.png)
МIНIСТЕРСТВО ФIНАНСIВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
м. Київ
| 23.11.2020 | N 724 |
|---|
Про затвердження Порядку розгляду звернень та
органiзацiї особистого прийому громадян у
Державнiй митнiй службi України та її
територiальних органах
| Зареєстровано в Мiнiстерствi юстицiї України 20 сiчня 2021 р. за N 86/35708 |
Вiдповiдно до Закону
України "Про звернення громадян", Указу
Президента України вiд 07 лютого 2008 року N 109
"Про першочерговi заходи щодо забезпечення
реалiзацiї та гарантування конституцiйного права
на звернення до органiв державної влади та
органiв мiсцевого самоврядування", з метою
полiпшення умов реалiзацiї конституцiйного права
громадян на особисте звернення до Державної
митної служби України та її територiальних
органiв, удосконалення органiзацiї розгляду
питань, порушених у таких зверненнях, наказую:
1. Затвердити Порядок розгляду звернень та органiзацiї особистого прийому громадян у Державнiй митнiй службi України та її територiальних органах, що додається.
2. Департаменту митної полiтики в установленому порядку забезпечити:
подання цього наказу на державну реєстрацiю до Мiнiстерства юстицiї України;
оприлюднення цього наказу.
3. Цей наказ набирає чинностi з дня його офiцiйного опублiкування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Мiнiстра з питань європейської iнтеграцiї Драганчука Ю. О. та Голову Державної митної служби України.
| Мiнiстр | Сергiй МАРЧЕНКО |
| ПОГОДЖЕНО: | |
| Голова Державної митної служби України | Павло РЯБIКIН |
| Уповноважений Верховної Ради України з прав людини | Л. Денiсова |
| Перший заступник Мiнiстра цифрової трансформацiї України | Олексiй ВИСКУБ |
| ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Мiнiстерства фiнансiв України 23 листопада 2020 року N 724 |
ПОРЯДОК
розгляду звернень та органiзацiї особистого
прийому громадян у Державнiй митнiй службi
України та її територiальних органах
I. Загальнi положення
1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрацiї, розгляду звернень громадян, контролю за виконанням доручень за результатами розгляду звернень громадян та дотриманням строкiв їх розгляду, основнi вимоги до органiзацiї та проведення особистого прийому громадян i ведення дiловодства за зверненнями громадян у Держмитслужбi та її територiальних органах (далi - органи Держмитслужби).
2. Цей Порядок розроблено вiдповiдно до статтi 40 Конституцiї України, Законiв України "Про звернення громадян" (далi - Закон), "Про статус народного депутата України", "Про статус депутатiв мiсцевих рад", Указу Президента України вiд 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочерговi заходи щодо забезпечення реалiзацiї та гарантування конституцiйного права на звернення до органiв державної влади та органiв мiсцевого самоврядування", постанов Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 14 квiтня 1997 року N 348 "Про затвердження Iнструкцiї з дiловодства за зверненнями громадян в органах державної влади i мiсцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на пiдприємствах, в установах, органiзацiях незалежно вiд форм власностi, в засобах масової iнформацiї" (далi - Iнструкцiя), вiд 24 вересня 2008 року N 858 "Про затвердження Класифiкатора звернень громадян" та вiд 24 червня 2009 року N 630 "Про затвердження Методики оцiнювання рiвня органiзацiї роботи iз зверненнями громадян в органах виконавчої влади", iнших нормативно-правових актiв з питань звернень громадян.
3. Розгляд звернень та особистий прийом громадян в органах Держмитслужби є складовою механiзму реалiзацiї прав громадян на внесення до органiв державної влади пропозицiй щодо полiпшення їх дiяльностi, викриття недолiкiв у роботi, оскарження дiй посадових осiб та органiв державної влади.
4. Вiдповiдно до статтi 4 Закону можуть бути оскарженi рiшення, дiї (бездiяльнiсть) у сферi управлiнської дiяльностi органiв Держмитслужби, внаслiдок яких:
порушено права i законнi iнтереси чи свободи громадянина (групи громадян);
створено перешкоди для здiйснення громадянином його прав i законних iнтересiв чи свобод;
незаконно покладено на громадянина якi-небудь обов'язки або його незаконно притягнуто до вiдповiдальностi.
5. Реалiзацiя визначених законодавством повноважень органiв Держмитслужби передбачає забезпечення квалiфiкованого, неупередженого, об'єктивного i своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституцiйних прав та запобiгання у подальшому таким порушенням.
6. Забороняється вiдмова у прийняттi та розглядi звернення з посиланням на полiтичнi погляди, партiйну належнiсть, стать, вiк, вiросповiдання, нацiональнiсть громадянина, незнання мови звернення.
7. Звернення громадян, оформленi належним чином i поданi в установленому порядку, пiдлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.
8. Дiловодство за зверненнями (пропозицiями, зауваженнями, заявами, клопотаннями i скаргами) громадян в Держмитслужбi та територiальних органах ведеться окремо вiд iнших видiв дiловодства у порядку, встановленому Iнструкцiєю, i покладається на пiдроздiл (посадових осiб), до функцiональних обов'язкiв якого (яких) вiднесено ведення дiловодства за зверненнями громадян (далi - пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян).
9. Ведення дiловодства за зверненнями громадян, якi мiстять вiдомостi, що становлять iнформацiю з обмеженим доступом, здiйснюється вiдповiдно до законодавства України.
10. Положення цього Порядку не застосовуються:
пiд час розгляду заяв i скарг громадян у порядку, встановленому кримiнально-процесуальним, цивiльно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економiчної конкуренцiї, Законами України "Про судоустрiй i статус суддiв", "Про доступ до судових рiшень", "Про запобiгання корупцiї", Кодексом адмiнiстративного судочинства України, та опрацювання звернень, що надходять до органiв Держмитслужби з державної установи "Урядовий контактний центр";
у разi оскарження податкових повiдомлень-рiшень про визначення суми грошових зобов'язань фiзичних осiб - платникiв податкiв або будь-яких iнших рiшень Держмитслужби у вiдносинах оподаткування, до яких застосовуються положення статей 55, 56 роздiлу II Податкового кодексу України та з питань щодо повернення грошових коштiв;
у разi оскарження рiшень органiв Держмитслужби, порядок оскарження яких визначено Митним кодексом України.
Якщо звернення громадян, зазначенi в пунктi 10 цього Порядку, мiстять також скарги на дiї (бездiяльнiсть) посадових осiб митних органiв, iнформацiю або повiдомлення про злочин, прохання сприяти в реалiзацiї порушених прав та законних iнтересiв громадян, пропозицiї щодо покращення роботи митних органiв, такi звернення пiдлягають окремiй реєстрацiї та розгляду згiдно iз Законом України "Про звернення громадян" та цим Порядком.
