ПРАВЛIННЯ НАЦIОНАЛЬНОГО БАНКУ УКРАЇНИ

П О С Т А Н О В А

18.06.2003	N 254

 
Про затвердження Положення про органiзацiю операцiйної дiяльностi в банках України

Зареєстровано в Мiнiстерствi юстицiї України 8 липня 2003 р. за N 559/7880

     Вiдповiдно до статтi 41 Закону України "Про Нацiональний банк України" i статтi 68 Закону України "Про банки i банкiвську дiяльнiсть" та з метою введення єдиних вимог до органiзацiї операцiйної дiяльностi в банках України Правлiння Нацiонального банку України постановляє:

     1. Затвердити Положення про органiзацiю операцiйної дiяльностi в банках України (додається).

     2. Департаменту бухгалтерського облiку (Ричакiвська В.I.) пiсля державної реєстрацiї в Мiнiстерствi юстицiї України довести змiст цiєї постанови до вiдома структурних пiдроздiлiв Нацiонального банку України та банкiв для керiвництва та використання в роботi.

     3. Постанова набирає чинностi через 10 днiв пiсля державної реєстрацiї в Мiнiстерствi юстицiї України.

     4. Зобов'язати банки розробити внутрiшнi положення про органiзацiю операцiйної дiяльностi до 01.01.2004.

     5. Контроль за виконанням цiєї постанови покласти на територiальнi управлiння Нацiонального банку України.

Голова

С.Л.Тiгiпко

 

	ЗАТВЕРДЖЕНО Постанова Правлiння Нацiонального банку України 18.06.2003 N 254
	Зареєстровано в Мiнiстерствi юстицiї України 8 липня 2003 р. за N 559/7880

ПОЛОЖЕННЯ
про органiзацiю операцiйної дiяльностi в банках України

1. Загальнi положення

     1.1. Це Положення розроблено згiдно з вимогами Законiв України "Про банки i банкiвську дiяльнiсть", "Про Нацiональний банк України", "Про бухгалтерський облiк та фiнансову звiтнiсть в Українi", "Про платiжнi системи та переказ грошей в Українi", а також Положення про органiзацiю бухгалтерського облiку та звiтностi в банках України, затвердженого постановою Правлiння Нацiонального банку України вiд 30.12.98 N 566 i зареєстрованого в Мiнiстерствi юстицiї України 01.02.99 за N 56/3349, та iнших нормативно-правових актiв Нацiонального банку України (далi - Нацiональний банк).

     1.2. Метою цього Положення є встановлення основних вимог до органiзацiї операцiйної дiяльностi банкiв та визначення операцiйних ризикiв i вжиття заходiв щодо управлiння ними.

     1.3. Банки самостiйно розробляють технологiї здiйснення банкiвських операцiй та визначають методи внутрiшнього контролю за їх проведенням вiдповiдно до законодавства України.

     1.4. Банки самостiйно визначають систему органiзацiї операцiйної дiяльностi залежно вiд їх структури, обсягiв та видiв банкiвських операцiй, кiлькостi працюючих, розвитку iнформацiйних технологiй тощо.

     1.5. Органiзацiя операцiйної дiяльностi передбачає наявнiсть документованих операцiйних процедур (правил) за всiма операцiями, що здiйснюються банками вiдповiдно до законодавства України.

     1.6. Операцiйнi процедури (правила) щодо кожної операцiї мають базуватися на таких принципах, як наявнiсть дозволу, запису, контролю, i обов'язково включати такi складовi:

     опис операцiї;

     розподiл повноважень мiж виконавцями операцiї;

     установлення вiдповiдальностi осiб, якi її здiйснюють;

     документування iнформацiї за операцiєю;

     заходи (механiзми) внутрiшнього контролю за проведенням операцiї

     та iншi складовi, визначенi банком i передбаченi у внутрiшньому положеннi.

     1.7. Вимоги цього Положення поширюються на операцiйну дiяльнiсть банкiв як юридичних осiб, так i їх фiлiй, вiддiлень.

     1.8. У разi вiдкриття вiддiлень банки (фiлiї) зобов'язанi забезпечити:

     документування всiх операцiй (складання первинних документiв та регiстрiв бухгалтерського облiку);

     своєчасне, повне та достовiрне вiдображення в балансi банку (фiлiї) усiх операцiй, якi проводить його вiддiлення;

     дотримання вимог облiкової полiтики банку;

     виконання потрiбних процедур внутрiшнього контролю;

     формування та зберiгання первинних документiв, облiкових регiстрiв, звiтiв вiдповiдно до вимог законодавства України;

     формування звiтностi в розрiзi структурних пiдроздiлiв банку (фiлiй);

     надання iнформацiї в розрiзi структурних пiдроздiлiв банку (фiлiй) зовнiшнiм користувачам (Нацiональному банку, органам статистики та iншим органам вiдповiдно до вимог законодавства України).

     1.9. Вiдповiдальнiсть за органiзацiю операцiйної дiяльностi банкiв несуть їх керiвники вiдповiдно до установчих документiв та законодавства України.

     1.10. У цьому Положеннi термiни вживаються в такому значеннi:

     аналiтичнi рахунки - регiстри аналiтичного облiку;

     банкiвськi операцiї - операцiї банкiв, що визначенi статтею 47 Закону України "Про банки i банкiвську дiяльнiсть";

     банкiвський продукт - це стандартизованi процедури, що забезпечують виконання банками операцiй, згрупованих за вiдповiдними типами та ознаками;

     бек-офiс - пiдроздiли або окремi вiдповiдальнi виконавцi, якi залежно вiд їх функцiй забезпечують реєстрацiю, перевiряння, звiряння, облiк операцiй та контроль за ними;

     вiдповiдальний виконавець - працiвник банку, який вiдповiдно до його службових обов'язкiв та/або розпорядження керiвництва банку має повноваження виконувати певнi операцiї та несе вiдповiдальнiсть за їх належне виконання;

     внутрiшньобанкiвськi операцiї - операцiї банку, що не пов'язанi з виконанням доручень клiєнтiв;

     внутрiшньобанкiвськi рахунки - усi iншi рахунки аналiтичного облiку, що не належать до клiєнтських рахункiв;

     дилер - працiвник банку, якому доручається здiйснення операцiй на грошовому ринку, операцiй з цiнними паперами, валютою тощо вiд iменi банку та його клiєнтiв;

     клiєнтськi рахунки - це особовi рахунки, за якими облiковуються кошти клiєнтiв банку. До клiєнтських рахункiв належать кореспондентськi, поточнi (у тому числi рахунки за спецiальним режимом їх використання) та вкладнi (депозитнi) рахунки;

     операцiйна дiяльнiсть банку - це сукупнiсть технологiчних процесiв, пов'язаних з документуванням iнформацiї за операцiями банку (далi - операцiї), проведенням їх реєстрацiї у вiдповiдних регiстрах, перевiрянням, вивiрянням та здiйсненням контролю за операцiйними ризиками;

     операцiйний день банку - це дiяльнiсть банку протягом робочого дня, що пов'язана з реєстрацiєю, перевiрянням, вивiрянням, облiком, контролем операцiй (у тому числi прийманням вiд клiєнтiв документiв на переказ i документiв на вiдкликання та здiйсненням їх оброблення, передавання та виконання) з вiдображенням їх у балансi банку. Тривалiсть операцiйного дня встановлюється банком самостiйно у внутрiшньому положеннi;

     операцiйний ризик - це ризик, який пов'язаний з порушенням банкiвських правил та/або систем контролю за обробленням, проведенням операцiй, документацiєю, що виникає як унаслiдок зовнiшнiх причин, так i через помилки працiвникiв банку;

