ДЕРЖАВНА СЛУЖБА ЕКСПОРТНОГО КОНТРОЛЮ УКРАЇНИ

НАКАЗ

вiд 17 листопада 2006 року	N 412

Про затвердження Методичних рекомендацiй щодо створення суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв систем внутрiшньофiрмового експортного контролю

     З метою приведення нормативно-правових актiв Держекспортконтролю України у вiдповiднiсть до чинного законодавства наказую:

     1. Затвердити Методичнi рекомендацiї щодо створення суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв систем внутрiшньофiрмового експортного контролю (додаються).

     2. Начальнику вiддiлу iнформацiйних технологiй забезпечити в тижневий термiн з дня реєстрацiї наказу розмiщення електронної копiї цього наказу на офiцiйному веб-сайтi Держекспортконтролю України.

     3. Начальнику загального вiддiлу наказ довести до вiдома спiвробiтникiв Держекспортконтролю України.

     4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держекспортконтролю України Решетiлова I. В.

Перший заступник Голови Служби

О. М. Гришуткiн

 

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Держекспортконтролю України вiд 17 листопада 2006 р. N 412

МЕТОДИЧНI РЕКОМЕНДАЦIЇ
щодо створення суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв систем внутрiшньофiрмового експортного контролю

1. Загальнi положення

     Зазначенi Методичнi рекомендацiї розробленi з метою надання суб'єкту здiйснення мiжнародних передач товарiв iнформацiйно-методичної допомоги у створеннi системи внутрiшньофiрмового експортного контролю, яка у повному обсязi забезпечить комплекс заходiв органiзацiйного, правового, iнформацiйного та iншого характеру, що виконуються суб'єктом здiйснення мiжнародних передач товарiв з метою дотримання ним та пiдпорядкованими йому структурними пiдроздiлами вимог законодавства в галузi експортного контролю.

     Метою створення систем внутрiшньофiрмового експортного контролю суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв (далi - пiдприємствами) є захист пiдприємств вiд можливих порушень чинного законодавства в галузi експортного контролю та пов'язаних з такими порушеннями адмiнiстративних, кримiнальних та економiчних санкцiй, якi можуть бути застосованi до пiдприємства. Враховуючи, що товари, якi пiдлягають державному експортному контролю, є надто "чутливими" в частинi дотримання порядку здiйснення їх мiжнародних передач та їх кiнцевого використання, такi системи повиннi зменшити ризики пiдприємств пiд час здiйснення мiжнародних передач зазначених товарiв.

     Зазначенi системи сприяють ефективному здiйсненню пiдприємством зовнiшньоекономiчної дiяльностi та своєчасному отриманню ним вiдповiдних дозвiльних документiв Держекспортконтролю України, а також перешкоджають здiйсненню мiжнародних передач товарiв, якi можуть нанести збиток державi або порушують вiдповiднi мiжнароднi зобов'язання щодо нерозповсюдження зброї масового знищення, засобiв її доставки, звичайних озброєнь та товарiв, що можуть бути використанi для їх створення.

     Створення систем внутрiшньофiрмового експортного контролю пiдприємствами передбачено статтею 14 Закону України "Про державний контроль за мiжнародними передачами товарiв вiйськового призначення та подвiйного використання" i є обов'язковим для пiдприємства, яке має намiр отримати вiд Кабiнету Мiнiстрiв України повноваження на право здiйснення експорту, iмпорту товарiв вiйськового призначення та товарiв, якi мiстять вiдомостi, що становлять державну таємницю, або в разi, коли цей суб'єкт має намiр отримати генеральний чи вiдкритий дозвiл або висновок.

     Важливо, щоб створена пiдприємством система внутрiшньофiрмового експортного контролю була адекватною сферi його комерцiйних iнтересiв, його економiчним можливостям i дiловiй активностi на мiжнародних ринках.

     Пiд час створення системи внутрiшньофiрмового експортного контролю i плануваннi органiзацiйних заходiв, необхiдних для її функцiонування, важливим є врахування профiлю дiяльностi i виробничої структури пiдприємства, наявностi у пiдприємства фiлiй i дочiрнiх компанiй, потенцiйної можливостi використання експортованої продукцiї для створення зброї масового знищення, засобiв її доставки або для створення звичайних видiв озброєнь та вiйськової технiки, а також обсягiв i географiї експортних поставок пiдприємства та iншi чинники.

