МIНIСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ
МIНIСТЕРСТВО ОСВIТИ I НАУКИ УКРАЇНИ
МIНIСТЕРСТВО ЮСТИЦIЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

05.12.2003	N 237/803/151/5

Про затвердження Правил проставлення апостиля на офiцiйних документах, призначених для використання на територiї iнших держав

Зареєстровано в Мiнiстерствi юстицiї України 12 грудня 2003 р. за N 1151/8472

Iз змiнами i доповненнями, внесеними
наказами Мiнiстерства закордонних справ України,
Мiнiстерства освiти i науки України,
Мiнiстерства юстицiї України
вiд 5 лютого 2014 року N 41/101/250/5,
вiд 13 серпня 2014 року N 341/934/1335/5,
вiд 14 грудня 2015 року N 389/1285/2574/5,
вiд 5 липня 2016 року N 199/783/1838/5,
вiд 25 березня 2021 року N 126/373/1121/5

     Вiдповiдно до пункту 2 постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 18.01.2003 N 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцiєю, що скасовує вимогу легалiзацiї iноземних офiцiйних документiв" наказуємо:

     1. Затвердити Правила проставлення апостиля на офiцiйних документах, призначених для використання на територiї iнших держав (додаються).

     2. Департаменту консульської служби Мiнiстерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацiю до Мiнiстерства юстицiї України.

     3. Пiсля реєстрацiї цього наказу в Мiнiстерствi юстицiї України:

     Мiнiстерству закордонних справ України довести цей наказ до вiдома закордонних дипломатичних установ України та представництв Мiнiстерства закордонних справ на територiї України;

     Мiнiстерству освiти i науки України довести цей наказ до вiдома Мiнiстерства освiти Автономної Республiки Крим, управлiнь освiти i науки обласних, Київської та Севастопольської мiських державних адмiнiстрацiй, ректорiв (директорiв) вищих навчальних закладiв;

     Мiнiстерству юстицiї України довести цей наказ до вiдома Головного управлiння юстицiї Мiнiстерства юстицiї України в Автономнiй Республiцi Крим, обласних, Київського та Севастопольського мiських управлiнь юстицiї.

     4. Мiнiстерству закордонних справ України iнформувати Мiнiстерство освiти i науки України та Мiнiстерство юстицiї України про змiни щодо статусу Конвенцiї, що скасовує вимогу легалiзацiї iноземних офiцiйних документiв.

     5. Мiнiстерству закордонних справ України, Мiнiстерству освiти i науки України, Мiнiстерству юстицiї України вжити необхiдних заходiв для виконання положень цих Правил.

     6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Мiнiстра закордонних справ України, заступника Мiнiстра освiти i науки України, заступника Мiнiстра юстицiї України вiдповiдно до розподiлу функцiональних обов'язкiв.

Мiнiстр закордонних справ України	К.I.Грищенко
Мiнiстр освiти i науки України	В.Г.Кремень
Мiнiстр юстицiї України	О.В.Лавринович

 

	ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України 05.12.2003 N 237/803/151/5
	Зареєстровано в Мiнiстерствi юстицiї України 12 грудня 2003 р. за N 1151/8472

ПРАВИЛА
проставлення апостиля на офiцiйних документах, призначених для використання на територiї iнших держав

     1. Цi Правила регулюють порядок проставлення спецiального штампа "Apostille" (далi - апостиль) на офiцiйних документах, якi були складенi на територiї України, яким вiдповiдно до ст. 5 Конвенцiї, що скасовує вимогу легалiзацiї iноземних офiцiйних документiв (далi - Конвенцiя), засвiдчуються справжнiсть пiдпису, якiсть, в якiй виступала особа, що пiдписала документ, i, у вiдповiдному випадку, автентичнiсть вiдбитка печатки або штампа, яким скрiплений документ.

     2. Апостиль проставляється:

     на документах, якi виходять вiд органiв судової влади України;

     на документах, якi виходять вiд органiв прокуратури України, органiв юстицiї;

     на адмiнiстративних документах;

     на документах про освiту та вченi звання;

     на документах, оформлених державними i приватними нотарiусами;

     на офiцiйних свiдоцтвах, виконаних на документах, пiдписаних особами у їх приватнiй якостi, таких як офiцiйнi свiдоцтва про реєстрацiю документа або факту, який iснував на певну дату, та офiцiйних i нотарiальних засвiдченнях пiдписiв.

     3. Цi Правила не поширюються:

     на документи, виданi закордонними дипломатичними установами України;

     на адмiнiстративнi документи, що мають пряме вiдношення до комерцiйних або митних операцiй.