     операцiйний час банку - частина операцiйного дня банку, протягом якої вiдбувається обслуговування клiєнтiв, у тому числi приймаються документи на переказ i документи на вiдкликання, що мають бути обробленi, переданi та виконанi банком. Початок та кiнець операцiйного часу встановлюються згiдно з розпорядженням керiвника банку з урахуванням режиму роботи платiжних систем i доводяться до вiдома клiєнтiв;

     операцiя банку - дiя або подiя, внаслiдок якої вiдбуваються змiни у фiнансовому станi банку та яка вiдображається за балансовими або позабалансовими рахунками банку;

     особовий рахунок - рахунок аналiтичного облiку операцiй з клiєнтами банку, що здiйснюються вiдповiдно до укладених мiж банком i клiєнтами договорiв;

     первинний документ - документ, який мiстить вiдомостi про операцiю та пiдтверджує її здiйснення;

     сторно - спосiб виправлення помилок у регiстрах бухгалтерського облiку шляхом зворотного запису на величину помилки та одночасного зазначення правильної суми. Виправлення вносяться до облiкового регiстру в тому звiтному перiодi, у якому виявленi помилки, що можуть виникати пiд час математичних пiдрахункiв, застосування облiкової полiтики, неправильної iнтерпретацiї фактiв, помилкового зарахування та/або списання коштiв за рахунками, неналежного виконання посадових обов'язкiв;

     фронт-офiс - це пiдроздiли банку або його уповноваженi особи, якi iнiцiюють та/або органiзовують операцiю (шляхом укладання вiдповiдних угод).

2. Органiзацiя операцiйної дiяльностi банкiв

     2.1. Операцiї банкiв виконують вiдповiднi працiвники банку, яким надане право вiдповiдального виконавця, а саме доручено оформляти та пiдписувати документи за визначеними операцiями або:

     контролювати правильнiсть оформлення документiв та вiдображення їх в облiку;

     технологiчно виконувати визначенi операцiйнi процедури незалежно вiд того, у якому структурному пiдроздiлi банку вони працюють.

     2.2. Повноваження та вiдповiдальнiсть працiвникiв банку щодо виконання ними функцiональних обов'язкiв визначаються внутрiшнiми документами банку та посадовими iнструкцiями.

     У разi надання працiвнику банку прав вiдповiдального виконавця конкретнi обов'язки i вiдповiдальнiсть мають визначатися у посадовiй iнструкцiї, що складається в письмовiй формi. У посадовiй iнструкцiї передбачається перелiк операцiй та основних завдань, якi має здiйснювати вiдповiдальний виконавець, його технологiчнi зв'язки з iншими працiвниками та пiдроздiлами банку. Посадовi iнструкцiї за поданням керiвника вiдповiдного пiдроздiлу затверджуються керiвником банку або уповноваженою ним особою. Кожний вiдповiдальний виконавець має ознайомитися iз своєю посадовою iнструкцiєю пiд розпис.

     2.3. Право на пiдписання документiв надається працiвникам банку згiдно з розпорядженням керiвника. Зразки пiдписiв вiдповiдальних виконавцiв мають подаватися технологiчно пов'язаним структурним пiдроздiлам для здiйснення контролю. Право контрольного пiдпису за операцiями, що пiдлягають додатковому контролю, мають за посадою керiвники банку i керiвники вiдповiдних структурних пiдроздiлiв або уповноваженi ними посадовi особи. У разi використання вiдповiдного програмного забезпечення перевiряння електронних цифрових пiдписiв вiдповiдальних виконавцiв здiйснюється програмними засобами технологiчно пов'язаних структурних пiдроздiлiв автоматично. Адмiнiстратори захисту iнформацiї мають забезпечити розподiл вiдкритих ключiв для здiйснення таких операцiй.

     Працiвники, якi без вiдповiдних повноважень пiдписали документ, несуть вiдповiдальнiсть згiдно iз законодавством України.

     2.4. Для забезпечення належного контролю за операцiями має бути визначено перелiк операцiй, що пiдлягають додатковому контролю, а також посади працiвникiв, яким надане право виконувати контрольнi функцiї.

     2.5. Надання права контрольного пiдпису тiй чи iншiй особi не позбавляє її права виконувати функцiї вiдповiдального виконавця за визначеними операцiями. У такому разi вiдповiдальний виконавець здiйснює контроль за операцiями, що проводяться iншими виконавцями. На одну особу не може бути покладено виконання функцiї щодо проведення операцiї, починаючи з її iнiцiювання до вiдображення в балансi банку, окрiм операцiй iз встановленим механiзмом контролю з використанням вiдповiдного програмного забезпечення.

     2.6. Керiвник банку визначає посадову особу, яка має забезпечувати наявнiсть зразкiв пiдписiв посадових осiб банку, яким надано право пiдписання документiв та внесення в них потрiбних змiн у разi звiльнення (приймання) працiвникiв банку або змiни їх функцiональних обов'язкiв. Якщо використовуються електроннi цифровi пiдписи, то адмiнiстратор захисту iнформацiї має забезпечити посадових осiб банку, яким надано право пiдписання документiв, вiдповiдними програмно-апаратними засобами, ключовою iнформацiєю тощо.

     2.7. Робочi мiсця вiдповiдальних виконавцiв мають бути органiзованi таким чином, щоб стороннi особи не мали доступу до екранiв ЕОМ, програмно-апаратних засобiв, ключової iнформацiї, паролiв, печаток, штампiв, документiв i бланкiв банку.

     2.8. Керiвник банку зобов'язаний забезпечити контроль за належним зберiганням i використанням ключової iнформацiї, печаток, штампiв i бланкiв банку вiдповiдальними особами таким чином, щоб уникнути їх втрати або використання з метою зловживання. Облiк печаток i штампiв ведеться в спецiальнiй книзi, де зазначаються прiзвища i посади осiб, у яких вони зберiгаються. Облiк ключової iнформацiї має здiйснювати адмiнiстратор захисту iнформацiї вiдповiдно до нормативно-правових актiв Нацiонального банку та внутрiшнiх документiв банку з питань захисту iнформацiї.

     2.9. Операцiйна дiяльнiсть банку має бути органiзована таким чином, щоб забезпечити:

     розподiл обов'язкiв та повноважень щодо здiйснення операцiй;

     належне документування всiх операцiй. Якщо документування операцiй здiйснюється з використанням iнформацiйних технологiй, то вiдповiдне програмне забезпечення має забезпечити ведення протоколу про всi операцiї та дiї вiдповiдальних працiвникiв у захищенiй вiд модифiкацiї формi;

     своєчасне, повне та достовiрне вiдображення операцiй у регiстрах бухгалтерського облiку;

     накопичення та надання докладної iнформацiї за кожною операцiєю з обов'язковим зазначенням даних про її учасникiв, з визначенням балансових i позабалансових вимог та зобов'язань, можливих змiн за цими операцiями, сум нарахованих, отриманих або сплачених доходiв та витрат, а також iнших параметрiв, що забезпечують складання звiтностi банку;

     захист активiв банку вiд потенцiйних збиткiв та контроль за їх якiстю;

     установлення лiмiтiв на здiйснення окремих операцiй;

     визначення наявних та можливих операцiйних ризикiв i управлiння ними;

     адекватну систему внутрiшнього контролю;

     надання внутрiшнiх iнструкцiй (розпоряджень) щодо здiйснення платежiв;

     зберiгання iнформацiї про всi операцiї банку;

     конфiденцiйнiсть iнформацiї про кожну операцiю та її контрагентiв (iнформацiя про операцiю пiд час її передавання вiдповiдними каналами зв'язку має бути зашифрованою).

