ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ
Київ

06.08.07	N 665

Про затвердження Порядку опрацювання, реєстрацiї й облiку договорiв, а також контролю за їх виконанням у Держмитслужбi України (iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях)

     З метою змiцнення договiрної дисциплiни, визначення взаємодiї пiдроздiлiв Держмитслужби України (iнших митних органiв, спецiалiзованих митних установ i органiзацiй) при укладаннi договорiв i пiд час контролю за їх виконанням наказую:

     1. Затвердити Порядок опрацювання, реєстрацiї й облiку договорiв, а також контролю за їх виконанням у Держмитслужбi України (iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях), що додається.

     2. Контроль за виконання цього наказу покласти на заступника Голови Служби Шейка О.П.

Голова Служби

О.Б.Єгоров

 

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Держмитслужби України 06.08.2007 року N 665

ПОРЯДОК
опрацювання, реєстрацiї й облiку договорiв, а також контролю за їх виконанням у Держмитслужбi України (iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях)

1. Загальнi положення

     1.1. Цей Порядок визначає загальнi засади з питань органiзацiї договiрної роботи в Держмитслужбi України (iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях) i механiзм взаємодiї окремих структурних пiдроздiлiв при укладаннi договорiв, їх реєстрацiї та виконаннi.

     1.2. До договiрної роботи належить:

     пiдготовка та оформлення документiв, потрiбних для укладання договорiв;

     пiдготовка проектiв договорiв;

     урегулювання розбiжностей, що виникають при укладаннi договорiв;

     розгляд договорiв у частинi дотримання вимог законодавства України;

     робота з укладання договорiв;

     реєстрацiя та облiк договорiв;

     контроль за виконанням договорiв;

     виконання договiрних зобов'язань;

     аналiз й узагальнення практики укладання договорiв, пiдготовка висновкiв та пропозицiй щодо її вдосконалення в митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях.

2. Особливостi укладання договорiв за результатами
проведених процедур, передбачених Законом України "Про закупiвлю товарiв, робiт i послуг за державнi кошти"

     2.1. Пiдготовка проектiв договорiв про закупiвлю товарiв, робiт i послуг, якi пiдпадають пiд сферу застосування Закону України вiд 22.02.00 N 1490-III "Про закупiвлю товарiв, робiт i послуг за державнi кошти" (далi - Закон), та їх укладання здiйснюються з урахуванням вимог цього Закону.

     2.2. Не допускається укладання договорiв, якi передбачають витрачання державних коштiв та/або оплату Держмитслужбою України (iншими митними органами, спецiалiзованими митними установами й органiзацiями) товарiв, робiт i послуг до/без проведення процедур, передбачених Законом, крiм випадкiв, передбачених ст. 2 цього Закону.

     2.3. При застосуваннi процедури запиту цiнових пропозицiй (котирувань) Держмитслужба України (iнший митний орган, спецiалiзована митна установа або органiзацiя) у строк не ранiше нiж через три робочих днi з дня вiдправлення письмового повiдомлення всiм учасникам про результати здiйснення процедури та не пiзнiше 14 робочих днiв з дня визначення переможця укладає договiр про закупiвлю з тим учасником-переможцем, який подав пропозицiю, що вiдповiдає вимогам замовника та має найнижчу цiну.

     2.4. З учасником, тендерну пропозицiю якого було акцептовано, Держмитслужба України (iнший митний орган, спецiалiзована митна установа й органiзацiя) укладає договiр про закупiвлю вiдповiдно до вимог тендерної документацiї у строк не ранiше нiж через п'ять робочих днiв з дня вiдправлення письмового повiдомлення всiм учасникам процедур вiдкритих торгiв iз зменшенням цiни, двоступеневих торгiв, торгiв з обмеженою участю i редукцiону про їх результати, але не пiзнiше нiж через 21 робочий день з дня акцепту.

