ПРАВЛIННЯ НАЦIОНАЛЬНОГО БАНКУ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА

08.12.2004	N 601

Про затвердження Перелiку документiв, що утворюються в дiяльностi Нацiонального банку України та банкiв України iз зазначенням строкiв зберiгання

Зареєстровано в Мiнiстерствi юстицiї України 24 грудня 2004 р. за N 1646/10245

     З метою органiзацiї надiйного зберiгання документiв i дотримання належного порядку ведення архiвної справи в банкiвськiй сферi та вiдповiдно до Законiв України "Про Нацiональний банк України", "Про Нацiональний архiвний фонд i архiвнi установи" Правлiння Нацiонального банку України постановляє:

     1. Затвердити Перелiк документiв, що утворюються в дiяльностi Нацiонального банку України та банкiв України iз зазначенням строкiв зберiгання (далi - Перелiк), що додається.

     2. Зобов'язати Нацiональний банк України та банки України дотримуватися строкiв зберiгання документiв, установлених Перелiком.

     3. Управлiнню дiловодства (В.В. Врублевський) пiсля реєстрацiї цiєї постанови в Мiнiстерствi юстицiї України довести її змiст до вiдома структурних пiдроздiлiв i одиниць, територiальних управлiнь, спецiалiзованих пiдприємств, навчальних закладiв Нацiонального банку України, Асоцiацiї українських банкiв, Київського банкiвського союзу та банкiв України.

     4. Визнати такою, що втратила чиннiсть, постанову Правлiння Нацiонального банку України вiд 23.12.96 N 327 "Про Перелiк документiв Нацiонального банку України, установ i органiзацiй його системи, акцiонерно-комерцiйних та комерцiйних банкiв України iз зазначенням строкiв зберiгання";

     постанову Правлiння Нацiонального банку України вiд 19.12.2001 N 531 "Про внесення змiн до Перелiку документiв Нацiонального банку України, установ i органiзацiй його системи, акцiонерно-комерцiйних банкiв України iз зазначенням строкiв зберiгання" скасувати.

     5. Контроль за виконанням цiєї постанови покласти на заступника Голови В.Л. Кротюка.

     6. Постанова набирає чинностi через 10 днiв пiсля її державної реєстрацiї в Мiнiстерствi юстицiї України.

В.о. Голови

А.П.Яценюк

 

	ЗАТВЕРДЖЕНО Постанова Правлiння Нацiонального банку України 08.12.2004 N 601
	Зареєстровано в Мiнiстерствi юстицiї України 24 грудня 2004 р. за N 1646/10245

ПЕРЕЛIК
документiв, що утворюються в дiяльностi Нацiонального банку України та банкiв України iз зазначенням строкiв зберiгання

1. Загальнi положення

     1. Цей Перелiк розроблено вiдповiдно до Законiв України "Про Нацiональний банк України", "Про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи", Порядку утворення та дiяльностi експертних комiсiй з визначення цiнностi документiв, затвердженого постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 16.11.2002 N 1739, i Перелiку типових документiв, що створюються в дiяльностi органiв державної влади та мiсцевого самоврядування, iнших установ, органiзацiй i пiдприємств, iз зазначенням термiнiв зберiгання документiв, затвердженого наказом Головного архiвного управлiння при Кабiнетi Мiнiстрiв України вiд 20.07.98 N 41 (iз змiнами та доповненнями), зареєстрованого в Мiнiстерствi юстицiї України 17.09.98 за N 576/3016 (далi - Перелiк типових документiв).

     2. Перелiк є основним нормативно-правовим актом, що визначає строки зберiгання вiдповiдних категорiй документiв, якi утворюються в процесi дiяльностi центрального апарату, структурних пiдроздiлiв i одиниць, територiальних управлiнь, спецiалiзованих пiдприємств, навчальних закладiв Нацiонального банку України та банкiв України, їх фiлiй, представництв та вiддiлень (далi - банкiвськi установи).

     3. Перелiк призначено для обов'язкового використання всiма банкiвськими установами.