II. Органiзацiя роботи з питань приймання, попереднього опрацювання та реєстрацiї звернень громадян
1. Усi звернення громадян, отриманi пiдроздiлом (посадовими особами), до функцiональних обов'язкiв якого вiднесено ведення загального дiловодства (далi - пiдроздiл загального дiловодства), та звернення громадян, отриманi пiд час проведення особистого прийому, пiдроздiл, до функцiональних обов'язкiв якого вiднесено органiзацiю особистого прийому громадян (далi - вiдповiдальний пiдроздiл, пiдроздiл з органiзацiї особистого прийому), у день надходження передає до пiдроздiлу з роботи зi зверненнями громадян для попереднього опрацювання та реєстрацiї засобами системи автоматизацiї документообiгу (далi - Система).
Конверти, у яких надiйшли звернення громадян, передаються для опрацювання разом зi зверненнями громадян.
2. Усi звернення громадян, що надходять до органiв Держмитслужби, пiдлягають обов'язковiй класифiкацiї за встановленими статтею 3 Закону видами, а саме: пропозицiї (зауваження), заяви та скарги.
Пропозицiя (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендацiя щодо дiяльностi органiв державної влади i мiсцевого самоврядування, депутатiв усiх рiвнiв, посадових осiб, а також думки щодо врегулювання суспiльних вiдносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного i громадського життя, соцiально-культурної та iнших сфер дiяльностi держави та суспiльства.
Заява (клопотання) - звернення громадян iз проханням про сприяння реалiзацiї закрiплених Конституцiєю України та законодавством їх прав та iнтересiв або повiдомлення про порушення законодавства чи недолiки в дiяльностi пiдприємств, установ, органiзацiй незалежно вiд форм власностi, народних депутатiв України, депутатiв мiсцевих рад, посадових осiб, а також висловлення думки щодо полiпшення їх дiяльностi. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою вiдповiдного статусу, прав чи свобод тощо.
Скарга - звернення з вимогою про поновлення прав i захист законних iнтересiв громадян, порушених дiями (бездiяльнiстю), рiшеннями державних органiв, органiв мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ, органiзацiй, об'єднань громадян, посадових осiб.
3. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.
Первиннi - це звернення, якi:
надiйшли вiд окремої особи (групи осiб), яка вперше звернулася до органу Держмитслужби;
надiйшли вiд окремої особи (групи осiб), яка не вперше звернулася до органу Держмитслужби, але питання, порушене у зверненнi, жодним чином не стосується попереднiх звернень, або є достатньо пiдстав для визнання звернення первинним;
надiйшли вiд окремої особи (групи осiб), яка не вперше звернулася до органу Держмитслужби, але попереднi звернення з питання, порушеного у зверненнi, визнавались анонiмними.
Повторнi - це звернення, у яких:
викладається звернення вiд того самого громадянина з того самого питання, якщо першого не вирiшено по сутi або вирiшено в неповному обсязi;
оскаржується рiшення, прийняте у зв'язку з попереднiм зверненням громадянина;
повiдомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте вiдповiдi громадянину не надано;
звертається увага на iншi недолiки, допущенi пiд час вирiшення попереднього звернення громадянина;
викладається звернення вiд того самого громадянина з того самого питання, якщо перше вирiшено по сутi.
Якщо в повторному зверненнi громадянин разом з питаннями, що вже розглядались i на якi було надано вичерпну вiдповiдь або за якими прийнято вiдповiдне рiшення, звертається з iншими питаннями, новими фактами, звернення не є повторним i його розглядає орган Держмитслужби в установленому законодавством порядку.
Дублетнi - це звернення тiєї самої особи (групи осiб) з того самого питання, вiдправленi особою рiзним адресатам та надiсланi ними на розгляд за належнiстю до органу Держмитслужби.
Неодноразовi - це звернення особи (групи осiб), якi надiйшли до органу Держмитслужби, з того самого питання, що i попереднє звернення, проте на попереднє звернення вiдповiдi ще не надано, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закiнчився.
Масовi - це звернення, що надходять у великiй кiлькостi вiд рiзних громадян з однаковим змiстом або суттю питання.
4. Звернення може бути подано як окремою особою (iндивiдуальне), так i групою осiб (колективне).
Звернення може бути усним (викладеним громадянином на особистому прийомi або за допомогою засобiв телефонного зв'язку) чи письмовим, надiсланим поштою або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо цi повноваження оформлено вiдповiдно до законодавства України (у тому числi пiд час особистого прийому).
Письмове звернення також може бути надiсланим з використанням мережi Iнтернет, засобiв електронного зв'язку (електронне звернення).
Звернення в iнтересах неповнолiтнiх i недiєздатних осiб подають їх законнi представники.
5. Звернення громадян мають бути оформленi вiдповiдно до вимог статтi 5 Закону.
У зверненнi зазначаються прiзвище, iм'я, по батьковi (за наявностi), мiсце проживання громадянина та викладаються суть порушеного питання, зауваження, пропозицiї, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.
Письмове звернення має бути надруковано або написано вiд руки розбiрливо i чiтко, пiдписано заявником (групою заявникiв) iз зазначенням дати.
В електронному зверненнi також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надiслано вiдповiдь, або вiдомостi про iншi засоби зв'язку з ним.
Застосування квалiфiкованого електронного пiдпису в разi надсилання електронного звернення не вимагається.
Електронне звернення, надiслане без використання квалiфiкованого електронного пiдпису, повинно мати вигляд сканкопiї або фотокопiї звернення з пiдписом заявника iз зазначенням дати.
Iнформацiя про електроннi поштовi адреси розмiщується на вiдповiдних вебсторiнках офiцiйного вебпорталу Держмитслужби у мережi Iнтернет.
Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу або шляхом заповнення електронної форми, яка розмiщується на офiцiйному вебсайтi органiзацiї (додаток 1).
Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її вiдправлення. Якщо електронне звернення надiйшло на визначену електронну адресу у неробочi день та час, датою подання електронного звернення вважається наступний пiсля нього робочий день.
Електронна форма, розмiщена на офiцiйному вебсайтi органiзацiї, повинна мати графи для зазначення громадянином свого прiзвища, iменi, по батьковi (за наявностi), мiсця проживання, електронної поштової адреси (вiдомостей про iншi засоби зв'язку з ним), викладення сутi порушеного питання, зауваження, пропозицiї, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.
У разi якщо для розгляду електронного звернення по сутi необхiдно зазначати персональнi данi заявника або iнших осiб, за винятком тих, що мiстяться у зверненнi, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.
Уснi звернення, залишенi за допомогою засобiв телефонного зв'язку без надання громадянами вiдомостей вiдповiдно до вимог частини сьомої статтi 5 Закону, вважаються анонiмними.
Письмовi звернення без зазначення мiсця проживання, не пiдписанi автором (авторами), а також такi, зi змiсту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонiмними.
