ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ
м. Київ

28.12.2002 р.	N 747

Про затвердження Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

     Вiдповiдно до пункту 2 постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.10.97 N 1153 наказую:

     1. Затвердити Iнструкцiю з дiловодства в митнiй службi України (далi - Iнструкцiя), що додається.

     2. Заступникам Голови Служби, начальникам пiдроздiлiв центрального апарату Держмитслужби України, керiвникам митних органiв, спецiалiзованих митних установ i органiзацiй:

     особисто ознайомитися з Iнструкцiєю, забезпечити її вивчення та дотримання вимог Iнструкцiї всiма працiвниками;

     визначити конкретних посадових осiб, на яких покладається здiйснення дiловодства в митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях та їх пiдроздiлах;

     запровадити обов'язкове вивчення Iнструкцiї новоприйнятими працiвниками;

     здiйснювати систематичнi перевiрки стану дiловодства в митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях та їх пiдроздiлах;

     впроваджувати в роботу з документами сучаснi засоби обчислювальної технiки.

     Секретарiату Держмитслужби у двомiсячний термiн з дня пiдписання Iнструкцiї провести з працiвниками пiдроздiлiв, вiдповiдальними за дiловодство, практичнi заняття iз її застосування.

     3. Управлiнню по роботi з особовим складом забезпечити включення до програми професiйного навчання без вiдриву вiд служби курсу дiловодства в митнiй службi України в обсязi 4-х годин. Для слухачiв Академiї митної служби ввести до програми навчання курс "Дiловодство в митнiй службi України" в обсязi 12-и годин. У системi пiдвищення квалiфiкацiї керiвного складу передбачити заняття з дiловодства в митнiй службi України в обсязi 2-х годин.

     4. Секретарiату Держмитслужби України забезпечити тиражування та доведення цього наказу до митних органiв, спецiалiзованих митних установ i органiзацiй України.

     5. Визнати таким, що втратив чиннiсть, наказ Державної митної служби України вiд 06.04.98 N 184 "Про затвердження Iнструкцiї з дiловодства в митних органах України".

     6. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Голови Служби Єгорова О.Б.

Голова Служби

М.Каленський

 

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державної митної служби України 28.12.2002 N 747

IНСТРУКЦIЯ
з дiловодства в митнiй службi України

1. Загальнi положення

     1.1. Ця Iнструкцiя встановлює загальнi правила документування управлiнської дiяльностi пiдроздiлiв центрального апарату Держмитслужби України, регiональних митниць, митниць, спецiалiзованих митних установ i органiзацiй (далi - митнi органи) та регламентує порядок роботи з документами при їх утвореннi, надходженнi, вiдправленнi чи переданнi до архiву.

     1.2. Iнструкцiя визначає порядок загального дiловодства, її положення поширюються на всю службову документацiю, у тому числi створювану за допомогою персональних комп'ютерiв (далi - ПК). Комп'ютернi (автоматизованi) технологiї оброблення документацiйної iнформацiї повиннi вiдповiдати вимогам державних стандартiв та Примiрної iнструкцiї з дiловодства у мiнiстерствах, iнших центральних органах виконавчої влади, Радi мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, мiсцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.10.97 N 1153 (далi - Примiрна iнструкцiя).

     Дiловодство за документами, що мiстять iнформацiю з обмеженим доступом, i дiловодство за зверненнями громадян здiйснюються окремо. Порядок їх здiйснення визначається Iнструкцiєю про порядок облiку, зберiгання, використання документiв, справ, видань та iнших матерiальних носiїв iнформацiї, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави, затвердженою постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 27.11.98 N 1893, та Iнструкцiєю з дiловодства за зверненнями громадян в органах державної влади i мiсцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на пiдприємствах, в установах, органiзацiях незалежно вiд форм власностi, в засобах масової iнформацiї, затвердженою постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 14.04.97 N 348.

     1.3. Викладенi в Iнструкцiї правила й рекомендацiї щодо порядку здiйснення дiловодних процесiв у митних органах розроблено вiдповiдно до положень Конституцiї та законiв України, що встановлюють порядок органiзацiї та дiяльностi органiв виконавчої влади; нормативно-правових актiв Президента України, Кабiнету Мiнiстрiв України, Держмитслужби України; Примiрної iнструкцiї та рiшень колегiї Держмитслужби України з питань здiйснення контролю за виконанням документiв i дотриманням державних стандартiв на органiзацiйно-розпорядчу документацiю.

     1.4. Органiзацiйно-методичну допомогу митним органам у вдосконаленнi та органiзацiї дiловодства подають архiвнi установи України, що розробляють i затверджують обов'язковi для виконання нормативно-правовi акти з питань дiловодства, мають право перевiряти стан дiловодства в митних органах без вивчення змiсту справ i вимагати вiд керiвникiв цих органiв усунення виявлених недолiкiв.

     1.5. Залежно вiд обсягу документообiгу, технiчного оснащення, територiального розташування та кiлькостi структурних пiдроздiлiв у митних органах може застосовуватися повна або часткова централiзацiя дiловодства.

     1.6. Вiдповiдальнiсть за органiзацiю дiловодства в митних органах України несуть їх керiвники. Здiйснення дiловодства вiдповiдно до вимог цiєї Iнструкцiї покладається: у центральному апаратi Держмитслужби України на Секретарiат, у митних органах на загальнi вiддiли, групи документацiйного забезпечення (далi - дiловодна служба).

     Працiвники митних органiв несуть персональну вiдповiдальнiсть за порушення вимог цiєї Iнструкцiї та недотримання встановленого в митному органi порядку роботи з документами (за втрату, неналежне зберiгання, вiдмову виконавця вiд отримання документа тощо).

     У структурних пiдроздiлах митних органiв, у яких штатним розписом не передбачено посади працiвника з дiловодства, ця робота покладається на посадову особу, яка спецiально вповноважується на це наказом митного органу, а її завдання, обов'язки та вiдповiдальнiсть визначаються посадовою iнструкцiєю.

     1.7. Загальне керiвництво роботою дiловодних служб здiйснюють керiвники митних органiв. Керiвник митного органу в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

     вживати необхiдних заходiв для забезпечення безумовного виконання вимог цiєї Iнструкцiї, зокрема заходiв до скорочення обсягiв службового листування;

     не допускати вимагання вiд структурних пiдроздiлiв митного органу, iнших установ, пiдприємств, органiзацiй (далi - органiзацiї) i окремих громадян не передбачених нормативно-правовими актами документiв, вiдомостей, звiтiв, зведень тощо, якщо це не викликано службовою потребою;

     забезпечувати проведення регулярних перевiрок (не рiдше одного разу на два роки) стану дiловодства в митному органi та його структурних пiдроздiлах i вживати заходiв до його полiпшення;

     всебiчно сприяти рацiоналiзацiї та автоматизацiї дiловодних процесiв, вживати заходiв до оснащення дiловодної служби сучасним обладнанням, автоматизованими робочими мiсцями, локальними обчислювальними мережами на базi персональних комп'ютерiв, засобами оргтехнiки, витратними матерiалами й канцелярським приладдям;

     сприяти органiзацiї навчання й пiдвищення квалiфiкацiї працiвникiв дiловодної служби митного органу та його структурних пiдроздiлiв;

     здiйснювати контроль за обов'язковим дотриманням у митному органi, його структурних пiдроздiлах i у пiдпорядкованих митних органах вимог до складання, оформлення документiв i органiзацiї дiловодних процесiв, передбачених цiєю Iнструкцiєю.