     Апостиль не проставляється на:

     оригiналах паспортних документiв, вiйськових квиткiв, трудових книжок, дозволiв на носiння зброї, свiдоцтв про реєстрацiю транспортних засобiв (технiчних паспортiв), посвiдчень особи;

     оригiналах, копiях (фотокопiях) нормативно-правових актiв, роз'яснень та правових висновкiв щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.

(абзац четвертий пункту 3 замiнено трьома абзацами згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 13.08.2014р. N 341/934/1335/5)

     Документи, наведенi в абзацi п'ятому цього пункту, можуть бути прийнятi для проставлення апостиля у виглядi копiй (фотокопiй), засвiдчених у нотарiальному порядку.

(пункт 3 доповнено абзацом сьомим згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 13.08.2014р. N 341/934/1335/5)

     4. Оригiнали офiцiйних документiв, виданих установами колишнiх союзних республiк у складi СРСР, не можуть бути прийнятi на територiї України для проставлення апостиля.

     Апостиль може бути проставлено на копiях (фотокопiях) або копiях (фотокопiях) з перекладом цих документiв, засвiдчених у встановленому порядку на територiї України.

(абзац другий пункту 4 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 13.08.2014р. N 341/934/1335/5)

     Апостиль може бути проставлено на копiях (фотокопiях) або копiях (фотокопiях) з перекладом документiв, що стосуються сфери освiти i науки, засвiдчених у встановленому порядку на територiї України, лише пiсля попередньої легалiзацiї (консульської легалiзацiї чи проставлення апостиля) оригiналiв цих документiв.

(пункт 4 доповнено абзацом третiм згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     5. Апостиль проставляється на вимогу особи, яка пiдписала документ, або будь-якого пред'явника документа.

     6. Для проставлення апостиля необхiдно подати:

     оригiнал документа, на якому проставляється апостиль, або його копiю, засвiдчену в установленому порядку;

     документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що пiдтверджує право на звiльнення вiд сплати, чи його копiю, засвiдчену в установленому порядку;

(абзац третiй пункту 6 у редакцiї наказу Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 05.02.2014р. N 41/101/250/5, iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 13.08.2014р. N 341/934/1335/5)

     заяву вiд особи, яка подає такi документи.

(пункт 6 доповнено новим абзацом четвертим згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 13.08.2014р. N 341/934/1335/5, у зв'язку з цим абзац четвертий вважати абзацом п'ятим)

     У разi якщо проставлення апостиля здiйснюється вiдповiдними компетентними органами, визначеними у пунктi 1 постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 18 сiчня 2003 року N 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцiєю, що скасовує вимогу легалiзацiї iноземних офiцiйних документiв" (далi - компетентнi органи), за допомогою програмних засобiв ведення Електронного реєстру апостилiв (далi - Реєстр), документи, необхiднi для проставлення апостиля, можуть бути поданi до визначених компетентними органами суб'єктiв.

(пункт 6 доповнено новим абзацом п'ятим згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5, абзац п'ятий пункту 6 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 25.03.2021р. N 126/373/1121/5)

     У разi обробки персональних даних, отриманих вiд заявника, компетентнi органи вживають заходiв, передбачених Законом України "Про захист персональних даних".

(пункт 6 доповнено новим абзацом шостим згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5, у зв'язку з цим абзац п'ятий вважати вiдповiдно абзацом сьомим)

     Оплата послуги з проставлення апостиля здiйснюється шляхом перерахування коштiв через банки, вiддiлення поштового зв'язку або програмно-технiчнi комплекси самообслуговування (у разi наявностi).

(пункт 6 доповнено абзацом сьомим згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 05.02.2014р. N 41/101/250/5, абзац сьомий пункту 6 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 13.08.2014р. N 341/934/1335/5)

     7. Документи, поданi для проставлення апостиля, розглядаються вiдповiдними компетентними органами.

(абзац перший пункту 7 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     Компетентнi органи з'ясовують:

     чи пiдлягають поданi документи проставленню апостиля;

     справжнiсть пiдпису та якiсть, в якiй виступала особа, що пiдписала документ, а також справжнiсть вiдбиткiв печатки та/або штампа, проставлених на документах.

     8. Посадовi особи компетентних органiв повиннi мати зразки пiдписiв посадових осiб, вiд яких виходять чи можуть виходити офiцiйнi документи, а також зразки вiдбиткiв печаток та/або штампiв, якi проставляються або можуть бути проставленi на вiдповiдних документах.

     9. Посадовi особи компетентних органiв звiряють пiдпис особи, яка пiдписала документ, а також проставлену на документi печатку та/або штамп з наявними в них зразками пiдписiв, вiдбиткiв печаток та/або штампiв.