6. Попереднє опрацювання звернень громадян проводиться пiдроздiлом iз роботи зi зверненнями громадян з метою визначення:
належностi документа до звернень громадян;
повноти дотримання вимог до звернень громадян, що визначенi статтею 5 Закону;
ознак надходження та виду звернень громадян;
сутi та короткого змiсту звернень громадян;
належностi порушених питань до повноважень Держмитслужби;
звернень, якi вiдповiдно до статтi 8 Закону не пiдлягають розгляду та вирiшенню;
скарг, якi мiстять клопотання про поновлення керiвництвом органу Держмитслужби пропущеного з поважної причини строку подання скарги;
звернень, якi вiдповiдно до Закону має розглядати особисто керiвник органу Держмитслужби;
звернень, отриманих i вирiшених пiд час особистого прийому, результати розгляду яких повiдомленi громадянину усно, за його бажанням.
7. За результатом попереднього опрацювання звернень громадян готуються проекти резолюцiй до звернень громадян.
Проект резолюцiї повинен мiстити прiзвище та власне iм'я особи, яка накладає резолюцiю, прiзвище та власне iм'я виконавця (виконавцiв), спосiб виконання документа, термiн виконання, дату накладення резолюцiї.
8. Реєстрацiя звернень громадян та встановлення параметрiв контролю (за винятком звернень, що не пiдлягають розгляду) здiйснюються у день надходження засобами Системи одночасно з попереднiм опрацюванням.
9. За результатами реєстрацiї конкретному зверненню громадянина встановлюються вiдповiднi реєстрацiйний iндекс та дата реєстрацiї.
Реєстрацiйний iндекс звернень громадян може складатися з частин, якi вiдокремлюються одна вiд одної правобiчною похилою рискою або тире.
Реєстрацiйний iндекс звернень громадян має три обов'язковi частини:
перша частина - формується з початкової лiтери прiзвища заявника, а якщо звернення колективне, перша частина iндексу повинна мiстити значення "Колектив". У разi визначення звернення на етапi попереднього розгляду анонiмним перша частина реєстрацiйного iндексу повинна мiстити значення "Анонiм";
друга частина - порядковий реєстрацiйний номер, що формується Системою пiд час реєстрацiї звернення громадянина;
третя частина - формується у разi надходження звернення засобами телефонного зв'язку i повинна мiстити значення звернення засобами телефонного зв'язку, пересилання звернення громадянина первинним адресатом до органу Держмитслужби i залежно вiд адресата, який перенаправив звернення, набуває цифрового значення за правилами формування в загальному дiловодствi другої частини реєстрацiйного iндексу вхiдних документiв.
10. Для повторних, дублетних, неодноразових звернень пiсля отримання реєстрацiйного iндексу засобами Системи встановлюється зв'язок зi зверненням, вiдповiдно до якого такi звернення визнано повторними, дублетними, неодноразовими (закладка "Основнi реквiзити документа", поле "Короткий змiст", закладка "Пов'язанi документи", режим "Посилання на документ").
11. Документи, що мають ознаки звернення громадян, але за результатами попереднього опрацювання не визначенi як звернення громадян, отримують реєстрацiйний iндекс вiдповiдно до правил ведення загального дiловодства.
12. Звернення, оформлене без дотримання вимог статтi 5 Закону, повертається заявниковi з вiдповiдними роз'ясненнями не пiзнiш як через десять днiв вiд дня надходження, крiм випадкiв, передбачених частиною першою статтi 7 Закону.
Копiя такого звернення та другий примiрник роз'яснення залишаються у справi пiдроздiлу з роботи зi зверненнями громадян.
13. Заявникам, якi направили на офiцiйнi електроннi поштовi скриньки органiв Держмитслужби електроннi листи, електроннi файли, що не вiдповiдають вiдповiдним протоколам обмiну iнформацiєю та/або вимогам, встановленим до оригiналiв документiв в електроннiй формi, але за результатами вiзуалiзацiї яких достатньо аргументiв для вiднесення їх до категорiї звернень громадян (наприклад, сканованi зображення звернення, звернення у виглядi текстового файла тощо), роз'яснення, передбачене статтею 5 Закону, надається лише за умови наявностi даних про мiсце проживання заявника та власноручного пiдпису на оригiналi звернення в письмовому виглядi.
14. Найменування органу Держмитслужби, що провiв реєстрацiю, реєстрацiйний iндекс та дату реєстрацiї проставляють у виглядi реєстрацiйного штампа в нижньому правому кутi або на iншому вiльному вiд тексту мiсцi першої сторiнки документа, крiм мiсця, призначеного для пiдшивання. Реєстрацiйний штамп проставляється вiдповiдними технiчними засобами i доповнюється штрих-кодом.
15. На вимогу особи, якою подано письмове звернення до органу Держмитслужби, на першому аркушi копiї (другого примiрника) звернення проставляється вiдбиток реєстрацiйного штампа. Така копiя повертається громадяниновi.
16. Анонiмнi звернення розгляду не пiдлягають (крiм анонiмних повiдомлень про порушення вимог Закону України "Про запобiгання корупцiї"). Анонiмнi звернення пiсля реєстрацiї доводяться до вiдома керiвникiв структурних пiдроздiлiв вiдповiдно до їх функцiональних повноважень засобами Системи. Оригiнал або копiя анонiмного звернення разом iз другим примiрником роз'яснення пiдшиваються до справи.
17. Пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян пiсля розгляду i накладення керiвництвом органу Держмитслужби резолюцiї на звернення громадян передає для опрацювання оригiнали документiв головному виконавцю. Спiввиконавцi, визначенi в резолюцiї, отримують доступ до копiй документiв через Систему. Факт передачi оригiналiв документiв фiксується засобами Системи або в iнший спосiб, придатний для здiйснення контролю за рухом документiв.
У разi опрацювання усних звернень громадян, якi надiйшли засобами телефонного зв'язку, роздрукована реєстрацiйно-монiторингова картка пiсля розгляду i накладення керiвництвом Держмитслужби резолюцiї передається головному виконавцю.
18. Повторнi звернення вiд одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирiшено по сутi, а також скарги, поданi з порушенням строкiв, передбачених статтею 17 Закону, розгляду не пiдлягають.
Рiшення про припинення розгляду такого звернення приймає керiвництво органу Держмитслужби, про що повiдомляє особi, якою подано звернення.
19. Пiд час реєстрацiї звернень громадян засобами Системи створюється реєстрацiйно-монiторингова картка, яка шляхом заповнення вiдповiдних реквiзитiв забезпечує iдентифiкацiю конкретного документа, вiдображення процесу опрацювання вiдповiдно до резолюцiї, здiйснення контролю за дотриманням строкiв розгляду звернення.
20. Змiна головного виконавця або змiни у складi спiввиконавцiв на рiвнi самостiйних структурних пiдроздiлiв, визначених у резолюцiї, здiйснюються за погодженням автора резолюцiї, посадової особи, яка виконує його обов'язки, або керiвника органу Держмитслужби за умови доведення iнформацiї про запропонованi змiни вiдповiдним керiвникам самостiйних структурних пiдроздiлiв. Змiну головного виконавця за наявностi вiдповiдного погодження може бути проведено у триденний строк з дати реєстрацiї звернення (якщо термiн виконання для головного виконавця становитиме не менше п'яти робочих днiв) або в одноденний строк з дати реєстрацiї (якщо строк виконання для головного виконавця становитиме не менше трьох робочих днiв). В iншому разi змiна головного виконавця не допускається.