     2.10. Операцiї банку здiйснюються протягом операцiйного дня, який складається з операцiйного часу та часу завершення технологiчного оброблення облiкової iнформацiї з обов'язковим формуванням оборотно-сальдового балансу, регiстрiв аналiтичного облiку та iнших регiстрiв за операцiями, що здiйснюються з використанням вiдповiдного програмного забезпечення.

     2.11. Операцiї банку мають бути зареєстрованi та вiдображенi в день їх здiйснення або наступного робочого дня, якщо операцiя здiйснена пiсля закiнчення операцiйного дня (часу) банку або у вихiднi чи святковi днi.

     2.12. З метою забезпечення здiйснення операцiй вiдповiдно до розподiлу обов'язкiв, своєчасного формування (одержання) первинних документiв, вiдображення iнформацiї про операцiї в облiкових регiстрах та виконання процедур контролю банк самостiйно встановлює правила документообороту за операцiями з урахуванням вимог нормативно-правових актiв Нацiонального банку та умов договорiв мiж банком i клiєнтом, у тому числi з банками-кореспондентами.

     2.13. Документооборот та строк виконання документiв за внутрiшньобанкiвськими операцiями визначаються згiдно iз внутрiшнiм розпорядком з урахуванням вимог законодавства України.

     2.14. Загальнi правила, форми i стандарти щодо безготiвкових розрахункiв у нацiональнiй валютi України визначаються нормативно-правовими актами Нацiонального банку, що регламентують використання платiжних iнструментiв та захист iнформацiї.

     Особливостi оформлення, подання та приймання електронних розрахункових документiв банки визначають у договорах про розрахунково-касове обслуговування з клiєнтами, територiальними управлiннями Нацiонального банку, розрахунковими палатами вiдповiдно до нормативно-правових актiв Нацiонального банку.

     2.15. Для здiйснення валютних операцiй клiєнти подають документи, що визначенi вiдповiдними нормативно-правовими актами Нацiонального банку.

     2.16. Пiд час приймання розрахункових документiв вiдповiдальний виконавець перевiряє правильнiсть їх оформлення i засвiдчує своїм пiдписом та вiдбитком штампа банку. Якщо операцiя потребує додаткового контролю, то документ, на пiдставi якого здiйснена така операцiя, перевiряється особою, яка виконує контрольнi функцiї (далi - контролер), i засвiдчується її пiдписом. Електроннi документи засвiдчуються електронним цифровим пiдписом вiдповiдних працiвникiв пiд час їх створення. Контролер має засвiдчувати електроннi документи своїм цифровим пiдписом лише пiсля того, як перевiрив наявнiсть цифрових пiдписiв вiдповiдальних виконавцiв та отримав позитивний результат.

     2.17. Документи на отримання та видачу готiвкових коштiв мають складатися вiдповiдно до вимог Нацiонального банку щодо органiзацiї касової роботи в банках України.

3. Забезпечення операцiйної дiяльностi банку

     3.1. Операцiйну дiяльнiсть банку безпосередньо забезпечують працiвники банку, якi виконують функцiї фронт-офiсу та бек-офiсу, що мають бути чiтко визначенi та розподiленi мiж учасниками операцiйного процесу банку вiдповiдно до внутрiшнiх процедур банку.

     3.2. Передбачаються такi основнi етапи здiйснення операцiї:

     надання (отримання) дозволу на проведення операцiї;

     проведення операцiї (укладення договорiв, складання первинних документiв, вiдкриття рахункiв, уведення iнформацiї в облiкову систему та її оброблення тощо);

     здiйснення внутрiшнього контролю за операцiєю (протягом усього операцiйного процесу - вiд часу iнiцiювання до вiдображення iнформацiї про операцiю в облiкових регiстрах).

     3.3. Усi операцiї банкiв мають проводитися лише за наявностi вiдповiдного дозволу керiвництва. Свiдченням того, що працiвники отримали дозвiл на їх виконання, є затвердженi керiвництвом правила (процедури) здiйснення операцiй певного типу. На здiйснення операцiй, що не визначенi в правилах (процедурах) банку, надаються окремi дозволи (розпорядження, накази тощо).

     3.4. Вiдповiдальнiсть за укладання угод вiдповiдно до законодавства України, iдентифiкацiю операцiй, формування первинних документiв i оцiнку ризикiв несуть iнiцiатори операцiй.

     Iндентифiкацiя операцiї передбачає її докладний опис, який має мiстити потрiбну iнформацiю для рiзних пiдроздiлiв банку та внутрiшнього аудиту, а саме:

     тип операцiї (мiжбанкiвськi розрахунки, операцiї з клiєнтами банку, розрахунки за власними операцiями тощо);

     номер та дату договору;

     конкретнi строки (початок та завершення) операцiї згiдно з договором;

     данi про контрагента;

     змiст операцiї (кредит, депозит, тип процентної ставки тощо); первиннi документи;

     вiдповiдальних виконавцiв (у тому числi за iнiцiювання операцiї, за реєстрацiю та контроль за її проведенням).

     3.5. Виконувати функцiї фронт-офiсу банку можуть працiвники казначейства, кредитного пiдроздiлу, пiдроздiлу, що здiйснює операцiї з цiнними паперами, а також iнших пiдроздiлiв банку, якi вiдповiдають за iнiцiювання активних та пасивних операцiй з клiєнтами банку.

     3.6. Дотримання вiдповiдних процедур реєстрацiї, перевiряння, вивiряння, облiку операцiй та контроль за їх проведенням забезпечують працiвники, якi виконують функцiї бек-офiсу банку та взаємодiють з пiдроздiлами фронт-офiсу, банкiвськими установами, iншими контрагентами, у тому числi з податковими органами та органами статистики.

     3.7. Працiвники, якi виконують функцiї бек-офiсу банку, вiдповiдають за:

     перевiряння отриманих вiд фронт-офiсу документiв на паперових та/або електронних носiях щодо достовiрностi наданої iнформацiї;

     реєстрацiю операцiй i введення потрiбних даних до автоматизованої системи;

     перевiряння пiдтверджень про здiйснення операцiй, що надiйшли вiд контрагентiв, та/або надсилання пiдтвердження контрагенту про надходження коштiв (може виконуватись автоматично за допомогою програмного забезпечення з наданням чiткої та зрозумiлої iнформацiї про результати перевiрки);

     проведення перевiряння лiмiтiв за контрагентами;

     перевiряння лiмiтiв дилерiв;

     своєчасну пiдготовку, перевiряння та оформлення платiжних iнструментiв вiдповiдно до нормативно-правових актiв Нацiонального банку;

     вивiряння залишкiв за рахунками клiєнтiв;

     пiдготовку вiдповiдних розпоряджень для здiйснення розрахункiв;

     перевiряння правильностi вiдображення операцiй;

     зберiгання iнформацiї про операцiї (вся електронна iнформацiя має зберiгатися в захищеному вiд модифiкацiї виглядi);

     нарахування процентiв за кредитами i депозитами, комiсiйних тощо;

     контроль за обробленням даних, здiйсненням розрахункiв, виконанням договорiв.

     3.8. Пiд час контролю за виконанням укладених договорiв працiвники бек-офiсу перевiряють:

     наявнiсть усiх документiв за вiдповiдною операцiєю та своєчаснiсть їх подання до вiдповiдного пiдроздiлу банку;

     вiдповiднiсть операцiї законодавству України та прийнятим банком операцiйним процедурам, установленим лiмiтам (будь-якi вiдхилення вiд установлених процедур i лiмiтiв мають бути додатково узгодженi з керiвництвом банку);

     пояснення щодо будь-яких одноразових вiдхилень вiд установлених процедур i лiмiтiв.

