ДЕРЖАВНА СЛУЖБА ЕКСПОРТНОГО КОНТРОЛЮ УКРАЇНИ

НАКАЗ

вiд 24 сiчня 2006 року	N 16

Про затвердження Порядку проведення перевiрок наявностi та рiвня функцiонування систем внутрiшньофiрмового експортного контролю, створених суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв

     З метою врегулювання механiзму дiяльностi в галузi здiйснення державної атестацiї систем внутрiшньофiрмового експортного контролю, створених суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв, порядку здiйснення перевiрок, наявностi та рiвня функцiонування таких систем та виконання п. 4.2 рiшення Колегiї Держекспортконтролю вiд 14.12.2005 (наказ Держекспортконтролю України вiд 22.12.2005 N 448) наказую:

     1. Затвердити Порядок проведення перевiрок наявностi та рiвня функцiонування систем внутрiшньофiрмового експортного контролю, створених суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв (далi - Порядок), що додається.

     2. Начальнику вiддiлу iнформацiйних технологiй забезпечити в тижневий термiн з дня затвердження цього наказу розмiщення його електронної копiї на офiцiйному веб-сайтi Держекспортконтролю України.

     3. Уважати таким, що втратив чиннiсть, наказ Держекспортконтролю України вiд 05.04.2004 N 95 "Про затвердження Узагальненого перелiку питань, що пiдлягають опрацюванню пiд час здiйснення перевiрки наявностi та рiвня функцiонування систем внутрiшньофiрмового експортного контролю, створених суб'єктами здiйснення мiжнародних передач".

     Начальнику загального вiддiлу наказ довести до вiдома начальникiв управлiнь та вiддiлiв Держекспортконтролю України.

     Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Служби Решетiлова I. В.

Перший заступник Голови Служби

О. Гришуткiн

 

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Держекспортконтролю України вiд 24 сiчня 2006 р. N 16

Порядок проведення перевiрок наявностi та рiвня функцiонування систем внутрiшньофiрмового експортного контролю, створених суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв

     1. Цей Порядок встановлює механiзм пiдготовки та проведення перевiрок, що здiйснюються Державною службою експортного контролю України та iншими центральними органами виконавчої влади з метою визначення рiвня функцiонування систем внутрiшньофiрмового експортного контролю, створених суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв, та надання вiдповiдної iнформацiйно-методичної допомоги (далi - перевiрка). Перевiрки проводяться з урахуванням пункту 7 Порядку державної атестацiї системи внутрiшньофiрмового експортного контролю, створеної суб'єктом здiйснення мiжнародних передач товарiв, затвердженого постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.07.2003 N 1080.

     2. Перевiрки спрямованi на визначення рiвня виконання комплексу заходiв органiзацiйного, правового, iнформацiйного та iншого характеру, що виконуються суб'єктом здiйснення мiжнародних передач товарiв з метою дотримання ним та пiдпорядкованими йому структурними пiдроздiлами вимог законодавства в галузi експортного контролю. Узагальнений перелiк питань, що пiдлягають опрацюванню пiд час здiйснення перевiрки наявностi та рiвня функцiонування систем внутрiшньофiрмового експортного контролю, створених суб'єктами здiйснення мiжнародних передач товарiв, наведений у додатку 1 до цього Порядку.

     3. Для здiйснення перевiрки створюється вiдповiдна уповноважена комiсiя, до складу якої входять представники Держекспортконтролю України та iнших центральних органiв виконавчої влади, що є членами Комiсiї з державної атестацiї системи внутрiшньофiрмового експортного контролю, склад якої затверджено наказом Держекспортконтролю України вiд 24.07.2003 N 182 (iз змiнами) з урахуванням пропозицiй центральних органiв виконавчої влади.

     4. Орiєнтовний графiк проведення перевiрок стану та рiвня функцiонування створених пiдприємствами систем внутрiшньофiрмового експортного контролю щорiчно складається Держекспортконтролем України та надсилається в порядку iнформування до iнших центральних органiв виконавчої влади, якi за згодою керiвництва братимуть участь у зазначених перевiрках.