     При застосуваннi процедури запиту цiнових пропозицiй договiр про закупiвлю укладається не ранiше чим через три робочих днi з дня вiдправлення письмового повiдомлення всiм учасникам про результати здiйснення процедури i не пiзнiше 14 робочих днiв з дня визначення переможця.

     При застосуваннi процедури закупiвлi в одного учасника договiр про заку- пiвлю укладається пiсля проведення з учасником переговорiв, якi оформлюються протоколом довiльної форми.

     2.5. Будь-якi витрати, понесенi учасником - переможцем процедури закупiвлi у зв'язку з участю в тендерi та укладенням договору, у тому числi пов'язанi з його нотарiальним посвiдченням на вимогу Держмитслужби України (iншого митного органу, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї), не вважаються збитками i не пiдлягають вiдшкодуванню учаснику.

     Усi витрати, пов'язанi з укладанням договору (у тому числi витрати, пов'язанi з його нотарiальним посвiдченням), можуть покладатися на учасника - переможця процедури закупiвлi виключно на умовах, визначених у тендернiй документацiї, та вiдповiдно до положень Цивiльного кодексу України з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України, iншими нормативно-правовими актами щодо окремих видiв договорiв. Нотарiальне посвiдчення договору не є обов'язковим, але на вимогу Держмитслужби України (iншого митного органу, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї) договiр про закупiвлю пiдлягає обов'язковому нотарiальному посвiдченню.

     2.6. Умови договору про закупiвлю не повиннi вiдрiзнятися вiд умов тендерної (цiнової) пропозицiї учасника - переможця процедури закупiвлi, крiм випадкiв зменшення цiни тендерної пропозицiї у порядку, передбаченому Законом, та не повиннi змiнюватися пiсля пiдписання договору про закупiвлю, крiм випадкiв коригування цiни договору в разi отримання вiдповiдного позитивного висновку Мiжвiдомчої комiсiї з питань державних закупiвель (далi - Комiсiя).

     Iстотною умовою договору про закупiвлю є можливiсть зменшення обсягiв закупiвлi залежно вiд реального фiнансування видаткiв.

     2.7. Дiя договору про закупiвлю може продовжуватися на строк, достатнiй для проведення процедури закупiвлi в наступному бюджетному перiодi на суму коштiв не бiльше 15 вiдсоткiв вартостi договору, укладеного в попереднiй бюджетний перiод, що не перевищує вiдповiдного призначення в попередньому бюджетному перiодi.

     2.8. У договорах, укладених за результатами процедур закупiвлi товарiв i послуг, Держмитслужба України (iнший митний орган, спецiалiзована митна установа й органiзацiя) може передбачати здiйснення попередньої оплати на строк, що не може перевищувати 90 календарних днiв, а в разi закупiвлi робiт - на строк, що не може перевищувати 180 календарних днiв, за умови одержання вiдповiдного позитивного висновку Комiсiї.

     2.9. Укладений договiр вважається недiйсним (нiкчемним) якщо:

     Держмитслужбою України (iншим митним органом, спецiалiзованою митною установою й органiзацiєю) не дотримано вимог частини сьомої статтi 12 або частини другої статтi 29 Закону;

     договiр було укладено в перiод зупинення процедури закупiвлi в разi подання скарги замовнику або вповноваженому органу;

     договiр було укладено всупереч вимогам тендерної документацiї та визначеним у нiй основним умовам, якi повиннi були бути обов'язково включенi до договору про закупiвлю;

     договiр було укладено за результатами процедури закупiвлi, проведеної з порушенням вимог статей 4¹, 4², 8, 17, 18¹, 19, 26, 29, 29¹ Закону;

     договiр за результатами торгiв з обмеженою участю або процедури закупiвлi в одного учасника було укладено з порушенням вимог частини другої статтi 14 Закону.

     Дiя пункту 2.9 цього Порядку не поширюється на застосування процедур запиту цiнових пропозицiй (котирувань) та закупiвлi в одного учасника.

