Письмо ДФС №175/7/99-99-00 от 17.10.2014 нет в программе QDPro и на сайте ДФС

ДЕРЖАВНА ФІСКАЛЬНА
СЛУЖБА УКРАЇНИ

17.10.2014 р. № 175/7/99-99-00

Про роботу з електронними
документами

    У зв'язку з надходженням численних звернень від платників податків, операторів систем електронної звітності та електронного документообігу, а також працівників податкових органів щодо використання в роботі юридично значущих електронних документів повідомляємо.

    Відповідно до Закону України від 22 травня 2003 року № 851 "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон "Про ЕДО") електронним документом визнається документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

    Склад та порядок розміщення реквізитів електронних документів визначається законодавством та залежить від конкретного типу документа. Так, наприклад, ДСТУ 4163-2003 "Вимоги до оформлення документів" установлює склад необхідних реквізитів для організаційно-розпорядчих документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності.

    Якщо законодавством не визначені реквізити для певного типу документа, особа, яка його створює, має право використовувати реквізити, сформовані діловими звичаями, або самостійно визначити їх склад. Так, наприклад, відповідно до статті 207 Цивільного кодексу України правочин вважається вчинений і у тому разі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах, у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони.

    У будь-якому випадку відповідно до статті 6 Закону "Про ЕДО" обов'язковим реквізитом електронного документа є електронний цифровий підпис, яким завершується його створення.

    Відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) та визначення його правового статусу регулюються Законом України від 22 травня 2003 року № 852 "Про електронний цифровий підпис" (далі Закон "Про ЕЦП"). Відповідно до статті 4 Закону "Про ЕЦП", призначенням ЕЦП є ідентифікація підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

    ЕЦП - обов'язковий та складний реквізит юридично значущого електронною документа, правовий статус якого залежить від багатьох обставин та безпосередньо впливає на правовий статус юридично значущого електронного документа в цілому.

    Відповідно до статті 3 Закону "Про ЕЦП" за правовим статусом ЕЦП прирівнюється до власноручного підпису (печатки), якщо ЕЦП підтверджено за допомогою надійних засобів цифрового підпису з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа (далі - посилений сертифікат), чинного на момент накладення ЕЦП. При цьому особистий ключ підписувача повинен відповідати відкритому ключу, зазначеному у посиленому сертифікаті.

    Тобто при перевірці ЕЦП на електронному документі необхідно пересвідчитись у такому:

    ЕЦП перевіряється за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення (надійних засобів ЕЦП), яке має сертифікат відповідності чи. як правило, позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації, яка здійснюється Державною службою спеціального зв'язку та захисту інформації України. Зразок такого висновку розміщений на офіційному інформаційному ресурсі Акредитованого центру сертифікації ключів (далі - АЦСК) Інформаційно- довідкового департаменту ДФС (http://www.acskidd.gov.ua).

    Зазначене спеціальне програмне забезпечення також може бути інтегроване до більш складних систем електронного документообігу (далі СЕДО). У цьому випадку розробник (власник) СЕДО повинен підтвердити користувачам наявність в СЕДО саме надійних засобів ЕЦП (експертний висновок) та їх легітимність (свідоцтво про право власності, договір купівлі- продажу, ліцензійний договір, ліцензія тощо).

    Дія підпису електронного документа його автор (підписувач) повинен використовувати виключно посилений сертифікат, який відповідно до Закону "Про ЕЦП" формується тільки АЦСК.

    Кожен посилений сертифікат чинний для підпису протягом певного часу, встановленого АЦСК. Як правило, посилені сертифікати формуються на строк один або два роки, після закінчення якого повинні бути скасовані. Оскільки, відповідно до статті 13 Закону "Про ЕЦП" строк чинності посилених сертифікатів може бути тимчасово зупинений, при перевірці ЕЦП необхідно пересвідчитися, що підписувач використав саме чинний на момент підпису посилений сертифікат.

    Точний час підпису визначається за позначкою часу, яка додасться до ЕЦП спеціалізованим сервером АЦСК, або у разі її відсутності датою та часом операційної системи підписувача.