     5. З метою належної пiдготовки до проведення перевiрки:

     5.1. Сектор зв'язкiв з громадськiстю, засобами масової iнформацiї та пiдприємствами:

     - готує та забезпечує пiдписання наказу Держекспортконтролю України про утворення комiсiї з перевiрки функцiонування системи внутрiшньофiрмового експортного контролю, створеної суб'єктом здiйснення мiжнародних передач товарiв;

     - не менш як за тиждень до запланованої дати перевiрки iнформує суб'єкта здiйснення мiжнародних передач товарiв щодо проведення перевiрки функцiонування систем внутрiшньофiрмового експортного контролю.

     5.2. Експертний вiддiл, спiвробiтник якого бере участь у проведеннi перевiрки, готує аналiтичну довiдку з питань дозвiльних документiв, що надавалися суб'єкту здiйснення мiжнародних передач товарiв протягом попереднього та поточного рокiв, звiтностi про проведення переговорiв щодо укладення договорiв (контрактiв), звiтностi про використання наданих дозвiльних документiв за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку.

     5.3. Вiддiл правозастосування готує довiдку стосовно наявностi правопорушень в дiяльностi суб'єкта здiйснення мiжнародних передач товарiв в галузi експортного контролю за формою, наведеною у додатку 3 до цього Порядку.

     6. Суб'єкту здiйснення мiжнародних передач товарiв, що отримав повiдомлення про проведення перевiрки, з метою забезпечення необхiдних умов для проведення об'єктивної та всебiчної перевiрки рекомендується:

     6.1. Надати Держекспортконтролю України перелiк уповноважених посадових осiб, що забезпечуватимуть роботу уповноваженої комiсiї пiд час перевiрки.

     6.2. Пiдготувати:

     оригiнали документiв, що стосуються органiзацiйно-штатної структури створеного на пiдприємствi пiдроздiлу експортного контролю (накази, положення, посадовi iнструкцiї);

     оригiнали документiв, що регламентують поточну дiяльнiсть зазначеного пiдроздiлу;

     довiдку щодо функцiонування системи експортного контролю суб'єкта здiйснення мiжнародних передач товарiв у письмовому виглядi за формою, наведеною у додатку 4 до цього Порядку. Довiдка пiдписується керiвником пiдроздiлу експортного контролю та керiвником суб'єкта здiйснення мiжнародних передач товарiв, до неї долучаються копiї вказаних в текстовiй частинi документiв;

     перелiки зовнiшньоекономiчних контрактiв на експорт товарiв, укладених пiдприємством протягом попереднього та поточного рокiв за формами, наведеними у додатку 5 до цього Порядку, та пiдготувати зазначенi контракти для можливої вибiркової перевiрки на предмет їх вiдповiдностi вимогам законодавства в галузi експортного контролю.

     7. Уповноважена комiсiя у запланований термiн здiйснює перевiрку та вносить вiдповiднi висновки до Акта перевiрки функцiонування системи внутрiшньофiрмового експортного контролю, створеної суб'єктом здiйснення мiжнародних передач товару (далi - Акт), форма якого наведена у додатку 6 до цього Порядку.

     Примiтка. У разi незгоди одного з членiв уповноваженої комiсiї з висновками, наведеними в Актi, вiн має право оформити за своїм пiдписом документ, що мiститиме особливу думку з наведених питань. Зазначений документ стає невiд'ємною частиною Акта.

     За рiшенням Голови уповноваженої комiсiї до Акта додаються зазначенi у пунктах 5.2 та 5.3 цього Порядку довiдки, зазначена у пунктi 6.2 цього Порядку довiдка щодо функцiонування системи експортного контролю суб'єкта здiйснення мiжнародних передач товарiв та документи, що мiстять особливi думки членiв уповноваженої комiсiї (у разi наявностi). Акт пiдписується усiма членами уповноваженої комiсiї та затверджується Головою Держекспортконтролю України. Копiя затвердженого Акта надсилається суб'єкту здiйснення мiжнародних передач товарiв та центральним органам виконавчої влади, представники яких брали участь у проведеннi перевiрки.