     Встановлення належного рiвня функцiонування системи внутрiшньофiрмового експортного контролю пiдприємств передбачає:

     затвердження наказом керiвника пiдприємства положення про систему внутрiшньофiрмового експортного контролю пiдприємства та пiдроздiл експортного контролю;

     вивчення та ведення в дiю правил та процедур (механiзмiв), направлених на дотримання законодавства в галузi експортного контролю;

     затвердження вiдповiдним наказом внутрiшньої iнструкцiї пiдприємства про порядок пiдготовки i оформлення документiв, необхiдних для одержання в Держекспортконтролi України вiдповiдних документiв про реєстрацiю пiдприємства та товарiв, що передбачаються для здiйснення мiжнародних передач, дозвiльних документiв, документiв про гарантiї та iнших документiв, що надаються Держекспортконтролем України;

     вжиття заходiв щодо дотримання вимог експортного контролю пiд час вiдвантаження, доставки кiнцевому споживачу та перевiрки використання за призначенням товарiв, що передбачаються пiдприємством для експорту;

     розроблення програми навчання фахiвцiв рiзних рiвнiв з питань експортного контролю;

     вiдпрацювання та впровадження механiзмiв нагляду та перевiрок виконання вимог законодавства в галузi експортного контролю на пiдприємствi;

     введення чiткої системи ведення документацiї, пов'язаної з мiжнародними передачами товарiв, що пiдлягають державному експортному контролю;

     розроблення системи адмiнiстративних покарань для порушникiв правил та процедур пiдприємства в галузi експортного контролю.

2. Загальнi рекомендацiї для пiдприємства з органiзацiї дiяльностi у галузi експортного контролю

     Впровадження та забезпечення виконання вимог експортного контролю є справою керiвництва пiдприємства, якому рекомендується створити умови та видiлити необхiднi ресурси як для виконання вимог експортного контролю, так i для контролю за такою дiяльнiстю.

     Керiвництву пiдприємства доцiльно прийняти прозору i чiтку систему правил, якi органiзовують персонал пiдприємства на чiтке виконання законодавства в галузi експортного контролю. Одним з головних правил є норма, що будь-якi контракти чи iншi роботи не можуть виконуватися, якщо вони будь-яким чином порушують законодавство в галузi експортного контролю, незалежно вiд комерцiйної вигоди таких контрактiв.

     Такi правила доцiльно впровадити на усiх органiзацiйних рiвнях пiдприємства, а особливо на рiвнях, якi пов'язанi з експортом, iмпортом (ввезенням, вивезенням), реекспортом, збутом, митним оформленням, транспортуванням (доставкою) товарiв чи iншою дiяльнiстю, на яку поширюється дiя експортного контролю.

     Вiдповiднi нормативнi документи пiдприємства в галузi експортного контролю доцiльно затверджувати наказами керiвником пiдприємства.

3. Основнi органiзацiйнi засади, якi рекомендується здiйснити пiдприємству з метою створення системи внутрiшньофiрмового експортного контролю

     Керiвнику пiдприємства рекомендується доручити керiвникам середньої ланки здiйснення контролю за виконанням правил експортного контролю у пiдроздiлах, пов'язаних з мiжнародними передачами товарiв та їх доставкою. Кожному з таких керiвникiв доцiльно надати вiдповiднi повноваження для прийняття рiшень по операцiях, що здiйснюються пiдроздiлами, пов'язаними з мiжнародними передачами товарiв.

     Органiзацiйна структура системи внутрiшньофiрмового експортного контролю пiдприємства стане ефективною, якщо буде дотриманий принцип її максимальної централiзацiї.

     Для забезпечення цього принципу пiдроздiли експортного контролю доцiльно вивести з пiдпорядкування пiдроздiлiв, якi здiйснюють маркетинг ринкiв збуту, займаються збутом товарiв, проводять переговори, укладають контракти або здiйснюють митне оформлення товарiв. При цьому пiдроздiл експортного контролю комплектується фахiвцями з високим рiвнем знань у галузi експортного контролю.

     Органiзацiйну структуру експортного контролю пiдприємства очолює керiвник, який має повноваження вирiшувати питання експортної полiтики пiдприємства та вiдповiднi адмiнiстративнi питання.

     На керiвну посаду з питань експортного контролю пiдприємства доцiльно призначити працiвника, який має вiдповiднi повноваження, у тому числi такi, що забезпечують йому координацiю дiяльностi з експортного контролю в усiх пiдроздiлах пiдприємства, та на достатньому рiвнi володiє знаннями законодавства в галузi експортного контролю, крiм того досконало знає товари (вироби, технологiї, послуги), мiжнароднi передачi яких здiйснює пiдприємство, та вимоги до здiйснення таких передач.

