КАБIНЕТ МIНIСТРIВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА
Київ

вiд 28 жовтня 2004 р.	N 1453

Про затвердження Типового порядку здiйснення електронного документообiгу в органах виконавчої влади

Кабiнет Мiнiстрiв України постановляє:

1. Затвердити Типовий порядок здiйснення електронного документообiгу в органах виконавчої влади (додається).

2. Рекомендувати органам мiсцевого самоврядування додержуватися у процесi органiзацiї електронного документообiгу вимог Типового порядку, затвердженого цiєю постановою.

3. Державному департаменту з питань зв'язку та iнформатизацiї разом з Департаментом спецiальних телекомунiкацiйних систем та захисту iнформацiї Служби безпеки за участю фахiвцiв Секретарiату Кабiнету Мiнiстрiв України розробити та затвердити в шестимiсячний строк технiчнi умови на систему електронного документообiгу органу виконавчої влади.

4. Державному комiтетовi архiвiв розробити та затвердити в шестимiсячний строк порядок зберiгання електронних документiв в архiвних установах.

Прем'єр-мiнiстр України

В. ЯНУКОВИЧ

Iнд. 49

ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабiнету Мiнiстрiв України
вiд 28 жовтня 2004 р. N 1453

ТИПОВИЙ ПОРЯДОК
здiйснення електронного документообiгу в органах виконавчої влади

Загальнi питання

1. Цей Типовий порядок встановлює загальнi правила документування в органах виконавчої влади управлiнської дiяльностi в електроннiй формi i регламентує виконання дiй з електронними документами з моменту їх створення або одержання до вiдправлення чи передачi до архiву органу виконавчої влади.

Усi iншi дiї з електронними документами виконуються в органi виконавчої влади згiдно з вимогами до дiй з документами на паперi, передбаченими iнструкцiєю з дiловодства цього органу.

2. Дiя Типового порядку поширюється на всi електроннi документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.

Особливостi роботи з електронними документами, що мiстять iнформацiю з обмеженим доступом, яка є власнiстю держави, та електронними документами iз зверненнями громадян визначаються спецiальними нормативно-правовими актами.

3. Орган виконавчої влади здiйснює електронний документообiг лише за умови використання надiйних засобiв електронного цифрового пiдпису, що повинне бути пiдтверджено сертифiкатом вiдповiдностi або позитивним висновком за результатами державної експертизи у сферi криптографiчного захисту iнформацiї, одержаним на цi засоби вiд спецiально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сферi криптографiчного захисту iнформацiї, та наявностi посилених сертифiкатiв вiдкритих ключiв у своїх працiвникiв - пiдписувачiв.

4. Орган виконавчої влади здiйснює електронний документообiг через спецiальнi телекомунiкацiйнi мережi або телекомунiкацiйнi мережi загального користування. При цьому вiдправлення органом виконавчої влади електронного документа через телекомунiкацiйнi мережi загального користування здiйснюється за рiшенням керiвника цього органу.

5. Система електронного документообiгу органу виконавчої влади повинна вiдповiдати вимогам нормативно-правових актiв у сферi захисту iнформацiї.

6. Вiдповiдальнiсть за органiзацiю здiйснення електронного документообiгу в органi виконавчої влади несе його керiвник, якщо iнше не встановлено законодавством. Забезпечення здiйснення електронного документообiгу покладається на службу дiловодства.

Органiзацiя роботи з вхiдними електронними документами

7. Електроннi документи, що надходять на адресу органу виконавчої влади, приймаються службою дiловодства централiзовано.

8. Електронний документ, що надiйшов на адресу органу виконавчої влади, пiдлягає вiдхиленню у разi:

вiдсутностi у адресата надiйних засобiв електронного цифрового пiдпису;

надходження не за адресою;

зараження вiрусом;

негативного результату перевiрки на цiлiснiсть i справжнiсть усiх накладених на нього електронних цифрових пiдписiв.

При цьому вiдправнику в дводенний строк надсилається вiдповiдне повiдомлення за формою згiдно з додатком 1.