    Позначка часу автоматично надається будь-якому підписувачу за його запитом в межах послуги фіксування часу на підставі Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 року № 680. На відміну від дати та часу операційної системи підписувача встановлена позначка часу не може бути змінена чи замінена користувачем, вона гарантовано засвідчує існування конкретного електронного документа з ЕЦП на певний момент часу, а також має доказову силу у разі виникнення судових спорів.

    Для правильної ідентифікації підписувача особистий ключ ЕЦП, який використовувався при підписі документа, має відповідати відкритому ключу у посиленому сертифікаті. Ця операція здійснюється спеціалізованим програмним забезпеченням автоматично і не потребує додаткових дій користувача.

    Також слід враховувати, що відповідно до чинного законодавства використання ЕЦП не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом. Тобто на електронний документ, як і на паперовий, у визначених законом випадках додатково повинна бути накладена електронна печатка.

    При роботі з електронними документами органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій державної форми власності слід обов'язково враховувати вимоги Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452, оскільки невиконання або неналежне виконання зазначеного порядку може вплину ги на правовий етапе ЕЦП.

    З огляду на стрімкий розвиток СЕДО як в комерційному секторі, так і в секторі державного управління, відсутність нормативних документів, які встановлюють єдині формати електронних документів та принципи їх створення, розробники СЕДО цілком легітимно мають право впроваджувати свої особливі формати електронних документів (наприклад, ділових листів, договорів, актів). Проте, це не стосується формалізованих державними органами типів загальних електронних документів (податкової звітності, податкових накладних тощо).

    Якщо, наприклад, представникам органів МВС чи ревізорам податкових органів у зв'язку зі своєю діяльністю необхідно отримати доступ до певних електронних документів платника, які зберігаються в СЕДО. та перевірити їх легітимність. такий платник повинен надати зазначеним особам доступ до засобів перегляду документа та перевірки ЕЦП, а також технічну документацією на СЕДО з описом порядку створення, підписання, перегляду (перевірки) та зберігання електронних документів. В іншому випадку, якщо не вимагається оригінал, платник виготовляє та надає належно засвідчені паперові копії електронних документів.

    Електронний документ з відповідними реквізитами, в тому числі з ЕЦП. за юридичною силою повністю рівнозначний паперовому документу. Так. статтями 7, 8 Закону "Про ЕДО" визначено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Такий електронний документ вважається оригіналом, має доказову силу в суді та не потребує друку.

    Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією і а реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

    Проте, законодавством встановлені випадки, коли електронний документ не може бути застосований як оригінал, але це не позбавляє користувача права застосовувати такі електронні документи як копії. Так. електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

    1) свідоцтва про право на спадщину;

    2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів:

    3) в інших випадках, передбачених законом.

    Необхідно зауважити, що сканована копія оформленого, підписаного паперовою документа, навіть з ЕЦП, є лише його електронною копією, а не оригіналом. Належно засвідчені електронні копії паперових документів можуть використовуватись в документообігу на рівні з паперовими.

    В окремих випадках є необхідність у виготовленні копій електронних документів на папері. Так, відповідно до статті 20 Податкового кодексу України контролюючий орган має право безоплатно отримати копії документів, засвідчені підписом платника або його посадовою особою та скріплені печаткою (за наявності), про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, видатки платників податків та іншу інформацію, пов'язану з обчисленням та сплатою податків, зборів, платежів, про дотримання вимог законодавства, здійснення контролю за яким покладено на контролюючі органи, а також фінансову і статистичну звітність у порядку та на підставах, визначених законом.

    Статтею 7 Закону "Про ЕДО" передбачено, що копією електронною документа на папері є його візуальне подання, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Проте, створення паперової копії юридично значущого електронного документа маг свої особливості з огляду на використання ЕЦП. Паперова копія електронного документа повинна не тільки відображати його зміст, а й містити реквізити ЕЦП, накладеного на такий документ тощо.

    Отже, електронний документ з ЕЦП, який відповідає вимогам чинного законодавства, використовується в документообігу на рівні з паперовими документами, має доказову силу в суді та не потребує обов'язковою друку. При створенні паперових копій електронних документів з ЕЦП необхідно враховувати їхні особливості.