     Для ефективного виконання правил експортного контролю керiвництву пiдприємства доцiльно видiлити достатню кiлькiсть вiдповiдних ресурсiв (час, кошти, кадри). З цiєю метою на пiдприємствi призначається посадова особа, вiдповiдальна за напрямок експортного контролю. Зазначену посадову особу (керiвника пiдроздiлу експортного контролю пiдприємства) доцiльно безпосередньо пiдпорядкувати керiвнику пiдприємства та надати повноваження, достатнi для виконання покладених на нього функцiй, у тому числi право припиняти експортнi контракти у випадку виникнення будь-яких обставин, що можуть призвести до порушення законодавства в галузi експортного контролю або до невиконання вiдповiдних мiжнародних зобов'язань України.

     Важливо при цьому, щоб посадова особа, вiдповiдальна за питання експортного контролю, за службовим положенням була незалежною вiд структурних пiдроздiлiв, якi вiдповiдають за комерцiйну та збутову дiяльнiсть на пiдприємствi.

     Вiдповiдальний за питання експортного контролю в процесi виконання покладених на нього функцiй взаємодiє з вiйськовим представництвом (у разi, якщо таке представництво є на пiдприємствi).

     Правила, процедури та посадовi iнструкцiї з експортного контролю на пiдприємствi доцiльно формалiзувати таким чином, щоб їх дотримання було забезпечено незалежно вiд кадрових змiн. При цьому посадова особа пiдприємства, яка вiдповiдає за експортний контроль, забезпечує постiйне навчання персоналу, у тому числi, розроблення вiдповiдних довiдкових матерiалiв, якi надають персоналу достатнi знання для виконання обов'язкових процедур експортного контролю.

4. Створення служби внутрiшньофiрмового експортного контролю на пiдприємствi

     4.1. Пiд час створення на пiдприємствi служби внутрiшньофiрмового експортного контролю доцiльно передбачити:

     а) випуск наказу керiвника пiдприємства про створення пiдроздiлу експортного контролю i про призначення вiдповiдального за питання експортного контролю - керiвника внутрiшньофiрмової служби експортного контролю (для органiзацiй з великими обсягами зовнiшньоекономiчних операцiй) або уповноваженого з питань експортного контролю (для малих i середнiх органiзацiй);

     б) забезпечення пiдроздiлу експортного контролю пiдприємства персоналом та необхiдними засобами органiзацiйно-технiчного забезпечення.

     При цьому на працiвникiв служби експортного контролю пiдприємства покладається вiдповiдальнiсть за щоденне здiйснення такого контролю. Основними завданнями такого контролю є:

     розробка та адмiнiстрування програми експортного контролю пiдприємства;

     пiдготовка та передача до пiдроздiлiв пiдприємства керiвництв, вказiвок та iнструкцiй щодо виконання конкретними пiдроздiлами вимог експортного контролю;

     розгляд усiх комерцiйних пропозицiй, зовнiшньоекономiчних договорiв (контрактiв) та їх проектiв з їх подальшим документальним оформленням;

     визначення характеру операцiй, пов'язаних з мiжнародними передачами товарiв, якi здiйснюють пiдроздiли пiдприємства та потрiбних для їх виконання дозвiльних документiв;

     iдентифiкацiя товарiв, що передбачає встановлення вiдповiдностi конкретних товарiв, якi є об'єктами мiжнародних передач, найменуванню та опису товарiв, внесених до спискiв товарiв, що пiдлягають державному експортному контролю;

     пiдготовка та подання до Держекспортконтролю України заяв та необхiдних документiв щодо отримання дозвiльних документiв;

     отримання та контроль за використанням дозвiльних документiв;

     отримання та подання до Держекспортконтролю України документальних матерiалiв щодо доставки товарiв кiнцевому споживачу;

     участь у здiйсненнi фiзичного контролю доставки товарiв до кiнцевого споживача;

     щомiсячне звiтування перед Держекспортконтролем України про використання отриманих дозвiльних документiв та документiв про гарантiї;

     впровадження програм навчання спiвробiтникiв пiдприємства у галузi експортного контролю та пiдготовка необхiдних навчальних матерiалiв для цього;

     створення рекомендацiй щодо виконання вимог дозвiльних документiв на всiх етапах дiяльностi щодо здiйснення мiжнародних передач товарiв (маркетинг ринкiв, ведення переговорiв, укладення контрактiв та iнша мiжнародна дiяльнiсть пiдприємства);

     координацiя дiяльностi iз спiвробiтниками, вiдповiдальними за експортний контроль у причетних до цього пiдроздiлах пiдприємства, у тому числi таких, як вiддiл маркетингу, технiчний вiддiл, вiддiл закупiвель, юридичний вiддiл, фiнансовий вiддiл, вiддiл контрактiв, вiддiл професiйної пiдготовки, вiддiл митного оформлення та лiцензування, допомiжнi вiддiли тощо;

     перевiрка замовникiв експортної продукцiї щодо встановлення ризикiв використання продукцiї не за призначенням;