     4. На пiдставi Перелiку здiйснюється експертиза цiнностей документiв з метою внесення їх до Нацiонального архiвного фонду (далi - НАФ) або знищення.

     5. Документи, що мають позначку (*), пiдлягають зберiганню в умовах особливого перiоду.

     6. Для спрощення використання Перелiку в ньому застосованi абревiатури, зазначенi в додатку.

     7. Перелiк побудовано за функцiонально-галузевою ознакою. Перелiк складається з роздiлiв, що вiдповiдають основним напрямам дiяльностi Нацiонального банку України та банкiв України.

     8. Статтям у Перелiку присвоєно єдину наскрiзну нумерацiю. Перелiк дає узагальнене найменування кожного виду документа. У разi об'єднання в однiй статтi рiзних видiв документiв з одного питання, що мають однаковий строк зберiгання, використовується термiн "документи", а в дужках зазначаються найменування всiх видiв документiв.

     9. У примiтках уточнюються мiсце та строки зберiгання документiв i мiстяться застереження щодо строкiв зберiгання певних документiв. Для визначення строкiв зберiгання документiв потрiбно враховувати всi примiтки до статей Перелiку.

     10. Ураховуючи мультивалютнiсть рахункiв бухгалтерського облiку, що визначена Iнструкцiєю про застосування Плану рахункiв бухгалтерського облiку банкiв України, затвердженою постановою Правлiння Нацiонального банку України вiд 17.06.2004 N 280 i зареєстрованою в Мiнiстерствi юстицiї України 26.07.2004 за N 919/9518, до Перелiку включенi статтi зi зберiгання регiстрiв та документiв бухгалтерського облiку за усiма видами валют, у тому числi банкiвських металiв (якщо iнше не передбачено Перелiком).

     11. Строки зберiгання документiв, що визначенi в цьому Перелiку, є мiнiмальними i зменшенню не пiдлягають. Банкiвськi установи можуть лише збiльшувати строки зберiгання документiв, якщо це викликано специфiчними особливостями їх роботи.

     12. Перелiк установлює строки зберiгання документiв незалежно вiд виду носiя, на якому вони складенi (паперовий, електронний, у виглядi мiкрофiльмiв тощо). Для первинної iнформацiї та звiтностi, що формується на її пiдставi, установлюється однаковий строк зберiгання незалежно вiд виду носiя.

     13. Визначення строкiв зберiгання справ i документiв, у тому числi книг i журналiв, якщо вони ведуться впродовж кiлькох рокiв, проводиться з 1 сiчня року, наступного за роком завершення дiловодства за ними. Наприклад, обчислення строку зберiгання документiв, завершених дiловодством у 2003 роцi, починається з сiчня 2004 року.

     14. Для документiв, яким установлено строки зберiгання "75 р. - "В", визначення строкiв зберiгання потрiбно здiйснювати з урахуванням вiку людини (позначеного в Перелiку лiтерою "В") на час закiнчення справи. Наприклад, особова справа службовця завершена дiловодством, коли йому було 35 рокiв. Таким чином, зазначена особова справа має зберiгатися 40 рокiв (75 вiдняти 35).

     15. У Перелiку деякi види документiв, що можуть мати культурну цiннiсть, позначенi лiтерами "ЕПК" (експертно-перевiрна комiсiя) державної архiвної установи. Цi документи обов'язково переглядаються вiдповiдною ЕПК або ЕК (експертна комiсiя) банкiвської установи з метою визначення доцiльностi їх подальшого вiднесення до НАФ або для знищення пiсля практичного використання.

     16. Для документiв, що мають тривале практичне значення, встановлюється строк зберiгання "доки не мине потреба". Конкретний строк їх зберiгання визначає ЕК банкiвської установи.

     17. Документи iз зазначенням строку зберiгання "до лiквiдацiї органiзацiї" пiдлягають експертизi цiнностi, окремi з них, що зачiпають права громадян та iнтереси держави, передаються у вiдповiднi державнi або iншi архiви для подальшого зберiгання.

