.png)
МIНIСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ
УКРАЇНИ
МIНIСТЕРСТВО ВНУТРIШНIХ СПРАВ УКРАЇНИ
МIНIСТЕРСТВО ОСВIТИ I НАУКИ УКРАЇНИ
МIНIСТЕРСТВО ФIНАНСIВ УКРАЇНИ
МIНIСТЕРСТВО ЮСТИЦIЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
м. Київ
| 17.03.2023 | N 125/209/293/139/999/5 |
|---|
Про затвердження Правил проставлення апостиля
на офiцiйних документах, призначених для
використання на територiї iнших держав
| Зареєстровано в Мiнiстерствi юстицiї України 21 березня 2023 р. за N 478/39534 |
Вiдповiдно до пункту 3 постанови
Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 27 травня 2022 року
N 631 "Про внесення змiн до пункту 1
постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 18 сiчня 2003
р. N 61", наказуємо:
1. Затвердити Правила проставлення апостиля на офiцiйних документах, призначених для використання на територiї iнших держав, що додаються.
2. Департаменту консульської служби Мiнiстерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацiю до Мiнiстерства юстицiї України в установленому порядку.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Мiнiстра закордонних справ України, заступника Мiнiстра внутрiшнiх справ України, заступника Мiнiстра освiти i науки України, заступника Мiнiстра юстицiї України вiдповiдно до розподiлу функцiональних обов'язкiв, Голову Державної податкової служби України.
4. Цей наказ набирає чинностi з дня його офiцiйного опублiкування.
| Мiнiстр закордонних справ України | Дмитро КУЛЕБА |
| Мiнiстр внутрiшнiх справ України | Iгор КЛИМЕНКО |
| Мiнiстр освiти i науки України | Сергiй ШКАРЛЕТ |
| Мiнiстр фiнансiв України | Сергiй МАРЧЕНКО |
| Мiнiстр юстицiї України | Денис МАЛЮСЬКА |
| ПОГОДЖЕНО: | |
| Голова Державної мiграцiйної служби України | Наталiя НАУМЕНКО |
| В. о. Голови Державної податкової служби України | Тетяна КIРIЄНКО |
| ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Мiнiстерства закордонних справ України, Мiнiстерства внутрiшнiх справ України, Мiнiстерства освiти i науки України, Мiнiстерства фiнансiв України, Мiнiстерства юстицiї України 17 березня 2023 року N 125/209/293/139/999/5 |
ПРАВИЛА
проставлення апостиля на офiцiйних документах,
призначених для використання на територiї iнших
держав
1. Цi Правила регулюють порядок проставлення спецiальної вiдмiтки "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" (далi - апостиль) на офiцiйних документах, якi були складенi на територiї України, яким вiдповiдно до статтi 5 Конвенцiї, що скасовує вимогу легалiзацiї iноземних офiцiйних документiв (далi - Конвенцiя), засвiдчуються справжнiсть пiдпису, якiсть, в якiй виступала особа, що пiдписала документ, i, у вiдповiдному випадку, автентичнiсть вiдбитка печатки або штампа, яким скрiплений документ.
2. Апостиль проставляється:
на офiцiйних документах, що виходять вiд судiв України;
на офiцiйних документах, що виходять вiд органiв юстицiї, державних архiвних установ, органiв виконання покарань та пробацiї;
на офiцiйних документах, виданих Мiнiстерством освiти i науки України, центральними органами виконавчої влади, дiяльнiсть яких спрямовується та координується Кабiнетом Мiнiстрiв через Мiнiстра освiти i науки України, їх територiальними органами, закладами освiти, пiдприємствами, установами i органiзацiями, якi надають послуги у сферi освiти i науки або провадять iншу дiяльнiсть, пов'язану з наданням таких послуг;
на офiцiйних документах, оформлених державними i приватними нотарiусами;
на офiцiйних свiдоцтвах, виконаних на документах, пiдписаних особами у їх приватнiй якостi, таких як офiцiйнi свiдоцтва про реєстрацiю документа або факту, який iснував на певну дату, та офiцiйних i нотарiальних засвiдченнях пiдписiв;
на офiцiйних документах, що видаються Мiнiстерством внутрiшнiх справ України, його територiальними органами з надання сервiсних послуг та вiдокремленими пунктами реєстрацiї квалiфiкованого надавача електронних довiрчих послуг - акредитованого центру сертифiкацiї ключiв Мiнiстерства внутрiшнiх справ України;
на офiцiйних документах, що видаються Державною мiграцiйною службою України, її територiальними органами та територiальними пiдроздiлами, що стосуються сфери мiграцiї (iммiграцiї та емiграцiї), у тому числi протидiї нелегальнiй (незаконнiй) мiграцiї, громадянства, бiженцiв та iнших визначених законодавством категорiй мiгрантiв;
на офiцiйних документах, що видаються Державною податковою службою України та її територiальними органами;
на iнших офiцiйних документах.
