Замена по гарантии

Коллеги помогие разобраться с ситуацией. Поставщик отправил бракованое оборудование.Мы его вернули обрато на безоплатной основе, нам прислали новое, тоже на безоплатной основе. На всей этой операции мы потеряли примерно 1000 eur. Возможно ли оформить такую операцию по замене с условием компенсации нам поставщиком сумму, которуюмы потеряли на оформление и доставку. Какие особенности оформления декларации или достаточно это оговорить в контракте.

Заранее благодарю!