     2.9. У разi вiдмови учасника - переможця процедури закупiвлi вiд виконання договору Держмитслужба України (iнший митний орган, спецiалiзована митна установа й органiзацiя) має право в односторонньому порядку розiрвати договiр i зобов'язана провести нову процедуру закупiвлi.

     2.10. Держмитслужба України (iнший митний орган, спецiалiзована митна установа й органiзацiя) зобов'язана надiслати Комiсiї iнформацiю щодо укладеного договору та його виконання протягом п'яти робочих днiв з моменту укладення.

     Iнформацiя щодо укладеного договору повинна мiстити: повне найменування та мiсцезнаходження замовника; джерело фiнансування закупiвлi; предмет закупiвлi; дату проведення процедури закупiвлi; дату акцепту; дату укладення та цiну договору; iнформацiю про переможця торгiв (повне найменування, мiсцезнаходження, телефон, iдентифiкацiйний код за ЄДРПОУ (для юридичних осiб), прiзвище, iм'я та по батьковi, мiсце реєстрацiї, телефон, iдентифiкацiйний код за державним реєстром фiзичних осiб - платникiв податкiв та iнших обов'язкових платежiв (для фiзичних осiб).

3. Особливостi укладання договорiв, якi не пiдпадають пiд сферу застосування Закону

     3.1. При укладаннi договорiв про закупiвлю товарiв, робiт i послуг, якi не пiдпадають пiд сферу застосування Закону, застосовуються положення частин 2-8 ст. 181 Господарського кодексу України.

     3.2. До проекту договору повиннi додаватися: копiя свiдоцтва про державну реєстрацiю постачальника (виконавця), копiя статуту (витяг) постачальника (виконавця), документ, який пiдтверджує повноваження осiб на пiдписання договору з боку постачальника (виконавця).

4. Загальнi вимоги до господарських договорiв

     4.1. Господарськi договори укладаються за правилами, установленими Цивiльним кодексом України, з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України, iншими нормативно-правовими актами щодо окремих видiв договорiв.

     4.2. Договори про закупiвлю товарiв, робiт i послуг укладаються пiсля затвердження вiдповiдного бюджету.

     4.4. Проект договору повинен мiстити такi умови:

     мiсце укладання договору;

     повне найменування сторiн договору;

     повноваження осiб, якi представляють сторони, на пiдписання договору iз зазначенням документiв, що свiдчать про такi повноваження;

     предмет договору;

     цiну договору;

     права й обов'язки сторiн;

     вимоги до якостi товарiв (робiт, послуг);

     порядок розрахункiв за договором;

     порядок прийняття-передання товарiв (робiт, послуг);

     гарантiйнi зобов'язання;

     порядок внесення змiн i доповнень до договору, його розiрвання, припинення;

     вiдповiдальнiсть сторiн;

     порядок вирiшення спорiв;

     обставини непереборної сили (у разi потреби);

     строк дiї договору;

     мiсцезнаходження, банкiвськi та поштовi реквiзити сторiн.

5. Порядок опрацювання, узгодження та реєстрацiї договорiв

     5.1. Посадовi особи структурного пiдроздiлу Держмитслужби України, митного органу (спецiалiзованої митної установи або органiзацiї), на яких покладено вiдповiдальнiсть за здiйснення закупiвлi товарiв, робiт i послуг та контроль за виконанням укладених договорiв, вiзують кожну сторiнку обох примiрникiв проекту договору, а також додатки до нього та передають проект на погодження до вiдповiдних структурних пiдроздiлiв Держмитслужби України.

