках службова особа Департаменту консульської служби МЗС України засвiдчує пiдпис уповноваженої посадової особи Мiнiстерства юстицiї України.

     4.10. Пiд час приймання документiв на легалiзацiю консульська посадова особа має пересвiдчитись у тому, що документи за своїм змiстом i порядком оформлення вiдповiдають вимогам чинного законодавства України та мiжнародним договорам.

5. Порядок легалiзацiї офiцiйних документiв за кордоном

     5.1. Закордоннi дипломатичнi установи України приймають на легалiзацiю офiцiйнi документи, складенi i засвiдченi на територiї держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенцiї яких входить проведення процедури консульської легалiзацiї, для їх подальшого використання в Українi.

     5.2. У разi наявностi в країнi перебування вимог консульської легалiзацiї документiв, якi складенi та засвiдченi в Українi та легалiзованi в Департаментi консульської служби МЗС України, консульська посадова особа здiйснює консульську легалiзацiю представлених документiв.

     Не пiдлягають консульськiй легалiзацiї офiцiйнi документи, складенi та засвiдченi в Українi i якi не пройшли попередньо засвiдчення у Департаментi консульської служби МЗС України.

     5.3. Закордоннi дипломатичнi установи України мають зразки пiдписiв та вiдбиткiв печаток посадових осiб державних органiв, якi входять до консульського округу держави перебування.

     5.4. Консульська посадова особа засвiдчує офiцiйнi документи лише пiсля того, як пересвiдчиться у їх вiдповiдностi мiжнародним договорам України, чинному законодавству України i країни перебування.

     5.5. У разi виникнення у консульської посадової особи сумнiву щодо юридичної сили поданого документа, його оформлення тощо вона може звертатися за роз'ясненням до державних органiв країни перебування, за консультацiєю до юриста, Департаменту консульської служби Мiнiстерства закордонних справ України.

     5.6. Консульська посадова особа не може легалiзувати офiцiйнi документи i доручення, якi видаються iноземними державами, незалежно вiд того, видаються цi документи на iм'я та на користь громадян України чи iноземних громадян, якщо цi документи призначенi для дiї на територiї iншої iноземної держави, а не на територiї України.

6. Опис легалiзацiйних штампiв та написiв

     6.1. Штамп пiдтвердження дiйсностi оригiналiв офiцiйних документiв має зображення, що встановлено в додатку 1.

     Штамп пiдтвердження дiйсностi оригiналiв документiв використовується в Департаментi консульської служби МЗС України для документiв про освiту (дипломи та витяги iз залiкових вiдомостей) мiжнародного зразка, свiдоцтв про спецiалiзовану пiдготовку з медицини та витягiв з iндивiдуального плану пiдготовки в клiнiчнiй ординатурi, дипломiв кандидата i доктора наук ВАК України.

     Легалiзацiйний напис здiйснюється на всiх документах, як правило, на верхнiй частинi вiдкидної сторiнки, а на свiдоцтвах про реєстрацiю актiв громадянського стану - на зворотному боцi.

     На витягах iз дипломiв i свiдоцтв легалiзацiйний напис робиться на україномовнiй частинi, де є вiльне мiсце.

     6.2. Штамп засвiдчення справжностi пiдписiв посадових осiб має зображення, що встановлено в додатку 2.

     Штамп засвiдчення пiдписiв використовується для пiдтвердження пiдписiв посадових осiб вiдповiдних державних установ України та дипломатичних представництв iноземних держав, якi вповноваженi пiдписувати та засвiдчувати документи. Зазначенi штампи проставляються на всiх оригiналах та нотарiально засвiдчених копiях документiв, перелiчених у п. 4.2 цiєї iнструкцiї, крiм тих, що зазначенi в п.6.1 цiєї Iнструкцiї.

     В окремих випадках, за погодженням з директором Департаменту консульської служби (керiвником закордонної дипломатичної установи України), консульська посадова особа може пiдтверджувати пiдпис посадової особи на iнших документах.

     Консульська посадова особа проставляє штамп засвiдчення справжностi пiдписiв для пiдтвердження пiдписiв посадових осiб державних установ країни перебування, а саме: уповноважених представникiв Мiнiстерства закордонних справ або iншої державної установи консульського округу, до компетенцiї якої входить посвiдчення офiцiйних документiв.

     Департамент консульської служби, Представництва МЗС на територiї України, закордоннi дипломатичнi установи України повиннi мати зразки вiдбиткiв печаток та пiдписiв зазначених осiб для засвiдчення справжностi.

     6.3. Форма посвiдчувальних написiв Посвiдчувальнi написи при легалiзацiї документiв можуть бути зробленi друкарським способом або спецiальним штампом. У кожному окремому випадку вид штампа обирається консульською посадовою особою. Обов'язковими елементами посвiдчувального напису є пiдпис консульської посадової особи, вiдбиток гербової печатки даної установи, реєстрацiйний номер запису за журналом реєстрацiї учинюваних дiй та дата здiйснення легалiзацiї.

7. Реєстрацiя легалiзованих офiцiйних документiв

     7.1. Усi легалiзованi документи повиннi реєструватися в Книзi реєстрацiї легалiзованих документiв, у якiй передбачаються такi графи:

     порядковий номер документа;

     дата легалiзацiї;

     прiзвище та iнiцiали заявника або назва установи;

     назва документа або його короткий змiст;

     країна походження;

     консульський збiр;

     примiтки.

     7.2. Порядковий номер документа зазначається також у легалiзацiйному написi.

     7.3. Листи в Книзi реєстрацiї повиннi бути пронумерованi i прошнурованi, їх кiлькiсть повинна бути засвiдчена пiдписом директора Департаменту консульської служби чи консульської посадової особи iз зазначенням дати.

     7.4. На початку кожного календарного року порядковий номер легалiзованих документiв починається з номера 001.

     7.5. Термiн зберiгання книг реєстрацiї - 3 роки. Пiсля закiнчення цього термiну книги реєстрацiї легалiзованих документiв здаються на зберiгання до архiву МЗС України.

Директор Департаменту консульської служби МЗС України

М.I.Маймескул