как правильно оформить бухгалтерию

Бухгалтерский учет в РФПБУ 18/02

Учитывая, что при безвозмездной передаче стоимость материалов и сумма исчисленного НДС не учитываются при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, в бухгалтерском учете необходимо отразить постоянное налоговое обязательство (п.п. 4-7 ПБУ 18/02).

Документооборот

Передачу бесплатных образцов сторонней организации можно оформить:
- товарной накладной по форме ТОРГ-12;
- накладной на отпуск материалов на сторону по форме N М-15;
- иным первичным документом, применяемым организацией для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ"О бухгалтерском учете").
По нашему мнению, на документе вместо сведений о цене следует сделать отметку "Безвозмездная передача".
При безвозмездной передаче Ваша организация также обязана выписать счет-фактуру (по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137) в двух экземплярах и зарегистрировать его в книге продаж (п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 3 ст. 169 НК РФ). При этом в счете-фактуре нужно обязательно сделать пометку "Безвозмездная передача".
К сожалению, нами не найдено разъяснений официальных органов о порядке заполнения счета-фактуры в рассматриваемой ситуации. Вместе с тем, поскольку при безвозмездной передаче (дарении) не предполагается получения денежных средств от одаряемой стороны, по нашему мнению, указанная отметка о безвозмездности передачи может быть сделана в графе 4 "Цена (тариф) за единицу измерения".