КАБIНЕТ МIНIСТРIВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА
Київ

вiд 27 листопада 1998 р.	N 1893

Про затвердження Iнструкцiї про порядок облiку, зберiгання i використання документiв, справ, видань та iнших матерiальних носiїв iнформацiї, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави

Iз змiнами i доповненнями, внесеними
постановами Кабiнету Мiнiстрiв України
вiд 29 листопада 2001 року N 1601,
вiд 13 березня 2002 року N 281,
вiд 17 листопада 2004 року N 1547,
вiд 19 липня 2006 року N 1000,
вiд 8 грудня 2006 року N 1700,
вiд 26 серпня 2009 року N 899,
вiд 4 серпня 2010 року N 692,
вiд 7 вересня 2011 року N 938,
вiд 20 жовтня 2011 року N 1109,
вiд 1 жовтня 2014 року N 503

(У назвi i текстi постанови слова "конфiденцiйна iнформацiя, що є власнiстю держави" у всiх вiдмiнках замiнено словами "службова iнформацiя" у вiдповiдному вiдмiнку згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 7 вересня 2011 року N 938)

     З метою забезпечення єдиного порядку облiку, зберiгання i використання матерiалiв, якi мiстять службову iнформацiю, Кабiнет Мiнiстрiв України постановляє:

     1. Затвердити Iнструкцiю про порядок облiку, зберiгання i використання документiв, справ, видань та iнших матерiальних носiїв iнформацiї, якi мiстять службову iнформацiю (додається).

     Мiнiстерства, iншi центральнi органи виконавчої влади вiдповiдно до вимог зазначеної Iнструкцiї та з урахуванням особливостей своєї дiяльностi можуть за погодженням з Службою безпеки та Державною архiвною службою затверджувати вiдомчi iнструкцiї з питань облiку, зберiгання i використання документiв, справ, видань та iнших матерiальних носiїв iнформацiї, якi мiстять службову iнформацiю.

(абзац другий пункту 1 iз змiнами, внесеними згiдно з постановами Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.11.2004р. N 1547, вiд 20.10.2011р. N 1109)

     2. Мiнiстерствам, iншим центральним органам виконавчої влади, Радi мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, обласним, Київськiй та Севастопольськiй мiським державним адмiнiстрацiям у межах їхнiх повноважень у шестимiсячний термiн розробити i ввести в дiю перелiки службової iнформацiї.

     3. Керiвникам мiнiстерств, iнших центральних органiв виконавчої влади, Ради мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, мiсцевих органiв виконавчої влади, органiв мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ i органiзацiй незалежно вiд форм власностi разом з режимно-секретними органами забезпечити контроль за виконанням вимог Iнструкцiї, затвердженої цiєю постановою.

     4. Служба безпеки здiйснює контроль за обiгом документiв, якi мiстять службову iнформацiю.

	(постанову доповнено пунктом 4 згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.11.2004р. N 1547)
Прем'єр-мiнiстр України	В. ПУСТОВОЙТЕНКО

Iнд. 28

 

ЗАТВЕРДЖЕНО постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 27 листопада 1998 р. N 1893

IНСТРУКЦIЯ
про порядок облiку, зберiгання i використання документiв, справ, видань та iнших матерiальних носiїв iнформацiї, якi мiстять службову iнформацiю

(назва iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 07.09.2011р. N 938)

(У текстi Iнструкцiї слово "Головархiв" в усiх вiдмiнках замiнено словом "Держкомархiв" у вiдповiдному вiдмiнку згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17 листопада 2004 року N 1547)

Загальнi положення

     1. 1. Ця Iнструкцiя визначає обов'язковий для всiх центральних органiв виконавчої влади, Ради мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, мiсцевих органiв виконавчої влади, органiв мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ i органiзацiй незалежно вiд форм власностi (далi - органiзацiї) порядок облiку, зберiгання, використання та знищення документiв, справ, видань, магнiтних та iнших матерiальних носiїв iнформацiї, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави (далi - документи).

     Перелiки вiдомостей, якi мiстять службову iнформацiю, затверджуються мiнiстерствами, iншими центральними органами виконавчої влади, Радою мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, обласними, Київською та Севастопольською мiськими держадмiнiстрацiями.

(абзац другий пункту 1 у редакцiї постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 07.09.2011р. N 938)

     Експертнi комiсiї утворюються мiнiстерствами, iншими центральними органами виконавчої влади, Радою мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, обласними, Київською та Севастопольською мiськими держадмiнiстрацiями. До їх складу включаються представники режимно-секретного та iнших структурних пiдроздiлiв з числа найбiльш квалiфiкованих фахiвцiв. У разi потреби для участi в роботi експертної комiсiї можуть залучатися фахiвцi заiнтересованих пiдприємств, установ та органiзацiй (за погодженням з їх керiвниками) з метою розгляду питань, що належать до їх компетенцiї. Рiшення комiсiї оформляється протоколом, який затверджується мiнiстерством, iншим центральним органом виконавчої влади, Радою мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, обласною, Київською та Севастопольською мiською держадмiнiстрацiєю. На пiдставi рiшення експертної комiсiї iнформацiя включається до перелiку вiдомостей, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави.

(абзац другий пункту 1 замiнено абзацами другим та третiм згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.11.2004р. N 1547, у зв'язку з цим абзац третiй вважати абзацом четвертим)

     У разi потреби на державних пiдприємствах, в установах i органiзацiях з урахуванням особливостей їхньої дiяльностi розробляються та за погодженням з мiнiстерством, iншим центральним органом виконавчої влади, до сфери управлiння якого вони належать, вводяться в дiю перелiки конкретних видiв документiв у вiдповiднiй сферi дiяльностi.

     2. На документах у правому верхньому кутку першої сторiнки, а для видань - на обкладинцi та на титулi проставляються гриф "Для службового користування" i номер примiрника.

     Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнiтний носiй iнформацiї, вiн має бути зазначений у супровiдному документi.

     3. Необхiднiсть проставлення грифа "Для службового користування" визначається на пiдставi перелiкiв, зазначених у пунктi 1 цiєї Iнструкцiї: на документi - виконавцем та особою, що пiдписує документ; на виданнi - автором (укладачем) i керiвником, який пiдписав видання до друку.

     4. Керiвники центральних органiв виконавчої влади, Ради мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, мiсцевих органiв виконавчої влади та їхнiх структурних пiдроздiлiв, державних пiдприємств, установ i органiзацiй у разi потреби мають право зняти гриф "Для службового користування" з документiв, пiдготовлених цим органом чи його структурним пiдроздiлом, пiдприємством, установою, органiзацiєю, якщо вiдомостi, що мiстяться у цих документах, не вiдповiдають перелiкам, зазначеним у пунктi 1 цiєї Iнструкцiї.

     Керiвники мiнiстерств, iнших центральних органiв виконавчої влади, Ради мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, обласних, Київської та Севастопольської мiських держадмiнiстрацiй, якi вiдповiдно до пункту 1 цiєї Iнструкцiї затвердили перелiки вiдомостей, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави, мають право зняти гриф "Для службового користування" з вiдповiдних документiв.

(абзац другий пункту 4 в редакцiї постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.11.2004р. N 1547)

     5. З введенням у дiю цiєї Iнструкцiї тиражованi документи, виданi з грифом "Для службового користування" до 1991 року, а також тиражованi документи, випущенi у свiт у рiзний час з iншими обмежувальними грифами, крiм грифiв "Службова таємниця", "Таємно", "Цiлком таємно" та "Особливої важливостi", можуть розглядатися як вiдкритi документи за наявностi письмової згоди органiзацiй, що їх пiдготували, або правонаступникiв цих органiзацiй.