Зазначена процедура для електронного документа вiдповiдає процедурi повернення документа на паперi (далi - повернення електронного документа).

9. Кожен одержаний адресатом електронний документ перевiряється на зараження його вiрусом.

10. Кожен одержаний адресатом електронний документ перевiряється на цiлiснiсть i справжнiсть усiх накладених на нього електронних цифрових пiдписiв, включаючи тi, що накладенi (проставленi) згiдно iз законодавством як аналоги печатки (далi - електроннi печатки). При цьому необхiдно, щоб:

кожен електронний цифровий пiдпис був пiдтверджений з використанням посиленого сертифiката ключа за допомогою надiйних засобiв цифрового пiдпису;

пiд час перевiрки використовувався посилений сертифiкат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового пiдпису;

особистий ключ пiдписувача вiдповiдав вiдкритому ключу, зазначеному у сертифiкатi;

на час перевiрки був чинним посилений сертифiкат вiдкритого ключа акредитованого центру сертифiкацiї ключiв та/або посилений сертифiкат вiдкритого ключа вiдповiдного засвiдчувального центру.

11. Попереднiй розгляд електронного документа здiйснюється у його вiзуальнiй формi.

12. Визначення, чи потребує електронний документ обов'язкового розгляду керiвником органу виконавчої влади або iншими посадовими особами вiдповiдно до функцiональних обов'язкiв, необхiдностi його реєстрацiї, а також встановлення строкiв виконання цього документа структурними пiдроздiлами чи безпосереднiми виконавцями здiйснюється у тому ж порядку, що й для документiв на паперi.

13. Вхiднi, внутрiшнi та вихiднi електроннi документи реєструються в однiй системi разом з вiдповiдними документами на паперi.

Реєстрацiя вхiдних електронних документiв здiйснюється у тому ж порядку, що й вхiдних документiв на паперi. Для забезпечення реєстрацiї, облiку, пошуку i контролю виконання вхiдного електронного документа заповнюється реєстрацiйно-контрольна картка в електроннiй формi згiдно з додатками 2 i 3.

Пiсля реєстрацiї вхiдного електронного документа адресат у дводенний строк надсилає вiдправнику повiдомлення за формою згiдно з додатком 4 про його прийняття i реєстрацiю.

14. Для фiксування резолюцiї щодо виконання вхiдного електронного документа складається вiдповiдний внутрiшнiй електронний документ "Резолюцiя" за пiдписом вiдповiдної посадової особи, про що зазначається в реєстрацiйно-контрольнiй картцi.

15. Контроль за виконанням та оперативним використанням наявної в електронних документах iнформацiї здiйснюється в тому ж порядку, що й для документiв на паперi.

Органiзацiя роботи з внутрiшнiми та вихiдними електронними документами

16. Оформлення i реєстрацiя електронних документiв, що складаються в органi виконавчої влади, за винятком особливостей їх пiдписання або затвердження, здiйснюється у тому ж порядку, що й для документiв на паперi.

До вiзуальної форми подання електронного документа за складом та розмiщенням реквiзитiв встановлюються тi ж вимоги, що й для документа на паперi.

17. Пiдписання або затвердження електронного документа здiйснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових пiдписiв вiдповiдних посадових осiб. На момент накладення останнього електронного цифрового пiдпису технологiчно та/або органiзацiйно забезпечується проставлення у створеному електронному документi дати i його реєстрацiйного номера.

У разi непiдписання або незатвердження електронного документа керiвником органу виконавчої влади чи iншою посадовою особою реєстрацiя цього документа скасовується, а його виконавець iнформується про вiдхилення документа.

Проставлення електронної печатки на електронний документ здiйснюється згiдно iз законодавством. При цьому зазначена процедура виконується лише пiсля пiдписання або затвердження електронного документа.

18. Адресування електронних документiв здiйснюється з додержанням тих же вимог, що й для документiв на паперi.

19. На кожний внутрiшнiй та вихiдний електронний документ заповнюється реєстрацiйно-контрольна картка в електроннiй формi згiдно з додатками 2 i 3.