3. Цi Правила не поширюються:
на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред'являються в державах їх акредитацiї;
на офiцiйнi документи, що мають пряме вiдношення до комерцiйних або митних операцiй.
Апостиль не проставляється на:
оригiналах документiв, що посвiдчують особу та пiдтверджують громадянство України, документiв, що посвiдчують особу та пiдтверджують її спецiальний статус, вiйськових квитках, трудових книжках, дозволах на носiння зброї, свiдоцтвах про реєстрацiю транспортних засобiв (технiчних паспортах), iнших посвiдченнях, що оформлюються вiдповiдно до законодавства України;
оригiналах, копiях (фотокопiях) нормативно-правових актiв, роз'яснень та правових висновкiв щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.
Документи, наведенi в абзацi п'ятому цього пункту, можуть бути прийнятi для проставлення апостиля у виглядi копiй (фотокопiй), засвiдчених у нотарiальному порядку.
4. Оригiнали офiцiйних документiв, виданих установами колишнiх союзних республiк у складi СРСР, окрiм документiв про освiту та вченi звання, виданих УРСР, не можуть бути прийнятi на територiї України для проставлення апостиля.
Апостиль може бути проставлено на копiях (фотокопiях) або копiях (фотокопiях) з перекладом цих документiв, засвiдчених у встановленому порядку на територiї України.
Апостиль може бути проставлено на копiях (фотокопiях) або копiях (фотокопiях) з перекладом документiв, що стосуються сфери освiти i науки, засвiдчених у встановленому порядку на територiї України, лише пiсля попереднього проставлення апостиля на оригiналах цих документiв.
Апостиль може бути проставлено на копiї (фотокопiї) документiв, виданих органами державної реєстрацiї актiв цивiльного стану, або на засвiдченiй в установленому порядку на територiї України копiї (фотокопiї) такого документа з перекладом лише за умови попередньої легалiзацiї (консульської легалiзацiї чи проставлення апостиля) оригiналу цього документа.
5. Апостиль проставляється на вимогу особи, яка пiдписала документ, або на вимогу фiзичної/юридичної особи (їх представникiв).
6. Для проставлення апостиля необхiдно подати:
оригiнал документа, на якому проставляється апостиль, або його копiю, засвiдчену в установленому порядку;
документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що пiдтверджує право на звiльнення вiд сплати, чи його копiю, засвiдчену в установленому порядку;
заяву вiд особи, яка подає такi документи.
У разi якщо проставлення апостиля здiйснюється вiдповiдними компетентними органами, визначеними у пунктi 1 постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 18 сiчня 2003 року N 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцiєю, що скасовує вимогу легалiзацiї iноземних офiцiйних документiв" (далi - компетентнi органи), за допомогою програмних засобiв ведення Електронного реєстру апостилiв (далi - Реєстр), документи, необхiднi для проставлення апостиля, можуть бути поданi до визначених компетентними органами суб'єктiв.
У разi обробки персональних даних, отриманих вiд заявника, компетентнi органи вживають заходiв, передбачених Законом України "Про захист персональних даних".
7. Документи, поданi для проставлення апостиля, розглядаються вiдповiдними компетентними органами, якi з'ясовують:
чи пiдлягають поданi документи проставленню апостиля;
справжнiсть пiдпису та якiсть, в якiй виступала особа, що пiдписала документ, а також справжнiсть вiдбиткiв печатки та/або штампа, матричного двовимiрного штрих-коду, проставлених на документах.