     8. Контроль за вжиттям заходiв щодо викладених в Актi рекомендацiй уповноваженої комiсiї по вдосконаленню створеної суб'єктом здiйснення мiжнародних передач товарiв системи внутрiшньофiрмового експортного контролю здiйснюється Держекспортконтролем України та iншими центральними органами виконавчої влади шляхом отримання вiд такого суб'єкта вiдповiдних повiдомлень-звiтiв, що надсилаються Держекспортконтролю України у визначенi в Актi строки, або шляхом проведення повторних перевiрок. Iнформацiя щодо вжиття суб'єктом заходiв з виконання рекомендацiй, викладених в Актi, виноситься на розгляд Комiсiї з державної атестацiї системи внутрiшньофiрмового експортного контролю та береться до уваги пiд час вирiшення питання щодо атестацiї або переатестацiї таких систем.

 

Додаток 1 до пункту 2 Порядку

Узагальнений перелiк питань, що пiдлягають опрацюванню пiд час здiйснення перевiрки наявностi та рiвня функцiонування систем внутрiшньофiрмового експортного контролю, створених пiдприємствами

     1. Документи про створення системи внутрiшньофiрмового експортного контролю та механiзм функцiонування.

     2. Керiвництво, пiдпорядкованiсть та персонал пiдроздiлу експортного контролю.

     3. Органiзацiйно-технiчне забезпечення пiдроздiлу експортного контролю.

     4. Порядок пiдготовки та передачi до пiдроздiлiв пiдприємства керiвництв, вказiвок та iнструкцiй щодо виконання конкретними пiдроздiлами вимог експортного контролю.

     5. Порядок визначення характеру операцiй, пов'язаних з мiжнародними передачами товарiв, якi здiйснюють пiдроздiли пiдприємства, та отримання в Держекспортконтролi України потрiбних для їх виконання дозвiльних документiв.

     6. Порядок пiдготовки, подання (отримання) документiв про гарантiї вiдносно товарiв, що пiдлягають державному експортному контролю, а також товарiв, щодо яких можуть бути застосованi процедури державного експортного контролю.

     7. Порядок забезпечення правил експортного контролю по товарах та країнах (iдентифiкацiя товарiв).

     8. Контроль за використанням отриманих дозвiльних документiв.

     9. Система перевiрки кiнцевого використання товарiв, замовникiв та споживачiв товару.

     10. Внутрiшнi програми пiдприємства щодо перевiрок (ревiзiй) дотримання встановленого порядку здiйснення мiжнародних передач товарiв.

     11. Ведення облiкової документацiї.

     12. Ведення бази даних законодавчих та нормативно-правових актiв в галузi експортного контролю та наявнiсть довiдкової лiтератури.

     13. Професiйна пiдготовка та навчання.

     Iншi питання.

 

Додаток 2 до пункту 4.3 Порядку

     Зразок

Аналiтична довiдка з питань дозвiльних документiв, що надавалися _________ (назва пiдприємства) ________________________________ протягом ________ рокiв, звiтностi про проведення переговорiв щодо укладення договорiв (контрактiв), звiтностi про використання наданих дозвiльних документiв 1. Повна та скорочена назва пiдприємства та код за ЄДРПОУ.

2. Мiсцезнаходження пiдприємства.

3. Посада та П. I. Б. керiвника пiдприємства.

4. Основна сфера дiяльностi пiдприємства.

5. Номер та дата реєстрацiйного посвiдчення пiдприємства N ____________ вiд ___ ____________ ____. 6. Наявнiсть у пiдприємства повноважень на право здiйснення експорту, iмпорту товарiв вiйськового призначення та товарiв, якi мiстять вiдомостi, що становлять державну таємницю. 7. Кiлькiсть звернень до Держекспортконтролю України з метою отримання дозвiльних документiв протягом звiтного перiоду _______________. 8. За результатами розгляду вищезазначених звернень: 8.1. Надано дозвiльних документiв (зазначити кiлькiсть): - дозволiв ____________________ (з них разових ____________, вiдкритих __________, генеральних ____________);

- висновкiв

.