     18. Визначення строкiв зберiгання документiв, якi не перелiченi в цьому Перелiку, здiйснюється вiдповiдно до Перелiку типових документiв.

     19. Перелiк має використовуватися пiд час пiдготовки номенклатури справ та формування справ у поточному дiловодствi.

     20. Для складання номенклатури справ з Перелiку потрiбно брати вiдповiднi найменування видiв документiв з певних напрямiв, доповнюючи їх iншими обов'язковими елементами заголовка, оскiльки Перелiк не мiстить конкретних заголовкiв документiв, а лише визначає їх категорiї i види. У номенклатурi справ зазначаються строки зберiгання документiв з посиланням на номери вiдповiдних статей Перелiку.

     21. Документи, строк зберiгання яких визначений Перелiком як постiйний, вiдносяться до документiв НАФ.

     22. Пiдроздiли центрального апарату, територiальнi управлiння Нацiонального банку України передають документи НАФ на державне зберiгання в повному обсязi. Для iнших структурних пiдроздiлiв i одиниць, спецiалiзованих пiдприємств, навчальних закладiв Нацiонального банку України форму прийняття (повний або вибiрковий вiдбiр), а також види документiв визначають вiдповiднi архiвнi установи.

     23. Банки України передають документи до державних архiвiв або iнших архiвних установ згiдно з договором, або зберiгають їх постiйно в своїх архiвних пiдроздiлах. Документи, що утворюються в дiяльностi фiлiй, представництв, вiддiлень банкiв, iнших органiзацiй не вiдносяться до документiв НАФ i не пiдлягають постiйному зберiганню.

     24. Документи НАФ, що належать державi, передаються до вiдповiдних державних архiвних установ у строки, передбаченi Типовим положенням про архiвний пiдроздiл органу державної влади, органу мiсцевого самоврядування, державного i комунального пiдприємства, установи та органiзацiї, затвердженим наказом Державного комiтету архiвiв України вiд 06.08.2002 N 58 i зареєстрованим у Мiнiстерствi юстицiї України 20.08.2002 за N 682/6970.

     25. Документи НАФ, що не належать державi, передаються до державних архiвних установ згiдно з договором або зберiгаються постiйно в архiвних пiдроздiлах враховуючи Примiрне положення про архiвний пiдроздiл пiдприємства, установи та органiзацiї, заснованих на приватнiй формi власностi, об'єднання громадян, релiгiйної органiзацiї, затверджене наказом Державного комiтету архiвiв України вiд 05.06.2002 N 42.

     26. Для органiзацiї i проведення попередньої експертизи цiнностi документiв, вiдбору їх для зберiгання або знищення створюється ЕК банкiвської установи. Утворення та дiяльнiсть ЕК здiйснюються на пiдставi Типового положення про експертну комiсiю державного i комунального пiдприємства, установи та органiзацiї, затвердженого наказом Державного комiтету архiвiв України вiд 29.01.2003 N 16 i зареєстрованого в Мiнiстерствi юстицiї України 12.02.2003 за N 112/7433.

     27. Експертиза цiнностi документiв та оформлення її результатiв у банкiвських установах проводиться в порядку, визначеному Правилами роботи архiвних пiдроздiлiв органiв державної влади, мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ i органiзацiй, затвердженими наказом Державного комiтету архiвiв України вiд 16.03.2001 N 16 i зареєстрованими в Мiнiстерствi юстицiї України 08.05.2001 за N 407/5598.

     28. За результатами експертизи цiнностi документiв складаються описи справ постiйного строку зберiгання, тривалого (понад 10 рокiв) строку зберiгання, з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, строки зберiгання яких закiнчилися. Зведенi описи та акти розглядаються ЕК банкiвської установи одночасно.

     29. Банкiвськi установи, що передають документи НАФ на державне зберiгання, складають рiчнi роздiли зведеного опису справ постiйного строку зберiгання у чотирьох примiрниках, описи справ з особового складу в трьох примiрниках, якi подаються на погодження ЕПК вiдповiдного державного архiву. Документи тривалого (понад 10 рокiв) строку зберiгання включаються до вiдповiдних описiв, що складаються в двох примiрниках, погоджуються ЕК банкiвської установи i затверджуються їх керiвником.