     Тиражованi документи, що вийшли у свiт у 1991 роцi та пiзнiше з грифом "Для службового користування" або з нумерацiєю кожного примiрника тиражу, а також всi документи органу законодавчої влади, вищого органу виконавчої влади та вищих судових органiв без грифiв обмеження доступу, але не опублiкованi в офiцiйних виданнях, з яких знято грифи секретностi, розглядаються як матерiали, що мiстять вiдомостi обмеженого поширення з грифом "Для службового користування".

     6. Керiвники органiзацiй несуть вiдповiдальнiсть за забезпечення правильного ведення облiку, зберiгання та використання документiв з грифом "Для службового користування".

     Ведення облiку, зберiгання, розмноження та використання документiв з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цiєї Iнструкцiї покладається на управлiння справами, загальнi вiддiли, канцелярiї органiзацiй (далi - канцелярiї).

     7. Запобiгання розголошенню вiдомостей, що мiстяться в документах з грифом "Для службового користування", та випадкам втрат таких документiв покладається на режимно-секретнi пiдроздiли органiзацiй.

(пункт 7 в редакцiї постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.11.2004р. N 1547)

     8. Спiвробiтники органiзацiй, якi працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку пiдлягають ознайомленню пiд розписку iз цiєю та вiдповiдними вiдомчими iнструкцiями. Ознайомлення здiйснюють канцелярiї органiзацiй.

     Спiвробiтникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повiдомляти усно або письмово будь-кому вiдомостi, що мiстяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

     9. Пiд час роботи з документами i матерiалами з грифом "Для службового користування" слiд також керуватися Примiрною iнструкцiєю з дiловодства у мiнiстерствах, iнших центральних органах виконавчої влади, Радi мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, мiсцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17 жовтня 1997 р. N 1153 (Офiцiйний вiсник України, 1997 р., N 43, с. 50), iндивiдуальними iнструкцiями з дiловодства в органiзацiях, державними стандартами, що регламентують правила складання та оформлення документiв.

Приймання i облiк документiв

     10. Приймання i облiк (реєстрацiя) документiв з грифом "Для службового користування" здiйснюється канцелярiєю органiзацiї, яка веде облiк несекретної документацiї.

     На документи з грифом "Для службового користування", як правило, поширюється вимога одноразовостi реєстрацiї.

     11. Кореспонденцiя з грифом "Для службового користування", що надходить до органiзацiї, у тому числi документи, створенi за допомогою персональних комп'ютерiв (ПК), приймається i розкривається централiзовано у канцелярiї спiвробiтниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевiряються номери, кiлькiсть сторiнок та примiрникiв документiв, а також наявнiсть додаткiв, зазначених у супровiдному листi.

     У разi вiдсутностi у конвертах (пакетах) документiв або додаткiв до них складається акт у двох примiрниках за формою 1 (додаток 1), один з яких надсилається вiдправнику.

     Документи з грифом "Для службового користування", якi надiйшли помилково, повертаються вiдправнику або пересилаються адресатовi.

     12. У разi надходження документiв з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працiвником, який, не розкриваючи цю кореспонденцiю, передає її пiд розписку до канцелярiї.

     Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в органiзацiї, де немає постiйних чергових працiвникiв.

     13. Реєстрацiї пiдлягають усi вхiднi, вихiднi та внутрiшнi документи з грифом "Для службового користування". Вони облiковуються за кiлькiстю сторiнок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кiлькiстю примiрникiв.

     14. Облiк документiв та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формою 2 (додаток 2) або картках за формою 3 (додаток 3), як правило, окремо вiд облiку iншої несекретної документацiї.

     Облiк магнiтних носiїв iнформацiї з грифом "Для службового користування" ведеться окремо вiд облiку паперових носiїв такої iнформацiї у журналах за формою 4 (додаток 4) або на картках за формою 5 (додаток 5).

     Сторiнки журналiв нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останнiй облiченiй сторiнцi робиться запис про кiлькiсть сторiнок у журналi, який пiдписується працiвником канцелярiї та завiряється печаткою "Для пакетiв".

     У разi коли обсяг документiв з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облiк (реєстрацiю) разом з iншою несекретною документацiєю. При цьому на картцi (у журналi) до реєстрацiйного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

     Проходження документiв з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно вiдображатися на картках (у журналах).

     15. На кожному зареєстрованому документi, а також супровiдному листi до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування органiзацiї, реєстрацiйний номер документа та дата його надходження.

     16. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхiдним номером у журналi облiку i розподiлу видань з грифом "Для службового користування" за формою 6 (додаток 6).

     Додатково розмноженi примiрники документа (видання) облiковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документi (виданнi) та у формах облiку. Нумерацiя додатково розмножених примiрникiв продовжується вiд останнього номера примiрникiв, що були розмноженi ранiше.

Розмноження i розсилання (вiдправлення) документiв

     17. Вiдповiдальнiсть за випуск документiв з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керiвники органiзацiй (структурних пiдроздiлiв), у яких вони тиражуються,

     Документи з грифом "Для службового користування", одержанi вiд стороннiх органiзацiй, можуть бути розмноженi тiльки за їх згодою.

     18. Друкування документiв з грифом "Для службового користування" здiйснюється у друкарському бюро органiзацiї. При цьому до реєстрацiйного номера документа додається позначка "ДСК".

     Друкування таких документiв також допускається у структурних пiдроздiлах пiд вiдповiдальнiсть їх керiвникiв.

     Використання iнформацiйної, телекомунiкацiйної або iнформацiйно-телекомунiкацiйної системи для друкування документiв з грифом "Для службового користування" та обробки конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави, може здiйснюватися тiльки пiсля створення в нiй комплексної системи захисту iнформацiї та пiдтвердження вiдповiдностi створеної системи вимогам нормативних документiв з питань технiчного захисту iнформацiї в порядку, встановленому законодавством. Дозвiл на використання iнформацiйної, телекомунiкацiйної або iнформацiйно-телекомунiкацiйної системи iз зазначеною метою надається згiдно з наказом керiвника органiзацiї за наявностi атестата вiдповiдностi комплексної системи захисту iнформацiї.

(пункт 18 доповнено новим абзацом третiм згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.11.2004р. N 1547, у зв'язку з цим абзац третiй вважати абзацом четвертим, абзац третiй пункту 18 у редакцiї постанов Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 08.12.2006р. N 1700, вiд 04.08.2010р. N 692)

     На зворотi останньої сторiнки кожного примiрника документа друкарка повинна зазначити кiлькiсть надрукованих примiрникiв, прiзвище виконавця, власне прiзвище i дату друкування документа.

     19. Надрукованi i пiдписанi документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варiантами передаються для реєстрацiї спiвробiтнику канцелярiї, який здiйснює їх облiк. Чернетки i варiанти знищуються виконавцем та спiвробiтником канцелярiї, про що на копiї вихiдного документа робиться запис: "Чернетки i варiанти знищенi. Дата. Пiдписи".

     20. Реферативнi iнформацiйнi видання у журнальному або зброшурованому картковому виконаннi, в яких мiстяться вiдомостi про документи з грифом "Для службового користування", випускаються з аналогiчним грифом.

     Вилученi iз зазначених видань реферативнi iнформацiйнi картки та сторiнки, що не мiстять вiдомостей обмеженого поширення, облiковуються i зберiгаються як несекретнi матерiали.

     Факт вилучення карток i сторiнок засвiдчується пiдписами двох виконавцiв на обкладинках цих видань.

     21. Розмноження документiв з грифом "Для службового користування" у друкарнi або на розмножувальних апаратах здiйснюється з дозволу керiвника органiзацiї (структурного пiдроздiлу) за пiдписаними ним нарядами пiд контролем канцелярiї. Облiк розмножених документiв здiйснюється за кiлькiстю їх примiрникiв.

