ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ
Київ

17.01.12	N 42

Про затвердження Примiрного положення про вiддiл (сектор) органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi та спецiалiзованої митної установи

     На виконання наказу Державної митної служби України вiд 05.12.2011 N 1025 "Про затвердження Примiрної структури регiональної митницi, митницi та Вимог до штатної структури регiональної митницi, митницi" з метою вдосконалення органiзацiї дiловодства й органiзацiйного забезпечення роботи митних органiв наказую:

     1. Затвердити Примiрне положення про вiддiл (сектор) органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi та спецiалiзованої митної установи (далi - Положення), що додається.

     2. Керiвникам регiональних митниць, митниць та спецiалiзованих митних установ (далi - митнi органи):

     2.1. У мiсячний строк привести положення про вiддiл (сектор) органiзацiйного та документального забезпечення у вiдповiднiсть до Положення.

     2.2. Створити вiдповiднi умови для забезпечення виконання посадовими особами митного органу визначених у Положеннi завдань i функцiй.

     3. Уважати такими, що втратили чиннiсть, накази Державної митної служби України вiд 01.07.2009 N 620 "Про затвердження Примiрного положення про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi", вiд 07.05.2010 N 450 "Про внесення змiн до Примiрного положення про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi" та пункт 8 Змiн, що вносяться до деяких наказiв Державної митної служби України, затверджених наказом Державної митної служби України вiд 09.11.2011 N 935.

     4. Установити, що цей наказ набирає чинностi з дня його видання.

     5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Органiзацiйно-розпорядчого департаменту, члена колегiї Державної митної служби України Бондаря В.В.

Т.в.о. Голови Служби

О.М.Дороховський

 

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державної митної служби України 17.01.2012 N 42

ПРИМIРНЕ ПОЛОЖЕННЯ
про вiддiл (сектор) органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi та спецiалiзованої митної установи

1. Загальнi положення

     1.1. Це Положення визначає правовий статус та регулює питання дiяльностi вiддiлу (сектору) органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi та спецiалiзованої митної установи, а саме його компетенцiю (права, завдання, функцiї).

     1.2. Вiддiл (сектор) органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi та спецiалiзованої митної установи (далi - Вiддiл) є структурним пiдроздiлом регiональної митницi, митницi та спецiалiзованої митної установи (далi - митний орган) та пiдпорядковується керiвнику митного органу або його першому заступнику вiдповiдно до розподiлу обов'язкiв.

     1.3. Структура та штатна чисельнiсть Вiддiлу визначаються начальником митного органу з урахуванням пропозицiй начальника Вiддiлу вiдповiдно до обсягiв, характеру та складностi завдань i функцiй, покладених на Вiддiл, та в межах затверджених граничної чисельностi й фонду оплати працi митного органу.

     1.4. У Вiддiлi можуть бути створенi сектори за напрямами роботи.

     1.5. Керiвництво роботою Вiддiлу здiйснює начальник Вiддiлу, який призначається та звiльняється наказом Державної митної служби України.

     1.6. У разi тимчасової вiдсутностi начальника Вiддiлу його обов'язки виконує заступник начальника Вiддiлу або iнша посадова особа цього пiдроздiлу вiдповiдно до посадових обов'язкiв.

     1.7. Посадовi особи Вiддiлу призначаються на посади та звiльняються з них наказом митного органу за поданням начальника Вiддiлу (за винятком первинного прийняття на службу в митнi органи та звiльнення iз служби в митних органах у порядку, визначеному Державною митною службою України).

     1.8. Службовi обов'язки посадових осiб Вiддiлу визначаються їх посадовими iнструкцiями, що затверджуються керiвником митного органу або його першим заступником вiдповiдно до розподiлу обов'язкiв.

     1.9. Вiддiл має круглу печатку зi своїм найменуванням, круглу печатку з позначкою "Для пакетiв" та iншi печатки та штампи, необхiднi для виконання функцiй, регламентованих цим Положенням.