     У разi виявлення порушень результати перевiрки мають бути оформленi вiдповiдним документом (акти, протоколи тощо).

     3.9. Банки можуть упроваджувати банкiвськi продукти з обов'язковим розробленням вiдповiдних процедур за типовими операцiями шляхом докладного опису порядку їх здiйснення (укладення договору, реєстрацiя, звiряння, облiк та контроль).

     3.10. У разi здiйснення нових операцiй до затвердження вiдповiдних процедур керiвництво банку або спецiальний пiдроздiл, якому наданi такi повноваження, приймає рiшення про їх проведення.

     3.11. У разi прийняття рiшення про впровадження нового банкiвського продукту слiд визначити систему надання дозволiв на його впровадження, зробити докладний опис вiдповiдних процедур, визначити рiвень прибутковостi та ризику, пов'язаного з його використанням.

     3.12. Банк самостiйно визначає перелiк банкiвських продуктiв та необхiднiсть їх упровадження. Упровадження банкiвського продукту передбачає таке:

     а) визначення банкiвського продукту та мети його впровадження, а саме:

     перелiк операцiй та визначення потенцiйних клiєнтiв, для яких розроблено продукт;

     наявнiсть вiдповiдної нормативно-правової бази;

     затвердження потрiбної документацiї;

     визначення рiвня прибутковостi та ризикiв;

     б) надання дозволу на впровадження банкiвського продукту;

     в) програмне забезпечення з вiдповiдною системою захисту iнформацiї для вiдображення операцiй у регiстрах аналiтичного та синтетичного облiку;

     г) забезпечення кадрами вiдповiдної квалiфiкацiї;

     ґ) забезпечення процедур внутрiшнього контролю.

     3.13. Банкiвський продукт, що попередньо погоджений з керiвниками вiдповiдних структурних пiдроздiлiв, службою внутрiшнього аудиту та затверджений керiвником банку, має бути доведений до вiдома виконавцiв, якi беруть участь у його впровадженнi.

     3.14. З метою запобiгання можливим помилкам та перевiрки ефективностi системи внутрiшнього контролю банкiвський продукт слiд протестувати. У тестуваннi мають брати участь усi структурнi пiдроздiли банку, якi проводять операцiї, що включенi до банкiвського продукту.

     Тестування програмного забезпечення з вiдповiдною системою захисту iнформацiї для банкiвського продукту має проводитися з використанням спецiального стенда або в складi системи автоматизацiї банку в неробочий час.

4. Документування операцiй у банках

     4.1. Операцiї, якi здiйснюють банки, мають бути належним чином задокументованi.

     4.2. Пiдставою для вiдображення операцiй за балансовими та/або позабалансовими рахунками бухгалтерського облiку є первиннi документи.

     4.3. Первиннi документи мають бути складенi пiд час здiйснення операцiї, а якщо це неможливо - безпосередньо пiсля її закiнчення в паперовiй та/або в електроннiй формi.

     4.4. Залежно вiд виду операцiї та типу контрагентiв первиннi документи банку (паперовi та електроннi) класифiкують за такими ознаками:

     а) за мiсцем складання:

     зовнiшнi (одержанi вiд клiєнтiв, державних виконавцiв та iнших банкiв);

     внутрiшнi (оформленi в банку);

     б) за змiстом:

     касовi;

     меморiальнi (для здiйснення безготiвкових розрахункiв iз банками, клiєнтами, списання коштiв з рахункiв та внутрiшньобанкiвських операцiй).

     4.5. Касовими документами оформляються операцiї з готiвкою. Вони подiляються на прибутковi та видатковi. Касовi документи оформляються вiдповiдно до вимог, визначених нормативно-правовими актами Нацiонального банку з органiзацiї касової роботи в банках України.

     4.6. Меморiальнi документи застосовуються банками для здiйснення i вiдображення в облiку операцiй банку i його клiєнтiв за безготiвковими розрахунками вiдповiдно до нормативно-правових актiв Нацiонального банку. До меморiальних документiв (паперових або електронних), що використовуються для безготiвкових розрахункiв, належать такi розрахунковi документи:

     меморiальнi ордери;

     платiжнi доручення;

     платiжнi вимоги-доручення;

     платiжнi вимоги;

     розрахунковi чеки;

     iншi документи (iншi платiжнi iнструменти, що визначаються нормативно-правовими актами Нацiонального банку).

     4.7. Внутрiшньобанкiвськi операцiї оформляються меморiальними ордерами та iншими документами, що складаються банками вiдповiдно до вимог нормативно-правових актiв Нацiонального банку i внутрiшнiх процедур банку. Операцiї, що вiдображаються за позабалансовими рахунками, також оформляються меморiальними ордерами.

     4.8. У первинних документах, на пiдставi яких здiйснюються записи в бухгалтерському облiку, мають зазначатися номери кореспондуючих рахункiв за дебетом i кредитом, сума операцiї в грошовому виразi, дата виконання, пiдпис вiдповiдального виконавця, пiдпис контролера (якщо операцiя пiдлягає додатковому контролю), пiдпис уповноваженої особи (якщо пiдставою для здiйснення операцiї було вiдповiдне розпорядження).

     4.9. За однотипними операцiями можуть складатися зведенi меморiальнi ордери. Зведений меморiальний ордер мiстить кiлька номерiв рахункiв за дебетом чи кредитом. У разi виключення зi зведеного меморiального ордера певної суми, яка не може бути зарахована або списана з рахунку з будь-якої причини, ця сума закреслюється i в документi виправляється загальна сума. Кожне таке виправлення засвiдчується пiдписами вiдповiдального виконавця та контролера. Усi виправлення в електронному документi мають бути засвiдченi цифровими пiдписами вiдповiдального виконавця та контролера i вiдображенi в протоколах функцiонування програмного забезпечення.

     4.10. Первиннi документи складаються на паперових носiях або в електроннiй формi та мають мiстити такi обов'язковi реквiзити:

     назву документа (форми);

     дату i мiсце складання;

     назву пiдприємства (банку), що склало документ;

     змiст та обсяг операцiї (короткий змiст операцiї та пiдстава для її здiйснення), одиницю її вимiру;

     посади осiб, вiдповiдальних за здiйснення операцiї i правильнiсть її оформлення;

     особистий пiдпис (електронний цифровий пiдпис) та iншi данi, що дають змогу iдентифiкувати особу, яка брала участь у здiйсненнi операцiї.

     4.11. До обов'язкових реквiзитiв первинних документiв, що використовуються для розрахункiв (крiм перелiчених вище), також належать:

     назва одержувача коштiв;

     сума операцiї (цифрами та словами). Сума операцiї може бути вiдображена лише цифрами, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимi або якщо це передбачено нормативно-правовими актами Нацiонального банку;

     номери рахункiв;

     назва банку (одержувача та платника коштiв).

     4.12. Первиннi документи залежно вiд виду операцiї можуть включати, крiм обов'язкових, додатковi реквiзити, що визначаються банками самостiйно.

     4.13. Для вiдображення в облiку операцiй банки можуть використовувати електроннi реєстри, iншi первиннi документи, що фiксують час та свiдчать про виконання операцiй. Форми таких документiв банк затверджує самостiйно iз зазначенням обов'язкових реквiзитiв.

     4.14. Процес збору, оброблення та зберiгання первинних документiв має бути безперервним, навiть пiд час передавання їх з однiєї пiдсистеми до iншої в межах системи автоматизацiї банку, а вiдповiдна iнформацiя - цiлiсною, достовiрною i несуперечливою.