     22. У друкарнях та у вiддiлах розмножувальної технiки облiк документiв з грифом "Для службового користування", що тиражуються в незначному обсязi, може здiйснюватися в одному журналi разом з iншими несекретними документами. При цьому до реєстрацiйного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

     23. Пiсля закiнчення друкування документiв з грифом "Для службового користування" набiр повинен бути розсипаний, друкарськi форми анульованi, записи на магнiтних дисках знищенi, про що складається акт або робиться вiдповiдна вiдмiтка у журналi за пiдписами замовника i виконавця.

     24. Пiд час розмноження документiв з грифом "Для службового користування" з використанням засобiв копiювально-розмножувальної технiки заходи технiчного захисту iнформацiї здiйснюються вiдповiдно до законодавства.

(пункт 24 в редакцiї постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 13.03.2002р. N 281)

     25. Розсилання (вiдправлення) тиражу документiв з грифом "Для службового користування" здiйснюється на пiдставi рознарядок, пiдписаних керiвником органiзацiї (його заступником) та керiвником канцелярiї, iз зазначенням облiкових номерiв примiрникiв, що розсилаються (вiдправляються).

     26. Пересилання документiв з грифом "Для службового користування" до iнших органiзацiй у межах України здiйснюється рекомендованими або цiнними поштовими вiдправленнями, а також з кур'єрами органiзацiй.

     Доставка документiв з грифом "Для службового користування" представниками iнших органiзацiй здiйснюється на пiдставi письмового доручення.

     27. Документи, справи i видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повиннi бути вкладенi у конверти або упакованi таким чином, щоб виключалася можливiсть доступу до них.

     На упаковцi або конвертi зазначаються адреси i найменування одержувача та вiдправника, номери вкладених документiв з проставленням позначки "ДСК".

     На конвертах (упаковках) документiв з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прiзвища i посади керiвникiв органiзацiй (структурних пiдроздiлiв) i виконавцiв документiв, а також найменування структурних пiдроздiлiв.

     28. Абзац перший пункту 28 виключено

(згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 19.07.2006р. N 1000)

     Ознайомлення представникiв засобiв масової iнформацiї з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матерiалiв допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керiвникiв органiзацiй, яким надано право вiдповiдно до пункту 1 цiєї Iнструкцiї затверджувати перелiки вiдомостей, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави.

(абзац другий пункту 28 iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.11.2004р. N 1547)

     Такi документи попередньо розглядаються експертними комiсiями, якi приймають письмовi рiшення про доцiльнiсть їх передавання або можливiсть зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання вiдомостi, що мiстяться у документах, втратили первiсне значення.

     Якщо в документах з грифом "Для службового користування" мiстяться вiдомостi, що належать до компетенцiї iнших органiзацiй, передавання їх у засоби масової iнформацiї може бути здiйснене лише за письмовою згодою цих органiзацiй.

(абзац четвертий пункту 28 iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 19.07.2006р. N 1000)

     Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообмiну або експонування на виставках, презентацiях тощо.

Формування виконаних документiв у справи

     29. Документи з грифом "Для службового користування" пiсля їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного дiловодства.

     У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всi довiдковi та реєстрацiйнi картотеки i журнали на документи з грифом "Для службового користування".

     30. Документи з грифом "Для службового користування" залежно вiд виробничої та iнформацiйної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з iншими несекретними документами з одного й того ж питання.

     Якщо в органiзацiї створюється велика кiлькiсть однакових видiв документiв (наказiв, iнструкцiй, планiв тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцiльно формувати їх в окремi справи. При цьому в графi номенклатури справ "Iндекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

     У разi долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справi ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться вiдповiднi змiни.

     В органiзацiях, у дiяльностi яких створюється незначна кiлькiсть документiв з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однiєї справи iз заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термiн зберiгання такої справи не встановлюється, а у вiдповiднiй графi номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комiсiя).

     31. Пiсля закiнчення дiловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторiнково членами експертної комiсiї органiзацiї та у разi потреби приймається рiшення про переформування документiв. Документи постiйного зберiгання, що мiстяться у цiй справi, формуються в окрему справу, якiй надається окремий заголовок i яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберiгання залишаються у цiй справi згiдно iз затвердженою номенклатурою справ.

     Якщо у справi "Документи з грифом "Для службового користування" мiстяться тiльки документи тимчасового зберiгання, вона може не переформовуватися. Термiн зберiгання такої справи встановлюється вiдповiдно до найбiльшого термiну зберiгання документiв, що мiстяться в цiй справi. Позначка "ЕК" у графi номенклатури справ "Термiн зберiгання" закреслюється i зазначається уточнений термiн зберiгання.

     Якщо члени експертної комiсiї за результатами перегляду наявних у справi документiв дiйдуть висновку, що вони за сукупнiстю мiстять вiдомостi, якi становлять державну таємницю, про це складається вiдповiдний акт. Цiй справi надається гриф обмеження доступу згiдно iз законодавством про державну таємницю. Зберiгання її здiйснюється вiдповiдно до вимог секретного дiловодства.

(пункт 31 доповнено абзацом третiм згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 29.11.2001р. N 1601

     32. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремi документи з грифом "Для службового користування", повиннi бути вiднесенi до категорiї обмеженого розповсюдження i використання. На обкладинках i титульних сторiнках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться вiдповiднi уточнення.

     33. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повиннi мати внутрiшнi описи.

Використання документiв.
Зняття грифа "Для службового користування"

     34. До роботи iз справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадовi особи, якi мають досвiд роботи та безпосереднє вiдношення до цих справ, згiдно iз списками, погодженими з канцелярiєю, а до документiв - згiдно з вказiвками, викладеними у резолюцiях керiвникiв органiзацiй (структурних пiдроздiлiв).

     Категорiї працiвникiв, якi допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються керiвниками органiзацiй.

     35. Забороняється користуватися вiдомостями з документiв з грифом "Для службового користування" для вiдкритих виступiв або опублiкування у засобах масової iнформацiї, експонувати такi документи на вiдкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вiтринах або iнших громадських мiсцях.

     У разi потреби з письмового дозволу керiвника органiзацiї допускається опублiкування або передання для опублiкування несекретних вiдомостей обмеженого поширення, якщо такi вiдомостi не суперечать перелiкам, зазначеним у пунктi 1 цiєї Iнструкцiї.

     36. Передача конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави, каналами зв'язку здiйснюється лише з використанням засобiв технiчного та (або) криптографiчного захисту iнформацiї.

(пункт 36 в редакцiї постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 29.11.2001р. N 1601)

     37. Представники iнших органiзацiй допускаються до ознайомлення i роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу керiвникiв органiзацiй (структурних пiдроздiлiв), у володiннi та розпорядженнi яких перебувають цi документи, за наявностi письмового запиту органiзацiй, в яких вони працюють, iз зазначенням характеру завдання, що виконується.

     Виписки з документiв i видань з грифом "Для службового користування", що мiстять вiдомостi обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогiчний гриф, якi пiсля закiнчення роботи надсилаються на адресу органiзацiї, яка давала дозвiл на ознайомлення i роботу з документами з грифом "Для службового користування".

     38. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям i приймаються вiд них пiд розписку в картцi облiку справ i видань, що видаються за формою 7 (додаток 7).

     39. Зняття копiй, а також здiйснення виписок з документiв з грифом "Для службового користування" спiвробiтниками органiзацiї, де перебувають документи, проводиться з дозволу керiвника органiзацiї (структурного пiдроздiлу).

     Копiювання для стороннiх органiзацiй документiв з грифом "Для службового користування", одержаних вiд iнших органiзацiй, здiйснюється за погодженням з органiзацiями-авторами цих документiв.

     40. Видання з грифом "Для службового користування" включаються тiльки у службовi каталоги. Забороняється включати такi видання у вiдкритi каталоги та бiблiографiчнi покажчики.

     41. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бiблiотеках здiйснюється за письмовими клопотаннями керiвникiв органiзацiй, в яких працюють цi громадяни, iз зазначенням теми роботи. Цi дозволи дiйснi протягом року.