     30. Банкiвськi установи, що зберiгають документи НАФ постiйно в себе, складають рiчнi роздiли зведеного опису справ постiйного строку зберiгання та з особового складу в двох примiрниках. Пiсля погодження ЕК банкiвської установи описи затверджуються керiвником банкiвської установи.

     31. Банкiвськi установи, у дiяльностi яких не утворюються документи НАФ, складають рiчнi роздiли зведеного опису справ тривалого (понад 10 рокiв) строку зберiгання в трьох примiрниках, якi направляються на погодження ЕК банкiвської установи вищого рiвня.

     32. Банкiвська установа-фондоутворювач набуває право на знищення (утилiзацiю) документiв пiсля затвердження ЕПК державної архiвної установи описiв справ постiйного строку зберiгання та з особового складу, а також затвердження актiв про вилучення для знищення справ керiвником цiєї банкiвської установи.

     33. Банкiвськi установи, у дiяльностi яких не утворюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документiв лише пiсля затвердження описiв справ тривалого (понад 10 рокiв) строку зберiгання та з особового складу. Знищення документiв проводиться пiсля затвердження акта керiвником банкiвської установи i його погодження з вiдповiдним державним архiвом.

     34. Справи, вiдiбранi для знищення, пiсля погодження та затвердження актiв передаються в установленому порядку (з оформленням приймально-передавальних накладних) органiзацiям, що займаються заготiвлею вторинної сировини, з метою перероблення на паперових фабриках. Використання цих документiв для господарських потреб забороняється.

     35. Знищення документiв без вiдповiдного оформлення i погодження, а також порушення строкiв їх зберiгання забороняється. Посадовi особи, виннi в недбалому зберiганнi, псуваннi i знищеннi документiв, вiдповiдно до Закону України "Про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи" несуть вiдповiдальнiсть згiдно iз законодавством України.

     36. Контроль за правильнiстю проведення експертизи цiнностi i застосуванням Перелiку здiйснюють Нацiональний банк України та державнi архiвнi установи.

2. Перелiк документiв, що утворюються в дiяльностi Нацiонального банку України та банкiв України, iз зазначенням строкiв зберiгання

Додаток до Перелiку документiв, що утворюються в дiяльностi Нацiонального банку України та банкiв України iз зазначенням строкiв зберiгання

АБРЕВIАТУРИ,
що застосовуються в Перелiку

     АРМ-АДМ - автоматизоване робоче мiсце адмiнiстратора;

     Архiви АРМ - архiви автоматизованого робочого мiсця;

     АРМ СТП - автоматизоване робоче мiсце системи термiнових переказiв;

     АС - автоматизована система;

     В - вiк людини;

     ЕК - експертна комiсiя банкiвської установи;

     ЕПЗ - еталони програмного забезпечення;

     ЕПК - експертно-перевiрна комiсiя (державної архiвної установи);

     IАСБВ - iнтегрована автоматизована система банкiвського виробництва;

     IПС - iнформацiйно-пошукова система;

     НАФ - Нацiональний архiвний фонд;

     NBU-NEN - назва вiдомчої електронної пошти;

     НСМЕП - Нацiональна система масових електронних платежiв;

     ОВДП - облiгацiї внутрiшньої державної позики;

     ОПЕРУ НБУ - Операцiйне управлiння Нацiонального банку України;

     Р - рiк;

     РРО - реєстратори розрахункових операцiй;

     САБ - система автоматизацiї банку;

     САРС - спецiалiзована автоматизована робоча станцiя;

     САРС-БОН - спецiалiзована автоматизована робоча станцiя банкiвського обслуговування нагляду;

     Ф - форма;

     ЦЕПК - Центральна експертно-перевiрна комiсiя Державного комiтету архiвiв України.

Начальник Управлiння дiловодства

В.В.Врублевський