     4.15. Первиннi документи з виправленням обов'язкових реквiзитiв банк до виконання не приймає, крiм тих випадкiв, що визначенi нормативно-правовими актами Нацiонального банку. Електроннi документи з негативним результатом перевiрки цифрового пiдпису банк до виконання не приймає.

     4.16. У разi приймання розпоряджень власникiв рахункiв в електроннiй формi та здiйснення мiжбанкiвських розрахункiв внесення будь-яких виправлень у документи, що надiйшли до банку, не допускається.

5. Регiстри аналiтичного та синтетичного облiку

     5.1. Iнформацiя, що мiститься в первинних документах, систематизується в регiстрах синтетичного та аналiтичного облiку. Регiстри синтетичного та аналiтичного облiку ведуться на паперових носiях або в електроннiй формi.

     Запис у регiстрах аналiтичного облiку здiйснюється лише на пiдставi вiдповiдного санкцiонованого первинного документа (паперового або електронного).

     5.2. Регiстри бухгалтерського облiку повиннi мiстити назву, перiод реєстрацiї операцiї, прiзвища i пiдписи або iншi данi, що дають змогу iдентифiкувати осiб, якi брали участь у їх складаннi.

     5.3. Банки обов'язково мають складати на паперових та/або електронних носiях такi регiстри:

     особовi рахунки та виписки з них;

     аналiтичнi рахунки з облiку внутрiшньобанкiвських операцiй;

     книги реєстрацiї вiдкритих рахункiв;

     оборотно-сальдовий баланс;

     iншi регiстри вiдповiдно до вимог нормативно-правових актiв Нацiонального банку.

     У разi складання регiстрiв бухгалтерського облiку на електронних носiях iнформацiї банки зобов'язанi зробити їх копiї на паперових носiях на вимогу учасникiв операцiї, а також органiв контролю та правоохоронних органiв вiдповiдно до вимог законодавства України.

     5.4. Особовi рахунки є регiстрами аналiтичного облiку, що вмiщують записи про операцiї, здiйсненi протягом операцiйного дня.

     5.5. Форма особових рахункiв затверджується банком самостiйно залежно вiд можливостей програмного забезпечення. Особовi рахунки та виписки з них мають мiстити такi обов'язковi реквiзити:

     номер особового рахунку;

     дату здiйснення останньої (попередньої) операцiї;

     дату здiйснення поточної операцiї;

     код банку, у якому вiдкрито рахунок;

     код валюти;

     суму вхiдного залишку за рахунком;

     код банку-кореспондента;

     номер рахунку кореспондента;

     номер документа;

     суму операцiї (вiдповiдно за дебетом або кредитом);

     суму оборотiв за дебетом та кредитом рахунку;

     суму вихiдного залишку.

     5.6. Виписки з особових рахункiв клiєнтiв є пiдтвердженням виконаних за день операцiй i призначаються для видачi або вiдсилання клiєнту.

     Порядок, перiодичнiсть друкування та форма надання виписок (у паперовiй чи електроннiй формi) iз особових рахункiв клiєнтiв обумовлюються договором про розрахунково-касове обслуговування, що укладається мiж банком i клiєнтом пiд час вiдкриття рахунку.

     5.7. У разi втрати клiєнтом виписки з його особового рахунку на вимогу клiєнта видається дублiкат. Порядок видачi дублiкатiв виписок обумовлюється в договорi про розрахунково-касове обслуговування.

     5.8. За станом на 1 сiчня банки надають клiєнтам виписки за їх особовими рахунками. Пiсля вивiряння даних цих виписок клiєнти складають у письмовiй формi пiдтвердження про залишки на їх особових рахунках за станом на 1 сiчня. Порядок складання пiдтверджень слiд передбачати в договорах про розрахунково-касове обслуговування. Якщо пiдтвердження про залишки на особових рахунках клiєнтiв не отриманi банком протягом мiсяця, то цi залишки вважаються пiдтвердженими.

     Iнформацiя про стан особових рахункiв клiєнтiв може надаватись їх власникам, уповноваженим власниками рахункiв особам та державним органам, якi мають право на отримання такої iнформацiї згiдно iз законодавством України.

     5.9. Операцiї в iноземнiй валютi в аналiтичному облiку ведуться в подвiйнiй оцiнцi, а саме: в iноземнiй валютi - за номiналом, у гривневому еквiвалентi - за офiцiйним курсом гривнi до iноземних валют.

     5.10. Виписки з аналiтичних рахункiв з облiку внутрiшньобанкiвських операцiй роздруковуються на паперових носiях у разi потреби з перiодичнiстю, визначеною згiдно з внутрiшнiм положенням банку.

     5.11. Книги реєстрацiї вiдкритих рахункiв, що ведуться в електроннiй формi, роздруковуються на паперових носiях обов'язково за станом на 1 сiчня. Змiни, що вiдбулися в книзi реєстрацiї вiдкритих рахункiв протягом минулого мiсяця, роздруковуються на паперових носiях обов'язково за станом на перше число звiтного мiсяця.

     5.12. Оборотно-сальдовий баланс роздруковується на паперових носiях щоденно. Вимоги до формування щоденного оборотно-сальдового балансу визначенi в Положеннi про органiзацiю бухгалтерського облiку та звiтностi в банках України, затвердженому постановою Правлiння Нацiонального банку України вiд 30.12.98 N 566 ( z0056-99 ) i зареєстрованому в Мiнiстерствi юстицiї України 01.02.99 за N 56/3349.

     5.13. Суми, що вiдображенi за рахунками аналiтичного облiку, мають вiдповiдати сумам, що вiдображенi за рахунками синтетичного облiку. Перевiрка вiдповiдностi даних (оборотiв та залишкiв) за рахунками аналiтичного облiку даним (оборотам i залишкам) за вiдповiдними рахунками синтетичного облiку здiйснюється за допомогою програмного забезпечення шляхом порiвняння iнформацiї за дебетом i кредитом цих рахункiв.

     У разi потреби для перевiрки вiдповiдностi даних аналiтичного облiку даним синтетичного облiку банк може використовувати вiдповiднi вiдомостi, форми яких затверджує самостiйно у своїх внутрiшнiх положеннях.

     У разi виявлення розбiжностей з'ясовуються їх причини та вживаються заходи щодо їх усунення.

6. Основнi вимоги до органiзацiї роботи з ведення рахункiв

     6.1. Порядок вiдкриття (закриття) та режим рахункiв визначаються нормативно-правовими актами Нацiонального банку.

     6.2. Порядок вiдкриття (закриття) внутрiшньобанкiвських рахункiв для накопичення iнформацiї з облiку нарахованих доходiв i витрат, кредитiв, розмiщених депозитiв, розподiлу прибутку тощо банк визначає самостiйно.

     6.3. Усi рахунки мають бути зареєстрованi в книзi реєстрацiї вiдкритих рахункiв. Ведення книги реєстрацiї вiдкритих рахункiв в електроннiй формi має забезпечувати захист iнформацiї вiд модифiкацiї.

     6.4. Документи для вiдкриття рахункiв клiєнтам перевiряють уповноваженi особи юридичної служби та/або уповноваженi особи iнших структурних пiдроздiлiв, яким надано таке право вiдповiдно до внутрiшнього положення банку. Пiсля отримання дозволу керiвництва банку на вiдкриття рахунку цi документи надаються особi, яка уповноважена здiйснювати вiдкриття рахункiв та їх реєстрацiю. Документи для вiдкриття рахункiв клiєнтiв мають зберiгатися у справi з юридичного оформлення рахунку (далi - юридична справа), що оформляється для кожного клiєнта окремо. Картки iз зразками пiдписiв та вiдбитком печатки передаються вiдповiдальному виконавцю та контролеру.