     перевiрка всiх учасникiв на можливу належнiсть до спискiв "заборонених" партнерiв;

     негайне сповiщення Держекспортконтролю України та iнших державних органiв щодо виявлених порушень законодавства у галузi експортного контролю замовниками чи iншими учасниками операцiй з мiжнародних передач товарiв;

     ведення документацiї, пов'язаної з отриманням та використанням дозвiльних документiв та документiв про гарантiї;

     в) розробку положення про службу внутрiшньофiрмового експортного контролю пiдприємства. До зазначеного Положення рекомендується внести такi роздiли:

     загальну частину, в якiй визначаються мета створення служби внутрiшньофiрмового експортного контролю та нормативно-правовi акти, на пiдставi яких вона створюється;

     основнi завдання, функцiї, права та обов'язки служби в цiлому та пiдроздiлу експортного контролю;

     структуру служби;

     регламент роботи служби;

     порядок взаємодiї пiдроздiлу з iншими пiдроздiлами пiдприємства та його пiдпорядкованiсть.

     г) розроблення та затвердження посадових iнструкцiй, що визначають функцiї, права, обов'язки, квалiфiкацiйнi вимоги та вiдповiдальнiсть спiвробiтникiв служби.

     4.2. Функцiї, права, обов'язки i вiдповiдальнiсть служби внутрiшньофiрмового експортного контролю.

     До функцiй служби внутрiшньофiрмового експортного контролю рекомендується включити:

     розроблення перелiку заходiв щодо експортного контролю i перевiрку їх реалiзацiї;

     здiйснення контролю за виконанням вимог законодавчих та нормативно-правових актiв у галузi експортного контролю на всiх етапах дiяльностi пiдприємства;

     забезпечення взаємодiї пiдроздiлiв, що виготовляють товари iз службами, що здiйснюють пiдготовку та мiжнароднi передачi товарiв;

     участь у пiдготовцi наказiв та iнших керiвних документiв з питань зовнiшньоекономiчної дiяльностi пiдприємства;

     навчання працiвникiв пiдприємства, що займаються питаннями зовнiшньоекономiчної дiяльностi;

     здiйснення на пiдприємствi процедури аналiзу усiх зовнiшньоекономiчних комерцiйних пропозицiй (запитiв) i зовнiшньоекономiчних операцiй та визначення їх вiдповiдностi вимогам експортного контролю, а також документальне оформлення результатiв такого аналiзу;

     забезпечення виконання правил та процедур експортного контролю пiд час здiйснення пiдприємством дiяльностi, пов'язаної з участю в мiжнародних виставках, конференцiях i семiнарах;

     здiйснення контрольних функцiї на всiх етапах пiдготовки, вiдвантаження та доставки товарiв;

     розробку iнструкцiї про порядок одержання в Держекспортконтролi України необхiдних дозвiльних документiв та документiв про гарантiї вiдносно товарiв, що пiдлягають державному експортному контролю, а також товарiв, щодо яких можуть бути застосованi процедури державного експортного контролю;

     пiдготовку та подання у встановленому порядку матерiалiв для проведення недержавної експертизи товарiв в галузi державного експортного контролю щодо їх належностi до вiдповiдних контрольних спискiв товарiв, якi затвердженi Кабiнетом Мiнiстрiв України (здiйснюється у випадках, коли iдентифiкацiя товарiв не може бути виконана пiдприємством самостiйно);

     проведення регулярних перевiрок роботи пiдроздiлiв i персоналу, що займаються зовнiшньоекономiчною дiяльнiстю та експортним контролем;

     перiодичну звiтнiсть перед Держекспортконтролем України про використання отриманих пiдприємством дозвiльних документiв чи документiв про гарантiй використання товарiв у заявлених цiлях.

     До прав служби внутрiшньофiрмового експортного контролю рекомендується включити можливiсть:

     звертатися до керiвництва пiдприємства щодо призупинення будь-яких угод про мiжнароднi передачi товарiв у випадках виникнення обставин, якi можуть призвести до порушення законодавства України в галузi експортного контролю чи порушення прийнятих нею мiжнародних зобов'язань;

     отримувати вiд усiх пiдроздiлiв пiдприємства iнформацiю, необхiдну для виконання покладених на цю службу функцiй;

     брати участь у переговорах, мiжнародних семiнарах i конференцiях з питань експортного контролю;

     вносити в установленому порядку пропозицiї керiвнику пiдприємства про внесення до посадових iнструкцiй фахiвцiв пiдприємства вiдповiдних положень щодо забезпечення виконання вимог експортного контролю;

     iншi положення, обумовленi специфiкою дiяльностi пiдприємства.

     Приклад схеми взаємодiї у вирiшеннi питань, пов'язаних iз сферою експортного контролю наведено нижче на малюнку.