     Забороняється зберiгати документи з грифом "Для службового користування" у бiблiотеках загального користування.

     42. У вiдомчих бiблiотеках закритого типу видання з грифом "Для службового користування" видаються:

     спiвробiтникам цiєї органiзацiї - за списками, затвердженими керiвником органiзацiї (структурного пiдроздiлу), або за його письмовим дозволом;

     спiвробiтникам iнших органiзацiй - за письмовими зверненнями цих органiзацiй та з письмового дозволу керiвника органiзацiї (структурного пiдроздiлу), що зберiгає цi видання.

     43. Видання з грифом "Для службового користування" з письмового дозволу керiвника органiзацiї можуть видаватися по мiжбiблiотечному абонементу на пiдставi письмових запитiв керiвникiв органiзацiй, яким цi видання потрiбнi.

     44. Справи постiйного та тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання з грифом "Для службового користування" перiодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здiйснюється пiд час передачi справ iз структурних пiдроздiлiв до архiвного пiдроздiлу органiзацiї, у процесi зберiгання справ в архiвному пiдроздiлi (як правило не менш як один раз на 5 - 10 рокiв), а також пiд час пiдготовки справ постiйного зберiгання для передачi до державної архiвної установи.

     Рiшення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комiсiєю органiзацiї-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комiсiї включаються працiвники канцелярiї, режимно-секретного та iнших структурних пiдроздiлiв органiзацiї.

     Рiшення комiсiї оформляється актом, що складається за довiльною формою та затверджується керiвником органiзацiї. В актi перелiчуються заголовки та номери за описом справ, з яких знiмається гриф "Для службового користування".

     Один примiрник акта разом iз справами передається до архiвного пiдроздiлу органiзацiї, а справи постiйного зберiгання - до вiдповiдної державної архiвної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повiдомляються всi органiзацiї, яким надсилався цей документ (видання).

     45. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається штампом або записом вiд руки iз зазначенням дати i номера акта, що став пiдставою для зняття грифа.

     Аналогiчнi вiдмiтки вносяться до опису i номенклатури справ.

     46. Справи з грифом "Для службового користування", переданi органiзацiями до державних архiвних установ, використовуються на правах документiв обмеженого користування вiдповiдно до вимог цiєї Iнструкцiї.

     Видача таких справ дослiдникам здiйснюється з письмового дозволу керiвника державної архiвної установи, якщо органiзацiя-фондоутворювач пiд час передачi справ до державної архiвної установи не обумовила вимоги щодо погодження з нею видачi таких справ.

Вiдбiр документiв для зберiгання i знищення

     47. Проведення експертизи наукової, iсторико-культурної цiнностi документiв i справ з грифом "Для службового користування", розгляд i затвердження її результатiв здiйснюється вiдповiдно до Положення про принципи i критерiї визначення цiнностi документiв, порядок створення та дiяльностi експертних комiсiй з питань вiднесення документiв до Нацiонального архiвного фонду, затвердженого постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 20 жовтня 1995 р. N 853 (ЗП України, 1996 р., N 3, ст. 79).

     48. Справи iз структурних пiдроздiлiв до архiвного пiдроздiлу органiзацiї передаються в упорядкованому станi. При цьому, справи постiйного зберiгання, що мiстять документи з грифом "Для службового користування", включаються в опис за формою 8 (додаток 8) разом з iншими справами, що мiстять нетаємнi документи постiйного зберiгання.

     На справи з документами з грифом "Для службового користування" з термiном зберiгання до 10 рокiв включно описи можуть не складатися. Їх передача до архiвного пiдроздiлу здiйснюється за номенклатурами справ.

     49. Пiдготовка справ для архiвного зберiгання (оформлення, опис справ на обкладинках i складання описiв справ) здiйснюється згiдно з правилами, встановленими Мiн'юстом.

(пункт 49 iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 20.10.2011р. N 1109)

     50. Справи з грифом "Для службового користування" постiйного зберiгання передаються до державних архiвних установ у встановленому Мiн'юстом порядку з обов'язковою посторiнковою перевiркою документiв, включених до них.

(пункт 50 iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 20.10.2011р. N 1109)

     51. Вiдiбранi для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, iсторико-культурної цiнностi та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою 9 (додаток 9) разом з iншими несекретними справами, вiдiбраними до знищення. При цьому у графi "Заголовки справ" пiсля номерiв цих справ проставляється вiдмiтка "ДСК".

     52. Вiдiбранi для знищення документи, справи i видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повиннi в обов'язковому порядку подрiбнюватися до стану, що виключає можливiсть прочитання їх.

     53. Пiсля знищення матерiалiв з грифом "Для службового користування" в облiкових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберiгання) робиться вiдмiтка "Знищено. Акт N ____ вiд (дата)".

     54. Iнформацiйнi бюлетенi, реферативнi iнформацiйнi видання, телефоннi та адреснi довiдники, а також копiї документiв, стенографiчнi записи i друкарський брак знищуються без акта, але з вiдмiткою в облiкових формах, що засвiдчується пiдписами виконавця i працiвника, вiдповiдального за їх облiк i зберiгання.

Забезпечення схоронностi документiв. Перевiрка їх наявностi

     55. Документи з грифом "Для службового користування" повиннi зберiгатися у службових примiщеннях i бiблiотеках у шафах (сховищах), якi надiйно замикаються та опечатуються. Забороняється зберiгати такi документи у пiдсобних фондах бiблiотек.

     56. Справи з грифом "Для службового користування", виданi для роботи, пiдлягають поверненню у канцелярiю або архiвний пiдроздiл у той же день.

     Окремi справи з грифом "Для службового користування" з дозволу керiвника канцелярiї або архiвного пiдроздiлу органiзацiї можуть перебувати у виконавця протягом термiну, необхiдного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронностi i додержання правил зберiгання.

     Передача документiв з грифом "Для службового користування" iншим спiвробiтникам здiйснюється тiльки через канцелярiю, архiвний пiдроздiл або бiблiотеку.

     57. Забороняється вилучення iз справ або перемiщення документiв з грифом "Для службового користування" з однiєї справи до iншої без дозволу канцелярiї. Про всi проведенi вилучення або перемiщення документiв робляться вiдмiтки в облiкових формах, включаючи внутрiшнi описи.

     58. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межi службових примiщень органiзацiї.

     У разi потреби керiвник органiзацiї (структурного пiдроздiлу) може дозволити виконавцям або спiвробiтникам канцелярiї винести за межi службового примiщення органiзацiї документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, пiдписання тощо в органiзацiях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

     59. Особам, якi вiдрядженi до iнших населених пунктiв, забороняється мати при собi матерiали з грифом "Для службового користування". Цi матерiали повиннi бути заздалегiдь надiсланi на адресу органiзацiї за мiсцем вiдрядження спiвробiтника вiдповiдно до порядку, встановленого пунктом 27 цiєї Iнструкцiї.

     В окремих випадках з дозволу керiвника органiзацiї дозволяється перевезення документiв з грифом "Для службового користування" до iншого населеного пункту за умови, що такi документи перевозяться групою у складi не менше двох працiвникiв (або одного озброєного працiвника), що мають виконувати роботу з ними в iншому населеному пунктi.

     60. У разi змiни працiвникiв, вiдповiдальних за облiк i зберiгання документiв (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довiльною формою акт прийому-передачi цих документiв (справ), що затверджується керiвником органiзацiї (структурного пiдроздiлу).

     61. Перевiрка наявностi документiв з грифом "Для службового користування" здiйснюється щорiчно комiсiєю, що призначається наказом керiвника органiзацiї. До складу цiєї комiсiї обов'язково включаються особи, яким доручено облiк i зберiгання цих документiв, а також працiвники режимно-секретних пiдроздiлiв.

     У бiблiотеках та архiвних пiдроздiлах, де зосереджена значна кiлькiсть документiв з грифом "Для службового користування", перевiрка їх наявностi може здiйснюватися один раз на п'ять рокiв.

