ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

Н А К А З
м. Київ

20.09.2001 р.	N 622

Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України

     На виконання вимог наказу Держмитслужби вiд 06.04.98 N 184 "Про затвердження Iнструкцiї з дiловодства в митних органах" i з метою забезпечення порядку розроблення проектiв наказiв та їх погодження

     Н А К А З У Ю:

     1. Затвердити Порядок роботи з наказами в митних органах України (далi - Порядок), що додається.

     2. Начальникам управлiнь Держмитслужби й керiвникам митних органiв довести цей Порядок до особового складу та забезпечити неухильне дотримання його вимог.

     3. Управлiнню справами (Карпенко В.П.) забезпечити тиражування та розсилку наказу до управлiнь Держмитслужби та митних органiв.

     4. Порядок роботи з наказами, затверджений Головою Держмиткому 19.02.96, уважати таким, що втратив чиннiсть.

     5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Служби Єгорова О.Б.

Голова Служби

Ю.П.Соловков

 

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державної митної служби України 20.09.2001 N 622

П О Р Я Д О К
роботи з наказами в митних органах України

1. Загальнi положення

     1.1. Наказ - це основний розпорядчий документ митного органу.

     1.2. Накази за змiстом подiляються на такi види:

     - з основної дiяльностi (з питань утворення, лiквiдацiї, перейменування, реорганiзацiї митного органу чи структурного пiдроздiлу; перерозподiлу та змiни зони його дiяльностi; затвердження положень, iнструкцiй, правил, структури та внесення змiн до них; фiнансово-господарської дiяльностi тощо);

     - кадровi (з питань призначення на посаду, перемiщення, звiльнення з посади; нагородження працiвникiв або застосування заохочення, стягнення чи заходiв дисциплiнарного впливу до них);

     - про надання вiдпусток;

     - про вiдрядження.

     1.3. Наказ має мiстити обов'язковi реквiзити (малий Державний герб України, найменування митного органу - автора документа, найменування виду документа (наказ), мiсце розташування митного органу, дату, номер, заголовок до тексту, текст, пiдпис, i вiзи погодження).

     1.4. Заголовок до тексту має мiстити короткий i ємний виклад змiсту документа, граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою вiддiєслiвного iменника й вiдповiдати на питання "про що?".

     1.5. Текст наказу викладається державною мовою.

     1.6. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. У констатуючiй частинi викладаються факти й обставини, якi є пiдставою для видання наказу; у розпорядчiй - перелiчуються заходи, якi належить здiйснити. Розпорядча частина наказу починається словом "НАКАЗУЮ", яке друкується з нульової позицiї та окремо вiд наступного тексту. Текст цiєї частини викладається в наказовiй формi та при потребi подiляється на пункти, якi нумеруються арабськими цифрами.

     1.7. Якщо наказ видається на пiдставi нормативно-правового акта або розпорядчого документа органу вищого рiвня, то в констатуючiй частинi зазначаються найменування виду цього документа, його дата, номер i назва.

     1.8. Кожний пункт наказу визначає будь-яке конкретне завдання, при цьому, як правило, зазначаються посадова особа, вiдповiдальна за виконання цього завдання, та термiн виконання. Виконавцями також можуть бути митнi органи або їх структурнi пiдроздiли.

     1.9. Кожний пункт наказу повинен мати повний i закiнчений змiст. Якщо в наказi потрiбно навести перелiки осiб, органiв, робiт, таблицi, зразки документiв, бланкiв, схем, то їх, як правило, розмiщують у додатках. У вiдповiдних пунктах наказу на цi додатки даються посилання.

     1.10. За наявностi додаткiв до наказу вони нумеруються та оформлюються вiдповiдно до вимог п. 4.11.2 Iнструкцiї з дiловодства в митних органах, затвердженої наказом Держмитслужби України вiд 06.04.98 N 184.

     1.11. При потребi в окремому пунктi наказу зазначаються в хронологiчному порядку нормативно-правовi акти чи окремi їх частини, якi визнаються такими, що втратили чиннiсть, або скасованими.

     Накази, виданi спiльно чи за погодженням з iншими органами, змiнюються, доповнюються або визнаються такими, що втратили чиннiсть, або скасовуються в такому ж порядку.