     1.10. У Вiддiлi зберiгається гербова печатка митного органу, вiдповiдальнiсть за використання та зберiгання якої покладається на начальника Вiддiлу (пiд час його вiдсутностi - на особу, яка його замiщує).

     1.11. У своїй дiяльностi Вiддiл керується Конституцiєю та законами України, актами Президента України й Кабiнету Мiнiстрiв України, постановами Верховної Ради України, наказами Державної митної служби України та iншими актами, що регламентують роботу з документами, наказами митного органу, зi зверненнями громадян.

     1.12. Координацiя роботи, методологiчне та консультацiйне забезпечення дiяльностi Вiддiлу здiйснюються:

     з питань органiзацiї та ведення дiловодства, архiвної справи, роботи зi зверненнями громадян та контролю виконавської дисциплiни - Управлiнням справами Органiзацiйно-розпорядчого департаменту Державної митної служби України;

     з питань органiзацiйного забезпечення митного органу, монiторингу та контролю поточного планування та звiтностi - Управлiнням з питань органiзацiйного забезпечення Органiзацiйно-розпорядчого департаменту Державної митної служби України.

     1.13. Забороняється покладання на Вiддiл завдань i функцiй, не передбачених цим Положенням.

2. Основнi завдання Вiддiлу

     2.1. Органiзацiя та здiйснення дiловодства в митному органi, у тому числi дiловодства за документами, що мiстять iнформацiю з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування", дiловодства за зверненнями громадян та запитами на публiчну iнформацiю.

     2.2. Монiторинг i контроль дотримання в митному органi строкiв виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рiшеннями Кабiнету Мiнiстрiв України та дорученнями Прем'єр-мiнiстра України, строкiв розгляду запитiв i звернень народних депутатiв України, планiв дiяльностi Державної митної служби України, рiшень колегiї Державної митної служби України, наказiв та розпоряджень керiвництва Державної митної служби України i керiвництва митного органу, протоколiв нарад керiвництва Державної митної служби України, митного органу, звернень громадян, запитiв на публiчну iнформацiю, а також строкiв виконання управлiнських рiшень, прийнятих за результатами розгляду iншої кореспонденцiї.

     2.3. Органiзацiйне забезпечення дiяльностi керiвника митного органу.

     2.4. Планування дiяльностi митного органу, монiторинг та контроль виконання плану дiяльностi митного органу.

     2.5. Органiзацiйне та методологiчне забезпечення поточного планування дiяльностi митного органу.

     2.6. Органiзацiйне забезпечення проведення особистого прийому громадян керiвництвом митного органу.

     2.7. Установлення в митному органi єдиного порядку документування управлiнської iнформацiї та роботи з документами iз застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керiвництво й контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних пiдроздiлах митного органу.

     2.8. Здiйснення архiвної справи в митному органi та органiзацiя взаємодiї з територiальною державною архiвною установою.

3. Основнi повноваження Вiддiлу

     3.1. Вiддiл вiдповiдно до покладених на нього завдань виконує контрольну, органiзацiйну, iнформацiйну, аналiтичну функцiї.

     3.2. Вiдповiдно до цього Вiддiл:

     3.2.1. Здiйснює прийняття, реєстрацiю, облiк, сканування, розсилку документiв (у тому числi з грифом "Для службового користування"), попереднiй розгляд та передання документiв керiвництву митного органу для визначення доручень та подальше їх направлення в пiдроздiли для виконання.

     3.2.2. Контролює строки виконання документiв, що надходять з Державної митної служби України, мiсцевих адмiнiстрацiй, iнших органiв державної влади та мiсцевого самоврядування, установ, пiдприємств, органiзацiй та митних органiв, звернень громадян, запитiв на публiчну iнформацiю, наказiв та розпоряджень керiвництва Державної митної служби України, рiшень колегiї Державної митної служби України, наказiв, розпоряджень та доручень керiвництва митного органу.