21. У разi змiни функцiй структурних пiдроздiлiв (у результатi змiни структури, утворення нових структурних пiдроздiлiв, у тому числi на базi iснуючих структурних пiдроздiлiв) або передавання функцiй вiд одного структурного пiдроздiлу до iншого структурний пiдроздiл, у якому вiдбулися змiни, не пiзнiше тижневого строку вiд часу змiни (передачi) функцiй проводить iнвентаризацiю звернень громадян, щодо яких розгляд не завершено, визначає з них тi, що пiсля змiни (передачi) функцiй не належать до його компетенцiї, та передає їх вiдповiдно до акта приймання-передавання на виконання iншому структурному пiдроздiлу (структурним пiдроздiлам), до компетенцiї якого (яких) вони належать, при цьому з дати пiдписання акта приймання-передавання до закiнчення дати виконання конкретного звернення має залишатись не менше десяти робочих днiв.
Один примiрник акта приймання-передавання документiв щодо звернень громадян надається до пiдроздiлу з роботи зi зверненнями громадян для внесення вiдповiдних змiн до реєстрацiйно-монiторингових карток.
III. Розгляд звернень громадян
1. Звернення громадян пiдлягають розгляду керiвництвом органiв Держмитслужби вiдповiдно до розподiлу функцiональних повноважень.
Звернення громадян, якi для розгляду чи вирiшення порушених у них питань по сутi надiсланi народним депутатом України вiдповiдно до абзацу третього пункту 13 частини першої статтi 24 Закону України "Про статус народного депутата України" або направленi депутатом мiсцевої ради вiдповiдно до частини другої статтi 12 Закону України "Про статус депутатiв мiсцевих рад", розглядають органи Держмитслужби вiдповiдно до Закону.
2. Опрацювання звернень громадян структурними пiдроздiлами органiв Держмитслужби вiдповiдно до резолюцiї спрямовується на об'єктивне вирiшення порушених авторами звернень питань, пiдготовку та супроводження прийняття рiшення про усунення причин i умов, якi спонукають авторiв скаржитись, надання вiдповiдних роз'яснень, у тому числi за результатами вивчення та перевiрки на мiсцях викладених у зверненнях обставин, проведення iнших заходiв.
3. Громадяни мають право ознайомлюватися з матерiалами перевiрки викладених у зверненнях фактiв, якщо це не суперечить вимогам законодавства.
4. Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дiї або рiшення яких оскаржуються.
5. Якщо у зверненнi поряд з питаннями, що належать до компетенцiї органу Держмитслужби, порушуються питання, якi пiдлягають вирiшенню в iнших органах державної влади чи мiсцевого самоврядування, пiд час надання вiдповiдi на звернення роз'яснюється порядок вирiшення таких питань.
6. Не допускається розголошення одержаних iз звернень громадян вiдомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи вiдомостей, що становлять державну або iншу таємницю, яка охороняється законом, конфiденцiйної та iншої iнформацiї, якщо це обмежує права й законнi iнтереси громадян.
Не допускається з'ясування даних про особу громадянина, якi не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в уснiй формi або зазначене в текстi звернення, не пiдлягають розголошенню його прiзвище, мiсце проживання та роботи.
Ця заборона не поширюється на випадки повiдомлення iнформацiї, що мiститься у зверненнi, особам, якi мають вiдношення до справи.
7. Звернення, заяви (клопотання) та скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соцiалiстичної Працi, осiб з iнвалiднiстю внаслiдок вiйни, жiнок, яким присвоєно почесне звання "Мати-героїня", керiвник органу Держмитслужби розглядає особисто.
8. Звернення громадян, якi мають установленi законодавством пiльги, розглядаються у першочерговому порядку.
9. Початком строку розгляду звернення вважається день його надходження в органи Держмитслужби.
10. Скаргу на рiшення, що оскаржувалося, може бути подано до органу Держмитслужби вищого рiвня протягом одного року з моменту прийняття, але не пiзнiше одного мiсяця з часу ознайомлення громадянина з прийнятим рiшенням.
Скарги, поданi з порушенням зазначеного строку, органи Держмитслужби не розглядають.
Пропущений з поважної причини строк може бути поновлений керiвництвом органу Держмитслужби, що розглядає скаргу, на пiдставi вiдповiдного клопотання заявника.
11. Звернення вважається вирiшеним, якщо розглянуто всi порушенi в ньому питання, прийнято обґрунтоване рiшення, ужито необхiдних заходiв для його виконання i заявника повiдомлено про результати розгляду звернення i прийняте рiшення.
12. Рiшення щодо звернень громадян та вiдповiдi на них оформляються вiдповiдно до вимог законодавства про мови.
13. Рiшення, якi приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства.
Посадова особа, визнавши заяву такою, що пiдлягає задоволенню, зобов'язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рiшення, а в разi визнання скарги обґрунтованою - негайно вжити заходiв до поновлення порушених прав громадян.
14. Вiдповiдь за результатами розгляду звернення в обов'язковому порядку надає заявнику той орган Держмитслужби, який його отримав для розгляду i до компетенцiї якого входить розв'язання порушених у зверненнi питань, за пiдписом керiвництва.
15. Рiшення про вiдмову в задоволеннi вимог, викладених у зверненнi, доводиться до вiдома громадянина з посиланням на Закон i викладенням мотивiв вiдмови, а також iз роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рiшення.
16. Орган Держмитслужби зобов'язаний повiдомити народного депутата України або депутата мiсцевої ради, який надiслав звернення громадянина, про результати розгляду такого звернення.
17. Органи Держмитслужби розглядають звернення громадян без стягнення за це плати.
IV. Строки розгляду звернень громадян
1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня реєстрацiї таких звернень. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрацiї вiдповiдi на нього.
2. Звернення розглядаються та вирiшуються у строк не бiльше одного мiсяця iз дня їх надходження, ураховуючи вихiднi, святковi й неробочi днi, а тi, якi не потребують додаткового вивчення, - невiдкладно, але не пiзнiше 15 днiв вiд дня їх отримання.
3. Якщо для вирiшення порушених громадянами питань необхiдно провести перевiрку iнформацiї, викладеної у зверненнях, отримати додатковi матерiали, строк розгляду звернень громадян за рiшенням керiвництва органу Держмитслужби на пiдставi пропозицiї головного виконавця може бути, як виняток, продовжено з повiдомленням про це осiб, якi подали звернення. Не пiзнiше нiж за день до закiнчення ранiше визначеного строку повiдомлення про продовження строку розгляду звернення iз зазначенням причини направляється заявниковi.