     5.2. Опрацювання та погодження проектiв договорiв проводиться в такому порядку:

     а) митним органом або структурним пiдроздiлом Держмитслужби України, що вносить проект договору:

     у частинi вiдповiдностi умовам тендерної (цiнової) пропозицiї учасника - переможця процедури закупiвлi;

     у частинi вiдповiдностi цiн ринковим цiнам (при укладаннi договорiв, якi не пiдпадають пiд дiю Закону);

     б) Фiнансово-економiчним управлiнням (службою фiнансiв, бухгалтерського облiку та звiтностi iншого митного органу, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї):

     у частинi вiдповiдностi видаткiв кошторисним призначенням;

     в) Управлiнням бухгалтерського облiку та звiтностi:

     у частинi вiдповiдностi нормативним актам щодо порядку розрахункiв за договором i правильностi проведення розрахункiв у додатках до проекту договору (протоколi погодження договiрної цiни, тарифах, специфiкацiї).

     г) Юридичним департаментом (юридичною службою iншого митного органу, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї):

     у частинi вiдповiдностi договору чинному законодавству.

     Проект договору з додатками до нього опрацьовується Юридичним департаментом i за вiдсутностi заперечень до нього та наявностi вiз керiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв вiзується директором Юридичного департаменту (у митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях - вiдповiдно начальником юридичної служби митного органу, спецiалiзованої митної установи чи органiзацiї пiсля вiзування головним бухгалтером).

     У разi невiдповiдностi проекту договору законодавству Юридичний департамент (юридична служба iншого митного органу, спецiалiзованої митної установи чи органiзацiї), не вiзуючи проект, надає письмовi пропозицiї та зауваження до нього.

     Пiсля внесення зроблених Юридичним департаментом зауважень та врахування пропозицiй проект договору вiзується директором Юридичного департаменту (начальником юридичної служби iншого митного органу, спецiалiзованої митної установи чи органiзацiї).

     У ходi опрацювання (розгляду) проекту договору юридична служба має право в установленому порядку отримувати вiд iнших структурних пiдроздiлiв додатковi матерiали й консультацiї, що стосуються предмета договору та iнших його умов.

     5.3. Строк узгодження проекту договору не повинен перевищувати трьох робочих днiв з дня його отримання вiдповiдним структурним пiдроздiлом.

     5.4. Завiзований керiвником вiдповiдального структурного пiдроздiлу, керiвниками вiдповiдних структурних пiдроздiлiв (Управлiння бухгалтерського облiку та звiтностi, Фiнансово-економiчного управлiння, Юридичного департаменту тощо) договiр пiдписується Головою Держмитслужби України або посадовою особою Держмитслужби, визначеною наказом Держмитслужби України, яким затверджується список посадових осiб, що мають право пiдпису договорiв (контрактiв), в iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях - вiдповiдно начальником митного органу, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї пiсля вiзування головним бухгалтером та юридичною службою.

     5.5. Пiсля пiдписання договору вiн реєструється в Управлiннi бухгалтерського облiку та звiтностi (або iншому структурному пiдроздiлi, що визначається начальником митного органу, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї). Перший примiрник договору зберiгається в Управлiннi бухгалтерського облiку та звiтностi (вiддiлi фiнансiв та бухгалтерського облiку митного органу, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї), а його копiї - у структурному пiдроздiлi, на який покладено контроль за виконанням договору, та в одержувача товарiв, робiт i послуг з боку Держмитслужби України, визначеного умовами договору.

     Другий примiрник договору передається чи надсилається постачальнику (виконавцю), з яким укладено договiр.

     5.6. Опрацювання, узгодження та укладання договорiв (угод), якi не мiстять фiнансових зобов'язань, покладаються на той структурний пiдроздiл, який є основним розробником договору (угоди) та/або здiйснює його супроводження.

     Посадова особа такого структурного пiдроздiлу вiзує кожну сторiнку обох примiрникiв проекту договору (угоди) та передає його на погодження до Юридичного департаменту Держмитслужби України (в iншому митному органi, спецiалiзованiй митнiй установi чи органiзацiї - до юридичної служби).