8.2. Знято з розгляду

.

8.3. Вiдмовлено у наданнi дозвiльного документу		.
9. Причини зняття з розгляду звернень пiдприємства:

9.1
9.2

10. Причини вiдмов у наданнi дозвiльних документiв

10.1
10.2

11. Результати аналiзу якостi оформлення отриманих вiд пiдприємства заяв:

12. Результати аналiзу звiтностi пiдприємства про проведення переговорiв щодо укладення договорiв (контрактiв), звiтностi про використання наданих дозвiльних документiв:

13. Пропозицiї стосовно вдосконалення дiяльностi пiдприємства в галузi експортного контролю та питань, що пiдлягають перевiрцi.

Експерт вiддiлу	____________	(пiдпис та П. I. Б.)
Начальник експертного вiддiлу	_____________	(пiдпис та П. I. Б.)
Начальник управлiння	_____________	(пiдпис та П. I. Б.)
Дата

 

Додаток 3 до пункту 4.3 Порядку

     ЗРАЗОК

Аналiтична довiдка стосовно наявностi правопорушень в дiяльностi ______________________ (назва пiдприємства) _______________ в галузi експортного контролю 1. Назва пiдприємства.

2. Аналiз дiяльностi пiдприємства з точки зору наявностi правопорушень в галузi експортного контролю.

3. Перелiк правопорушень пiдприємства та санкцiї, що застосовувались до пiдприємства у зв'язку з виявленими порушеннями.

4. Основнi причини вчинених правопорушень:

5. Пропозицiї стосовно вдосконалення дiяльностi пiдприємства в галузi експортного контролю та питань, що пiдлягають перевiрцi.

Експерт вiддiлу правозастосування	____________	(пiдпис та П. I. Б.)
Начальник вiддiлу правозастосування	_____________	(пiдпис та П. I. Б.)

 

Додаток 4 до пункту 5.2 Порядку

ДОВIДКА
щодо рiвня функцiонування системи внутрiшньофiрмового експортного контролю

(назва пiдприємства)

     1. Органiзацiйна структура системи внутрiшньофiрмового експортного контролю.

     Документи про створення та механiзм функцiонування:

     наказ про створення пiдроздiлу експортного контролю;

     положення про пiдроздiл експортного контролю;

     обов'язки та права пiдроздiлу експортного контролю;

     структура пiдроздiлу;

     регламент роботи пiдроздiлу.

     Персонал пiдроздiлу експортного контролю:

     пiдпорядкованiсть;

     керiвник пiдроздiлу (посадовi iнструкцiї, повноваження, рiвень знань в галузi експортного контролю);

     члени пiдроздiлу (посадовi iнструкцiї, повноваження, вiдповiдальнiсть, квалiфiкацiйнi вимоги, рiвень знань в галузi експортного контролю).

     1.1. Засоби органiзацiйно-технiчного забезпечення.

     - територiальне розташування;

     - примiщення, де розташовується пiдроздiл;

     - забезпечення необхiдними засобами оргтехнiки.

     2. Рiвень виконання основних завдань та функцiй пiдроздiлом експортного контролю пiдприємства.

     2.1. Порядок пiдготовки та передачi до пiдроздiлiв пiдприємства керiвництв, вказiвок та iнструкцiй щодо виконання конкретними пiдроздiлами вимог експортного контролю:

     - перелiк пiдроздiлiв, пов'язаних iз функцiями в галузi експортного контролю;

     - функцiї кожного пiдроздiлу, пов'язанi з виконанням вимог в галузi експортного контролю;

     - забезпечення взаємодiї виробничих пiдроздiлiв iз пiдроздiлами, що здiйснюють пiдготовку та мiжнароднi передачi товару;

     - рiвень участi пiдроздiлу експортного контролю у пiдготовцi та укладеннi кожного контракту;

     - рiвень участi пiдроздiлу експортного контролю у процесi вiдвантаження i вiдправлення товару, а також пiд час надання послуг;

     наявнiсть на пiдприємствi вiйськового представництва та органiзацiя його взаємодiї зi пiдроздiлом експортного контролю.