     1.8. У разi вiдпустки працiвника, його вiдрядження чи тривалої вiдсутностi з iнших причин усi невиконанi ним службовi документи за вказiвкою керiвника пiдроздiлу передаються посадовiй особi, що замiщує вiдсутнього.

     При звiльненнi працiвника всi документи, журнали, печатки, штампи тощо, що за ним значилися, передаються його безпосередньому начальниковi.

     1.9. Митнi органи України здiйснюють дiловодство, ведуть документацiю й листування державною мовою.

     1.10. Вiдповiдальнiсть за недотримання встановлених термiнiв i неналежну якiсть виконання документiв несуть безпосереднi виконавцi.

     1.11. Вiдповiдальнiсть за недотримання вимог до роботи зi службовими документами несуть керiвники митних органiв та начальники пiдроздiлiв Держмитслужби України.

2. Документування управлiнської дiяльностi митних органiв

     2.1. Документування управлiнської дiяльностi полягає у фiксацiї на паперових або магнiтних носiях за встановленими правилами управлiнських дiй, тобто у створеннi документiв.

     Пiдставою для створення документiв у митних органах є потреба засвiдчення наявностi та змiсту управлiнських дiй, передання, зберiгання й використання iнформацiї протягом певного часу або постiйно.

     2.2. У митних органах визначається конкретний комплекс документiв, передбачений номенклатурою справ та необхiдний i достатнiй для документування дiяльностi митних органiв.

     2.3. Управлiнська дiяльнiсть митних органiв здiйснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документiв. Видання розпорядчих документiв визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митнi органи. З питань, що становлять взаємний iнтерес i належать до компетенцiї рiзних вiдомств, можуть видаватися спiльнi розпорядчi документи.

     2.4. Пiдставами для видання розпорядчих документiв у митних органах є:

     Конституцiя та закони України, постанови Верховної Ради України, укази й розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабiнету Мiнiстрiв України, накази Державної митної служби України, рiшення колегiї Держмитслужби України;

     провадження митним органом виконавчої та розпорядчої дiяльностi з метою виконання покладених на нього завдань i функцiй;

     потреба в нормативно-правовому регулюваннi дiяльностi митного органу.

     2.5. Розпорядчi документи, що надходять до митного органу з митних органiв вищого рiвня, доводяться до його структурних пiдроздiлiв. Митний орган має право розсилати ксерокопiї документiв органiв вищого рiвня до своїх структурних пiдроздiлiв i пiдпорядкованих митних органiв разом iз супровiдним листом або за резолюцiєю керiвника.

     2.6. Документи, що видаються на пiдставi розпорядчих документiв митних органiв вищого рiвня, повиннi мати посилання на них iз зазначенням найменувань цих документiв, дат, номерiв i заголовкiв.

     2.7. Хiд обговорення питань i рiшення, що приймаються колегiальними органами, на зборах, засiданнях, нарадах, фiксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на пiдставi записiв i стенограм, зроблених у ходi засiдань, та зберiгаються в дiловоднiй службi, за винятком протоколiв засiдань колегiї Держмитслужби України, якi зберiгаються в секретаря колегiї.

     Якщо засiдання стенографується, то змiст виступiв до протоколу не заноситься. Розшифрована, оформлена й пiдписана стенографiсткою стенограма додається до протоколу.

     Якщо хiд засiдання фiксується на магнiтнiй плiвцi шляхом запису на магнiтофонi чи диктофонi, то пiсля засiдання записанi на нiй тексти виступiв передруковуються, пiдписуються секретарем колегiї та додаються до протоколу.

     2.8. Рiшення колегiальних органiв доводяться до виконавцiв, управлiнь Держмитслужби України, а також митних органiв та iнших органiзацiй шляхом надсилання їм цих рiшень.

     Рiшення колегiї Держмитслужби України вводяться в дiю наказами Держмитслужби.

     2.9. Митний орган пiд час здiйснення оперативних зв'язкiв зi своїми структурними пiдроздiлами, iншими органiзацiями, окремими громадянами може надсилати листи.

     Як правило, листи складаються, якщо неможливо або важко здiйснити бездокументний обмiн iнформацiєю, дати уснi роз'яснення, вказiвки (особисто або телефоном), провести iнструктування тощо.

     2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то передання тексту може здiйснюватися електронною поштою, телефоном або телефаксом з вiдповiдною вiдмiткою на оригiналi документа про спосiб, дату й час передання та прийняття iнформацiї, особу, що передала (прийняла) iнформацiю.

3. Прийняття, розгляд i реєстрацiя документiв

     3.1. Прийняття документiв

     3.1. Усi документи, що надходять до митного органу, приймаються централiзовано дiловодною службою.

     У разi надходження документiв з органiв вищого рiвня в неробочий час вони приймаються черговим по митному органу, який, перевiривши наявнiсть документiв за реєстром, передає їх наступного робочого дня до дiловодної служби, а документи з позначкою "Термiново" - одному з присутнiх керiвникiв митного органу, зробивши про це вiдповiдну вiдмiтку в книзi облiку вхiдних документiв та на конвертах, якi передає пiсля розгляду до дiловодної служби.

     3.1.2. Кореспонденцiя, що надходить до митних органiв України iноземними мовами, передається для перекладу або анотацiї за реєстром:

     - у Держмитслужбi - до Управлiння мiжнародного митного спiвробiтництва;

     - у митних органах - працiвникам, визначеним керiвником митного органу, якi володiють вiдповiдними мовами й отримують надбавку до посадового окладу за їх використання в роботi.

     Не пiзнiше нiж через 3 доби цi документи разом з перекладом (анотацiєю) повертаються до дiловодної служби для реєстрацiї та подальшого опрацювання.

     Якщо переклад не може бути здiйснений працiвниками митного органу, то для цього на договiрних засадах залучаються компетентнi фахiвцi, яким передається ксерокопiя документа.

     3.1.3. Документи, що надходять до митних органiв засобами електронного й факсимiльного зв'язку й адресованi їх керiвникам, повиннi облiковуватися за мiсцем прийняття та передаватися для реєстрацiї до дiловодної служби.

     3.1.4. Працiвникам митних органiв України незалежно вiд займаних посад i повноважень забороняється приймати до виконання незареєстрованi документи.