     До зобов'язань служби внутрiшньофiрмового експортного контролю рекомендується включити:

     здiйснення своєї дiяльнiсть у суворiй вiдповiдностi до законодавства України в галузi експортного контролю;

     вiдслiдковування змiн i доповнень, внесених до нормативно-правових актiв в галузi експортного контролю, та iнформування про їх змiст та порядок їх виконання працiвникiв пiдприємства, що мають вiдношення до зовнiшньоекономiчної дiяльностi;

     перевiрку вiдповiдностi пiдготовленого до вiдправлення вантажу затвердженiй документацiї та отриманим дозвiльним документам;

     зберiгання усiх документiв, на пiдставi яких отриманi вiдповiднi дозволи (висновки) чи документи про гарантiї, протягом не менше п'яти рокiв вiд часу виконання зовнiшньоекономiчних договорiв (контрактiв).

5. Пiдготовка та оформлення матерiалiв, необхiдних для одержання дозвiльних документiв або документiв про гарантiї

     Для товарiв, на мiжнароднi передачi яких необхiдно вiдповiдно до законодавства України отримати дозвiльний документ або документи про гарантiї, представники пiдроздiлу експортного контролю готують заяву на отримання таких документiв, необхiдну супровiдну документацiю та направляють їх до Держекспортконтролю України.

     Пакет документiв оформлюється належним чином пiдроздiлом експортного контролю та пiдписується керiвником.

     Керiвнику пiдприємства не рекомендується санкцiонувати вiдвантаження продукцiї доти, доки не буде отримано дозвiльний документ.

6. Вiдвантаження i вiдправлення товарiв

     Перед вiдвантаженням товарiв здiйснюється контроль за їх упакуванням. Контроль перед вiдвантаженням здiйснюється вiдповiдальними за вiдвантаження за участю представникiв служби внутрiшньофiрмового експортного контролю. Метою такого контролю є встановлення вiдповiдностi товару, що вiдвантажується, такому, що зазначений в товаросупровiдних документах та дозвiльних документах.

     У випадках виявлення невiдповiдностi доцiльно припинити пiдготовку до вiдвантаження до з'ясування всiх обставин, що призвели до цього, та їх усунення.

7. Професiйна пiдготовка та навчання

     У зв'язку з тим, що законодавчi та нормативнi акти в галузi експортного контролю регулярно переглядаються, виходячи з вимог нацiональної безпеки та мiжнародних зобов'язань України, фахiвцям пiдприємства, якi мають вiдношення до операцiй, пов'язаних з мiжнародними передачами товарiв та контролем за їх здiйсненням, рекомендується проходити регулярну перепiдготовку.

     Керiвництву пiдприємства рекомендується визначити ступiнь та рiвнi участi фахiвцiв пiдприємства в операцiях здiйснення мiжнародних передач товарiв та окреслити для них необхiднi обсяги перепiдготовки (при цьому доцiльно також врахувати фактор текучостi кадрiв в пiдроздiлах).

     Особливу увагу пiд час проведення перепiдготовки рекомендується придiляти питанням розповсюдження технологiй (i особливо у випадках, коли науково-технiчнi працiвники компанiї часто беруть участь у мiжнародних зустрiчах).

8. Ведення облiкової документацiї

     Кожному пiдприємству доцiльно розробити програму ведення облiкової документацiї.

     Метою такої програми є створення умов для належного зберiгання усiх документiв, якi мають вiдношення до конкретних операцiй планування та здiйснення мiжнародних передач товарiв (замовлень, контрактiв, даних про посередникiв та кiнцевих споживачiв, документiв про зобов'язання та гарантiї, документiв про перевiзникiв, маршрути та способи доставки, сертифiкати пiдтвердження доставки, фiнансовi документи тощо, навiть такi документи, якi не передбаченi вимогами експортного контролю, але були отриманi пiд час здiйснення конкретної операцiї з мiжнародних передач товарiв).

     Зазначенi документи зберiгаються не менше п'яти рокiв з дати виконання конкретного контракту i надаються до державних органiв експортного контролю чи iнших компетентних державних органiв на їх вимогу.

     З метою забезпечення належного порядку зберiгання та облiку необхiдної документацiї доцiльно ввести певну систему каталогiв, що ведуться в електронному та паперовому виглядi. Наприклад:

     Каталог N 1 - розподiл усiх зовнiшньоекономiчних договорiв (контрактiв) по окремих теках та створення вiдповiдного каталогу з перелiком цих тек (тека N 1 - контракт вiд 31.11.2003 N 32, тека N 2 - контракт вiд 02.03.2004 N 41 тощо).