     Результати перевiрки наявностi оформляються актом за формою 10 (додаток 10).

     62. Про факти втрати документiв з грифом "Для службового користування" або розголошення вiдомостей, що мiстяться в них, термiново доводиться до вiдома керiвника органiзацiї, керiвникiв режимно-секретного пiдроздiлу та канцелярiї, а також письмово повiдомляються органи СБУ iз зазначенням обставин втрати документiв чи розголошення вiдомостей та вжитих заходiв.

(абзац перший пункту 62 iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.11.2004р. N 1547)

     Для розслiдування факту втрати документiв з грифом "Для службового користування" або встановлення факту розголошення вiдомостей, що мiстяться в них, наказом керiвника органiзацiї призначається комiсiя, висновок якої затверджується керiвником органiзацiї.

     Вiдповiднi записи про втраченi документи вносяться в облiковi форми на пiдставi акта комiсiї, затвердженого керiвником органiзацiї.

     Акти комiсiї про втраченi справи постiйного зберiгання пiсля затвердження їх керiвником органiзацiї передаються до архiвного пiдроздiлу для включення у справу фонду.

     63. За порушення, що призвели до розголошення iнформацiї "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документiв з грифом "Для службового користування", а також iнших вимог цiєї Iнструкцiї виннi особи несуть вiдповiдальнiсть згiдно iз законодавством.

(пункт 63 iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.11.2004р. N 1547)

Облiк, зберiгання i використання печаток, штампiв i бланкiв

     64. Обов'язковому облiку пiдлягають печатки i штампи з повним найменуванням органiзацiй; бланки з кутовими та повздовжнiми штампами органiзацiй, що мають необхiдний трафаретизований текст документiв, якi дають право на iнспектування, нагляд та вiдвiдування органiзацiй; посвiдчення особи, посвiдчення про вiдрядження, а також усi види перепусток, бланки документiв про освiту (атестати, дипломи, посвiдчення), трудовi книжки.

     Порядок облiку, зберiгання i використання iнших видiв печаток, штампiв i бланкiв суворої звiтностi визначається вiдповiдними вiдомчими iнструкцiями. Контроль за їх виготовленням, зберiганням та використанням покладається на канцелярiї органiзацiй та осiб, вiдповiдальних за дiловодство.

     65. Особи, що персонально вiдповiдають за облiк i зберiгання печаток, штампiв i бланкiв, призначаються наказами керiвникiв органiзацiй.

     66. Облiк печаток i штампiв ведеться у журналi за формою 11 (додаток 11), бланкiв - у журналi за формою 12 (додаток 12) окремо за видами бланкiв. Видача бланкiв вiдповiдальним за їх використання особам здiйснюється пiд розписку у вiдповiдних журналах.

     67. Журнали облiку печаток, штампiв i бланкiв включаються у номенклатуру справ, їх аркушi нумеруються, прошиваються i опечатуються,

     68. Печатки i штампи повиннi зберiгатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберiгати у шафах, що надiйно замикаються та опечатуються.

     69. На бланках посвiдчень особи, посвiдчень про вiдрядження, усiх видiв перепусток, документiв про освiту, документiв, що дають право на iнспектування, нагляд або вiдвiдання органiзацiй, друкарським способом або нумератором проставляються порядковi номери на всiх частинах (сторiнках) цих бланкiв.

     70. Видача заповнених бланкiв документiв, зазначених у пунктi 64 цiєї Iнструкцiї, здiйснюється пiд розписку у вiдповiдних облiкових формах, що передбаченi вiдомчими iнструкцiями.

     Видача цих бланкiв без заповнення забороняється.

     71. Знищення бланкiв, зазначених у пунктi 64 цiєї Iнструкцiї, здiйснюється за актами з вiдмiткою у журналi вiдповiдної форми.

     72. Печатки i штампи, виготовленi з дозволу органiв МВС, здаються для знищення цим органам за мiсцезнаходженням органiзацiй.

     73. Перевiрка наявностi печаток, штампiв i бланкiв здiйснюється щорiчно комiсiєю, призначеною наказом керiвника органiзацiї.

     Про перевiрки наявностi печаток, штампiв i бланкiв робляться вiдмiтки у журналах облiку за формами 11 i 12 пiсля останнього запису. У разi порушення правил облiку, зберiгання i використання печаток, штампiв i бланкiв комiсiя проводить службове розслiдування, результати якого оформляються актом довiльної форми та доводяться до вiдома керiвника органiзацiї.

     У разi втрати печаток i штампiв керiвники органiзацiй зобов'язанi негайно повiдомити про це органи МВС та вжити заходiв для їх розшуку.

Особливостi поводження з мобiлiзацiйними документами

     74. Працiвники органiзацiї допускаються до роботи з документами мобiлiзацiйного характеру, яким надано гриф "Для службового користування" (далi - мобiлiзацiйнi документи), на пiдставi списку, складеного мобiлiзацiйним пiдроздiлом, погодженого з керiвником канцелярiї та затвердженого керiвником органiзацiї.

     75. Пiд час пiдготовки та реєстрацiї мобiлiзацiйних документiв на кожному їх примiрнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Лiтер "М".

     76. Робота з мобiлiзацiйними документами здiйснюється в окремо видiлених i належним чином обладнаних службових примiщеннях з дотриманням вимог, якi виключають можливiсть ознайомлення iз змiстом таких документiв стороннiх осiб.

     77. Мобiлiзацiйнi документи пересилаються в пакетах з позначкою "Лiтер "М".

     Пересилати мобiлiзацiйнi документи в одному пакетi з документами, що не стосуються мобiлiзацiйних питань, забороняється.

     78. Друкування та розмноження мобiлiзацiйних документiв здiйснюється в друкарнях та вiддiлах розмножувальної технiки органiзацiї їх працiвниками за участю працiвника мобiлiзацiйного пiдроздiлу вiдповiдно до вимог пунктiв 17 - 27 цiєї Iнструкцiї.

     Друкування таких документiв може здiйснюватися у мобiлiзацiйних пiдроздiлах їх працiвниками.

     79. Мобiлiзацiйнi документи долучаються до справ з мобiлiзацiйної роботи, якi формуються вiдповiдно до вимог пунктiв 29 - 33 цiєї Iнструкцiї.

     Робочi папки виконавцiв та справи з мобiлiзацiйними документами зберiгаються в окремому сейфi (металевiй шафi), що надiйно замикається та опечатується.

     Незначну кiлькiсть мобiлiзацiйних документiв дозволяється зберiгати разом з iншими документами з грифом "Для службового користування", але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються iнiцiали та прiзвища посадових осiб, якi мають право їх розкрити, i номери особистих печаток таких осiб.

     80. Контроль за роботою з мобiлiзацiйними документами покладається на керiвникiв органiзацiї, канцелярiї та мобiлiзацiйного пiдроздiлу.

(Iнструкцiю доповнено роздiлом згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 19.07.2006р. N 1000)

Охорона конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави, пiд час прийому iноземних делегацiй, груп та окремих iноземцiв

     81. Рiшення про можливiсть прийому органiзацiєю iноземних делегацiй, груп та окремих iноземцiв (далi - iноземцi) приймається керiвником органiзацiї, що несе вiдповiдальнiсть за прийом iноземцiв i проведення роботи з ними та вжиття необхiдних заходiв для охорони конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави.

     Безпосередню органiзацiю прийому iноземцiв i роботи з ними забезпечує пiдроздiл зовнiшнiх вiдносин, а в органiзацiї, де такого пiдроздiлу немає, - спецiально призначена наказом керiвника посадова особа (далi - пiдроздiл зовнiшнiх вiдносин).