     3.1.5. У дiловоднiй службi митного органу розкриваються всi конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". При розкриттi конвертiв перевiряється вiдповiднiсть номерiв документiв їх номерам зазначеним на i конвертах. Якщо виявлено вiдсутнiсть документа або додаткiв до нього, невiдповiднiсть номера на конвертi номеру документа, то складається акт у двох примiрниках (за довiльною формою), один з яких надсилається вiдправниковi разом з документами, що пiдлягають поверненню, а другий зберiгається в справi дiловодної служби.

     У разi отримання поштового вiдправлення в пошкодженому конвертi про це робиться вiдмiтка в поштовому реєстрi.

     Конверти зберiгаються й додаються до документiв, якщо лише за конвертом можна встановити адресу вiдправника, час фактичних вiдправлення та одержання документа або якщо в конвертi вiдсутнi окремi документи чи встановлено невiдповiднiсть номерiв документiв їх номерам на конвертi.

     3.1.6. Документи, неправильно оформленi (непiдписанi, незасвiдченi), пошкодженi, повертаються вiдправнику пiсля складання акта разом з одним його примiрником, надiсланi не за адресою - пересилаються адресатовi.

     3.2. Попереднiй розгляд документiв

     3.2.1. Усi документи, що надiйшли до митного органу, пiдлягають обов'язковому попередньому розгляду.

     Попереднiй розгляд документiв здiйснюється керiвником дiловодної служби митного органу або iншою вповноваженою на це посадовою особою вiдповiдно до розподiлу обов'язкiв мiж працiвниками.

     3.2.2. Метою попереднього розгляду документiв є розподiлення їх на такi, що потребують обов'язкового розгляду керiвництвом митного органу, i такi, що передаються для розгляду виконавцям вiдповiдно до їх функцiональних обов'язкiв; визначення необхiдностi реєстрацiї документiв; установлення при потребi термiнiв виконання документiв, якi передаються структурним пiдроздiлам чи безпосередньо їх керiвникам.

     3.2.3. Попереднiй розгляд документiв повинен здiйснюватись у день одержання або наступного робочого дня в разi надходження їх у неробочий час. Доручення, телеграми, телефонограми й телефакси органiв вищого рiвня, одержанi в робочий час, розглядаються негайно.

     3.2.4. Пiд час попереднього розгляду документiв слiд керуватися положеннями про митний орган та його структурнi пiдроздiли, посадовими iнструкцiями, номенклатурами справ, схемами проходження документiв тощо.

     3.2.5. Керiвництву митного органу в першу чергу передаються закони України, кореспонденцiя Верховної Ради України, Адмiнiстрацiї Президента України, Кабiнету Мiнiстрiв України, Верховної Ради Автономної Республiки Крим, Ради мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, органiв виконавчої влади, органiв мiсцевого самоврядування, а також найважливiшi документи, що мiстять iнформацiю з принципових питань дiяльностi митного органу та потребують вирiшення керiвництвом.

     3.2.6. Для забезпечення ритмiчностi роботи дiловодна служба за погодженням з керiвником митного органу може розробляти графiки доставки кореспонденцiї керiвництву та отримання документiв структурними пiдроздiлами.

     3.3. Реєстрацiя документiв

     3.3.1. Реєстрацiя документа - фiксування факту створення або надходження документа, а саме проставлення на ньому умовного позначення - реєстрацiйного iндексу, а також запис в реєстрацiйних формах необхiдних вiдомостей про документ.

     Реєстрацiя документiв провадиться з метою забезпечення їх облiку, контролю за виконанням i оперативним використанням наявної в них iнформацiї.

     При реєстрацiї документiв, що надходять до митного органу, на лицьовому боцi першого аркуша кожного з них у нижньому правому кутку проставляється реєстрацiйний штамп, на якому зазначено найменування митного органу (при децентралiзованiй реєстрацiї - назву пiдроздiлу) i до якого вносяться необхiднi записи.

     За вiдсутностi вiльного вiд тексту мiсця вiдбиток штампа наноситься на текст. Записи виконуються чорнилом чи пастою, помiтного кольору на фонi тексту документа. Мiсце для вiдбитка штампа слiд обирати так, щоб ним не були закритi важливi фрагменти тексту.

     3.3.2. Як правило, реєстрацiя документiв повинна проводитися централiзовано.

     Децентралiзована реєстрацiя документiв допускається в митних органах з обсягом документообiгу понад 20 тис. документiв на рiк, з територiально роз'єднаними структурними пiдроздiлами та у випадках, зумовлених специфiкою дiяльностi органу, i запроваджується наказом митного органу.

     Мiсце реєстрацiї документiв визначається керiвником митного органу; вiн же затверджує перелiк документiв, що не пiдлягають реєстрацiї в дiловоднiй службi. Примiрний перелiк документiв, що не пiдлягають реєстрацiї, наведено в додатку 1 до цiєї Iнструкцiї.

     3.3.3. Реєстрацiї в дiловоднiй службi пiдлягають документи, що потребують облiку, виконання або призначенi для використання з довiдковою метою (розпорядчi, плановi, звiтнi, облiково-статистичнi; рiчнi бухгалтерськi й фiнансовi звiти тощо), як тi, що створюються та використовуються в митному органi, так i тi, що надходять з iнших органiзацiй i вiд громадян, крiм зазначених у додатку 1 до цiєї Iнструкцiї.

     Реєстрацiї пiдлягають як машинописнi (рукописнi) документи, так i виготовленi чи отриманi за допомогою комп'ютерної або факсимiльної технiки.

     3.3.4. Основним принципом реєстрацiї документiв є однократнiсть. Кожний документ реєструється в митному органi лише один раз: вхiдний - у день надходження або не пiзнiше наступного робочого дня, якщо документ надiйшов у неробочий час, створюваний - у день пiдписання або затвердження. У разi передання зареєстрованого документа з одного структурного пiдроздiлу до iншого вiн повторно не реєструється, але обов'язково облiковується.

     3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно вiд назви, виду, автора (кореспондента) i змiсту. Окремо реєструються накази з основної дiяльностi, з кадрових питань, про надання вiдпусток, про вiдрядження працiвникiв; протоколи нарад керiвного складу; акти ревiзiй фiнансово-господарської дiяльностi, перевiрок оперативно-службової дiяльностi, службових розслiдувань та iнвентаризацiйних комiсiй; бухгалтерськi документи тощо.

     3.3.6. Документи реєструються за наскрiзною нумерацiєю, окремою для кожної групи документiв. При цьому документовi надається умовне позначення - реєстрацiйний iндекс, який складається:

     для вхiдних документiв - з порядкового номера та iндексiв за перелiком кореспондентiв i номенклатурою справ;

     для вихiдних документiв - з iндексiв пiдроздiлу за перелiком кореспондентiв, у якому готувався документ, посадової особи, що пiдписала документ, тощо та порядкового номера.