Про продовження строку виконання звернень головний виконавець невiдкладно iнформує пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян, який на пiдставi вiдповiдного рiшення керiвництва органу Держмитслужби вносить змiни до реєстрацiйно-монiторингової картки звернення.
4. Строк розгляду звернень громадян, переданих органом Держмитслужби вищого рiвня до територiального органу для перевiрки, прийняття рiшення та надання вiдповiдей, обчислює з дати їх надходження пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян органу Держмитслужби вищого рiвня.
5. Загальний строк вирiшення питань, порушених у зверненнi, не може перевищувати 45 календарних днiв.
6. Строки розгляду звернень громадян, якi для розгляду чи вирiшення порушених у них питань по сутi надiслано народним депутатом України вiдповiдно до абзацу третього пункту 13 частини першої статтi 24 Закону України "Про статус народного депутата України" або направлено депутатом мiсцевої ради вiдповiдно до частини другої статтi 12 Закону України "Про статус депутатiв мiсцевих рад", вiдповiдають строкам, встановленим цими законами.
7. Звернення, що пiдлягає поверненню вiдповiдно до статтi 5 Закону, повертається заявниковi з вiдповiдними роз'ясненнями не пiзнiш як через десять днiв вiд дня надходження.
8. Якщо питання, порушенi у зверненнi, не належать до компетенцiї органiв Держмитслужби, вiдповiдно до статтi 7 Закону таке звернення у строк не бiльше п'яти днiв пересилається за належнiстю вiдповiдному органу чи посадовiй особi, про що повiдомляється заявниковi.
У разi якщо звернення не мiстить даних, необхiдних для прийняття обґрунтованого рiшення органом Держмитслужби, воно в той самий строк повертається громадянину з вiдповiдними роз'ясненнями.
9. Повiдомлення про прийняття рiшення про припинення розгляду звернення вiдповiдно до статтi 8 Закону надсилається у строк, визначений статтею 20 Закону.
V. Формування справ та зберiгання матерiалiв дiловодства за зверненнями громадян
1. Формування справ:
1) вiдповiдальнiсть за належне оформлення справ, своєчасну передачу до пiдроздiлу роботи зi зверненнями громадян матерiалiв щодо розгляду звернення громадян та їх оригiналiв (за наявностi) покладається на керiвника структурного пiдроздiлу органу Держмитслужби, що визначений головним виконавцем.
Контроль за правильнiстю оформлення, спрямуванням документiв до справ, забезпеченням зберiгання матерiалiв звернень громадян, їх комплектнiстю покладається на пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян;
2) до завершення розгляду звернення громадян та матерiали щодо розгляду зберiгаються у структурному пiдроздiлi органу Держмитслужби, що визначений головним виконавцем;
3) структурний пiдроздiл органу Держмитслужби, що визначений головним виконавцем, пiсля завершення розгляду i прийняття вiдповiдного рiшення вiдповiдно до Iнструкцiї формує самостiйну групу матерiалiв справи зi звернення та матерiалiв щодо розгляду i разом iз внутрiшнiм описом вмiщує у м'яку обкладинку. У строк, що не перевищує п'яти робочих днiв з дати реєстрацiї вiдповiдi заявнику, оформлена вiдповiдним чином самостiйна група матерiалiв справи передається до пiдроздiлу з роботи зi зверненнями громадян.
У разi виявлення порушень вимог Iнструкцiї щодо оформлення та формування у самостiйну групу матерiалiв справи документи невiдкладно повертаються у структурний пiдроздiл органу Держмитслужби, що визначений головним виконавцем, для усунення недолiкiв у строк, що не перевищує двох робочих днiв;
4) пiсля закiнчення календарного року пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян iз самостiйних груп матерiалiв формує справи.
Самостiйнi групи матерiалiв, якi вiднесенi до однiєї справи, групуються у порядку зростання реєстрацiйного iндексу звернення. Якщо кiлькiсть аркушiв матерiалiв, що вiднесенi до однiєї справи, перевищує значення 250, необхiдно сформувати томи справи, забезпечивши зберiгання документiв самостiйної групи матерiалiв в одному томi.
Сформованi справи (томи справи) прошиваються разом з обкладинкою справи (тому справи), нумеруються, починаючи з першого аркуша м'якої обкладинки самостiйної групи матерiалiв за зверненням iз найменшим реєстрацiйним iндексом, та скрiплюються засвiдчувальним написом такого змiсту: "Прошито, пронумеровано ____ (цифрами та лiтерами) аркушiв, посада, власне iм'я та прiзвище.", скрiпленим пiдписом посадової особи пiдроздiлу iз роботи зi зверненнями громадян, яка сформувала та прошила справу (томи справи), та вiдбитком печатки, яка використовується в загальному дiловодствi для опечатування пакетiв.
2. Зберiгання звернень громадян та матерiалiв щодо їх розгляду:
1) строк зберiгання документiв за зверненнями громадян визначається вiдповiдно до строкiв, визначених у Перелiку типових документiв, що створюються пiд час дiяльностi державних органiв та органiв мiсцевого самоврядування, iнших установ, пiдприємств та органiзацiй, iз зазначенням строкiв зберiгання документiв, затвердженому наказом Мiнiстерства юстицiї України вiд 12 квiтня 2012 року N 578/5, зареєстрованому у Мiнiстерствi юстицiї України 17 квiтня 2012 року за N 571/20884;
2) пiсля закiнчення встановлених строкiв зберiгання на пiдставi рiшення експертно-перевiрної комiсiї та згiдно з актом знищення, затвердженим керiвником такого структурного пiдроздiлу органу Держмитслужби, звернення громадян (заяв) та матерiали щодо їх розгляду пiдлягають знищенню;
3) для збереження справ та реєстрацiйно-монiторингових карток пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян забезпечується примiщенням для зберiгання документiв до передачi до архiву.
3. Органiзацiя користування справами та сформованими самостiйними групами матерiалiв:
1) справи, не переданi на архiвне зберiгання, та сформованi самостiйнi групи матерiалiв за зверненнями громадян можуть бути виданi з пiдроздiлу iз роботи зi зверненнями громадян у тимчасове користування працiвникам структурних пiдроздiлiв органу Держмитслужби на пiдставi службової записки за пiдписом керiвника самостiйного структурного пiдроздiлу органу Держмитслужби.
Виготовлення копiй документiв справи на пiдставi службової записки за пiдписом керiвника самостiйного структурного пiдроздiлу органу Держмитслужби здiйснює пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян у строк, що не перевищує трьох робочих днiв, якщо в результатi копiювання документiв обсяг копiй не перевищує 150 аркушiв;
2) факт передачi у тимчасове користування справ, що не переданi на архiвне зберiгання, сформованих самостiйних груп матерiалiв справи фiксується засобами Системи або в iнший спосiб, придатний для здiйснення контролю за рухом документiв.