     82. Пiдроздiлом зовнiшнiх вiдносин разом з iншими пiдроздiлами, що беруть участь у прийомi iноземцiв, розробляється програма роботи з iноземцями (додаток 14), яка повинна мiстити:

     1) вiдомостi про iноземцiв, iноземнi пiдприємство, установу, органiзацiю (викладаються в обсязi, вiдомому органiзацiї, що приймає iноземцiв, - прiзвище, iм'я та по батьковi (за наявностi), посада, рiк народження, громадянство, стать особи, найменування та мiсцезнаходження пiдприємства, установи, органiзацiї);

     2) пiдстави, мету та строк перебування iноземцiв;

     3) список посадових осiб, вiдповiдальних за прийом iноземцiв i проведення роботи з ними, а також за здiйснення iнших заходiв, пов'язаних з вiзитом;

     4) перелiки:

     питань, якi плануються для обговорення, iз зазначенням обсягу i характеру iнформацiї, що може бути передана iноземцям;

     структурних пiдроздiлiв та службових примiщень органiзацiї, якi iноземцям дозволено вiдвiдати;

     мiсць, де застосовуватимуться iноземцями кiно-, фото-, аудiо- i вiдеоапаратура, iншi технiчнi засоби, i порядок їх застосування;

     маршрутiв i порядок перемiщення iноземцiв на територiї органiзацiї;

     iншi необхiднi вiдомостi.

     Програму роботи з iноземцями затверджує керiвник органiзацiї.

     83. Керiвник органiзацiї або за його дорученням керiвник режимно-секретного пiдроздiлу завчасно iнформує у письмовiй формi орган СБУ про склад закордонної делегацiї iз зазначенням прiзвищ, iмен та посад її членiв, а також про час перебування та мету вiдвiдання органiзацiї. Разом з iнформацiєю надсилається копiя програми проведення роботи з iноземцями. З урахуванням особливостей дiяльностi розвiдувальних органiв України обсяг iнформацiї, яка подається до СБУ, визначається цими органами за погодженням iз СБУ.

(пункт 83 iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 26.08.2009р. N 899)

     84. З метою запобiгання просоченню конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави, всi матерiальнi носiї iнформацiї, якi плануються для передачi iноземцям, попередньо оцiнюються експертною комiсiєю. За результатами оцiнки комiсiя складає акт експертизи:

     за наявностi в матерiальних носiях конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави, згiдно з додатком 15;

     за вiдсутностi в матерiальних носiях конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави, згiдно з додатком 16.

     Експертиза матерiальних носiїв iнформацiї проводиться експертною комiсiєю до затвердження керiвником органiзацiї програми проведення роботи з iноземцями.

     85. У разi коли експертною комiсiєю виявлено в матерiальних носiях конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави, у складеному за формою 15 актi зазначаються назва таких матерiальних носiїв та вiдповiдний пункт перелiку вiдомостей, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави.

     86. Передача iноземцям зазначених в актi матерiальних носiїв, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави, здiйснюється з дозволу керiвника органiзацiї, якому надано право вiдповiдно до пункту 1 цiєї Iнструкцiї затверджувати перелiки вiдомостей, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави.

     87. У разi коли експертною комiсiєю не виявлено в матерiальних носiях конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави, рiшення про передачу iноземцям таких носiїв приймається керiвником органiзацiї на пiдставi акта, складеного за формою 16.

     88. В органiзацiях, що систематично приймають iноземцiв, обладнуються видiленi для цiєї мети примiщення, якi до початку вiдвiдання iноземцями та пiсля його завершення перевiряються працiвниками пiдроздiлу технiчного захисту iнформацiї.

     У таких органiзацiях може складатися список посадових осiб, якi беруть безпосередню участь у прийомi i проведеннi роботи з iноземцями.

     89. Повноваження осiб, на яких покладаються функцiї з органiзацiї прийому i проведення роботи з iноземцями, визначаються у вiдповiдних програмах та письмовими розпорядженнями керiвникiв органiзацiї i пiдроздiлу зовнiшнiх вiдносин. Працiвники органiзацiї, якi беруть участь у прийомi i проведеннi роботи з iноземцями, повиннi дiяти лише в межах наданих їм повноважень i забезпечувати збереження конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави.

     90. Пiд час прийому i проведення роботи з iноземцями забороняється залишати iноземцiв на територiї органiзацiї без супроводу.

     У виняткових випадках за рiшенням керiвника органiзацiї супровiд iноземцiв може не здiйснюватися за умови використання на маршрутах їх перемiщення технiчних засобiв охорони та спостереження.

(пункт 90 у редакцiї постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 01.10.2014р. N 503)

     91. Пiдроздiл зовнiшнiх вiдносин веде журнал облiку дiлових зустрiчей з iноземними делегацiями, групами та окремими iноземцями за формою згiдно з додатком 17.

     92. За пiдсумками прийому i проведення роботи з iноземцями пiдроздiл зовнiшнiх вiдносин складає у довiльнiй формi звiт про виконання вiдповiдної програми, в якому зазначаються:

     вiдомостi щодо iноземцiв (викладаються в обсязi, вiдомому органiзацiї, що приймає iноземцiв, - iм'я та по батьковi (за наявностi), прiзвище, рiк народження, посада);

     iнформацiя про виконання програми роботи з iноземцями (стисло розкривається змiст переговорiв, зазначаються найменування структурних пiдроздiлiв, якi вiдвiдали та з роботою яких ознайомилися iноземцi);

     вiдомостi щодо передачi iноземцям конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави, ким надано дозвiл на таку передачу;

     пропозицiї та рекомендацiї.

     Звiт готується в кiлькох примiрниках, затверджується керiвником органiзацiї та надсилається за його рiшенням заiнтересованим органiзацiям.

     93. Програма проведення роботи з iноземцями, акт експертизи, складений за формою 15 або 16, та звiт про виконання програми зберiгаються в пiдроздiлi зовнiшнiх вiдносин в окремiй номенклатурнiй справi.

     94. Керiвники органiзацiй, що приймають iноземцiв, зобов'язанi здiйснювати контроль за дiяльнiстю осiб, на яких покладаються функцiї органiзацiї прийому i проведення роботи з iноземцями, а також за виконанням вiдповiдних програм.

     95. У разi потреби в одночасному здiйсненнi охорони конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави, i забезпечення режиму секретностi пiд час прийому iноземцiв захист конфiденцiйної та секретної iнформацiї провадиться вiдповiдно до вимог роздiлу XX Порядку органiзацiї та забезпечення режиму секретностi в органах державної влади, органах мiсцевого самоврядування, на пiдприємствах, в установах i органiзацiях, затвердженого постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 2 жовтня 2003 р. N 1561-12.

(Iнструкцiю доповнено роздiлом згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 19.07.2006р. N 1000)

 

Додаток 1 до Iнструкцiї

Форма 1

Найменування органiзацiї

АКТ
про вiдсутнiсть вкладень у конвертi (пакетi)

вiд ________________ N ______
____________________________
мiсце складення

     Цей акт складений на пiдставi Iнструкцiї про порядок облiку, зберiгання i використання документiв, справ, видань та iнших матерiальних носiїв iнформацiї, якi мiстять службову iнформацiю, завiдуючим канцелярiєю

найменування органiзацiї

прiзвище та iнiцiали

у присутностi:
	посада, прiзвище, iнiцiали
про те, що пiд час розкриття конверта (пакета), надiсланого

найменування органiзацiї, що надiслала пакет

не виявлено таких вкладень
	назви i номери документiв, яких не виявлено

Завiдуючий канцелярiєю
	пiдпис		прiзвище та iнiцiали

     Примiтка. Акт складається у двох примiрниках, один з яких надсилається вiдправниковi для надiслання документiв, яких не вистачає.