     2.2. Порядок визначення характеру операцiй, пов'язаних з мiжнародними передачами товарiв, якi здiйснюють пiдроздiли пiдприємства, та отримання в Держекспортконтролi потрiбних для їх виконання дозвiльних документiв:

     - наявнiсть розроблених пiдприємством рекомендацiй (вказiвок) про порядок пiдготовки i оформлення документiв, необхiдних для отримання в Держекспортконтролi вiдповiдних документiв про реєстрацiю пiдприємства та товарiв, а також дозвiльних документiв.

     2.3. Пiдготовка, подання (отримання) документiв про гарантiї вiдносно товарiв, що пiдлягають державному експортному контролю, а також товарiв, щодо яких можуть бути застосованi процедури державного експортного контролю:

     - наявнiсть розроблених пiдприємством рекомендацiй (вказiвок) про порядок пiдготовки, оформлення та подання (отримання) до Держекспортконтролю вiдповiдних документiв про гарантiї.

     2.4. Порядок забезпечення правил експортного контролю по товарах та країнах:

     - iдентифiкацiя товарiв, мiжнароднi передачi яких планує здiйснити пiдприємство;

     - система здiйснення iдентифiкацiї товарiв та наявнiсть нормативно-правових актiв в галузi експортного контролю, що стосуються спискiв товарiв.

     2.5. Контроль за використанням отриманих дозвiльних документiв:

     - наявнiсть розроблених пiдприємством рекомендацiй (вказiвок) щодо контролю використання отриманих дозвiльних документiв, включаючи механiзм пiдготовки та оформлення звiтiв, що надсилаються Держекспортконтролю;

     - наявнiсть довiдок про поточний стан використання отриманих пiдприємством дозвiльних документiв (регулярнiсть їх подання керiвнику пiдприємства).

     2.6. Система перевiрки кiнцевого використання товарiв, замовникiв та споживачiв товару:

     - наявнiсть розроблених пiдприємством рекомендацiй (вказiвок) щодо забезпечення механiзмiв:

     • перевiрки можливого використання товарiв для створення зброї масового знищення (ядерної, хiмiчної, бiологiчної) чи ракетних засобiв її доставки;

     • перевiрки ризику незаконного використання товарiв, тобто використання у цiлях, якi не були заявленi при укладеннi контракту ("червонi прапорцi" значного ризику правопорушень у галузi експортного контролю);

     • перевiрки та недопущення виконання експортної операцiї до країн, щодо яких iснують обмеження (ембарго) на поставки таких товарiв (наявнiсть таблицi вiдмов щодо надання дозволiв або висновкiв Держекспортконтролю);

     • органiзацiї перевiрки доставки товару до кiнцевого споживача;

     • здiйснення перевiрки кiнцевого використання товару.

     2.7. Внутрiшнi програми пiдприємства щодо перевiрок (ревiзiй) дотримання встановленого порядку здiйснення мiжнародних передач товарiв:

     - наявнiсть плану проведення перевiрок (ревiзiй);

     - оформлення звiтiв щодо проведених перевiрок (ревiзiй).

     3. Ведення облiкової документацiї:

     3.1. Ведення справ по дозвiльних документах (дозволах, висновках та мiжнародних iмпортних сертифiкатах).

     3.2. Ведення справ по країнах.

     3.3. Ведення справ за напрямами здiйснення мiжнародних передач товарiв.