VI. Органiзацiя особистого прийому громадян
1. Особистий прийом громадян (далi - прийом) проводить керiвництво органiв Держмитслужби вiдповiдно до розподiлу функцiональних обов'язкiв, а у разi вiдсутностi - уповноваженi ним посадовi особи, керiвники та посадовi особи структурних пiдроздiлiв органiв Держмитслужби, до компетенцiї яких належать вiдповiднi питання.
2. Прийом здiйснюється вiдповiдно до внутрiшнього трудового розпорядку роботи органу Держмитслужби за попереднiм записом (далi - запис) у днi та години, визначенi графiком особистого прийому громадян (далi - графiк), затвердженим наказом Держмитслужби.
3. У графiках прийомнi днi визначаються для керiвництва органiв Держмитслужби та структурних пiдроздiлiв органiв Держмитслужби. У разi кадрових змiн у керiвництвi або змiн у структурi органiв Держмитслужби вiдповiднi змiни до графiкiв вносяться не пiзнiше шостого робочого дня вiд настання таких змiн.
Графiки особистого прийому громадян керiвництвом органiв Держмитслужби формуються iз зазначенням власного iменi та прiзвища посадової особи. Графiки особистого прийому громадян посадовi особи структурних пiдроздiлiв органiв Держмитслужби формують iз зазначенням назв структурних пiдроздiлiв.
4. Для прийому громадян облаштовуються спецiальнi кiмнати (приймальнi громадян). Приймальня громадян забезпечується необхiдною оргтехнiкою, юридичною лiтературою, кнопкою виклику охорони та за можливостi розташовується у примiщеннi, доступ до якого не потребує оформлення перепустки.
Прийом громадян може проводитися в iнших примiщеннях, визначених керiвником органу Держмитслужби.
5. Iнформацiя про порядок i графiк особистого прийому громадян в органах Держмитслужби розмiщується на вiдповiдних вебсторiнках офiцiйного вебпорталу Держмитслужби у мережi Iнтернет та на спецiальних стендах у мiсцях, доступних для вiльного огляду громадянами.
6. Запис громадян на прийом проводять працiвники вiдповiдального пiдроздiлу в робочi днi. Залежно вiд чисельностi вiдповiдального пiдроздiлу керiвник органу Держмитслужби може встановлювати графiк проведення запису на особистий прийом.
Проведення запису завершується не пiзнiше 45 хвилин до закiнчення робочого дня i сумарно не може бути меншим 6 робочих годин за три робочi днi.
7. Запис на черговий прийом до керiвництва органу Держмитслужби припиняється за десять робочих днiв до дати особистого прийому, до посадових осiб структурних пiдроздiлiв органiв Держмитслужби - за п'ять робочих днiв до дати особистого прийому.
Запис на наступний прийом розпочинається в день припинення запису на черговий прийом.
8. Якщо дата наступного прийому за графiком припадає на вихiдний, святковий чи неробочий день, вiдповiдальний пiдроздiл до початку запису на прийом переносить дату проведення прийому на iнший робочий день за погодженням iз посадовою особою, яка здiйснюватиме прийом, але не пiзнiше нiж на 10 робочих днiв вiд дати цього прийому за графiком.
Керiвник органу Держмитслужби може перенести дату чергового прийому без внесення змiн до графiка не пiзнiше нiж за три робочих днi до дати прийому, але не пiзнiше нiж на 7 робочих днiв вiд дати чергового прийому, про що пiдроздiл з органiзацiї особистого прийому повiдомляє громадянам, записаним на прийом, одним iз засобiв зв'язку.
9. Запис на прийом до Голови Держмитслужби проводиться у разi, якщо порушене громадянином питання залишилося не вирiшеним по сутi пiсля прийому керiвництвом або посадовими особами Держмитслужби.
Запис на прийом до структурного пiдроздiлу Держмитслужби проводиться у разi, якщо порушене громадянином питання залишилося не вирiшеним по сутi пiсля:
прийому керiвництвом територiального органу Держмитслужби;
закiнчення строку розгляду звернення, адресованого органу Держмитслужби.
10. Запис на прийом до керiвника територiального органу проводиться у разi, якщо порушене громадянином питання залишилося не вирiшеним по сутi пiсля прийому керiвництвом або посадовими особами територiального органу.
11. Пiд час запису на особистий прийом у громадянина або його законного представника з'ясовується така iнформацiя: прiзвище, iм'я, по батьковi (за наявностi) громадянина, мiсце проживання, реєстрацiйний номер облiкової картки платника податкiв або серiя (за наявностi) та номер паспорта (для фiзичних осiб, якi через свої релiгiйнi переконання вiдмовились вiд прийняття реєстрацiйного номера облiкової картки платника податкiв та офiцiйно повiдомили про це вiдповiдний контролюючий орган i мають вiдмiтку у паспортi) за даними Державного реєстру фiзичних осiб - платникiв податкiв, контактний номер телефону (за наявностi), прiзвище, iм'я, по батьковi (за наявностi) представника громадянина, мiсце проживання, контактний номер телефону (за наявностi), чим пiдтверджуються повноваження на представлення iнтересiв громадянина, змiст питання, яке потребує вирiшення, iсторiя виникнення питання, чи звертався громадянин з цього питання ранiше i куди, чи приймалися рiшення за зверненням з цього питання, реквiзити документiв, якими надавались вiдповiдi на звернення, тощо.
З'ясована iнформацiя вноситься до картки облiку особистого прийому громадян, зразок якої наведено в додатку 2 до цього Порядку. У разi необхiдностi кiлькiсть окремих граф картки облiку особистого прийому громадян може збiльшуватись або зменшуватись.
Не допускається з'ясування вiдомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
12. Повторний запис на прийом громадян з питань, що вже розглядалися на прийомi, проводиться, якщо керiвництвом не прийнято рiшення про припинення розгляду звернення з порушеного питання вiдповiдно до статтi 8 Закону i громадянину письмово не повiдомлялося про суть прийнятого рiшення за його зверненням.
13. За умови надання пiд час запису вiдповiдної iнформацiї у прийомi може брати участь представник iнтересiв громадянина, повноваження якого оформлено в установленому законодавством порядку.
14. Прийом iноземцiв та осiб без громадянства здiйснюється на загальних засадах.
15. Забороняється вiдмовляти громадянам у записi на особистий прийом з пiдстав ознак раси, кольору шкiри, полiтичних, релiгiйних та iнших переконань, статi, етнiчного та соцiального походження, майнового стану, мiсця проживання, мовних або iнших ознак.
16. У разi вiдмови громадянином або представником iнтересiв громадянина у наданнi iнформацiї про особу, яка звертається, та про змiст порушеного питання, за яким можливо визначити наявнiсть функцiональних повноважень в органу Держмитслужби на його розгляд, запис визнається таким, що не вiдбувся за iнiцiативою заявника.
17. Громадянам пiд час запису повiдомляють про дату, години i мiсце прийому, необхiднiсть наявностi при собi документiв, що посвiдчують особу, порядок здiйснення їх доступу до примiщень органу Держмитслужби вiдповiдно до вимог пропускного та внутрiшньооб'єктового режиму в адмiнiстративних будiвлях або надаються обґрунтованi роз'яснення щодо причин вiдмови в записi на особистий прийом.