     Документи, що надiйшли до митного органу факсимiльним чи електронним зв'язком, реєструються з доданням позначки вiдповiдно "F" або "ЕП".

     Реєстрацiйнi iндекси документiв iнших груп, як правило, складаються з порядкового номера й позначок, установлених для конкретної групи.

     3.3.7. Для реєстрацiї вхiдних документiв застосовуються єдина реєстрацiйно-контрольна картка, придатна для оброблення на персональному комп'ютерi (додаток 2), i створюванi на кожний календарний рiк окремо основна та допомiжна картотеки.

     3.3.8. Автоматизована реєстрацiя документiв провадиться централiзовано в мiсцях реєстрацiї документiв, обладнаних персональними комп'ютерами. Запис здiйснюється в реєстрацiйно-контрольнiй картцi, що мiстить обов'язковi реквiзити (додаток 3), якi забезпечують сумiснiсть програмних i технiчних засобiв, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквiзитiв.

     Обов'язковi реквiзити в разi потреби можуть бути доповненi такими вiдомостями: прiзвищем безпосереднього виконавця, розпискою виконавця про одержання документа, фактичним термiном виконання, iнформацiєю про додатки до документа тощо. Порядок розмiщення реквiзитiв на полi картки визначатися митним органом.

     У разi автоматизованої реєстрацiї формується банк реєстрацiйних даних, а за наявностi мережi - центральний банк реєстрацiйних даних.

     Автоматизованi банки реєстрацiйних даних забезпечують працiвникiв iнформацiєю про всi документи та мiсце їх розмiщення (перебування) шляхом виведення iнформацiї на екран монiтора та її роздруковування. У разi часткової автоматизацiї пошукових операцiй повинна забезпечуватися сумiснiсть традицiйної та автоматизованої систем реєстрацiї та пошуку.

     Як правило, пошук iнформацiї проводиться централiзовано в мiсцях автоматизованої реєстрацiї й оброблення iнформацiї. Користувач повинен мати можливiсть одержати iнформацiю за всiма або кiлькома реквiзитами реєстрацiї, а також точну адресу мiсця знаходження документа в момент пошуку.

     3.3.9. Реєстрацiйно-контрольнi картки можуть групуватися в довiдковi картотеки, що створюються окремо на кожний календарний рiк.

     3.3.10. Усi документи, що надходять до структурних пiдроздiлiв, пiдлягають обов'язковому облiку (реєстрацiї). Облiк документiв, що надiйшли до пiдроздiлу митного, органу може здiйснюватися за реєстрацiйно-контрольними картками або за журнальною формою.

     Журнальна форма реєстрацiї документiв допускається в митних органах чи їх пiдроздiлах з обсягом документообiгу вiд 2500 до 3000 документiв на рiк (додатки 4,5).

     3.3.11. Журнали реєстрацiї та облiку документiв загального дiловодства, їх ксерокопiй не нумеруються й не прошиваються.

4. Складання та оформлення службових документiв

     4.1. Складання документiв

     4.1.1. Для складання службових документiв у митних органах повинен використовуватися папiр форматiв А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) i А5 (148х210 мм).

     Складання документiв на паперi довiльного формату не дозволяється.

     Тексти документiв, що виконуються на паперi формату А4, друкуються через один мiжрядковий iнтервал з використанням шрифту Times New Roman Cyr; розмiр шрифту - 14. Абзаци в текстi вiддiляють двома мiжрядковими iнтервалами. Початок абзацiв - iз 6-го символа.

     4.1.2. З метою прискорення виконання документiв i правильного формування справ у дiловодствi кожний документ повинен мiстити, як правило, одне питання.

     Винятком є складання протоколiв, наказiв, планiв, звiтiв i узагальнюючих документiв.

     4.1.3. Текст документа повинен мiстити певну аргументовану iнформацiю, викладену стисло, грамотно, зрозумiло й об'єктивно, без повторень та вживання слiв i зворотiв, що не несуть змiстового навантаження.

     Змiст документа має бути пов'язаний зi змiстом ранiше виданих з цього питання документiв.

     4.1.4. Вiдповiдальнiсть за змiст, правильнi пiдготовку й оформлення службових документiв покладається на керiвникiв структурних пiдроздiлiв митного органу та безпосереднiх виконавцiв.

     Вiдповiдальнiсть за змiст документа, що вiзується кiлькома особами, несуть однаковою мiрою всi цi особи.

     4.1.5. Службовi й доповiднi записки, адресованi керiвництву митного органу, приймаються для реєстрацiї дiловодною службою з облiковими номерами цих документiв, наданими останнiм структурними пiдроздiлами.

     4.2. Оформлення документiв

     4.2.1. Як правило, усi службовi документи (за винятком зазначених у п. 4.2.3) повиннi оформлюватися на бланках митного органу. Бланки виготовляються згiдно з вимогами державних стандартiв i цiєї Iнструкцiї з обов'язковим додержанням таких правил:

     установлюються два види бланкiв: номерний бланк для листiв i загальний бланк для iнших видiв органiзацiйно-розпорядчих документiв (додатки 6 (для регiональних митниць), 7 i 8). Виготовлення бланкiв конкретних видiв документiв допускається, якщо потрiбна їх кiлькiсть на рiк перевищує 200 одиниць;

     бланки кожного виду повиннi виготовлятися на основi кутового або поздовжнього розмiщення реквiзитiв. Реквiзити заголовка розмiщуються центрованим (початок i кiнець кожного рядка реквiзиту однаково вiддаленi вiд лiвого й правого полiв бланка) або прапоровим способом (кожний рядок реквiзиту починається вiд лiвого поля);

     бланки повиннi виготовлятися друкарським способом на бiлому паперi або паперi свiтлих тонiв фарбами насиченого кольору;

     бланки документiв повиннi мати такi поля:

     лiве - 25 мiлiметрiв;

     верхнє - не менш як 10 мiлiметрiв;

     праве й нижнє - не менш як 15 мiлiметрiв.

     Бланки з найменуванням митного органу можуть замовлятися:

     - Державною митною службою України:

     - регiональними митницями, митницями,

     - iншими установами й органiзацiями митної служби України.

     Структурнi пiдроздiли користуються бланками митного органу, до складу якого вони входять, на яких найменування цих пiдроздiлiв додруковуються нижче найменування митного органу.

     4.2.2. Номернi бланки зберiгаються в металевих шафах чи сейфах. Особа, що вiдповiдає за збереження бланкiв, повинна вести облiк їх використання. На зiпсованi бланки складається акт про знищення, про що робиться вiдмiтка в журналi облiку. Використовувати бланки митних органiв для особистих звернень до державних i громадських органiзацiй забороняється.