     3.4. Система облiку та зберiгання найбiльш важливої iнформацiї, а саме:

     * зовнiшньоекономiчний договiр (контракт) або письмове замовлення на постачання товарiв (послуг) за пiдписом замовника;

     * копiї (чи оригiнали) контрактiв з визначенням реквiзитiв замовникiв, перелiкiв товарiв, їх вартостi, особливих умов постачання та iнших даних, що рекомендується вносити до контрактiв;

     * документи про посередникiв та кiнцевих споживачiв;

     * документи про зобов'язання та гарантiї;

     * документи про перевiзникiв, маршрути та способи доставки (коносамент чи авiанакладна), у тому числi:

     - документи (довiдки) про ступiнь таємностi товарiв;

     - технiчнi довiдки, за якими можна однозначно iдентифiкувати товар за вiдповiдною позицiєю контрольних спискiв;

     - документи, пiдписанi капiтаном, власником чи агентом морського судна, якi є письмовим пiдтвердженням транспортування товарiв, та договiр про їх доставку;

     - документи, що оформлюються авiакомпанiями для перевезень товарiв за кордон, якi мiстять вiдповiднi вимоги авiакомпанiй;

     - засвiдченi копiї сертифiкатiв кiнцевого споживача, iмпортних сертифiкатiв та сертифiкатiв пiдтвердження доставки;

     - звiти до державних органiв експортного контролю про використання дозвiльних документiв чи документiв про гарантiї.

     4. Ведення бази даних законодавчих та нормативно-правових актiв в галузi експортного контролю та наявнiсть довiдкової лiтератури:

     4.1. Система ведення бази даних законодавчих та нормативно-правових актiв в галузi експортного контролю.

     4.2. Наявнiсть довiдкової лiтератури або iнших iнформацiйних матерiалiв з питань експортного контролю.

     5. Професiйна пiдготовка та навчання.

     5.1. Участь персоналу пiдроздiлу експортного контролю пiдприємства у навчальних семiнарах та конференцiях з питань експортного контролю.

     5.2. Наявнiсть плану проведення навчання та перепiдготовки представникiв пiдроздiлiв, дiяльнiсть яких пов'язана з процедурами експортного контролю.

	Керiвник пiдроздiлу експортного контролю	_____________	(пiдпис та П. I. Б.)
	Керiвник пiдприємства	_____________	(пiдпис та П. I. Б.)

 

Додаток 5 до пункту 5.2 Порядку

     Зразок

     Перелiк зовнiшньоекономiчних контрактiв, укладених, ____________ (назва пiдприємства) ___________ протягом ____ рокiв, за якими отримувались дозвiльнi документи Держекспортконтролю України

N з/п	Номер та дата контракту	Держава призначення	Найменування товару	N дозвiльного документа Держекспортконтролю України

     Перелiк зовнiшньоекономiчних контрактiв, укладених ____________ (назва пiдприємства) ___________ протягом ____ рокiв, якi здiйснювалися без отримання дозвiльних документiв Держекспортконтролю України

N з/п	Номер та дата контракту	Держава призначення	Найменування товару

 

Додаток 6 до пункту 6 Порядку

     ЗРАЗОК

	ЗАТВЕРДЖУЮ Голова Державної служби експортного контролю України
	(пiдпис, П. I. Б.)
	"___" ____________ 20__ р.

     Акт N ______

     "___" ____________ 20__ р.

про проведення перевiрки стану та рiвня функцiонування системи внутрiшньофiрмового експортного контролю, створеної

(повна назва пiдприємства)

(мiсцезнаходження пiдприємства)

     I. Загальнi положення.

     II. Питання перевiрки з висновками по кожному роздiлу.

     III. Загальнi висновки щодо стану та рiвня функцiонування створеної пiдприємством системи внутрiшньофiрмового експортного контролю.

     IV. Рекомендацiї уповноваженої комiсiї щодо вдосконалення створеної пiдприємством системи внутрiшньофiрмового експортного контролю та усунення виявлених пiд час перевiрки недолiкiв.

Голова Комiсiї	________________________________	(посада, П. I. Б.)
Члени Комiсiї:	________________________________	(посада, П. I. Б.)
	________________________________	(посада, П. I. Б.)
	________________________________	(посада, П. I. Б.)