Час початку прийому для конкретного громадянина пiд час запису не встановлюється. У картцi облiку особистого прийому громадян може зазначатися iнформацiя про бажанi години прийому для громадян.
18. Картка облiку особистого прийому громадян iз заповненими пiд час проведення запису графами реєструється в Системi з одночасним встановленням параметрiв контролю.
Якщо звернення потребує опрацювання та пiдготовки матерiалiв у кiлькох структурних пiдроздiлах, доручення щодо пiдготовки матерiалiв та проекту рiшення надається кожному структурному пiдроздiлу органу Держмитслужби, до компетенцiї якого належить опрацювання звернення.
19. Структурний пiдроздiл органу Держмитслужби, до компетенцiї якого належить опрацювання питання, забезпечує пiдготовку матерiалiв та проекту рiшення з урахуванням вимог статтi 19 Закону та засобами Системи надає їх до вiдповiдального пiдроздiлу не пiзнiше нiж за три робочi днi до дати прийому.
Структурнi пiдроздiли органу Держмитслужби у межах компетенцiї опрацьовують картки облiку особистого прийому громадян, за якими не передбачено проведення прийому (запис не вiдбувся за iнiцiативою заявника, у записi вiдмовлено), з метою виявлення проблемних питань та запобiгання виникненню конфлiктних ситуацiй.
20. Матерiали та проект рiшення для використання пiд час проведення прийому керiвництвом органу Держмитслужби надає вiдповiдальному пiдроздiлу структурний пiдроздiл органу Держмитслужби, вiдповiдальний за їх пiдготовку, пiсля погодження юридичною службою органу Держмитслужби не пiзнiше нiж за три робочi днi до дати прийому.
21. Узагальнення матерiалiв, пiдготовлених для використання пiд час проведення прийому посадовими особами структурного пiдроздiлу органу Держмитслужби, здiйснює такий структурний пiдроздiл.
Узагальнення матерiалiв, пiдготовлених для використання пiд час проведення прийому керiвництвом органу Держмитслужби, здiйснює пiдроздiл з органiзацiї особистого прийому.
22. Посадова особа органу Держмитслужби, яка здiйснюватиме прийом, для забезпечення квалiфiкованого вирiшення питань, порушених громадянином у зверненнi, може залучати до розгляду працiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв органу Держмитслужби або одержувати вiд них необхiдну iнформацiю.
23. Iнформацiя про посадових осiб структурних пiдроздiлiв органу Держмитслужби, якi проводитимуть прийом або братимуть у ньому участь, надається вiдповiдальному пiдроздiлу не пiзнiше нiж за три робочi днi до дати прийому.
24. Вiдповiдальний пiдроздiл супроводжує проведення прийому, забезпечує доступ громадян та їх представникiв, що мають право на участь у прийомi, до приймальнi громадян, дотримання вимог пропускного режиму, залучення до прийому представникiв пiдроздiлу охорони, вирiшує iншi питання органiзацiйного характеру, що можуть виникнути пiд час прийому.
25. Прийом Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соцiалiстичної Працi, осiб з iнвалiднiстю внаслiдок вiйни, жiнок, яким присвоєно почесне звання "Мати-героїня", здiйснюється першочергово.
Наявнiсть у громадян особливих потреб або пiльг, бажанi години прийому, черговiсть запису пiдроздiл з органiзацiї особистого прийому може враховувати пiд час пiдготовки та проведення прийому.
26. Громадяни, якi з'явилися на прийом або мають право на участь у його проведеннi, перед початком прийому мають пред'явити представнику пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому документ, що посвiдчує особу.
Присутнiсть стороннiх осiб пiд час проведення особистого прийому не допускається.
27. Посадова особа пiд час прийому зобов'язана об'єктивно, всебiчно розглянути питання, надати вiдповiдно до законодавства обґрунтоване роз'яснення та вжити заходiв, спрямованих на усунення виявлених порушень.
28. Посадова особа, яка веде прийом, за результатами розгляду звернення громадянина має право, керуючись законодавством, у межах компетенцiї прийняти одне з таких рiшень:
1) задовольнити прохання чи вимогу та повiдомити заявника про порядок i строк виконання прийнятого рiшення;
2) вiдмовити в задоволеннi прохання чи вимоги, повiдомивши заявника про порядок i строк оскарження прийнятого рiшення;
3) пояснити заявнику причини неможливостi вирiшення питань пiд час прийому, а також про порядок i строк розгляду його звернення.
29. Пiд час прийому громадянин може надати письмове або усне звернення, що потребує розгляду, представнику вiдповiдального пiдроздiлу. На таких письмових або зафiксованих у письмовому виглядi усних зверненнях проставляється штамп, у якому зазначається найменування органу Держмитслужби, вiдмiтка "Особистий прийом" (без лапок), дата особистого прийому.
30. Звернення з вiдмiткою "Особистий прийом" може розглянути посадова особа, яка проводить прийом, якщо вони стосуються звернення, що розглядається на прийомi.
Якщо звернення з вiдмiткою "Особистий прийом" не стосуються питань, що розглядаються на прийомi, вони розглядаються в загальному порядку.
Якщо порушенi в поданому пiд час прийому зверненнi питання вирiшено i громадянин не заперечує проти отримання результатiв розгляду звернення в уснiй формi, представник вiдповiдального пiдроздiлу зазначає цей факт у картцi облiку особистого прийому.
Якщо вирiшити порушенi в усному зверненнi питання безпосередньо на особистому прийомi неможливо, вони розглядаються в тому самому порядку, що й письмове звернення.
31. Отриманi пiд час прийому звернення громадян на особистому прийомi реєструються i опрацьовуються вiдповiдно до вимог цього Порядку.
32. Пiсля прийняття рiшення про звернення громадянина та внесення iнформацiї про нього до картки облiку особистого прийому громадян посадова особа, яка проводила прийом, громадянин або його представник, повноваження якого оформлено в установленому законодавством порядку, посадовi особи, якi були залученi до проведення прийому, та представник вiдповiдального пiдроздiлу засвiдчують своїми пiдписами у картцi облiку особистого прийому громадян факт ознайомлення з прийнятим рiшенням.
33. У разi вiдмови громадянина або його представника, повноваження якого оформлено в установленому законодавством порядку, вiд засвiдчення факту ознайомлення iз прийнятим рiшенням представник вiдповiдального пiдроздiлу зазначає це у вiдповiднiй графi картки облiку особистого прийому громадян.
34. Якщо вiдвiдувач не з'явився або прийом з iнших поважних причин не вiдбувся, представник вiдповiдального пiдроздiлу зазначає це у вiдповiднiй графi картки облiку особистого прийому громадян.