     6.5. Порядок зберiгання документiв для оформлення рахункiв клiєнтам (юридична справа) установлюється банком самостiйно згiдно з його внутрiшнiм положенням.

     6.6. Вилучення документiв з юридичних справ здiйснюється вiдповiдно до вимог законодавства України. Листування, що пов'язане з юридичним оформленням рахункiв клiєнта, зберiгається в юридичнiй справi.

     6.7. Документи, що втратили чиннiсть, за дiючими рахунками клiєнтiв залишаються в юридичнiй справi, на них проставляється вiдмiтка про замiну новими. У разi замiни картки iз зразками пiдписiв один примiрник ранiше наданого зразка картки, засвiдчений нотарiально або вищою органiзацiєю, укладається в юридичну справу (решта примiрникiв знищується).

     Якщо рахунок клiєнта закривається, то на його юридичнiй справi робиться вiдповiдний запис iз зазначенням дати закриття рахунку.

     6.8. У разi закриття рахунку, реорганiзацiї пiдприємства або змiни його назви власник рахунку має повернути банку чековi книжки на отримання грошей з чеками, що залишилися невикористаними.

     Невикористанi чеки приймаються вiдповiдальним виконавцем, кожний невикористаний чек має бути погашений шляхом вiдрiзання його частини, що призначена для пiдпису. Погашенi чеки зберiгаються в юридичнiй справi.

     Якщо з будь-яких причин клiєнт не повертає банку невикористанi грошовi чеки, то в пояснювальнiй записцi вiн має зазначити причину їх неповернення.

7. Формування та зберiгання документiв

     7.1. Банки мають забезпечити формування первинних документiв (паперових i електронних), що були пiдставою для вiдображення операцiй в облiку та звiтностi.

     7.2. Первиннi документи за кожний робочий день мають бути звiренi з оборотно-сальдовим балансом. У разi виявлення розбiжностей здiйснюється вивiряння документiв та оборотiв за кожним балансовим рахунком. Сформованi, зброшурованi та звiренi з оборотно-сальдовим балансом меморiальнi документи передаються для зберiгання. Порядок вивiряння, формування i зберiгання документiв банк визначає самостiйно згiдно з його внутрiшнiми документами (правилами, положеннями тощо) та нормативно-правовими актами Нацiонального банку.

     7.3. Первиннi документи, регiстри аналiтичного та синтетичного облiку i фiнансова звiтнiсть зберiгаються протягом строку, установленого законодавством України.

     7.4. Строки зберiгання електронних документiв мають бути не меншими, нiж строки, установленi для паперових документiв аналогiчного призначення. Електроннi архiви мають зберiгатися у двох примiрниках на рiзних типах носiїв. Крiм того, має бути передбачена процедура перезапису електронних архiвiв вiдповiдно до умов зберiгання iнформацiї на рiзних типах носiїв.

     Зберiгання електронних архiвiв має бути органiзовано таким чином, щоб у разi потреби забезпечити їх передавання в належному станi (з описом структури архiвiв).

     7.5. Вiдповiдальнiсть за органiзацiю збереження первинних документiв, облiкових регiстрiв покладається на керiвника банку.

     Керiвники мають забезпечити мiсце (архiв) для зберiгання документiв та надати вiдповiднi iнструкцiї працiвникам банку, зокрема визначити порядок зберiгання документiв до передавання їх до архiву на постiйне зберiгання з урахуванням вимог, встановлених нормативно-правовими актами Нацiонального банку.

8. Здiйснення внутрiшнього контролю у процесi операцiйної дiяльностi банкiв

     8.1. Вiдповiдальнiсть за належну органiзацiю системи внутрiшнього контролю та її функцiонування в процесi операцiйної дiяльностi банку покладається на його керiвництво.

     8.2. Система внутрiшнього контролю банку - це сукупнiсть процедур, що спрямованi на попередження, виявлення i виправлення суттєвих помилок, а також забезпечення захисту i збереження активiв, повноти i точностi облiкової документацiї. Внутрiшнiй банкiвський контроль має бути невiд'ємною частиною операцiйної дiяльностi банку та поєднувати адмiнiстративний i бухгалтерський контроль за активами та пасивами банку.

     8.3. Внутрiшнiй бухгалтерський контроль включає попереднiй, первинний (поточний) i подальший контроль.

     8.4. Будь-яка операцiя має починатися з попереднього контролю та передбачати перевiрку:

     вiдповiдностi вимогам законодавства України;

     наявностi вiдповiдних дозволiв i лiмiтiв тощо.

     8.5. Первинний (поточний) контроль у процесi проведення операцiй забезпечується шляхом виконання встановлених процедур контролю за певними операцiями банку i передбачає вiзуальну перевiрку правильностi складання документiв у паперовiй формi та наявностi пiдписiв на них, а також перевiрку наявностi цифрового пiдпису на електронних документах.

     8.6. Зниження операцiйних ризикiв пiд час уведення даних в автоматизованi системи облiку забезпечується шляхом повторного введення iншим вiдповiдальним виконавцем обов'язкових реквiзитiв первинного документа.

     8.7. Додатковий контроль запроваджується банком самостiйно залежно вiд ризику операцiї i визначається вiдповiдно до її виду i суми.

     За операцiями, що потребують додаткового контролю, записи в регiстрах бухгалтерського облiку здiйснюються лише пiсля перевiрки оформленого документа особою, на яку покладено функцiї контролера. У разi використання електронних документiв додатковий контроль здiйснюється лише пiсля одержання позитивного результату перевiрки цифрового пiдпису, оформленого вiдповiдальним виконавцем.

     8.8. Подальший контроль здiйснюється для забезпечення систематичної перевiрки стану органiзацiї операцiйної дiяльностi банку, правильностi реєстрацiї, належного оформлення виконаних операцiй, дотримання порядку звiряння аналiтичного облiку з синтетичним та формування первинних документiв.

     8.9. Подальший контроль здiйснюють працiвники бек-офiсу та/або служби внутрiшнього аудиту вiдповiдно до їх функцiональних обов'язкiв, визначених внутрiшнiми документами банку.

     8.10. У процесi подальшого контролю слiд з'ясовувати причини порушення правил здiйснення операцiй та вживати заходiв щодо їх усунення.

     8.11. Банки мають застосовувати такi процедури внутрiшнього банкiвського контролю:

     а) з адмiнiстративного контролю:

     органiзацiйнi процедури контролю;

     управлiнськi процедури контролю;

     розподiл функцiй;

     фiзичнi заходи контролю (захист i збереження активiв, матерiальних цiнностей i облiкових регiстрiв);

     б) з бухгалтерського контролю:

     облiк операцiй у повному обсязi;

     своєчасне вивiряння;

     оцiнка вартостi.

     8.12. Органiзацiйнi заходи адмiнiстративного контролю банку мають передбачати таке:

     визначення короткострокових та довгострокових цiлей банку;

     визначення органiзацiйної структури банку;

     затвердження правил внутрiшнього розпорядку банку та правил, що стосуються конфлiкту iнтересiв;

     розроблення процедур здiйснення операцiй;

     вiдбiр компетентних та надiйних працiвникiв, їх навчання, застосування системи заохочення тощо. Працiвники, якi залученi до укладання угод, управлiння ризиками, контролю за ризиками, оброблення та облiку операцiй, аналiзу та фiнансового контролю за операцiями, а також особи, якi замiщують їх, повиннi мати необхiднi знання, що вiдповiдають квалiфiкацiйним вимогам, визначеним у процедурах здiйснення операцiй банкiв.