     4.2.3. Деякi внутрiшнi документи (заяви працiвникiв, окремi службовi довiдки, листи одного пiдроздiлу митного органу до iншого тощо) i документи, створюванi вiд iменi кiлькох або бiльше пiдроздiлiв оформлюються не на бланках.

     У цих документах найменування пiдроздiлiв зазначаються в найменуваннях посад у реквiзитi "Пiдпис".

     Наприклад. Начальник вантажного вiддiлу Бориспiльської митницi (пiдпис).

     4.2.4. Документ оформлюється у виглядi суцiльного тексту, анкети, таблицi або поєднання цих форм.

     Суцiльний текст документа повинен мiстити граматично й логiчно узгоджену iнформацiю про управлiнськi дiї та використовувати пiд час складання правил, положень, листiв, розпорядчих документiв.

     Як правило, тексти розпорядчих документiв i листiв складаються з двох частин. У першiй зазначається пiдстава або обґрунтування складання документа, у другiй наводяться висновки, пропозицiї, рiшення, доручення чи прохання.

     Форма анкети використовується в разi потреби викладення цифрової або словесної iнформацiї про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетнi тексти використовуються в органiзацiйно-розпорядчих документах, документах з матерiально-технiчного постачання й збуту, фiнансових документах тощо.

     Форма таблицi використовується в разi потреби викладення цифрової або словесної iнформацiї про кiлькох об'єктiв за обсягом ознак. Табличнi тексти використовуються в планових, звiтно-статистичних, фiнансових, бухгалтерських, органiзацiйно-розпорядчих та iнших документах.

     У таблицях i анкетах, призначених для оброблення на ПК, об'єкти, ознаки та їх показники в разi потреби кодуються.

     Працiвники митних органiв для вирiшення службових питань використовують також доповiднi й службовi записки.

     Доповiдна записка - документ, що мiстить iнформацiю керiвництву митного органу з певними висновками (при потребi).

     Службова записка - документ, що мiстить не тiльки iнформацiю про певнi факти, висновки, але й пропозицiї працiвника.

     Службова й доповiдна записки, адресованi керiвництву митного органу, надаються для реєстрацiї до загального вiддiлу з пiдписом i погодженням безпосереднього керiвника й заступника керiвника митного органу (згiдно з розподiлом обов'язкiв).

     4.2.5. Службовий документ, що створюється в митному органi, повинен мати обов'язковi реквiзити й стабiльний порядок їх розмiщення (додатки 9,10, 10-а, 10-б): малий герб України, найменування митного органу - автора документа, назву виду документа (не зазначається в листах), дату, номер чи iндекс, гриф обмеження доступу (у разi потреби), заголовок до тексту, текст, пiдпис, вiзи, прiзвище й номер телефону виконавця, вiдмiтку про виконання.

     Пiд час пiдготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквiзитiв може бути доповнений iншими реквiзитами, якщо цього потребує призначення документа або його оброблення.

     Нормативно-правовi акти, що вiдповiдно до Указу Президента України вiд 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацiю нормативних актiв мiнiстерств та iнших органiв державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повиннi мати у верхньому правому кутку пiсля номера акта чи грифа затвердження вiльне мiсце (6х10 см) для запису про державну реєстрацiю.

     4.2.6. Найменування митного органу на бланках документiв i в документах повинно вiдповiдати найменуванню, зазначеному в положеннi про цей орган. Скорочене найменування вживається тiльки в разi, якщо воно офiцiйно визначено в положеннi про митний орган. На бланку скорочене найменування розмiщується слiдом за повним.

     4.2.7. Назва виду документа (наказ, рiшення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом i повинна вiдповiдати компетенцiї митного органу, змiстовi управлiнської дiяльностi.

     4.2.8. Заголовок до документа повинен мiстити короткий i ємний виклад змiсту документа, граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою вiддiєслiвного iменника й вiдповiдати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення митного органу, або наказ про заохочення спiвробiтникiв вiддiлу митницi; протокол (чого?) засiдання експертної комiсiї.

     Якщо в документi йдеться про кiлька питань, заголовок може бути узагальненим.

     У разi складання документа на основi унiфiкованої форми постiйна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змiнною iнформацiєю, яка конкретизує його змiст.

     Текст документа, надрукований на паперi формату А5, дозволяється готувати без заголовка.

     Тексти телефонограм, телеграм i повiдомлень заголовкiв не мають.

     4.3. Датування документiв

     4.3.1. Усi службовi документи пiдлягають датуванню.

     Датою документа є дата його пiдписання; для документа, що приймається колегiальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження; для вихiдної кореспонденцiї - дата реєстрацiї.

     4.3.2. Дати пiдписання й затвердження документiв, а також тi, що є в текстi, повиннi оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послiдовностi: число, мiсяць, рiк. Наприклад: 18 сiчня 2003 року слiд писати: 18.01.03.

     Якщо порядковий номер мiсяця або числа складається з однiєї цифри, то слiд писати, наприклад, 3 квiтня 2003 року, або 03.04.03. У текстах нормативно-правових актiв i документiв, що мiстять вiдомостi фiнансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосiб оформлення дат: 30 травня 2003 року.

     4.3.3. Дата на документi проставляється особою, що його пiдписує або затверджує, у момент пiдписання чи затвердження.

     4.3.4. Обов'язковому датуванню й пiдписанню пiдлягають усi службовi вiдмiтки на документах, пов'язанi з їх проходженням та виконанням (резолюцiї, погодження, вiзи, вiдмiтки про виконання документа).

     4.3.5. Дата пiдписання проставляється в лiвiй верхнiй частинi документа разом з iндексом (за винятком номера наказу) на спецiально вiдведеному для цього мiсцi на бланку. Якщо документ складено не на бланку, то його дата проставляється лiворуч нижче пiдпису. Дата затвердження документа зазначається у грифi затвердження.

     4.4. Iндексацiя документiв

     4.4.1. Iндексацiя документiв полягає в присвоєннi їм умовних позначень - iндексiв, що надаються документам пiд час реєстрацiї та вказують на мiсце складання, виконання й зберiгання документiв.

     Порядок оформлення iндексу документа визначається прийнятою в митному органi системою iндексацiї документiв.

     4.4.2 Iндекси вхiдних i створених митним органом документiв складаються з порядкових номерiв у межах групи документiв, що реєструються, якi вiдповiдно до завдань пошуку можуть доповнюватися прийнятими в митному органi iндексом внутрiшнього чи зовнiшнього кореспондента, iндексом за номенклатурою справ, iндексом напряму дiяльностi, пiдроздiлу тощо. Перелiк iндексiв внутрiшнiх та зовнiшнiх кореспондентiв (прийнятих у центральному апаратi Держмитслужби), наведено в додатку 11.

     4.4.3. Номер спiльного нормативно-правового акта повинен складатися з номерiв, присвоєних документу в органiзацiях, що видали його, якi проставляються через косу риску.