8. Посадовi особи компетентних органiв повиннi мати зразки пiдписiв посадових осiб, вiд яких виходять чи можуть виходити офiцiйнi документи, а також зразки вiдбиткiв печаток та/або штампiв, якi проставляються або можуть бути проставленi на вiдповiдних документах.
9. Посадовi особи компетентних органiв звiряють пiдпис особи, яка пiдписала документ, а також проставлену на документi печатку та/або штамп з наявними в них зразками пiдписiв, вiдбиткiв печаток та/або штампiв.
У разi вiдсутностi в компетентного органу зразка вiдповiдного пiдпису, вiдбитка печатки та/або штампа апостиль може бути проставлений тiльки пiсля отримання такого зразка.
10. У проставленнi апостиля на документi вiдмовляється, якщо:
не пiдтверджено якiсть особи, в якiй вона виступала, справжнiсть пiдпису на документi якої перевiряється при проставленнi апостиля;
документ не вiдповiдає зразку або формi, встановленому на дату його видачi та/або не вiдповiдає вимогам щодо складу та порядку розмiщення обов'язкових реквiзитiв, який повинен мiстити такий документ;
текст документа неможливо прочитати внаслiдок пошкодження;
документ написаний чи пiдписаний олiвцем або отриманий через засоби факсимiльного зв'язку;
у документi є незастереженi виправлення або дописки;
до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документi;
компетентному органу не вдалося отримати зразки вiдповiдних пiдписiв, вiдбиткiв печаток та/або штампiв, зчитати матричний двовимiрний штрих-код;
пiдпис, вiдбиток печатки на документах, поданих для проставлення апостиля, не вiдповiдають наявним зразкам та/або мають нечiтке зображення;
документ викликає пiдозру у його пiдробцi;
iнформацiя в документi, що стосується сфери освiти i науки, не вiдповiдає даним, що мiстяться в Єдинiй державнiй електроннiй базi з питань освiти та/або не пiдтверджено факт видачi цього документа;
документ не вiдповiдає вимогам щодо його оформлення i видачi, встановлених нормативно-правовими актами на дату його видачi.
Не може бути вiдмовлено у проставленнi апостиля на документi на пiдставi частини другої статтi 3 Конвенцiї.
11. Термiни розгляду документiв для проставлення апостиля встановлюються компетентним органом.
12. Апостиль установлюється розмiром 10 х 10 см, у межах якого розмiщено текст вiдповiдно до форми, наведеної у додатку до цих Правил.
Пiд апостилем за рiшенням компетентного органу може розмiщуватися додаткова iнформацiя, зокрема QR-код адреси електронного реєстра для перевiрки дiйсностi апостиля.
13. Апостиль проставляється у формi спецiальної вiдмiтки, вiзуалiзацiї на паперi апостиля, сформованого за допомогою програмних засобiв ведення Реєстру у формi електронного документа, або вiзуалiзацiї на паперi апостиля, сформованого за допомогою iнформацiйної системи.
14. Апостиль проставляється безпосередньо на вiльному вiд тексту мiсцi документа або на його зворотному боцi чи на окремому аркушi посадовою особою компетентного органу.
У разi якщо проставлення апостиля здiйснюється посадовою особою компетентного органу шляхом внесення запису до Реєстру про проставлений апостиль, визначений компетентним органом суб'єкт вiзуалiзує апостиль, сформований за допомогою програмних засобiв ведення Реєстру у формi електронного документа, безпосередньо на вiльному вiд тексту мiсцi документа або на його зворотному боцi чи на окремому аркушi. У такому випадку в пунктi 9 форми апостиля проставляється печатка компетентного органу за зразком та описом, визначеними таким органом.
У разi проставлення апостиля на окремому вiд документа аркушi документ i аркуш з апостилем скрiплюються шляхом прошивання ниткою (стрiчкою) бiлого або червоного кольору в спосiб, який унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша, та засвiдчуються пiдписом i печаткою посадової особи компетентного органу. Кiлькiсть скрiплених аркушiв пiдтверджується пiдписом посадової особи, яка проставляє апостиль.