     8.13. Управлiнськi заходи адмiнiстративного контролю мають забезпечувати таке:

     регулярне (щоденне, щотижневе або щомiсячне) визначення рiвня фактичних ризикiв та їх вiдхилення вiд установлених лiмiтiв. Управлiнську звiтнiсть має складати особа, на яку не покладається вiдповiдальнiсть за укладення договорiв, пов'язаних з фiнансовими iнструментами;

     систематичну пiдготовку iнформацiї про укладенi договори вiдповiдно до контрагентiв i встановлених лiмiтiв;

     регулярну i своєчасну пiдготовку та надання управлiнської iнформацiї керiвництву з рiзних питань, у тому числi про:

     дотримання правил щодо надання кредитiв;

     оцiнку кредитного портфеля (якостi окремих кредитiв та їх забезпечення) з метою своєчасного виявлення сумнiвних або прострочених кредитiв та їх впливу на фiнансовий стан банку;

     депозити та ймовiрнiсть їх вилучення;

     реалiзованi прибутки i збитки вiд активiв, що використовуються банком для здiйснення операцiй;

     перевiряння звiтiв, що мiстять iнформацiю про фактичнi фiнансовi результати дiяльностi банку, їх порiвняння з результатами попереднього звiтного перiоду;

     аналiз дотримання вимог, визначених законодавством України;

     аналiз стану розрахункiв та заборгованостi за податковими платежами банку тощо.

     8.14. До функцiй, що пiдлягають обов'язковому розподiлу, належать такi: санкцiонування операцiй, їх оформлення, виконання, облiк, звiряння, зберiгання, розроблення та експлуатацiя автоматизованих систем облiку.

     З метою уникнення помилок пiд час здiйснення операцiй слiд забезпечувати належне виконання кожним працiвником своїх функцiй, а також не допускати того, щоб одна особа виконувала операцiю вiд її початку до завершення.

     За наявностi вiдповiдного програмного забезпечення з належними рiвнями контролю окремi операцiї можуть виконуватись вiд їх початку до вiдображення в облiку та/або звiтностi однiєю особою за умови здiйснення подальшого контролю за цими операцiями.

     8.15. Банки мають забезпечувати обмежений доступ до активiв, документiв, облiкової iнформацiї, робочих мiсць програмно-технiчних комплексiв, ключiв тощо. Активи не мають бути доступними для вiдповiдальних виконавцiв, якi вiдповiдно до своїх функцiональних обов'язкiв не розпоряджаються ними.

     Вiдповiдальнiсть за збереження активiв має покладатися на осiб, якi не здiйснюють бухгалтерський облiк та не мають доступу до активiв банку, а саме: прямого (фiзичного) або непрямого (документи, робочi мiсця програмно-технiчних комплексiв).

     Банки повиннi забезпечувати захист:

     готiвкових коштiв, цiнних паперiв (у документарнiй формi) та iнших цiнностей i документiв, засобiв захисту iнформацiї вiд фiзичного пошкодження (випадкового знищення, псування або неправильного зберiгання) шляхом використання вiдповiдно обладнаних сховищ, вогнетривких сейфiв;

     облiкової iнформацiї про виконання операцiй протягом строку дiї договору i пiсля його закiнчення вiдповiдно до вимог законодавства України.

     У разi звiльнення, перебування у вiдпустцi або вiдсутностi вiдповiдального виконавця з iнших причин документи та цiнностi передаються iншому виконавцю, а доступ до iнформацiї з робочих мiсць програмно-технiчних комплексiв для цих вiдповiдальних виконавцiв має бути закритим, а засоби захисту iнформацiї знищенi або переданi на зберiгання адмiнiстратору захисту iнформацiї з належним їх оформленням вiдповiдно до нормативно-правових актiв Нацiонального банку.

     Передавання документiв та цiнностей здiйснюється в присутностi особи, яка ранiше забезпечувала їх збереження, або уповноваженої особи на пiдставi акта про приймання-передавання. Якщо пiд час передавання справ виявлено порушення, то цей факт має бути зафiксований у вiдповiдному документi.

     Фiзичнi заходи контролю банки мають застосовувати як до власних активiв, так i до тих, що розмiщенi в банку вiд iменi клiєнтiв.

     8.16. Заходи внутрiшнього бухгалтерського контролю мають передбачати облiк операцiй у повному обсязi, а саме:

     усi операцiї мають облiковуватися вiдповiдно до вимог законодавства України;

     усi операцiї мають вiдображатися в балансi банку в тому перiодi, протягом якого вони були здiйсненi.

     Пiдтвердженням повного та своєчасного здiйснення операцiї є документи, якi свiдчать про те, що ця операцiя була виконана та iнформацiя про неї внесена в облiковi регiстри. До письмових пiдтверджень належать i самi записи в облiкових регiстрах.

     Системи ведення бухгалтерського облiку в банках мають забезпечувати таке:

     зазначення докладної iнформацiї про операцiю;

     визначення її вартостi та часу проведення;

     перевiряння правильностi вiдображення операцiй, зокрема забезпечувати арифметичну точнiсть записiв, пiдбиття пiдсумкiв та перевiряння узгодження бухгалтерських записiв, перевiряння результатiв узгодження, повiдомлення про помилки i розбiжностi тощо.

     8.17. Застосування вивiряння як заходу внутрiшнього бухгалтерського контролю передбачає регулярне i своєчасне порiвняння записiв в облiкових регiстрах з первинними документами та/або вiдповiдними активами тощо. Якщо виявлено розбiжностi, то записи в регiстрах бухгалтерського облiку слiд привести у вiдповiднiсть до первинних документiв та/або наявних активiв тощо.

     Банки обов'язково здiйснюють контроль за дотриманням умов та строкiв проведення операцiй, а також вивiряння:

     сум за транзитними рахунками та рахунками iз сумами до з'ясування;

     залишкiв за рахунками дебiторської та кредиторської заборгованостi за операцiями з клiєнтами банку та внутрiшньобанкiвськими операцiями. Перiодичнiсть здiйснення вивiряння залежить вiд обсягу та суми операцiй, а також залишкiв за цими рахунками;

     залишкiв за рахунками, за якими протягом тривалого часу не було руху коштiв;

     залишкiв та проведених сум за рахунками лоро, ностро;

     залишкiв за рахунками оборотних та необоротних активiв (готiвка, цiннi папери, основнi засоби тощо);

     сум, що облiковуються за позабалансовими рахунками (заставлених цiнних паперiв, отриманих/наданих гарантiй, невикористаних кредитних лiнiй, акцептiв, акредитивiв тощо);

     правильностi застосування цiн, курсiв та вартостi активiв.

     За результатами вивiряння банк має визначити характер i суми розбiжностей, проаналiзувати вивiренi записи, перевiрити їх обґрунтування. У разi потреби в бухгалтерськi записи вносяться вiдповiднi змiни шляхом сторнування та/або додаткових записiв.

     Якщо пiсля дати балансу слiд здiйснити коригування вiдповiдних активiв i зобов'язань, то воно проводиться згiдно з Положенням про формування коригуючих проводок, що здiйснюються банками України, затвердженим постановою Правлiння Нацiонального банку України вiд 09.10.2001 N 427 та зареєстрованим у Мiнiстерствi юстицiї 26.10.2001 за N 909/6100.

     Виправлення помилкових записiв щодо зарахування та/або списання коштiв за рахунками клiєнтiв здiйснюється згiдно з нормативно-правовими актами Нацiонального банку.

     Банки самостiйно визначають порядок здiйснення проводок щодо виправлення помилкових записiв та формування документiв за ними з урахуванням вимог нормативно-правових актiв Нацiонального банку.