     4.5. Погодження документiв

     4.5.1. У разi потреби визначення доцiльностi створення документа, його обґрунтованостi та встановлення його вiдповiдностi законодавству здiйснюється погодження проекту документа.

     Погодження може здiйснюватись як у митному органi зi структурними пiдроздiлами, посадовими особами, якi вiдповiдно до їх компетенцiї займаються питаннями, порушеними в проектi документа, внутрiшнє, так i за його межами - зовнiшнє.

     4.5.2. Внутрiшнє погодження оформлюється вiзуванням проекту документа посадовою особою. Вiза включає: особистий пiдпис, iнiцiали й прiзвище особи, яка вiзує документ, i дату вiзування. У разi потреби зазначається найменування посади цiєї особи, наприклад:

     Начальник Управлiння правової роботи
     Пiдпис, iнiцiали, прiзвище
     Дата

     Вiза проставляється на зворотному боцi останнього аркуша примiрника проекту документа, що залишається в митному органi.

     4.5.3. Зауваження й пропозицiї до проекту документа викладаються на окремому аркушi, про що на проектi робиться вiдповiдна вiдмiтка за такою формою:

     Начальник Управлiння технологiй митного контролю
     Пiдпис, iнiцiали, прiзвище
     Зауваження й пропозицiї додаються
     Дата

     Зауваження обов'язково доповiдаються виконавцем документу особi, що пiдписує документ.

     4.5.4. Проекти нормативно-правових актiв Держмитслужби України перевiряються працiвниками Управлiння правової роботи в частинi вiдповiдностi їх законодавству й вiзуються ними на зворотному боцi останнього аркуша проекту акта, або на аркушi погодження. Проекти нормативно-правових актiв митних органiв перевiряються й вiзуються їх юридичними службами.

     4.5.5. Зовнiшнє погодження проектiв документiв оформлюється вiдповiдним грифом. Гриф погодження ставиться нижче пiдпису на лицьовому боцi останнього аркуша проекту документа, включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, якою погоджується проект документа (включаючи найменування митного органу, iншої органiзацiї), особистий пiдпис, iнiцiали, прiзвище та дату погодження й засвiдчується гербовою печаткою вiдповiдного органу чи органiзацiї, наприклад:

     ПОГОДЖЕНО
     Заступник Голови Держмитслужби України
     Пiдпис, iнiцiали, прiзвище
     Дата

     4.5.6. Якщо зовнiшнє погодження проекту документа здiйснюється колегiальним органом, то гриф погодження оформлюється таким чином:

     ПОГОДЖЕНО
     Протокол засiдання Вищої атестацiйної комiсiї України
     Дата, N

     4.5.7. Якщо змiст документа стосується бiльше нiж трьох установ, то складається "Аркуш погодження", про що робиться вiдмiтка в проектi документа на мiсцi грифа погодження, наприклад: "Аркуш погодження додається".

     Аркуш погодження оформлюється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Пiдпис, iнiцiали, прiзвище Дата

Найменування посади Пiдпис, iнiцiали, прiзвище Дата

     4.6. Засвiдчення документiв

     4.6.1. Засвiдчення документiв здiйснюється шляхом їх пiдписання, затвердження та проставлення печатки.

     4.6.2. Документи пiдписуються посадовими особами вiдповiдно до їх компетенцiї, установленої чинними нормативно-правовими актами.

     У митному органi документи пiдписуються лише його керiвником або заступником керiвника вiдповiдно до повноважень.

     Документи, що надсилаються Держмитслужбою України митним органам, пiдписуються Головою Держмитслужби України, його заступниками, а також керiвниками структурних пiдроздiлiв Держмитслужби України вiдповiдно до встановлених повноважень. Документи, що надсилаються регiональними митницями пiдпорядкованим їм митницям, пiдписуються начальниками регiональних митниць або їх заступниками.

     4.6.3. Пiдпис складається з найменування посади особи, що пiдписує документ (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого, - якщо документ, надруковано на бланку), особистого пiдпису, iнiцiалiв i прiзвища. Iнiцiали й прiзвище друкуються на рiвнi останнього рядка назви посади, наприклад:

Начальник Управлiння тарифного регулювання Державної митної служби України	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище
Начальник Управлiння тарифного регулювання	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище

     4.6.4. У разi надсилання документа одночасно кiльком органам вищого рiвня чи стороннiм органiзацiям, керiвник пiдписує всi примiрники.

     4.6.5. У разi надсилання документа одночасно кiльком митним органам чи структурним пiдроздiлам митного органу пiдписується тiльки оригiнал, що залишається в справi митного органу - автора, а на мiсця дiловодною службою надсилається документ електронною поштою або його ксерокопiї, якi при потребi засвiдчуються.

     4.6.6. Документи пiдписуються, як правило, однiєю посадовою особою, а якщо за змiст документа несуть вiдповiдальнiсть кiлька осiб (акти, фiнансовi документи тощо), то двома або бiльше посадовими особами. При цьому їх пiдписи розмiщуються один пiд одним послiдовно вiдповiдно до рiвня посади, наприклад:

Начальник Управлiння податкiв та зборiв	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище
Заступник начальника Управлiння технологiй митного контролю	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище

     4.6.7. У разi пiдписання документа кiлькома особами, що займають рiвнозначнi посади, їх пiдписи розмiщуються на одному рiвнi, наприклад:

Заступник Голови Державної митної служби України	Заступник Мiнiстра юстицiї України
Пiдпис, iнiцiали, прiзвище	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище

     4.6.8. Документи колегiальних органiв пiдписуються головуючим на засiданнi колегiального органу й секретарем, наприклад:

Голова комiсiї	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище
Секретар комiсiї	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище

     Пiд документом, пiдготовленим комiсiєю, зазначаються особи згiдно з розподiлом їх обов'язкiв у складi комiсiї, наприклад:

Голова комiсiї	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище
Члени комiсiї	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище
	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище

     4.6.9. Якщо посадова особа, пiдпис якої зазначено в проектi документа, вiдсутня, то документ пiдписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, що пiдписала документ, i її прiзвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст.").

     Забороняється пiдписання документа з прийменником "за" або з проставленням косої риски перед найменуванням посади.

     4.6.10. Особливим способом засвiдчення документа пiсля його пiдписання є затвердження. Документ затверджується вiдповiдними органами або посадовими особами, до компетенцiї яких належить вирiшення питань, викладених у цих документах. Примiрний перелiк документiв, що пiдлягають затвердженню, наведено в додатку 12 до цiєї Iнструкцiї.

     4.6.11. Затвердження документа здiйснюється шляхом проставлення грифа затвердження або шляхом видання наказу. Положення, iнструкцiї, правила тощо повиннi затверджуватися наказом митного органу.