     Каталог N 2 - розподiл по дозвiльних документах: дозволах, висновках, мiжнародних iмпортних сертифiкатах та створення вiдповiдного каталогу з посиланням на перелiк тек, представлений у каталозi N 1 (дозвiл N 20500362 - тека N 1, дозвiл N 20300204 - тека N 5 тощо).

     Каталог N 3 - розподiл по країнах з посиланням на перелiк тек, представлений у каталозi N 1 (Росiйська Федерацiя - папки NN 3, 7, 8, 10 тощо; Чехiя - папки NN 2, 4, 5, 9 тощо).

     Пiдроздiлу експортного контролю пiдприємства рекомендується зберiгати копiї усiєї кореспонденцiї по кожнiй країнi, з якою має вiдносини пiдприємство, незалежно вiд того, здiйснювалися чи нi поставки товарiв до цiєї країни.

     Каталог N 4 - розподiл за напрямами здiйснення мiжнародних передач товарiв (експорт - папки N 4, 6, 10 тощо, iмпорт - папки N 2, 7, 9 тощо, транзит - папки N 7, 9, 11 тощо).

     Саме таким чином може бути забезпечений оперативний доступ до усiєї необхiдної iнформацiї спiвробiтникам пiдроздiлу експортного контролю.

     Слiд врахувати, що незважаючи на можливостi електронних засобiв та наявнiсть вiдповiдних електронних баз даних, справи з повними комплектами документiв доцiльно оформлювати i на паперових носiях, що мiстять оригiнали (у разi неможливостi - засвiдченi копiї) документiв.

     Пiдроздiлу експортного контролю пiдприємства рекомендується зберiгати копiї усiєї кореспонденцiї з кожним iз замовникiв, вантажовiдправникiв, урядовими органами, а також кореспонденцiю з класифiкацiї за видами чи найменуваннями продукцiї.

     Найбiльш важливою документацiєю, яку доцiльно зберiгати є:

     зовнiшньоекономiчний договiр (контракт) або письмове замовлення на постачання товарiв (послуг) за пiдписом замовника;

     копiї (чи оригiнали) контрактiв з визначенням реквiзитiв замовникiв, перелiкiв товарiв, їх вартостi, особливих умов постачання та iнших даних, що рекомендується вносити до контрактiв;

     документи про посередникiв та кiнцевих споживачiв;

     документи про зобов'язання та гарантiї;

     документи про перевiзникiв, маршрути та способи доставки (коносамент чи авiанакладна), у тому числi:

     документи (довiдки) про ступiнь таємностi товарiв;

     технiчнi довiдки, за якими можна однозначно iдентифiкувати товар за вiдповiдною позицiєю контрольних спискiв;

     документи, пiдписанi капiтаном, власником чи агентом морського судна, якi є письмовим пiдтвердженням транспортування товарiв, та договiр про їх доставку;

     документи, що оформлюються авiакомпанiями для перевезень товарiв за кордон, якi мiстять вiдповiднi вимоги авiакомпанiй;

     засвiдченi копiї сертифiкатiв кiнцевого споживача, iмпортних сертифiкатiв та сертифiкатiв пiдтвердження доставки;

     звiти до державних органiв експортного контролю про використання дозвiльних документiв чи документiв про гарантiї.

9. Система звiтностi

     Пiдроздiлам експортного контролю пiдприємств рекомендується розробити рекомендацiї (вказiвки), що мiститимуть типи дозвiльних документiв, що їх повинно подавати пiдприємство, зразки оформлення з докладним описом заповнення кожної графи та чiтким визначенням строкiв подання. Доцiльно також перiодично готувати та подавати на розгляд керiвництва пiдприємства звiти про стан використання дозвiльних документiв, отриманих пiдприємством для виконання усiх контрактiв з iноземними компанiями.

     У самих звiтах рекомендується вiдображати найменування товарiв, дати звернень за отриманням дозвiльних документiв, номери отриманих лiцензiй та строки їх дiї.

10. Механiзм забезпечення правил експортного контролю по товарах i країнах

     Для кожного окремого виду товару, щодо якого передбачається здiйснення мiжнародних передач товарiв (виробiв, послуг чи технологiй) вiдповiдальному за експортний контроль рекомендується визначити вiдповiднi вимоги щодо порядку здiйснення мiжнародних передач таких товарiв (самостiйно чи за допомогою державних органiв експортного контролю), якi повиннi виконуватись усiм персоналом пiдприємства.

     Можливiсть здiйснення мiжнародних передач будь-яких товарiв залежить вiд трьох головних факторiв:

     класифiкацiї товарiв вiдповiдно до затверджених Кабiнетом Мiнiстрiв України контрольних спискiв;

     країни призначення та наявних обмежень на постачання конкретних товарiв до цiєї країни;

     конкретного кiнцевого використання та кiнцевого споживача товарiв.