     1.12. В останньому пунктi розпорядчої частини зазначається посадова особа (особи), на яку покладається контроль за виконанням наказу. Якщо керiвник митного органу контроль лишає за собою, то цей абзац не нумерується.

     1.13. Дата наказу проставляється керiвником митного органу пiд час пiдписання.

     1.14. Тексти наказiв мають бути пiдготовленi в редакторi WORD з використанням шрифту Times New Roman Cyr, розмiр 14, на бланках установленої форми формату А4. Розмiри полiв, вiдстанi мiж рядками тексту, розмiщення реквiзитiв мають вiдповiдати вимогам п. 4.12 Iнструкцiї з дiловодства в митних органах, затвердженої наказом Держмитслужби України вiд 06.04.98 N 184.

2. Пiдготовка та оформлення проектiв наказiв

     2.1. Проект наказу готується структурним пiдроздiлом, до компетенцiї якого належать основнi питання, що регулюватимуться цим наказом.

     Проекти наказiв про надання вiдпусток готуються Управлiнням кадрами Держмитслужби або вiддiлом по роботi з особовим складом митного органу на бланках установленої форми з урахування типової форми, затвердженої наказом Мiнiстерства статистики України вiд 09.10.95 N 253.

     2.2. Для пiдготовки найбiльш важливих та складних проектiв наказiв можливе створення робочої групи, до якої може залучатися необхiдна кiлькiсть пiдроздiлiв, iз числа яких визначається основний. Керiвник пiдроздiлу, який очолює розроблення проекту, складає план роботи. У планi мають бути передбаченi основнi заходи щодо розроблення проекту, установленi термiни їх здiйснення та вiдповiдальнi за це посадовi особи. План обговорюється на органiзацiйнiй нарадi робочої групи, пiсля чого затверджується керiвником митного органу. Затверджений план надсилається всiм посадовим особам, залученим до роботи над проектом.

     2.3. Текст проекту наказу має викладатися логiчно послiдовно, стисло, чiтко, не мiстити повторень, а також виразiв, позбавлених конкретного змiсту. Не допускається позначення в одному наказi одного поняття рiзними термiнами. Найменування органiв державної влади, пiдприємств, органiзацiй та установ подаються в точнiй вiдповiдностi до їх офiцiйних найменувань, зазначених в установчих документах. Використання скорочених назв допускається, якщо вони є офiцiйними.

     2.4. Якщо при пiдготовцi проекту виникає потреба внесення змiн до ранiше виданого наказу, то цi змiни або доповнення до кожної окремої його частини наводяться в окремому пунктi проекту нового наказу.

     Якщо змiни та доповнення є численними, то доцiльно дати нову редакцiю вiдповiдних пунктiв, абзацiв або наказу в цiлому.

     2.5. Пiдготовлений проект наказу вiзується керiвником пiдроздiлу, у якому вiн готувався, опрацьовується юридичною службою й лiтредактором (за його наявностi в митному органi) i в термiн, що не перевищує трьох робочих днiв - кожним з керiвникiв структурних пiдроздiлiв, до компетенцiї яких належать питання, що регулюватимуться цим наказом, пiсля чого вiзується керiвником юридичної служби та подається на погодження заступникам Голови Держмитслужби або заступникам начальника митного органу вiдповiдно до розподiлу обов'язкiв мiж ними (внутрiшнє погодження), а в необхiдних випадках - до заiнтересованих мiнiстерств, вiдомств, органiзацiй та установ (зовнiшнє погодження). Змiни, що вносяться при погодженнi, пiдлягають вiзуванню юридичною службою, а також лiтературному редагуванню.

     Якщо проект наказу має суттєвi зауваження, то вони опрацьовуються пiдроздiлом, який готує проект, вiдповiднi змiни вносяться до проекту й протягом одного робочого дня з часу внесення змiн забезпечується його повторне вiзування.

     2.6. Проект уважається погодженим за наявностi вiз (вiза включає особистий пiдпис, iнiцiали й прiзвище особи, яка вiзує документ, та дату вiзування). При цьому на зворотному боцi останнього аркуша проекту наказу зазначаються: назва пiдроздiлу, який уносить i готує проект наказу, посади й прiзвища осiб, якими завiзовано проект, зокрема обов'язково юридичної служби та лiтредактора (за наявностi його в митному органi). Якщо до проекту наказу є зауваження, то поряд з пiдписом проставляється позначка "iз зауваженнями", а текст зауважень викладається при потребi на окремому аркушi, що долучається до проекту наказу.