     8.18. Заходи бухгалтерського контролю мають забезпечити оцiнку вартостi активiв та зобов'язань банку з урахуванням їх ринкової чи справедливої вартостi вiдповiдно до вимог нормативно-правових актiв Нацiонального банку та мiжнародних i нацiональних положень (стандартiв) бухгалтерського облiку.

     З метою вiдображення в облiку реального фiнансового результату дiяльностi банки зобов'язанi формувати резерви на покриття можливих втрат за активами вiдповiдно до вимог законодавства України.

9. Контроль за системою автоматизацiї облiку в процесi операцiйної дiяльностi банкiв

     9.1. Заходи контролю за системою автоматизацiї облiку мають передбачати перевiряння:

     вiдповiдностi програмно-технiчних комплексiв вимогам нормативно-правових актiв Нацiонального банку;

     виконання вимог розробникiв програмно-технiчних комплексiв щодо технiчного та технологiчного забезпечення;

     виконання вимог щодо органiзацiї захисту iнформацiї пiд час користування програмно-технiчними комплексами згiдно з нормативно-правовими актами Нацiонального банку та вимогами розробникiв систем захисту iнформацiї.

     9.2. Банки мають забезпечувати контроль за системою автоматизацiї облiку та перевiряти вiдповiднiсть програмно-технiчних засобiв вимогам нормативно-правових актiв Нацiонального банку.

     Програмно-технiчнi засоби, що застосовуються банками в процесi їх дiяльностi, мають вiдповiдати їх функцiональним, технологiчним вимогам, а також вимогам щодо iнформацiйної безпеки тощо.

     9.3. За допомогою програмно-технiчних засобiв має забезпечуватися:

     хронологiчне та систематичне вiдображення всiх операцiй на аналiтичних рахунках бухгалтерського облiку на пiдставi первинних документiв;

     своєчасне та повне вiдображення всiх операцiй вiддiлення банку (фiлiї) на балансi цього банку;

     дотримання правил складання i подання фiнансової та статистичної звiтностi банкiв;

     взаємозв'язок даних синтетичного та аналiтичного облiку;

     накопичення та систематизацiя даних облiку в розрiзi економiчних показникiв, потрiбних для складання звiтностi;

     автоматизований розрахунок економiчних показникiв, що визначенi вiдповiдними методиками Нацiонального банку;

     можливiсть оперативного аналiзу фiнансової дiяльностi банку в розрiзi структурних пiдроздiлiв;

     iнтегрованiсть з електронними системами iнформацiйного обмiну Нацiонального банку;

     iнтегрованiсть з iншими складовими системи автоматизацiї банку, можливiсть отримувати iнформацiю про здiйсненi операцiї в будь-якому розрiзi;

     унiфiкацiя програмно-технiчних рiшень та технологiй для структурних пiдроздiлiв банку;

     можливiсть нарощування функцiональних характеристик програмного забезпечення, а також його адаптацiя в разi змiни законодавчої бази щодо облiкових операцiй.

     9.4. Пiд час застосування програмно-технiчних засобiв має передбачатися таке:

     реалiзацiя принципу надання користувачам необхiдних повноважень;

     доступ з робочого мiсця працiвника лише до тiєї iнформацiї, що потрiбна користувачу для безпосереднього виконання його обов'язкiв;

     можливiсть докладного попереднього аналiзу всiєї вхiдної iнформацiї до часу її вiдображення в облiку;

     реалiзацiя правила "двох рук" (операцiя не може бути iнiцiйована та виконана одним користувачем системи), за винятком операцiй, що здiйснюються платiжними та iншими автоматизованими системами;

     реалiзацiя банкiвського продукту згiдно iз затвердженою технологiєю оброблення iнформацiї;

     надання користувачам повiдомлення про наявнiсть викривленої та/або суперечливої iнформацiї;

     можливiсть автоматичного визначення джерела надходження суперечливої iнформацiї та термiнового iнформування вiдповiдних працiвникiв банку про це i блокування роботи користувачiв чи робочих мiсць до часу надання їм дозволу на проведення подальшої роботи;

     прийняття користувачами правильного рiшення про те, яке з джерел iнформацiї слiд вважати сумнiвним, а яке - достовiрним;

     неможливiсть iгнорування iнформацiї, що надiйшла з будь-якого джерела;

     автоматичне присвоєння протягом одного операцiйного дня кожнiй операцiї певного iдентифiкатора (номера). Цей iдентифiкатор (номер) має вноситися до вiдповiдного електронного документа;

     надiйнiсть та здатнiсть до швидкого вiдновлення робочого процесу в разi виникнення технiчних неполадок. Наявнiсть резервного накопичення та зберiгання всiєї iнформацiї для забезпечення вiдновлення роботи банкiвської установи внаслiдок виникнення форс-мажорних та iнших непередбачуваних обставин або в разi лiквiдацiї банку;

     автоматизацiя роботи з архiвами системи. Можливiсть ознайомлення з будь-якою потрiбною архiвною iнформацiєю протягом термiну її зберiгання, у тому числi в розрiзi структурних пiдроздiлiв банку (фiлiй, вiддiлень тощо). У цьому разi виконуються лише операцiї з перегляду, пошуку та формування вихiдних документiв;

     архiвацiя - регламентна або позапланова (у разi потреби).

     9.5. Програмне забезпечення банку має вiдповiдати таким вимогам iнформацiйної безпеки:

     наявнiсть системи захисту iнформацiї, яку не можна вiдключити i неможливо здiйснити оброблення iнформацiї без її використання;

     забезпечення належного захисту iнформацiї пiд час її передавання мiж рiзними пiдсистемами формування та оброблення iнформацiї;

     для автоматизованих систем, якi функцiонують у режимi "клiєнт-сервер", доступ користувачiв до бази даних має вiдбуватися лише через додаткове програмне забезпечення, за допомогою якого здiйснюється автентифiкацiя осiб, яким дозволено користуватися цiєю базою даних;

     автентифiкацiя користувача на кожному робочому мiсцi та пiд час здiйснення будь-яких операцiй;

     забезпечення блокування роботи на кожному робочому мiсцi пiд час багаторазових спроб (не бiльше трьох) неправильного введення паролю, якщо використовується парольний захист;

     наявнiсть безперервного технологiчного контролю за цiлiснiстю iнформацiї та накладання/перевiряння цифрового пiдпису на всiх банкiвських документах на всiх етапах їх оброблення;

     передавання електронних банкiвських документiв, втрата або несанкцiоноване ознайомлення з якими може завдати збиткiв банку, його установi або клiєнту банку, вiдповiдними каналами зв'язку електронною поштою або в режимi on-line лише зашифрованими з обов'язковим наданням пiдтвердження про їх отримання;

     обов'язкова реєстрацiя всiх спроб доступу, усiх операцiй та iнших дiй, їх фiксацiя в автоматизованiй системi в захищеному вiд модифiкацiї електронному журналi з постiйним контролем його цiлiсностi.

     Крiм того, банкам слiд:

     суворо дотримуватися i перевiряти виконання вимог щодо технiчного та технологiчного забезпечення їх дiяльностi, зокрема розмiщення програмно-апаратних комплексiв на таких комп'ютерах, що мають забезпечити їх надiйне функцiонування;

     уживати заходiв для забезпечення безперебiйного електроживлення та наявностi резервних каналiв зв'язку;

     перевiряти виконання вимог щодо органiзацiї захисту iнформацiї в програмно-технiчних комплексах згiдно з нормативно-правовими актами Нацiонального банку та вимогами розробникiв систем захисту iнформацiї.

Головний бухгалтер - директор Департаменту бухгалтерського облiку

В.I.Ричакiвська