20. Перед вiдправленням вихiдного електронного документа проводиться перевiрка його цiлiсностi та справжностi усiх накладених на нього електронних цифрових пiдписiв з додержанням тих же вимог, що й для вхiдних документiв.

У разi порушення цiлiсностi вихiдного електронного документа або непiдтвердження справжностi накладеного на нього електронного цифрового пiдпису (пiдписiв) його реєстрацiя скасовується, а виконавець iнформується про вiдхилення документа.

21. Вихiднi електроннi документи вiдправляються адресатам службою дiловодства централiзовано не пiзнiше наступного робочого дня пiсля їх одержання вiд структурних пiдроздiлiв - виконавцiв.

22. Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження вiдправнику повiдомлення про його прийняття i реєстрацiю.

У разi неодержання вiд адресата протягом двох робочих днiв повiдомлення про прийняття i реєстрацiю або про вiдхилення електронного документа вiдправник вживає додаткових заходiв з використанням iнших засобiв зв'язку для одержання вiд адресата вiдповiдного повiдомлення.

У разi одержання вiд адресата повiдомлення про вiдхилення електронного документа вiдправником вживаються заходи для усунення причин вiдхилення i забезпечення повторного вiдправлення цього документа. Якщо таке повiдомлення одержане вiд адресата, який не має надiйних засобiв цифрового електронного пiдпису, цьому адресату надсилається вiдповiдний документ на паперi.

Пiдтвердження факту одержання вiд адресата повiдомлення щодо електронного документа вiдправником не здiйснюється.

23. Реєстрацiйний номер, дата i час реєстрацiї електронного документа адресатом, зазначенi у його повiдомленнi, фiксуються вiдправником у реєстрацiйно-контрольнiй картцi.

Погодження електронних документiв

24. Погодження електронного документа здiйснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового пiдпису посадової особи.

25. Зауваження i пропозицiї до поданого електронного документа (у разi наявностi) фiксуються в окремому електронному документi, на який накладається електронний цифровий пiдпис посадової особи.

26. Порядок внутрiшнього погодження електронних документiв у системi електронного документообiгу органу виконавчої влади затверджується його керiвником, якщо iнше не встановлено законодавством.

27. У разi вiдсутностi в органi виконавчої влади, яким погоджується електронний документ, надiйних засобiв електронного цифрового пiдпису цьому органу для погодження надається вiдповiдний документ на паперi.

Зберiгання електронних документiв

28. Оперативне зберiгання електронних документiв в органi виконавчої влади, пiдготовка i передача їх до архiвної установи здiйснюються з додержанням вимог нормативних актiв, затверджених спецiально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сферi архiвної справи.

29. Строк зберiгання електронних документiв повинен бути не меншим вiд строку, встановленого законодавством для вiдповiдних документiв на паперi.

Додаток 1
до Типового порядку

Зразок

ПОВIДОМЛЕННЯ
про вiдхилення електронного документа

	До
		(назва органу виконавчої влади)

на адресу
	(електронна i поштова)

	надiйшов
(дата i час надходження)		(вид документа)

в електроннiй формi вiд		за N		вiдправлений
	(дата)		(реєстрацiйний номер)

(назва органу виконавчої влади та його електронна i поштова адреса)

	Документ вiдхилено з причини
		(вiдсутностi надiйних засобiв цифрового

електронного пiдпису, надходження не за адресою, зараження вiрусом, порушення цiлiсностi

або непiдтвердження справжностi накладеного на нього електронного цифрового пiдпису

(пiдписiв)

Примiтка. Дата фiксується трьома парами роздiлених крапкою арабських цифр (число, мiсяць, рiк), а час - двома парами роздiлених двокрапкою арабських цифр (години, хвилини).