У разi якщо вiзуалiзацiя апостиля, сформованого за допомогою програмних засобiв ведення Реєстру у формi електронного документа, здiйснюється на окремому аркушi, мiсце скрiплення документа та аркуша з апостилем засвiдчується пiдписом визначеного компетентним органом суб'єкта та печаткою компетентного органу.
Роз'єднання (розiрвання) апостиля з документом не допускається. У разi роз'єднання апостиля та документа, апостиль вважається недiйсним.
15. Усi пункти апостиля та додаткова iнформацiя пiд апостилем заповнюються українською мовою або за рiшенням компетентного органу українською та iншими мовами одночасно.
16. Виправлення або змiна тексту апостиля не допускається.
17. У разi якщо документ пiдписали кiлька осiб, у пунктах 2 i 3 форми апостиля вказуються прiзвище i посада особи, яка вища з них за посадою.
18. Якщо в документi не передбаченi пiдпис конкретної особи та її прiзвище, а документ видано органом державної влади, пiдприємством, установою, органiзацiєю, у пунктi 2 форми апостиля зазначається: "пiдпис не передбачений", а в пунктах 3 i 4 записується офiцiйне найменування органу державної влади, пiдприємства, установи, органiзацiї, якi видали документ.
Якщо документ видано органом державної влади, пiдприємством, установою, органiзацiєю, якi не використовують у своїй дiяльностi печатку та/або штамп, у пунктi 4 форми апостиля зазначається "не передбачено".
У журналi реєстрацiї проставлення апостиля зазначається iнформацiя про цей орган державної влади, пiдприємство, установу, органiзацiю.
19. Проставлення апостиля реєструється в окремому журналi або шляхом внесення iнформацiї до бази даних вiдповiдної iнформацiйної системи, де зазначаються:
порядковий номер, який вiдповiдає пункту 8 форми апостиля;
вiдомостi, зазначенi у пунктах 6 i 7 форми апостиля;
прiзвище, iнiцiали особи, яка пiдписала поданий документ, посада або якiсть, в якiй вона виступала, а стосовно документiв, якi не пiдписанi, - найменування органу державної влади, пiдприємства, установи, органiзацiї, що проставили печатку або штамп (пункт 2 i 3 форми апостиля).
Журнал реєстрацiї проставлення апостиля формується та зберiгається на електронних носiях або в паперовому виглядi. У разi зберiгання журналу реєстрацiї проставлення апостиля в паперовому виглядi вiн повинен бути прошнурований, пронумерований, скрiплений печаткою та пiдписаний керiвником вiдповiдного пiдроздiлу органу, що проставляє апостиль. На останнiй сторiнцi журналу зазначається: "У цьому журналi пронумеровано та прошнуровано ____ аркушiв".
20. Журнали реєстрацiї проставлення апостиля зберiгаються 25 рокiв, документи про оплату послуги з проставлення апостиля та копiї документiв, що пiдтверджують право на звiльнення вiд сплати, чи їх копiй, засвiдчених в установленому порядку - 3 роки.
21. На запит будь-якої заiнтересованої особи посадова особа компетентного органу, що проставив апостиль, зобов'язана перевiрити, чи вiдповiдають зробленi в ньому записи вiдомостям, унесеним до журналу реєстрацiї проставлення апостиля або бази даних вiдповiдної iнформацiйної системи про проставлений апостиль.
| Директор Департаменту консульської служби Мiнiстерства закордонних справ України | Роман ГОРЯЙНОВ |
| Директор Департаменту iнформатизацiї Мiнiстерства внутрiшнiх справ України | Сергiй СУМСЬКИЙ |
| Начальник управлiння мiжнародного спiвробiтництва та протоколу Мiнiстерства освiти i науки України | Стелла ШАПОВАЛ |
| Директор Департаменту мiжнародного оподаткування Мiнiстерства фiнансiв України | Людмила ПАЛАМАР |
| Директор Департаменту приватного права Мiнiстерства юстицiї України | Олена ФЕРЕНС |
| Додаток до Правил проставлення апостиля на офiцiйних документах, призначених для використання на територiї iнших держав (пункт 12) |
APOSTILLE 1. Україна Цей офiцiйний документ
Пiдтверджено
|
||||||||||||||||||