     2.7. Зовнiшнє погодження оформлюється грифом, розмiщеним на лицьовому боцi останнього аркуша лiворуч нижче пiдпису керiвника митного органу або особи, що його замiщує, . Гриф складається зi слова "ПОГОДЖЕНО", найменування мiнiстерства, вiдомства, органiзацiї або установи, посади особи, яка погоджує наказ, її особистого пiдпису, iнiцiалiв та прiзвища, дати погодження й засвiдчується гербовою печаткою вiдповiдного органу, органiзацiї чи установи.

     До наказу, який пiдлягає погодженню з бiльше нiж трьома органами, органiзацiями, установами, складається аркуш погодження.

     2.8. Якщо керiвник, який має вiзувати (погоджувати) проект наказу, вiдсутнiй, то його вiзує (погоджує) посадова особа, яка його замiщує, при цьому обов'язково зазначається посада цiєї особи, її iнiцiали та прiзвище. Виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст."

     Не допускається вiзування з позначкою "за" або з проставленням косої риски перед найменуванням посади.

     2.9. При надсиланнi проекту на вiдзив або погодження до iнших заiнтересованих органiв, органiзацiй, установ слiд виходити з того, що вони повиннi мати достатньо часу для ретельного його вивчення. При потребi термiн бажаного отримання вiдповiдi зазначається в супровiдному листi.

     2.10. Одночасно з пiдготовкою проекту наказу готується його електронна копiя та складається розрахунок розсилки - список осiб, органiзацiй, яким необхiдно надiслати цей наказ. Розрахунок розсилки пiдписується начальником пiдроздiлу, який готував проект.

     2.11. Вiдповiдальнiсть за змiст, правильнiсть оформлення, достатнiсть погодження та своєчаснiсть вiзування проекту керiвниками всiх пiдроздiлiв, до компетенцiї яких уходять питання, порушенi в цьому проектi наказу, покладається на керiвника пiдроздiлу, у якому готувався цей проект, i на виконавцiв.

     2.12. Погоджений проект наказу пiдписується керiвником митного органу, а в разi його вiдсутностi - посадовою особою, яка замiщує його.

3. Пiдготовка й реєстрацiя спiльних наказiв

     3.1. У разi потреби митнi органи видають накази, спiльнi iз заiнтересованими органами, органiзацiями, установами.

     3.2. Спiльнi накази виконуються на чистих аркушах. У верхнiй частинi зазначаються найменування органiв, органiзацiй, установ, що їх видали. Першим зазначається найменування органу, що вийшов з iнiцiативою про видання наказу або стоїть першим у дорученнi органу вищого рiвня.

     3.3. Готується стiльки перших примiрникiв спiльних наказiв, скiльки органiв, органiзацiй, установ бере участь у їх виданнi.

     3.4. Спiльний наказ видається за однiєю датою. Номер такого наказу складається з номерiв, присвоєних йому органами, органiзацiями, установами, що його видають, i зазначених через дрiб.

     3.5. При пiдписаннi спiльного наказу особами, що обiймають рiвнозначнi посади, їхнi пiдписи розмiщуються на одному рiвнi, наприклад:

Голова Державної митної служби України		Голова Державної податкової адмiнiстрацiї України
(Пiдпис)	(Iнiцiали, прiзвище)	(Пiдпис)	(Iнiцiали, прiзвище)

     Якщо наказ готується органами, органiзацiями, установами рiзного рiвня, то пiдписи керiвникiв розмiщуються один пiд одним вiдповiдно до рiвня посад, наприклад:

Голова Держмитслужби України	(Пiдпис)	(Iнiцiали, прiзвище)
Президент Асоцiацiї мiжнародних автомобiльних перевiзникiв України	(Пiдпис)	(Iнiцiали, прiзвище)

     3.6. Усi пiдписи спiльного наказу завiряються гербовими печатками вiдповiдних органiв, органiзацiй, установ.