(додаток 1 iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 07.09.2011р. N 938)

 

Формат A4 (210 х 297)

Додаток 2 до Iнструкцiї

Форма 2

ЖУРНАЛ
облiку документiв та видань з грифом "Для службового користування"

Дата надход- ження та iндекс документа

Дата та iндекс докумен- та

Звiдки надiйшов або куди надiсла- ний

Вид документ- та та короткий змiст

Кiлькiсть сторiнок

Кiлькiсть та номе- ри при- мiрникiв

Резолю- цiя або кому надiсла- ний на вико- нання

Вiдмiтка про взяття на контроль та термiн вико- нання

Дата i пiдпис

Iндекс (номер) справи, до якої пiдшито документ

Вiдмiтка про знищення

Примiтка

доку- мента

додатка

отриман- ня

повернен- ня

     Примiтка. Дозволяється окреме ведення журналiв на вхiднi та вихiднi документи i видання з грифом "Для службового користування".

 

Додаток 3 до Iнструкцiї

Форма 3

КАРТКА
облiку документiв та видань з грифом "Для службового користування"

(Лицьовий бiк)

1. Контроль	2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31		3. Гриф
4. Кореспондент		5. Адресат
6. Дата надходження та iндекс		7. Дата та iндекс документа
8. Вид документа та його короткий змiст		9. Кiлькiсть примiрникiв та їх номери
		10. Кiлькiсть сторiнок
11. Резолюцiя або кому надiсланий на виконання
12. Вiдмiтка про виконання документа		13. Номер справи за номенклатурою
(Зворотний бiк)
14. Вiдмiтка про отримання		15. Вiдмiтка про повернення
16. Перевiрка виконання
17. Iншi вiдмiтки
18. Фонд N	19. Опис N	20. Справа N

 

Формат A5 (148 х 210) або A6 (105 х 148)

Додаток 4 до Iнструкцiї

Форма 4

ЖУРНАЛ
облiку магнiтних носiїв iнформацiї з грифом "Для службового користування"

Дата надход- ження	Дата доку- мента	Звiдки надiйшов або куди надiсланий	Короткий змiст	Кiлькiсть та номери примiр- никiв магнiт- ного носiя	Кому надiсла- ний на виконання	Вiдмiтка про взяття на контроль та термiн виконання	Дата i пiдпис		Вiдмiтка про знищення	Примiтка
							отримання	повернення

 

Додаток 5 до Iнструкцiї

Форма 5

КАРТКА
облiку магнiтних носiїв iнформацiї з грифом "Для службового користування"

(Лицьовий бiк)

1. Контроль	2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31		3. Гриф
4. Кореспондент		5. Адресат
6. Дата надходження		7. Дата документа
8. Короткий змiст		9. Кiлькiсть примiрникiв та їх номери
10. Кому надiсланий на виконання
11. Вiдмiтка про виконання
(Зворотний бiк)
12. Вiдмiтка про отримання		13. Вiдмiтка про повернення
14. Перевiрка виконання
15. Вiдмiтка про знищення
16. Iншi вiдмiтки

 

Формат A5 (148 х 210) або A6 (105 х 148)

Додаток 6 до Iнструкцiї

Форма 6

ЖУРНАЛ
облiку та розподiлу видань з грифом "Для службового користування"

N п/п	Назва видання	Видано або надiйшло			Розподiл			Повер- нення	Знищення
		звiдки надiй- шло або де надру- ковано	вхiдний номер супровiд- ного листа i дата	кiлькiсть примiр- никiв та їх номери	куди i до кого направ- лено (або видано)	номер вихiд- ного доку- мента (або вiдмiт- ка про отри- мання) i дата	кiлькiсть примiр- никiв та їх номери	дата, номери примiр- никiв	дата, номер акта

 

Додаток 7 до Iнструкцiї

Форма 7

КАРТКА ОБЛIКУ
справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування"

Назва справи або видання

N п/п	Номер справи, номери примiрникiв видань та кiлькiсть сторiнок	Пiдроздiл i прiзвище спiвробiтника	Розписка i дата		Примiтка
			отримання	повернення

 

Додаток 8 до Iнструкцiї

Форма 8

Найменування органiзацiї	ЗАТВЕРДЖУЮ   пiдпис
Фонд N _____________	посада керiвника органiзацiї   прiзвище та iнiцiали   дата
Опис справ постiйного зберiгання N _________
за _________________ рiк

найменування органiзацiї (структурного пiдроздiлу)

N п/п

Iндекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи (тому, частини)

Кiлькiсть сторiнок у справi (томi, частинi)

Примiтка

У цей роздiл опису внесено

справ з N по

N _______ у тому числi: лiтернi номери: пропущенi номери: Посада особи, яка склала опис

Дата ____________
	пiдпис		прiзвище та iнiцiали
Керiвник канцелярiї
Дата ____________
	пiдпис		прiзвище та iнiцiали
Керiвник архiвного пiдроздiлу
Дата ____________
	пiдпис		прiзвище та iнiцiали

ЗАТВЕРДЖЕНО	СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК державної архiвної установи вiд ____________ N _______	Протокол ЕК органiзацiї вiд _____________ N __________

Всього у цьому описi пронумеровано, прошнуровано та опечатано

	с., у тому числi:
цифрами i лiтерами

лiтернi номери: __________________
пропущенi номери: ______________

(посада працiвника архiвного пiдроздiлу, вiдповiдального за ведення облiку)

	пiдпис		прiзвище та iнiцiали
Дата ________________

 

Формат A4 (210 х 297)

Додаток 9 до Iнструкцiї

Форма 9

ЗАТВЕРДЖУЮ   пiдпис   посада керiвника органiзацiї   прiзвище та iнiцiали   дата

Найменування органiзацiї

АКТ
про знищення документiв i справ, що не пiдлягають зберiганню

вiд _____________ N ____________
_______________________________
мiсце складення

На пiдставi
	назва i вихiднi данi перелiку документiв

iз зазначенням строкiв їх зберiгання

вiдiбранi для знищення як такi, що не мають наукової, iсторико-культурної цiнностi та втратили практичне значення, справи i документи фонду N

найменування фонду

N п/п

Заголовок справи (документа) або спiльний заголовок справ (документiв)

Дата справи (документа) або крайнi дати справ (документiв)

Номери описiв (номен- клатур) за рiк (роки)

Iндекс справи (тому, частини) за номен- клатурою або номер справи за описом

Кiлькiсть справ (томiв, частин)

Термiн зберiгання справи (тому, частини) i номери статей за перелiком

Примiтка

Разом		справ за		роки
	цифрами i лiтерами

     Описи справ постiйного зберiгання за ___________________ роки затвердженi, а з особового складу - погодженi з ЕПК

найменування державної архiвної установи

Протокол вiд ______________ N ______________

Експертизу проводив

посада особи		пiдпис		прiзвище та iнiцiали

Дата _______________

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК

вiд ______________ N _______

Документи у кiлькостi		справ
	цифрами i лiтерами

вагою

кiлограмiв здано

найменування органiзацiї

на переробку за приймально-здавальною накладною вiд ________________ N _____

посада особи, яка здала документи		пiдпис		прiзвище та iнiцiали
дата

 

Формат A4 (210 х 297)

Додаток 10 до Iнструкцiї

Форма 10

ЗАТВЕРДЖУЮ   пiдпис   посада керiвника органiзацiї   прiзвище та iнiцiали   дата

Найменування органiзацiї

АКТ
перевiрки наявностi та стану документiв i справ

вiд _____________ N ____________
_______________________________
мiсце складення

Складений на пiдставi наказу вiд __________________ N ______

комiсiєю:

голова комiсiї
	посада, прiзвище, iнiцiали
члени комiсiї
	посада, прiзвище, iнiцiали

     Перевiркою встановлено:

1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами облiку) налiчується

документiв, справ

З них наявнi

	Не виявлено
		iндекси (номери) документiв, справ, видань

2. Знайдено не внесених до описiв (номенклатур справ, журналiв облiку)

3. Характеристика стану документiв, справ та видань:

Рiшення керiвника канцелярiї (архiвного пiдроздiлу, бiблiотеки) за результатами перевiрки