Додаток 2
до Типового порядку

Зразок

РЕЄСТРАЦIЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Вiдправник або адресат		Вид документа				Строк виконання
Дата i час реєстрацiї, вхiдний реєстрацiйний номер				Дата i реєстрацiйний номер
				Дата i час реєстрацiї адресатом, реєстрацiйний номер у адресата
Заголовок або короткий змiст
Резолюцiя або кому направлено, вiдповiдальний виконавець
Позначка про виконання			Позначка про одержання
Контрольнi вiдмiтки
фонд N	опис N				опис N

Додаток 3
до Типового порядку

ПЕРЕЛIК
обов'язкових реквiзитiв реєстрацiйно-контрольної картки

Реквiзит	Пояснення
Вид документа	заповнюється вiдповiдно до назви документа, що реєструється. Пiд час реєстрацiї листiв графа не заповнюється
Вiдправник (адресат)	пiд час реєстрацiї документа, що надiйшов, записується найменування органу виконавчої влади - вiдправника документа. Пiд час реєстрацiї документа, що вiдправляється, записується найменування органу виконавчої влади - адресата. Допускається застосування скороченого найменування органу виконавчої влади
Дата	дата, зазначена на документi органом виконавчої влади - вiдправником
Реєстрацiйний номер	реєстрацiйний номер, наданий документовi, що надiйшов або вiдправляється, органом виконавчої влади
Дата i час надходження	дата i час надходження документа до органу виконавчої влади
Вхiдний реєстрацiйний номер	реєстрацiйний номер, наданий документу органом виконавчої влади - адресатом. Пiсля виконання документа доповнюється номером справи згiдно з номенклатурою справ або iншими iндексами
Дата i час реєстрацiї адресатом	дата i час реєстрацiї вихiдного документа органом виконавчої влади - адресатом згiдно з повiдомленням про прийняття та реєстрацiю документа
Реєстрацiйний номер у адресата	реєстрацiйний номер, наданий вихiдному документу органом виконавчої влади - адресатом згiдно з повiдомленням про прийняття та реєстрацiю документа
Заголовок або стислий змiст	згiдно iз заголовком, зазначеним на документi. У разi вiдсутностi заголовка формулюється стислий змiст документа
Резолюцiя	основний змiст доручення згiдно з документом "Резолюцiя", прiзвище посадової особи органу виконавчої влади, яка його склала, i дата, зазначена на документi
Вiдповiдальний виконавець	iнiцiали та прiзвище вiдповiдального виконавця згiдно з документом "Резолюцiя" iз зазначенням номера телефону (за наявностi)
Строк виконання	кiнцева дата виконання документа. Пiд час реєстрацiї документа, створеного за iнiцiативою органу виконавчої влади - вiдправника, записується очiкувана дата одержання вiдповiдi
Вiдмiтка про виконання	стисло викладається змiст питання по сутi або дата i реєстрацiйний номер документа-вiдповiдi

ПЕРЕЛIК
додаткових реквiзитiв реєстрацiйно-контрольної картки

Гриф (позначка) обмеження доступу до електронного документа.

Внутрiшнє переадресування електронного документа.

Код згiдно з тематичним класифiкатором.

Ключовi слова.

Кiлькiсть сторiнок.

Наявнiсть додаткiв.

Промiжнi строки виконання.

Перенесення строкiв виконання.

Строк зберiгання електронного документа.

Статус електронного документа (версiя, оригiнал, дублiкат, копiя, витяг).

Примiтка. Додатковi реквiзити вносяться до реєстрацiйно-контрольної картки залежно вiд виду електронного документа та характеру завдань щодо його використання. Формат заповнення визначається органом виконавчої влади.

Додаток 4
до Типового порядку

Зразок

ПОВIДОМЛЕННЯ
про прийняття i реєстрацiю електронного документа

	До
		(назва органу виконавчої влади)

на адресу
	(електронна i поштова)

	надiйшов
(дата i час надходження)		(вид документа)

в електроннiй формi вiд		за N		вiдправлений
	(дата)		(реєстрацiйний номер)

(назва органу виконавчої влади та його електронна i поштова адреса)

Справжнiсть накладеного на електронний документ електронного цифрового пiдпису (пiдписiв) та цiлiснiсть цього документа пiдтверджено.

Документ прийнято i зареєстровано
	(дата, час i номер реєстрацiї)