     У разi вiдсутностi в компетентного органу зразка вiдповiдного пiдпису, вiдбитка печатки та/або штампа апостиль може бути проставлений тiльки пiсля отримання такого зразка.

     10. У проставленнi апостиля на документi вiдмовляється, якщо:

     документ призначається для використання в країнi, яка не приєдналася до Конвенцiї або є учасницею Конвенцiї, але висловила заперечення проти приєднання України вiдповiдно до статтi 12 Конвенцiї;

     не пiдтверджено якiсть особи, в якiй вона виступала, справжнiсть пiдпису на документi якої перевiряється при проставленнi апостиля;

(пункт 10 доповнено новим абзацом третiм згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     документ не вiдповiдає зразку або формi, встановленому на дату його видачi та/або не вiдповiдає вимогам щодо складу та порядку розмiщення обов'язкових реквiзитiв, який повинен мiстити такий документ;

(пункт 10 доповнено новим абзацом четвертим згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5, у зв'язку з цим абзаци третiй - сьомий вважати вiдповiдно абзацами п'ятим - дев'ятим)

     текст документа неможливо прочитати внаслiдок пошкодження;

     документ написаний чи пiдписаний олiвцем або отриманий через засоби факсимiльного зв'язку;

     у документi є незастереженi виправлення або дописки;

     до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документi;

     компетентному органу не вдалося отримати зразки вiдповiдних пiдписiв, вiдбиткiв печаток та/або штампiв.

     11. Термiни розгляду документiв для проставлення апостиля встановлюються компетентним органом.

(пункт 11 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 13.08.2014р. N 341/934/1335/5, у редакцiї наказу Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     12. Апостиль установлюється у формi штампа розмiром 10 х 10 см, у межах якого розмiщено текст вiдповiдно до зразка (додаток).

     Пiд штампом апостиля, сформованого за допомогою програмних засобiв ведення Реєстру у формi електронного документа, або пiд штампом апостиля на документах, що стосуються сфери освiти i науки, за рiшенням компетентного органу розмiщується додаткова iнформацiя.

(пункт 12 доповнено абзацом другим згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     13. Апостиль проставляється у формi вiдбитка штампа, вiзуалiзацiї на паперi апостиля, сформованого за допомогою програмних засобiв ведення Реєстру у формi електронного документа, або вiзуалiзацiї на паперi апостиля, сформованого за допомогою iнформацiйної системи. Розмноження та копiювання (фотокопiювання) апостиля не дозволяється.

(пункт 13 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     14. Апостиль проставляється безпосередньо на вiльному вiд тексту мiсцi документа або на його зворотному боцi чи на окремому аркушi посадовою особою компетентного органу.

(абзац перший пункту 14 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     У разi якщо проставлення апостиля здiйснюється посадовою особою компетентного органу шляхом внесення запису до Реєстру про проставлений апостиль, визначений компетентним органом суб'єкт вiзуалiзує апостиль, сформований за допомогою програмних засобiв ведення Реєстру у формi електронного документа, безпосередньо на вiльному вiд тексту мiсцi документа або на його зворотному боцi чи на окремому аркушi. У такому випадку в пунктi 9 штампа апостиля проставляється печатка компетентного органу за зразком та описом, визначеними таким органом.

(пункт 14 доповнено новим абзацом другим згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5, у зв'язку з цим абзаци другий - четвертий вважати вiдповiдно абзацами третiм - п'ятим, абзац другий пункту 14 iз змiнами, внесеними згiдно з наказами Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 05.07.2016р. N 199/783/1838/5, вiд 25.03.2021р. N 126/373/1121/5)

     У разi проставлення апостиля на окремому вiд документа аркушi документ i аркуш з апостилем скрiплюються шляхом прошивання ниткою (стрiчкою) бiлого або червоного кольору в спосiб, який унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша, та засвiдчуються пiдписом i печаткою посадової особи компетентного органу. Кiлькiсть скрiплених аркушiв пiдтверджується пiдписом посадової особи, яка проставляє апостиль.

     У разi якщо вiзуалiзацiя апостиля, сформованого за допомогою програмних засобiв ведення Реєстру у формi електронного документа, здiйснюється на окремому аркушi, мiсце скрiплення документа та аркуша з апостилем засвiдчується пiдписом визначеного компетентним органом суб'єкта та печаткою компетентного органу.