 

Формат A4 (210 х 297)

Додаток 11 до Iнструкцiї

Форма 11

ЖУРНАЛ
облiку та видачi печаток i штампiв

N п/п	Вiдбитки печаток i штампiв	Кому видано			Дата повернення i розписка про приймання	Примiтка
		Найменування пiдроздiлу, в якому зберiгаються печатки i штампи	прiзвище та iнiцiали вiдповiдаль- ної особи	дата i розписка про отримання

 

Додаток 12 до Iнструкцiї

Форма 12

ЖУРНАЛ
облiку бланкiв

Надходження

Видача

дата надход- ження

номер супровiд- ного листа

звiдки надiйшли

кiлькiсть при- мiрникiв

серiя i номери бланкiв

дата

дата i номер докумен- та

кому видано

кiлькiсть примiр- никiв

серiя i номери бланкiв

розписка про отримання

примiтка (вiдмiтка про знищення)

наймену- вання пiдроз- дiлу

прiзвище та iнiцiали отриму- вача

 

Додаток 13 до Iнструкцiї

ОРIЄНТОВНI КРИТЕРIЇ
вiднесення iнформацiї до конфiденцiйної

     Додаток 13 виключено

(Iнструкцiю доповнено додатком 13 згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.11.2004р. N 1547, додаток 13 виключено згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 07.09.2011р. N 938)

 

	Додаток 14 до Iнструкцiї
	Форма 14
	ЗАТВЕРДЖУЮ
	(посада керiвника органiзацiї)
	(пiдпис)	(iнiцiали та прiзвище)
	"___" _________________ 200_ р.

ПРОГРАМА

проведення роботи
	(найменування органiзацiї)

з
	(iноземною делегацiєю, групою, окремими iноземцями)

фахiвцями в галузi

Вiдомостi про iноземцiв
	(прiзвище, iм'я, по батьковi (за наявностi), посада,
рiк народження, громадянство, стать)

Пiдстави прийому

Мета прийому

Строк перебування

днiв з

по

Вiдповiдальнi за прийом
	(прiзвище, iм'я та по батьковi, посада, номер телефону)

Перелiк питань, що плануються для обговорення,

Перелiк структурних пiдроздiлiв та службових примiщень органiзацiї, якi iноземцям дозволено вiдвiдати,

Перелiк мiсць, де iноземцями застосовуватимуться кiно-, фото-, аудiо- i вiдеоапаратура, iншi технiчнi засоби, i порядок їх застосування

Маршрути та порядок перемiщення iноземцiв на територiї органiзацiї

Перелiк конфiденцiйної iнформацiї, яка планується для передачi iноземцям,

Робота з iноземцями:

1-й день число, мiсяць, день тижня	10 год. Прибуття   (мiсце прибуття)	Зустрiчають
2-й день число, мiсяць, день тижня	10 год. Бесiда Обговорювання питання	Проводить   Присутнi
	14 год. Вiдвiдування	Органiзовує   Присутнi
	Вечiр - вiльний
__ й день число, мiсяць, день тижня	8 год. Вилiт до   9 год. 30 хв. Прибуття до   10 год. Обговорювання питання	Супроводжує   Проводить   Присутнi
	14 год. Заключна бесiда	Проводить   Присутнi
	18 год. Вiдвiдування     10 год. Вiд'їзд	Супроводжує     Органiзовує

(посада керiвника пiдроздiлу зовнiшнiх вiдносин)	(пiдпис)	(iнiцiали та прiзвище)
ПОГОДЖЕНО
(посада керiвника, найменування структурного пiдроздiлу)	(пiдпис)	(iнiцiали та прiзвище)
"___" ____________ 200_ р.

(Iнструкцiю доповнено додатком 14 згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 19.07.2006р. N 1000)

 

	Додаток 15 до Iнструкцiї
	Форма 15
	(гриф обмеження доступу)
	ЗАТВЕРДЖУЮ
	(посада керiвника органiзацiї)
	(пiдпис)	(iнiцiали та прiзвище)
	"___" _________________ 200_ р.

АКТ
експертизи матерiальних носiїв iнформацiї, якi планується передати iноземцям

Експертна комiсiя		у складi
	(найменування органiзацiї)

	,
(посада, прiзвище та iнiцiали)

розглянувши
	(найменування матерiальних носiїв iнформацiї, дата i номер реєстрацiї, стислий змiст)

,

вважає, що:

1) у матерiальних носiях
	(найменування матерiальних носiїв iнформацiї, дата i номер реєстрацiї)

мiститься iнформацiя стосовно
	(стислий змiст)

,

яка вiдповiдно до пункту _____ перелiку вiдомостей, якi мiстять службову iнформацiю, що є власнiстю держави,

(найменування органiзацiї, що його затвердила)

i належить до службової iнформацiї;

2) передача iноземцям матерiальних носiїв службової iнформацiї, зазначених у пунктi 1 цього акта, повинна здiйснюватися вiдповiдно до законодавства з дозволу

(посада керiвника органiзацiї)

Голова комiсiї
	(пiдпис)		(iнiцiали та прiзвище)
Члени комiсiї
"___" ____________ 200_ р.

(Iнструкцiю доповнено додатком 15 згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 19.07.2006р. N 1000, додаток 15 iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 07.09.2011р. N 938)

 

	Додаток 16 до Iнструкцiї
	Форма 16
	(гриф обмеження доступу)
	ЗАТВЕРДЖУЮ
	(посада керiвника органiзацiї)
	(пiдпис)	(iнiцiали та прiзвище)
	"___" _________________ 200_ р.

АКТ
експертизи матерiальних носiїв iнформацiї, якi планується передати iноземцям

Експертна комiсiя		у складi
	(найменування органiзацiї)
(посада, прiзвище та iнiцiали)

,

розглянувши
	(найменування матерiальних носiїв iнформацiї, дата i номер реєстрацiї, стислий змiст)

,

вважає, що:

1) у матерiальних носiях
	(найменування матерiальних носiїв iнформацiї, дата i номер реєстрацiї)
не мiститься службова iнформацiя;
2) перелiченi в пунктi 1 цього акта матерiальнi носiї можуть бути переданi iноземцям.

Голова комiсiї
	(пiдпис)		(iнiцiали та прiзвище)
Члени комiсiї
"___" ____________ 200_ р.

(Iнструкцiю доповнено додатком 16 згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 19.07.2006р. N 1000, додаток 16 iз змiнами, внесеними згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 07.09.2011р. N 938)

 

	Додаток 17 до Iнструкцiї
	Форма 17

ЖУРНАЛ
облiку дiлових зустрiчей з iноземними делегацiями, групами та окремими iноземцями
_______________________________________________
(найменування органiзацiї)

Порядковий номер

Час перебування

Прiзвище, iм'я та по батьковi (за наявностi) iноземця, держава, пiдприємство (установа, органiзацiя)

Мета прийому, iнiцiали та прiзвище посадових осiб, вiдповiдальних за прийом

Пiдроздiли органiзацiї, з роботою яких ознайомилися iноземцi

Iнiцiали та прiзвище працiвникiв органiзацiї, якi брали участь у прийомi

Пiдсумки прийому (зазначаються вiдомостi про виконання програми проведення роботи з iноземцями, у разi передачi конфiденцiйної iнформацiї - вiдомостi про неї, ким видано дозвiл на передачу такої iнформацiї)

Номер справи, тому, аркушiв, що переданi iноземцям

     Примiтка. Пiдроздiли зовнiшнiх вiдносин органiзацiй у звiтах про дiловi зустрiчi з iноземцями вiдображають також iнформацiю про прийом iноземцiв на пiдприємствах, в установах i органiзацiях, що їм пiдпорядкованi або належать до сфери їх управлiння.

(Iнструкцiю доповнено додатком 17 згiдно з постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 19.07.2006р. N 1000)