     3.2.3. Здiйснює реєстрацiю, сканування, оформлення та розсилання вихiдної кореспонденцiї митного органу електронною поштою, поштовим (простим, рекомендованим), спецiальним та фельд'єгерським зв'язком.

     3.2.4. Узагальнює матерiали про хiд виконання контрольних документiв та аналiзує стан виконавської дисциплiни в митному органi. Уносить пропозицiї щодо усунення порушень виконавської дисциплiни й удосконалення системи контролю.

     3.2.5. Забезпечує реєстрацiю, тиражування, розсилання та формування в справи наказiв митного органу з основної дiяльностi, з адмiнiстративно-господарської дiяльностi, про вiдрядження, а також розпоряджень керiвництва митного органу. Здiйснює контроль за строками їх виконання та дотриманням порядку роботи з наказами.

     3.2.6. Здiйснює в установленому порядку реєстрацiю та попереднiй розгляд письмових звернень громадян, контролює дотримання встановленого строку їх розгляду, аналiзує стан роботи зi зверненнями громадян та особистого прийому громадян керiвництвом митного органу, розробляє й уносить пропозицiї щодо полiпшення цiєї роботи.

     3.2.7. Розробляє на основi пропозицiй пiдроздiлiв плани дiяльностi митного органу. Забезпечує їх монiторинг та здiйснює контроль за їх виконанням.

     3.2.8. Органiзовує роботу структурних пiдроздiлiв митного органу з планування їх дiяльностi та пiдведення пiдсумкiв виконання планiв дiяльностi митного органу, здiйснює пiдготовку iнформацiйно-аналiтичних довiдок та iншої iнформацiї з цих питань.

     3.2.9. Органiзовує разом з iншими пiдроздiлами за дорученням керiвника митного органу пiдготовку до проведення нарад.

     3.2.10. Забезпечує ведення протоколiв нарад керiвництва митного органу, їх реєстрацiю, розсилання виконавцям, визначених у протоколах та контроль за виконанням їх рiшень.

     3.2.11. Здiйснює монiторинг i контроль за виконанням структурними пiдроздiлами митного органу рiшень колегiї Державної митної служби України, планiв дiяльностi Державної митної служби України.

     3.2.12. Розробляє проекти розпорядчих документiв, технологiчних схем, методичних рекомендацiй, що регламентують порядок роботи з документами, у тому числi зi зверненнями громадян, здiйснення контролю за виконавською дисциплiною, ведення архiвної справи та органiзацiйного забезпечення.

     3.2.13. Спiльно з iншими структурними пiдроздiлами митного органу бере в межах своєї компетенцiї участь у розробленнi проектiв розпорядчих документiв митного органу та вiзує їх.

     3.2.14. Вiзує накази з основної дiяльностi та з адмiнiстративно-господарської дiяльностi.

     3.2.15. Систематизує й формує у справи документи, що пiдлягають зберiганню, надає iнформацiю щодо вхiдної та вихiдної кореспонденцiї митного органу.

     3.2.16. Забезпечує вiдповiдно до встановленого порядку приймання до архiву, систематизацiю, зберiгання та використання документiв, складає зведену номенклатуру справ.

     3.2.17. Забезпечує пiдготовку матерiалiв для розгляду на засiданнях експертної комiсiї митного органу, органiзує проведення її засiдань з питань експертизи наукової та практичної цiнностi документiв. Здiйснює вiдбiр документiв, складає та подає на розгляд експертнiй комiсiї акти про знищення документiв, термiни зберiгання яких закiнчилися, забезпечує подальше їх погодження з вiдповiдним державним архiвом.

     3.2.18. Готує довiдки за вiдомостями, якi мiстяться в архiвних матерiалах.