     Для забезпечення прийняття рiшень по зазначеним факторам рекомендується виконати такi процедури:

     10.1. Розробити "матрицю товарiв", яка мiстить:

     а) найменування товарiв з розподiлом їх за категорiями:

     товари вiйськового призначення;

     товари подвiйного використання;

     товари, що не пiдлягають експортному контролю, з розбивкою таких товарiв за списками та режимами експортного контролю, а саме:

     товари вiйськового призначення;

     товари вiйськового призначення, якi в установленому порядку допущенi для цивiльного використання;

     товари подвiйного використання, у тому числi:

     товари подвiйного використання, якi можуть бути використанi для створення звичайних видiв озброєнь та вiйськової технiки;

     товари, що можуть бути використанi у створеннi ядерної зброї;

     товари, що можуть бути використанi у створеннi хiмiчної зброї;

     товари, що можуть бути використанi у створеннi бiологiчної (бактерiологiчної) та токсинної зброї;

     товари, що можуть бути використанi у створеннi ракетних засобiв доставки зброї масового знищення (ядерної, хiмiчної, бiологiчної (бактерiологiчної) та токсинної).

     б) обмеження поставок конкретних найменувань товарiв за визначеними категорiями до конкретних країн.

     Така матриця є одним з ключових елементiв прийняття рiшень щодо порядку здiйснення мiжнародних передач товарiв i вимагає постiйного доповнення за мiрою отримання додаткової iнформацiї. Копiї такої матрицi доцiльно розповсюджувати серед усiх працiвникiв компанiї, якi мають вiдношення до планування, укладання контрактiв та здiйснення мiжнародних передач товарiв.

     10.2. Забезпечити проведення перевiрок усiх етапiв планування мiжнародних передач товарiв, для чого вiдповiдальному за експортний контроль рекомендується розробити прозору процедуру, яка гарантує, що всi учасники конкретної операцiї здiйснення мiжнародної передачi товарiв (включаючи посередникiв) перевiренi, а всi аспекти дiяльностi, пов'язаної з перевiркою, мають вiдображення у вiдповiдних документах. Основними елементами такого процесу є:

     попереднє визначення необхiдностi отримання вiдповiдного дозволу або висновку;

     перевiрка та недопущення виконання мiжнародної передачi товарiв з "забороненими" партнерами;

     перевiрка щодо ризику незаконного використання товарiв, тобто використання у цiлях, якi не були заявленi при укладеннi контракту;

     перевiрка щодо можливого використання товарiв для створення зброї масового знищення (ядерної, хiмiчної, бiологiчної) чи ракетних засобiв її доставки;

     перевiрка та недопущення виконання експортної операцiї до країн, щодо яких iснують обмеження (ембарго) на поставки таких товарiв.

11. Система перевiрок замовникiв та споживачiв товарiв

     Пiд час систематизацiї цього питання рекомендується звернути увагу на такi аспекти:

     11.1. Таблиця вiдмов щодо надання дозволiв або висновкiв Держекспортконтролю України.

     Таблиця вiдмов щодо надання дозволiв або висновкiв Держекспортконтролю України ("список вiдмов") - це список держав, товарiв, замовникiв та споживачiв товарiв, щодо яких у наданнi дозволiв або висновкiв вiдмовляється "як правило", виходячи з нацiонального законодавства та мiжнародних зобов'язань України. Така таблиця створюється фахiвцями пiдприємства шляхом порiвняльного аналiзу конкретної класифiкацiї товарiв пiдприємства та обмежень на їх мiжнароднi передачi, визначених у вiдповiдних постановах Кабiнету Мiнiстрiв України або доведених Держекспортконтролем України до пiдприємства. Кожна позицiя такого списку є унiкальною та мiстить опис усiх обмежень, що дiють по вiдношенню до конкретних держав, товарiв, їх замовникiв та споживачiв.

     Змiни списку вiдмов доцiльно здiйснювати щоденно, тому координатору експорту рекомендується щоденно перевiряти змiст цього списку з метою забезпечення вiдповiдностi процесу перевiрки операцiй мiжнародних передач товарiв вимогам поточного моменту настiльки, наскiльки це можливо.

     Також доцiльно мати на увазi iншi обмеження на постачання товарiв (наприклад, необхiднiсть отримання спецiальних повноважень, необхiднiсть отримання лiцензiй на право дiяльностi тощо), якi можуть безпосередньо не охоплюватися системою експортного контролю, але повиннi враховуватися пiд час укладання контрактiв та планування мiжнародних передач товарiв.

     11.2. "Червонi прапорцi" значного ризику правопорушень у галузi експортного контролю.