35. За умови прийняття рiшення по сутi або прийняття рiшення про припинення розгляду за зверненням вiдповiдна iнформацiя зазначається у картцi облiку особистого прийому громадян, а всi матерiали щодо проведення особистого прийому формуються у справу вiдповiдно до роздiлу V цього Порядку.
36. Вiдповiдальний пiдроздiл за результатами проведення прийому вiдповiдно до прийнятих рiшень встановлює параметри контролю.
37. Картка облiку особистого прийому громадян закривається пiсля виконання доручень за результатами особистого прийому громадян або на пiдставi рiшення керiвництва органу Держмитслужби про припинення розгляду звернення.
| Директор Департаменту митної полiтики | Олександр МОСКАЛЕНКО |
| Додаток 1 до Порядку розгляду звернень та органiзацiї особистого прийому громадян у Державнiй митнiй службi України та її територiальних органах (пункт 5 роздiлу II) |
ФОРМА
для подання електронних звернень громадян до
Держмитслужби
| ЕЛЕКТРОННЕ ЗВЕРНЕННЯ | |||||
| Найменування та поштова адреса державного органу | Державна митна служба України, вул. Дегтярiвська, 11-г, м. Київ, 04119 |
||||
| Електронна адреса державного органу | post@customs.gov.ua | ||||
| Вид звернення: пропозицiя (зауваження), заява (клопотання), скарга |
(обрати необхiдне) | ||||
|
|||||
| Особистi данi заявника | |||||
| Прiзвище, iм'я, по батьковi (за наявностi) | |||||
| Мiсце проживання | (зазначити поштову адресу) | ||||
| Змiст звернення | (суть порушеного питання, зауваження, пропозицiї, заяви чи скарги, прохання чи вимоги) | ||||
| Дата подання електронного звернення | |||||
| Прошу надати вiдповiдь у визначений законодавством строк. Вiдповiдь надати: | |||||
| Електронна поштова адреса або iншi засоби зв'язку (контактний номер телефону) | |||||
| Пiдпис |
| Додаток 2 до Порядку розгляду звернень та органiзацiї особистого прийому громадян у Державнiй митнiй службi України та її територiальних органах (пункт 11 роздiлу VI) |
КАРТКА ОБЛIКУ
особистого прийому громадян
| Картка облiку особистого прийому громадян | За ознакою надходження (первинне, повторне, неодноразове, масове) |
За видом (пропозицiя, заява (клопотання), скарга) | |||||||||||||
| За типом (лист, усне, електронне повiдомлення) | За статтю авторiв звернень (чоловiча, жiноча) | ||||||||||||||
| N реєстрацiї | За суб'єктом (iндивiдуальне, колективне) | Iндекс регiону | Iндекс питання | ||||||||||||
| Данi про проведення попереднього запису | Дата та година запису | ||||||||||||||
| На пiдставi особистого звернення [_] На пiдставi звернення з телефонного номера На пiдставi письмового звернення вх. N ________ вiд ___ ____________ 20__ р. |
|||||||||||||||
| Данi про особистий прийом за графiком | Дата проведення особистого прийому за графiком (година прийому) | ||||||||||||||
| Посадова особа, яка проводитиме особистий прийом за графiком | |||||||||||||||
| Залученi структурнi пiдроздiли | |||||||||||||||
| Данi про громадянина | Прiзвище, iм'я, по батьковi (за наявностi) громадянина, iнформацiя про громадянство, мiсце роботи, посада | ||||||||||||||
| Мiсце проживання | |||||||||||||||
| Найменування пiдприємства, код за ЄДРПОУ | |||||||||||||||
| Документ, що пiдтверджує представництво iнтересiв | |||||||||||||||
| Реєстрацiйний номер облiкової картки платника податкiв або серiя (за наявностi) та номер паспорта | Соцiальний стан | Категорiя | |||||||||||||
| Змiст питання | |||||||||||||||
| Iнформацiя про попереднi звернення та особистi прийоми з даного питання | Орган Держмитслужби, до якого направлялось звернення | ||||||||||||||
| Дата та номер реєстрацiї звернення | Дата та номер реєстрацiї вiдповiдi | ||||||||||||||
| Посада, власне iм'я, ПРIЗВИЩЕ особи органу Держмитслужби, яка проводила особистий прийом, дата його проведення, реєстрацiйний номер | |||||||||||||||
| Данi щодо пiдготовки матерiалiв та проекту рiшення | Найменування структурного пiдроздiлу органу Держмитслужби, до компетенцiї якого належить розгляд звернення | ||||||||||||||
| Змiст доручення | |||||||||||||||
| Термiн виконання | |||||||||||||||
| Iнформацiя про результат попереднього запису | Попереднiй запис на особистий прийом проведено / не вiдбувся за iнiцiативою заявника / не вiдбувся, вiдмовлено | ||||||||||||||
| Обґрунтування, якщо попереднiй запис не вiдбувся за iнiцiативою заявника | |||||||||||||||
| Обґрунтування, якщо у попередньому записi на особистий прийом вiдмовлено | |||||||||||||||
| Посада, власне iм'я, ПРIЗВИЩЕ особи, яка проводила попереднiй запис | Пiдпис | ||||||||||||||
| Пiдготовка до проведення особистого прийому | |||||||||||||||
| Iнформацiя про посадових осiб, уповноважених на проведення особистого прийому громадян або участь у ньому | |||||||||||||||
| Iнформацiя про пiдготовленi матерiали та проекти рiшення | |||||||||||||||
| Проведення особистого прийому громадян | |||||||||||||||
| Iнформацiя про прийняття звернень пiд час особистого прийому громадян | Письмове | Дата реєстрацiї | Реєстрацiйний iндекс | Хiд виконання | |||||||||||
| дата реєстрацiї вiдповiдi | вихiдний реєстрацiйний iндекс | ||||||||||||||
| Усне | Дата реєстрацiї | Реєстрацiйний iндекс | Хiд виконання | ||||||||||||
| дата реєстрацiї вiдповiдi | вихiдний реєстрацiйний iндекс | ||||||||||||||
| Iнформацiя про прийняте рiшення | Вирiшено по сутi / надано доручення щодо додаткового вивчення питання | ||||||||||||||
| Iнформацiя про виконання доручення | Дата, реєстрацiйний iндекс доручення, дата, реєстрацiйний iндекс документа, що пiдтверджує його виконання, короткий змiст документа | ||||||||||||||
| Пiдписи осiб, якi брали участь у проведеннi особистого прийому | |||||||||||||||
| посадовi особи | громадяни | ||||||||||||||
| Власне iм'я ПРIЗВИЩЕ | Пiдпис | Власне iм'я ПРIЗВИЩЕ | Пiдпис | Примiтки | |||||||||||
| Власне iм'я ПРIЗВИЩЕ представника пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому | Пiдпис представника пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому | ||||||||||||||
| Картка облiку особистого прийому закрита | Дата | Обґрунтування | Пiдпис керiвника пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому або посадової особи, якiй вiн пiдпорядкований | ||||||||||||