     3.2.19. Забезпечує дотримання у структурних пiдроздiлах митного органу єдиного порядку впорядкування, облiку, схоронностi, якостi оброблення й використання документiв (у тому числi документiв з грифом "Для службового користування"), вiдбiр документiв для передання в архiв, а також вiдбiр для знищення документiв, строки зберiгання яких закiнчилися.

     3.2.20. Здiйснює пiдготовку копiй документiв, що вилучаються з архiву митного органу за протоколами про виїмку.

     3.2.21. Зберiгає та використовує в установленому порядку гербову печатку з найменуванням митного органу, у тому числi для засвiдчення документiв, якi оформлюються за результатами митного контролю та митного оформлення товарiв i транспортних засобiв, що перемiщуються через митний кордон України.

     3.2.22. Забезпечує зберiгання, облiк i видачу структурним пiдроздiлам номерних бланкiв митного органу, аналiзує данi про їх використання. Контролює стан роботи з використання бланкiв у структурних пiдроздiлах митного органу.

     3.2.23. Здiйснює контроль за дотриманням посадовими особами митного органу вимог законодавчих, нормативно-правових актiв, що регламентують органiзацiю та ведення дiловодства (у тому числi документiв з грифом "Для службового користування" та звернень громадян). Органiзовує перевiрки з цього питання.

     3.2.24. Проводить органiзацiйно-методичну роботу (навчання, семiнари тощо) серед посадових осiб структурних пiдроздiлiв митного органу з питань дiловодства, роботи зi зверненнями громадян, виконавської дисциплiни, архiвної справи та за iншими напрямами роботи, що належать до компетенцiї Вiддiлу.

     3.2.25. Здiйснює контроль за оформленням структурними пiдроздiлами митного органу документiв вiдповiдно до вимог нормативно-правових актiв, проводить роботу, спрямовану на скорочення строкiв проходження й виконання документiв, аналiзує та узагальнює данi про хiд i результати цiєї роботи.

     3.2.26. Органiзовує та проводить аналiз iнформацiї про документообiг, потрiбної для прийняття управлiнських рiшень.

     3.2.27. Узагальнює результати роботи Вiддiлу з метою надання вiдповiдної iнформацiї керiвництву митного органу та Державнiй митнiй службi України.

     3.2.28. Забезпечує впровадження сучасних iнформацiйних технологiй у загальне дiловодство, у тому числi дiловодство за зверненнями громадян, архiвну справу та пiд час контролю виконавської дисциплiни.

     3.2.29. Органiзовує збереження документацiйного фонду митного органу та користування ним.

     3.2.30. Органiзовує реєстрацiю пiдписаних договорiв, в яких вiдсутнi фiнансовi зобов'язання, та зберiгання їх пiдписаних та завiзованих примiрникiв.

     3.3. Вiддiл має право:

     3.3.1. Отримувати в установленому порядку вiд пiдроздiлiв митного органу iнформацiю, звiтнi данi, iншi матерiали, потрiбнi для виконання покладених на Вiддiл завдань.

     3.3.2. Вступати в межах своєї компетенцiї у зносини з iншими органiзацiями.

     3.3.3. Перевiряти стан дiловодства в пiдроздiлах митного органу.

     3.3.4. Брати участь у комплексних та тематичних перевiрках митних органiв з питань, що належать до компетенцiї Вiддiлу.

     3.3.5. Органiзовувати заняття й семiнари з питань, що належать до компетенцiї Вiддiлу.

     3.3.6. Залучати за згодою керiвникiв структурних пiдроздiлiв митного органу вiдповiдних фахiвцiв для вирiшення покладених на Вiддiл завдань.

     3.3.7. Повертати виконавцям на допрацювання неправильно оформленi документи без здiйснення їх реєстрацiї.

4. Керiвництво Вiддiлу

     4.1. Вiддiл очолює начальник, який призначається на посаду та звiльняється з неї у порядку, установленому законодавством України.