(пункт 14 доповнено новим абзацом четвертим згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5, у зв'язку з цим абзаци четвертий, п'ятий вважати вiдповiдно абзацами п'ятим, шостим, абзац четвертий пункту 14 iз змiнами, внесеними згiдно з наказами Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 05.07.2016р. N 199/783/1838/5, вiд 25.03.2021р. N 126/373/1121/5)

     Листок з апостилем повинен бути скрiплений з документом указаним вище способом також у тому разi, коли документи мають тверду обкладинку (наприклад, документи, виданi органами державної реєстрацiї актiв цивiльного стану, дипломи тощо).

(абзац п'ятий пункту 14 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 05.02.2014р. N 41/101/250/5)

     На аркушi з апостилем проставляється печатка компетентного органу так, щоб одна її частина була на аркушi з апостилем, а iнша - на останнiй сторiнцi документа.

     15. Усi пункти апостиля та додаткова iнформацiя пiд штампом апостиля заповнюються українською мовою або за рiшенням компетентного органу українською та iншими мовами одночасно.

(пункт 15 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     16. Виправлення або змiна тексту апостиля не допускається.

     17. У разi, якщо документ пiдписали кiлька осiб, у пунктах 2 i 3 апостиля вказуються прiзвище i посада особи, яка вища з них за посадою.

     18. Якщо в документi не передбаченi пiдпис конкретної особи та її прiзвище, а документ видано органом влади, установою, органiзацiєю тощо, у пунктi 2 апостиля зазначається: "пiдпис не передбачений", а в пунктах 3 i 4 записується офiцiйна назва установи, яка видала документ. У реєстрацiйному журналi зазначається iнформацiя про цю установу.

     19. Проставлення апостиля реєструється в окремому журналi або шляхом внесення iнформацiї до бази даних вiдповiдної iнформацiйної системи, де зазначаються:

(абзац перший пункту 19 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     порядковий номер, який вiдповiдає пункту 8 штампа апостиля;

     дата i ким проставлений апостиль (пункт 6 i 7);

     прiзвище особи, яка пiдписала поданий документ, та якiсть, в якiй вона виступала, а стосовно документiв, якi не пiдписанi, - назву органу, що проставив печатку або штамп (пункт 2 i 3).

     Журнал реєстрацiї проставлення апостиля повинен бути прошнурований, пронумерований, скрiплений печаткою та пiдписаний керiвником вiдповiдного пiдроздiлу органу, що проставляє апостиль. На останнiй сторiнцi журналу зазначається: "У цьому журналi пронумеровано та прошнуровано ______ аркушiв".

     20. Реєстрацiйнi журнали щодо надання послуги з проставлення апостиля зберiгаються 25 рокiв, документи про оплату цiєї послуги - 3 роки.

(пункт 20 у редакцiї наказу Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 05.02.2014р. N 41/101/250/5)

     21. На запит будь-якої зацiкавленої особи посадова особа компетентного органу, що проставив апостиль, зобов'язана перевiрити, чи вiдповiдають зробленi в ньому записи вiдомостям, унесеним до реєстрацiйного журналу, крiм випадку, передбаченого абзацом другим цього пункту.

(абзац перший пункту 21 iз змiнами, внесеними згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     У разi якщо проставлення апостиля здiйснено посадовою особою компетентного органу шляхом внесення запису до бази даних вiдповiдної iнформацiйної системи про проставлений апостиль, будь-яка заiнтересована особа має право на безоплатний доступ до вiдомостей про проставлений апостиль, що мiстяться в такiй iнформацiйнiй системi.

(пункт 21 доповнено новим абзацом другим згiдно з наказом Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства юстицiї України вiд 14.12.2015р. N 389/1285/2574/5)

     22. Посадовi особи, якi проставляють апостиль, несуть персональну вiдповiдальнiсть за неправильне проставлення апостиля або iнше порушення цих Правил.

Директор Департаменту консульської служби Мiнiстерства закордонних справ України	В.О.Наливайченко
Директор Департаменту мiжнародного спiвробiтництва Мiнiстерства освiти i науки України	О.С.Сухолиткий
Директор Департаменту у справах цивiльного стану громадян та нотарiату Мiнiстерства юстицiї України	Л.М.Павлова

 

Додаток до Правил проставлення апостиля на офiцiйних документах, призначених для використання на територiї iнших держав

 

APOSTILLE * АПОСТИЛЬ (Convention de La Haye du 5 octobre 1961 Гаазька Конвенцiя вiд 5 жовтня 1961 року) 1. Україна Цей офiцiйний документ 2. пiдписаний   3. у якостi     4. мiстить проставлену печатку/штамп   Пiдтверджено 5. в   6. дата   7. ким     8. N   9. Печатка/штамп 10. Пiдпис