     4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементiв: слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, пiдпису, iнiцiалiв i прiзвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Голова Державної митної служби України Пiдпис, iнiцiали, прiзвище Дата

     4.6.13. У разi затвердження документа наказом на документi зазначається гриф затвердження за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державної митної служби України 20.01.03 N 15

     4.6.14. Гриф затвердження розмiщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа, що затверджується.

     4.6.15. На документах, що засвiдчують права громадян (фiзичних осiб) i пiдприємств, установ, органiзацiй (юридичних осiб), фiксують факт витрати грошових коштiв i матерiальних цiнностей, також на договорах, посвiдченнях, довiреностях тощо пiдпис керiвної особи митного органу повинен завiрятися гербовою печаткою.

     Перелiк iнших документiв, на яких пiдпис керiвника завiряється гербовою печаткою, визначається митним органом на пiдставi чинних нормативно-правових актiв (додаток 13 до цiєї Iнструкцiї).

     Якщо документ, що потребує завiрення гербовою печаткою, не входить до цього перелiку, то питання проставлення на ньому гербової печатки розглядається в кожному конкретному випадку керiвником митного органу.

     Печатка (негербова), яка вiдтворює найменування митного органу або його структурного пiдроздiлу, проставляється на копiях документiв, що надсилаються до iнших установ, i на розмножених примiрниках розпорядчих документiв у разi їх розсилання.

     Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останнi кiлька лiтер найменування посади особи, що пiдписала документ.

     4.6.16. Гербова печатка митного органу зберiгається в сейфi начальника загального вiддiлу (дiловодної служби). Начальник загального вiддiлу (керiвник дiловодної служби) несе вiдповiдальнiсть за її збереження й використання.

     4.7. Адресування документiв

     4.7.1. Документи адресуються установi, її структурним пiдроздiлам або конкретнiй посадовiй особi.

     У разi адресування документа установi або її структурному пiдроздiлу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному вiдмiнку, наприклад:

Мiнiстерство юстицiї України Мiнiстерство охорони здоров'я України Головне лiкувальне управлiння

     Якщо документ надсилається посадовiй особi, то найменування установи зазначається в називному вiдмiнку, а посада й прiзвище адресата - у давальному, наприклад:

Мiнiстерство промислової полiтики України Управлiння справами Головному спецiалiсту Прiзвище, iнiцiали

     У разi адресування документа керiвниковi установи або його заступниковi найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Головi Державного комiтету архiвiв України Прiзвище, iнiцiали

     У разi потреби в реквiзитi "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступiнь.

     Якщо документ адресується багатьом однорiдним органiзацiям, то адресата необхiдно зазначати узагальнено, наприклад:

	Начальникам регiональних митниць
	Начальникам митниць центрального пiдпорядкування

     Документ не повинен мати бiльше чотирьох адресатiв. Слово "копiя" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатiв не ставиться. У разi надсилання документа бiльш як чотирьом адресатам складається розрахунок розсилки, а на кожному примiрнику документа зазначається тiльки один адресат.

     4.7.2. До реквiзиту "Адресат" може входити адреса. Порядок i форма запису вiдомостей про адресу установи повиннi вiдповiдати правилам користування поштовим зв'язком.

     Повна адреса зазначається в разi надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакцiя журналу "Архiви України" вул. Солом'янська, 24, Київ-110 04110

     У разi надсилання документа громадянину спочатку зазначається прiзвище та iнiцiали одержувача, а потiм поштова адреса, наприклад:

Прiзвище, iнiцiали вул. Дегтярiвська, 30, кв. 4 Київ 04119

     4.7.3. У разi надсилання документа органам державної влади й постiйним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти iз завчасно надрукованими адресами.

     4.8. Резолюцiя

     4.8.1. Резолюцiя - це зроблений керiвником митного органу напис на документi, що мiстить вказiвки щодо виконання документа.

     4.8.2. Резолюцiя складається з таких елементiв: прiзвища виконавця (виконавцiв), змiсту доручення, термiну виконання, особистого пiдпису керiвника, дати. Якщо доручення надається кiльком посадовим особам, то головним виконавцем є особа, зазначена в дорученнi першою, якщо в документi не обумовлено iнше. Для виконання доручення їй надається право скликати iнших виконавцiв i координувати їх роботу.

     4.8.3. Резолюцiї на документах термiни виконання яких визначено та якi не потребують додаткових вказiвок, мiстять тiльки прiзвище виконавця, пiдпис автора резолюцiї, дату.

     4.8.4. Як правило, на документi повинно бути не бiльше однiєї резолюцiї. Якщо резолюцiєю керiвника митного органу визначено завдання його заступникам, то при потребi деталiзацiї порядку виконання завдань на документi мають бути вiдповiдно i їх резолюцiї.

     На документах, що надходять до структурного пiдроздiлу, керiвник цього пiдроздiлу обов'язково визначає безпосереднiх виконавцiв.

     Резолюцiя повинна проставлятися безпосередньо на документi нижче реквiзиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо мiсця для резолюцiї недостатньо, то її можна проставляти на вiльному вiд тексту мiсцi у верхнiй частинi лицьового боку першого аркуша документа, але не на полi документа, призначеному для пiдшивання. Написання резолюцiї на окремих аркушах або спецiальних бланках допускається, якщо документ пiдлягає поверненню або деталiзується порядок його виконання й уточнюються виконавцi.

     4.8.5. Якщо копiя документа надiйшла до митного органу електронною поштою ранiше паперового примiрника, то паперовий примiрник на розгляд керiвництву не подається, а на ньому робиться примiтка: "Див. документ N_______" або " До вх. N______".

     4.9. Вiдмiтки про проходження та виконання документiв

     4.9.1. Пiд час проходження документа в митному органi обов'язково робляться такi вiдмiтки:

     про надходження (реєстрацiю) документа - у нижнiй частинi правого поля першого аркуша документа (скорочене найменування митного органу, дата надходження документа, iндекс документа);

     про виконання документа й направлення його до справи - у нижнiй частинi лiвого поля першого аркуша документа (коротка довiдка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова "До справи" i номер справи, у якiй документ зберiгатиметься, дата внесення запису, найменування посади й пiдпис керiвника пiдроздiлу), який виконував документ, наприклад:

     До справи N 06/24
     Питання вирiшено позитивно в телефоннiй розмовi 05.03.97
     Посада, iнiцiали, прiзвище

     Вiдмiтка "До справи" заноситься до контрольно-реєстрацiйної картки та свiдчить про те, що роботу над документом закiнчено.

     4.9.2. Кожний документ на лицьовому або зворотному боцi останнього аркуша повинен мати вiдмiтку про безпосереднього виконавця, яка складається з його прiзвища й номера службового телефону, наприклад:

     Власенко, 247 12 64.

     У разi потреби пiд прiзвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається iндекс друкарки (першi лiтери iменi й прiзвища, кiлькiсть надрукованих примiрникiв i дата друкування), наприклад:

     Кравченко 551 47 12
     ЛГ 5 12.01.98

     В окремих випадках з урахуванням специфiки змiсту документа за мотивованим рiшенням керiвника пiдроздiлу, що готував документ, з викладеного вище правила можуть бути зробленi винятки.