     4.2. Начальник Вiддiлу може мати заступника, посадовi обов'язки якого визначає начальник Вiддiлу та затверджує керiвник митного органу.

     4.3. Начальник Вiддiлу:

     4.3.1. Здiйснює загальне керiвництво роботою Вiддiлу та забезпечує виконання завдань, покладених на Вiддiл.

     4.3.2. Розподiляє обов'язки мiж посадовими особами Вiддiлу.

     4.3.3. Забезпечує контроль за виконанням структурними пiдроздiлами митного органу вимог нормативно-правових актiв та розпорядчих документiв з питань ведення дiловодства (у тому числi з грифом "Для службового користування"), архiвної справи та роботи зi зверненнями громадян.

     4.3.4. Забезпечує взаємодiю з керiвниками структурних пiдроздiлiв митного органу з питань роботи з документами, контролю й перевiрки виконання доручень, пiдготовки й надання потрiбних керiвництву митного органу матерiалiв, порядку використання й поширення службової iнформацiї.

     4.3.5. Забезпечує контроль за своєчаснiстю виконання структурними пiдроздiлами митного органу доручень керiвництва.

     4.3.6. Органiзовує реєстрацiю наказiв митного органу з основної дiяльностi, з адмiнiстративно-господарських питань, про вiдрядження, розпоряджень керiвника митного органу та протоколiв нарад керiвного складу митного органу.

     4.3.7. Погоджує проекти наказiв митного органу з основної дiяльностi та з адмiнiстративно-господарської дiяльностi.

     4.3.8. Засвiдчує гербовою печаткою документи, пiдписанi керiвництвом митного органу.

     4.3.9. Здiйснює органiзацiйно-методичне керiвництво та контроль за роботою зi зверненнями громадян у митному органi.

     4.3.10. Контролює дотримання посадовими особами Вiддiлу вимог антикорупцiйного законодавства України, Закону України "Про державну службу", Дисциплiнарного статуту митної служби України та iнших законодавчих актiв України, розпорядчих документiв Державної митної служби України та правил внутрiшнього трудового розпорядку митного органу.

     4.4. Для виконання обов'язкiв начальнику Вiддiлу надається право:

     4.4.1. Взаємодiяти в межах своєї компетенцiї з iншими органiзацiями.

     4.4.2. Контролювати й вимагати дотримання структурними пiдроздiлами митного органу встановленого порядку роботи з документами.

     4.4.3. Уносити на розгляд керiвництва митного органу подання про призначення, перемiщення i звiльнення посадових осiб Вiддiлу, застосування до них стягнень i заохочень.

     4.4.4. Уживати заходiв щодо зменшення обсягiв документообiгу.

     4.4.5. Вiзувати проекти наказiв митного органу з основної дiяльностi та з адмiнiстративно-господарських питань.

     4.4.6. Повертати виконавцю документи й вимагати їх допрацювання в разi порушення вимог, установлених Державною митною службою України.

     4.4.7. Запитувати й одержувати в установленому порядку вiд структурних пiдроздiлiв митного органу необхiдну iнформацiю й довiдковi матерiали для виконання завдань, покладених на Вiддiл.

     4.4.8. Перевiряти стан дiловодства у структурних пiдроздiлах митного органу.

     4.4.9. Брати участь у проведеннi комплексних та тематичних перевiрок роботи митних органiв.

     4.4.10. Уносити пропозицiї щодо вдосконалення роботи Вiддiлу.

     4.4.11. Надавати розпорядження, що є обов'язковими для виконання посадовими особами Вiддiлу.

     4.4.12. Завiряти копiї документiв митного органу.

     4.5. За не виконання завдань, покладених на Вiддiл, i своїх посадових обов'язкiв начальник Вiддiлу несе вiдповiдальнiсть згiдно iз законодавством України.

Директор Органiзацiйно-розпорядчого департаменту, член колегiї Державної митної служби України

В.В. Бондар