4. Державна реєстрацiя наказiв

     Пiдготовка та подання наказiв на державну реєстрацiю до Мiнiстерства юстицiї України здiйснюються вiдповiдно до вимог Указу Президента вiд 03.10.92 N 493/92 "Про державну реєстрацiю нормативно-правових актiв мiнiстерств та iнших органiв державної виконавчої влади", зi змiнами та доповненнями, Положення про державну реєстрацiю нормативних актiв мiнiстерств та iнших органiв державної виконавчої влади, органiв господарського управлiння та контролю, що зачiпають права, свободи й законнi iнтереси громадян або мають мiжвiдомчий характер, затвердженого постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 28.01.92 N 731, Методичних рекомендацiй про порядок пiдготовки, подання на державну реєстрацiю, скасування та облiк нормативно-правових актiв митних органiв України, затверджених наказом Державної митної служби України вiд 15.09.99 N 593.

5. Реєстрацiя, розсилка та зберiгання наказiв

     5.1. Реєстрацiя наказiв починається щороку з 1 сiчня.

     5.2. Пiдписаний наказ разом з розрахунком розсилки та електронною копiєю наказу (на дискетi або iз зазначенням назви та мiсця розташування файлу в електроннiй мережi) передається до загального вiддiлу (канцелярiї) митного органу.

     5.3. Накази з питань основної дiяльностi реєструються загальним вiддiлом (канцелярiєю) митного органу в картках або журналi iз зазначенням порядкового номера, дати пiдписання, короткого змiсту наказу, назви пiдроздiлу, який готував проект наказу, та адресатiв розсилки.

     5.4. Накази з кадрових питань реєструються в Управлiннi кадрами Держмитслужби або у вiддiлi по роботi з особовим складом митного органу з обов'язковим проставленням бiля номера наказу лiтери "к"; накази про надання вiдпусток реєструються окремо.

     5.5. Накази про вiдрядження реєструються в загальному вiддiлi (канцелярiї) митного органу з обов'язковим проставленням бiля номера наказу лiтери "в".

     5.6. Загальний вiддiл (канцелярiя) забезпечує виготовлення необхiдної кiлькостi копiй наказiв згiдно з розрахунком розсилки. В окремих випадках мiнiстерствам, вiдомствам, органiзацiям, митним органам розсилаються витяги з наказiв, що їх стосуються.

     5.7. При потребi копiї наказiв завiряються печаткою загального вiддiлу (канцелярiї).

     5.8. Накази, що пiдлягають державнiй реєстрацiї, розсилаються пiсля її здiйснення.

     5.9. Оригiнали наказiв за поточний рiк разом з оригiналами додаткiв зберiгаються в загальному вiддiлi (канцелярiї), а пiсля закiнчення року оформлюються вiдповiдним чином i передаються до архiву митного органу.

     5.10. Контрольнi примiрники (копiї) наказiв разом з розрахунками розсилки зберiгаються в загальному вiддiлi (канцелярiї) протягом 3-х рокiв.

6. Порядок здiйснення контролю за виконанням наказiв

     6.1. Контроль за виконанням наказiв здiйснюють посадовi особи, якi в них зазначенi.

     З цiєю метою в наказi зазначається пiдроздiл митного органу, до якого має бути направлена iнформацiя про виконання наказу, та термiн її подання.

     6.2. Контроль за виконанням рiшень колегiї, затверджених наказами Держмитслужби, та узагальнення iнформацiї, що надходить з митних органiв щодо їх виконання, здiйснюють пiдроздiли центрального апарату Держмитслужби, до компетенцiї яких вiднесено питання, зазначенi в рiшеннях колегiї.

     6.3. Контроль за дотриманням виконавцями термiнiв, визначених наказами, здiйснюється загальним вiддiлом (канцелярiєю).

     6.4. Наказ знiмається з контролю керiвником митного органу за доповiддю особи, на яку покладено контроль за виконанням, або на пiдставi документа, який засвiдчує виконання наказу, про що робиться вiдповiдний запис на контрольному примiрнику наказу чи в облiковiй картцi.

     6.5. При скасуваннi наказу, утратi чинностi ним чи окремими його частинами, унесеннi змiн до окремих частин наказу до реєстрацiйної картки або журналу реєстрацiї наказiв уноситься вiдповiдний запис.

Начальник Управлiння справами

В.П.Карпенко