     Пiд час прийняття рiшень щодо можливостi здiйснення мiжнародних передач товарiв фахiвцям пiдприємства рекомендується "просiювати" замовникiв з метою виявлення "значного ризику незаконної переадресацiї товару", звертаючи увагу i ретельно аналiзуючи такi данi:

     запити вiд ранiше незнайомих замовникiв або замовникiв, якi не вступають у прямi контакти;

     комерцiйна дiяльнiсть замовникiв має вiдношення до вiйськової iндустрiї чи знаходиться пiд контролем збройних сил;

     мiжнародна передача товару є незвичайною з огляду на звичайну комерцiйну дiяльнiсть замовника чи технологiчний рiвень замовника (кiнцевого споживача);

     незвичайно сприятливi умови платежiв, такi як сплата за цiною, що перевищує ринкову, прийняття пiльгових умов кредитування, акордна оплата чи оплата готiвкою;

     вiдсутнiсть вимог щодо: гарантiї якостi, гарантiйного чи сервiсного обслуговування, навчання персоналу чи надання технiчних консультацiй;

     невiдповiднiсть мiж методами упаковки чи переробки вантажiв i способом їх транспортування чи заявленим мiсцем призначення;

     незвичайнi вимоги замовника стосовно способу поставки чи маркування товарiв.

     Наявнiсть одного чи бiльшої кiлькостi "червоних прапорцiв" в запропонованiй операцiї є сигналом для пiдприємства щодо пiдвищеного ризику протизаконного використання товарiв та пов'язаних з цим можливих правопорушень в галузi експортного контролю.

     Таким чином, виходячи з вимог безпеки, пiдприємству настiйно рекомендується утриматися вiд будь-яких операцiй, пов'язаних з мiжнародними передачами товарiв, у разi наявностi будь-яких iз зазначених вище чи iнших фактiв, що викликають пiдозру до того часу, поки цi пiдозри не будуть знятi.

12. Внутрiшнi програми пiдприємств щодо перевiрок (ревiзiй) дотримання встановленого порядку здiйснення мiжнародних передач товарiв

     Працiвникам (чи групi працiвникiв) пiдприємства, якi мають вiдповiдну квалiфiкацiю, рекомендується проводити регулярнi перевiрки (ревiзiї) з метою забезпечення гарантiй того, що система забезпечення дотримання встановленого порядку здiйснення мiжнародних передач товарiв ефективно функцiонує на пiдприємствi та вiдповiдає усiм вимогам, якi встановленi правилами державного експортного контролю.

     Проведення перевiрок (ревiзiй) доцiльно доручати працiвникам пiдприємства, якi не залежать вiд фахiвцiв чи служб, якi вiдповiдають за розробку та функцiонування системи експортного контролю пiдприємства.

     Такi перевiрки (ревiзiї) також можуть проводитися незалежними агентствами, якi не є частиною пiдприємства.

     Фахiвцям, якi беруть участь у перевiрках (ревiзiях), доцiльно також брати участь i у навчаннi фахiвцiв пiдприємства за тематикою експортного контролю.

     Термiни проведення перевiрок (ревiзiй) доцiльно визначати залежно вiд обсягiв здiйснених пiдприємством мiжнародних передач товарiв, їх характеру та замовникiв, яким постачаються товари.

13. Довiдкова лiтература

     Пiдроздiлу експортного контролю пiдприємства рекомендується збирати та пiдтримувати у належному станi повну бiблiотеку довiдкової лiтератури з питань експортного контролю, у тому числi нормативно-правову базу в цiй галузi та накази по пiдприємству.

14. Державна атестацiя систем внутрiшньофiрмового експортного контролю

     Державна атестацiя систем внутрiшньофiрмового експортного контролю, створених суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв, проводиться з метою пiдтвердження виконання суб'єктом здiйснення мiжнародних передач товарiв комплексу заходiв органiзацiйного, правового, iнформацiйного та iншого характеру щодо дотримання ним та пiдпорядкованими йому структурними пiдроздiлами вимог законодавства в галузi державного експортного контролю, встановлення готовностi пiдроздiлiв та посадових осiб пiдприємства забезпечити виконання вимог законодавства в галузi державного експортного контролю на всiх етапах здiйснення мiжнародних передач товарiв.

     Державну атестацiю систем внутрiшньофiрмового експортного контролю здiйснює Державна служба експортного контролю України. За результатами суб'єктам здiйснення мiжнародних передач товарiв видаються вiдповiднi свiдоцтва.

     Порядок здiйснення державної атестацiї встановлено постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.07.2003 N 1080 "Про затвердження Порядку державної атестацiї системи внутрiшньофiрмового експортного контролю, створеної суб'єктом здiйснення мiжнародних передач товарiв".