     Реєстрацiя договорiв (угод), якi не мiстять фiнансових зобов'язань, здiйснюється у загальному вiддiлi Управлiння справами Держмитслужби України (загальному вiддiлi митного органу, спецiалiзованої митної установи чи органiзацiї).

6. Виконання умов договорiв i контроль за їх виконанням

     6.1. Оплата за договорами проводиться у строк й на умовах, визначених у них.

     6.2. Пiд час оплати за договорами, укладеними за результатами процедур закупiвель, Держмитслужба України (iнший митний орган, спецiалiзована митна установа й органiзацiя) до звiту про результати здiйснення процедури закупiвлi обов'язково додає:

     копiї оголошення про заплановану закупiвлю (оголошення про проведення попередньої квалiфiкацiї, оголошення щодо цiнових пропозицiй (котирувань), оголошення про результати торгiв, що були опублiкованi в спецiалiзованому друкованому засобi масової iнформацiї, завiренi цим друкованим засобом, та в iнформацiйному бюлетенi, що видає Тендерна палата України, завiренi Тендерною палатою України, а у випадках, якщо вартiсть договору перевищує суму, передбачену частиною третьою статтi 8 Закону, також копiї оголошення про заплановану закупiвлю та про результати торгiв, що були опублiкованi в мiжнародному iнформацiйному бюлетенi, що видає Тендерна палата України, завiренi Тендерною палатою України);

     копiю документа, що пiдтверджує розмiщення документiв, передбачених статтею 4¹ цього Закону, завiрену iнформацiйною системою в мережi Iнтернет.

     6.3. Протягом трьох робочих днiв пiсля проведення оплати за договором Управлiнням бухгалтерського облiку та звiтностi (службою фiнансiв, бухгалтерського облiку та звiтностi iншого митного органу, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї) подається до вiдповiдного митного органу чи структурного пiдроздiлу, на який покладено контроль за виконанням договору, службова записка з повiдомленням про оплату, на пiдставi якої здiйснюється контроль за своєчаснiстю й повнотою поставки товарiв, виконання робiт, надання послуг згiдно з умовами договору. Форма службової записки наведена в додатку 1 до цього Порядку.

     6.4. Для своєчасного проведення розрахункiв за укладеним договором посадовi особи, на яких покладено контроль за його виконанням, протягом трьох робочих днiв пiсля поставки товару, виконання робiт чи надання послуг або в разi здiйснення попередньої оплати подають до Управлiння бухгалтерського облiку та звiтностi та Фiнансово-економiчного управлiння Держмитслужби України (вiддiлу фiнансiв та бухгалтерського облiку iншого митного органу, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї) службову записку про необхiднiсть оплати, рахунки та копiї актiв про прийняття-передання або iншi документи, що пiдтверджують поставку товарiв, виконання робiт чи надання послуг. Форма зазначеної службової записки наведена в додатку 2 до цього Порядку.

     6.5. Контроль за виконанням умов договору згiдно з цим Порядком здiйснює керiвник митного органу органу (спецiалiзованої митної установи чи органiзацiї), що за своїми функцiональними обов'язками несе вiдповiдальнiсть за централiзовану закупiвлю товарiв, робiт i послуг для потреб митних органiв, спецiалiзованих митних установ i органiзацiй, або керiвник структурного пiдроздiлу, який виходить з пропозицiєю закупiвлi товарiв, робiт або послуг для потреб митних органiв, спецiалiзованих митних установ i органiзацiй.

     Пiсля виконання сторонами зобов'язань за договором вiдповiдальний за виконання умов укладеного договору вiдповiдний митний орган чи структурний пiдроздiл Держмитслужби України проводить взаємне звiрення розрахункiв з постачальником товарiв (виконавцем робiт, послуг) зi складанням акта звiрення i подає на пiдпис до Управлiння бухгалтерського облiку та звiтностi (головного бухгалтера iншого митного органу, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї).

7. Застосування заходiв за невиконання або неналежне виконання договорiв

     7.1. У разi невиконання або неналежного виконання постачальником (виконавцем) зобов'язань за договором вiдповiдний митний орган чи структурний пiдроздiл Держмитслужби України, на який покладено контроль за виконанням умов договору, направляє до Юридичного департаменту (а в iншому митному органi, спецiалiзованiй митнiй установi чи органiзацiї - до юридичної служби) службову записку разом з усiма документами про необхiднiсть пред'явлення претензiї до контрагента за договором i розрахунок штрафних санкцiй, а також пiдстави для такого пред'явлення. Юридичний департамент за погодженням з Управлiнням бухгалтерського облiку та звiтностi Держмитслужби України (в iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях - юридична служба за погодженням зi службою фiнансiв, бухгалтерського облiку та звiтностi) пред'являє постачальнику (виконавцю) вiдповiдну претензiю (щодо сплати заборгованостi, штрафних санкцiй, передбачених умовами договору, тощо).

     У разi вiдхилення постачальником (виконавцем) повнiстю або частково пред'явленої Держмитслужбою України претензiї Юридичний департамент виносить це питання на розгляд Голови Держмитслужби України або заступника Голови вiдповiдно до розподiлу обов'язкiв (в iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях - начальника митницi, спецiалiзованої митної установи й органiзацiї) для прийняття вiдповiдного рiшення.

     Пiсля прийняття Головою Держмитслужби України або його заступником рiшення щодо стягнення належної суми Юридичний департамент за погодженням з Управлiнням бухгалтерського облiку та звiтностi (в iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях - юридична служба за погодженням зi службою фiнансiв, бухгалтерського облiку та звiтностi) готує позовну заяву до суду щодо стягнення заборгованостi, штрафних санкцiй тощо з постачальника (виконавця).

Директор Юридичного департаменту

Л.М.Небрат

 

	Додаток 1 до Порядку опрацювання, реєстрацiї й облiку договорiв, а також контролю за їх виконанням у Держмитслужбi України (iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах й органiзацiях)
	Форма
Начальнику
	(назва митного органу або структурного пiдроздiлу, на
	який покладено контроль за виконанням умов договору;
	прiзвище, iнiцiали)

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

Управлiння бухгалтерського облiку та звiтностi доводить до Вашого вiдома, що платiжним дорученням N ________ вiд проведено оплату за договором

N
	(номер договору, дата укладення, назва постачальника /виконавця/)

за
	(найменування товару)

на суму		на пiдставi
			(найменування та номери документiв)

Прошу забезпечити контроль за дотриманням строкiв виконання умов договору.

Начальник управлiння -
Головний бухгалтер

Вик. ______________
Тел.

 

	Додаток 2 до Порядку опрацювання, реєстрацiї й облiку договорiв, а також контролю за їх виконанням у Держмитслужбi України (iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях)
	Форма
(назва митного органу або структурного пiдроздiлу, на який
покладено контроль за виконанням умов договору)
	Начальнику Управлiння бухгалтерського облiку та звiтностi
Копiя:	Начальнику Фiнансово-економiчного управлiння

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

(назва митного органу або структурного пiдроздiлу, на який покладено контроль за виконанням умов договору)

пiдтверджує поставку (виконання)
	(найменування товарiв, робiт, послуг)

за договором
	(номер, дата договору, найменування постачальника /виконавця/)

на загальну суму

для здiйснення оплати за поставлений товар, виконанi роботи чи наданi послуги (у разi попередньої оплати зазначити реквiзити платiжного доручення вiд ______________ N ______________).

Копiї первинних документiв додаються.

Начальник

Вик. ______________
Тел.

     Примiтка. За наявностi розбiжностей щодо обсягiв оплачених товарiв, робiт, послуг або їх. цiнових чи якiсних показникiв, передбачених у договорi, а також при невiдповiдностi поставки специфiкацiї, порушеннi строкiв поставки товарiв (виконання робiт, надання послуг) надається письмове пояснення.