     4.10. Оформлення копiй документiв. Оформлення завiзованих проектiв вихiдних документiв

     4.10.1. Копiя документа виготовляється й видається тiльки з дозволу керiвника митного органу або керiвника вiдповiдного структурного пiдроздiлу. Митний орган або його структурний пiдроздiл може засвiдчувати копiї документiв, що створюються в процесi його дiяльностi, а також копiї документiв iнших органiзацiй, зареєстрованих дiловодною службою, виготовленi на запити правоохоронних, податкових та iнших органiв.

     Пiд час вирiшення питань прийняття громадян на роботу чи навчання, для засвiдчення їх трудових, житлових та iнших прав, а також пiд час формування особових справ працiвникiв митний орган може виготовляти для власних потреб копiї документiв, виданих iншими установами (копiї дипломiв, свiдоцтв про одержання освiти тощо).

     4.10.2. Копiя документа виготовляється рукописним, друкарським способами або за допомогою засобiв комп'ютерної чи розмножувальної технiки. Пiд час виготовлення копiї текст документа вiдтворюється повнiстю, включаючи реквiзити бланка, i засвiдчується пiдписом посадової особи, яка пiдтверджує вiдповiднiсть копiї оригiналу.

     Вiдмiтка "Копiя" проставляється у верхнiй правiй частинi лицьового боку першого аркуша документа.

     Напис про засвiдчення документа складається зi слова "Згiдно", найменування посади й особистого пiдпису особи, що засвiдчує копiю, її iнiцiалiв i прiзвища, дати засвiдчення копiї та розмiщується нижче реквiзиту "Пiдпис", наприклад:

Згiдно Iнспектор загального вiддiлу Секретарiату	Пiдпис, iнiцiали, прiзвище
	Дата

     4.10.3. На копiях документiв або завiзованих проектах вихiдних документiв, що залишаються в справах, реквiзити бланкiв не вiдтворюються, зазначаються лише дата пiдписання документа та його реєстрацiйний iндекс, або номер (для наказiв, тощо), посада особи, яка засвiдчила копiю, її пiдпис, iнiцiали, прiзвище й дата засвiдчення, наприклад:

     Дата, iндекс

(текст)

Найменування посади	Слово "Пiдпис"	Iнiцiали, прiзвище
Згiдно Iнспектор загального вiддiлу	Пiдпис	Iнiцiали, прiзвище
(Секретарiату)		Дата

     На завiзованих проектах вихiдних документiв повиннi бути вiзи посадових осiб, з якими вони погодженi, i вiзи виконавцiв; напис про засвiдчення документа, завiрений печаткою з найменуванням вiдповiдного митного органу або його структурного пiдроздiлу (загального вiддiлу). Завiзований примiрник проекта вихiдного документа повинен мiстити всi змiни та виправлення, внесенi до проекту документа при його погодженнi й пiдписаннi.

     4.11. Оформлення додаткiв до документiв

     4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремi питання документа або документ у цiлому. Про наявнiсть додаткiв зазначається в текстi або пiсля тексту документа перед пiдписом. Назва додатка в текстi документа повинна вiдповiдати назвi самого додатка.

     4.11.2. Додатки до документiв можуть бути трьох видiв, а саме:

     що затверджуються або вводяться в дiю наказом (додатки до розпорядчих документiв);

     що пояснюють або доповнюють змiст основного документа;

     що є самостiйними документами й надсилаються iз супровiдним листом.

     Додатки повиннi оформлятися на стандартних аркушах.

     У наказi вiдомостi про наявнiсть додаткiв зазначаються в текстi, наприклад:

     "Розробити й подати на затвердження заходи з виконання рiшення колегiї за формою, наведеною в додатку 1".

     Додатки до наказу повиннi мати вiдмiтку з посиланням на цей наказ, його дату й номер. Вiдмiтка робиться праворуч на верхньому полi першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток до наказу Держмитслужби України 19.05.03 N 45

     За наявностi кiлькох додаткiв на них зазначаються порядковi номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться.

     Додатки до наказу повиннi пiдписуватися керiвниками структурних пiдроздiлiв митного органу, у яких вони пiдготовленi, на лицьовiй сторонi останнього аркуша додатка.

     Вiдомостi про наявнiсть додаткiв до планiв, звiтiв, протоколiв, повiдомлень, листiв тощо оформлюються в такому порядку:

     якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в текстi, то вiдмiтка про наявнiсть додаткiв робиться за такою формою:

     Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

     якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в текстi, то їх потрiбно перелiчити пiсля тексту iз зазначенням кiлькостi аркушiв у кожному додатку та кiлькостi їх примiрникiв, наприклад:

Додатки:

1. Довiдка про виконання плану капiтального будiвництва пунктiв пропуску у II кварталi 2002 р. на 5 арк. в 1 прим. 2. Табель штатного комплектування митних органiв транспортними засобами на 2 арк. в 1 прим.;

     якщо до документа додається iнший документ, що має додатки, то вiдмiтка про наявнiсть додатка оформлюється таким чином:

Додаток:

Висновок санiтарно-епiдемiологiчної комiсiї 25.01.01 N 4 i додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

     якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), то кiлькiсть аркушiв не зазначається;

     при великiй кiлькостi додаткiв на них складається опис, а в самому документi пiсля тексту зазначається:

     Додаток: вiдповiдно до опису на _____ арк.;

     якщо додаток надсилається не за всiма зазначеними в документi адресами, то вiдмiтку про наявнiсть додаткiв оформлюють за формою:

     Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу, або

Додатки:

1. Довiдка на 4 арк. в 1 прим. на першу адресу. 2. Ксерокопiя вантажної митної декларацiї на 1 арк. в 1 прим. на другу адресу. 3. Витяг з довiдки на 1 арк. в 1 прим. на третю адресу.

     Якщо у вiдправника не залишається жодного примiрника додатка, то в супровiдному листi у вiдмiтцi про наявнiсть додаткiв, зазначається "тiльки адресатовi".

     4.12. Вимоги до документiв, що виготовляються комп'ютерним i друкарським способами

     4.12.1. У структурних пiдроздiлах митних органiв друкуються тiльки службовi документи. Рукописи, що передаються на друкування, повиннi бути розбiрливо написанi чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивiренi та завiзованi виконавцем i керiвником структурного пiдроздiлу.

     Рукописи, написанi нечiтко, свiтлим кольоровим чорнилом (пастою) або олiвцем, до друку не приймаються.

     На рукописi виконавець зазначає, скiльки примiрникiв потрiбно друкувати, на паперi якого формату, дату передання матерiалiв до друку.

     4.12.2. Тексти документiв, що виконуються на паперi формату А4, друкують через один мiжрядковий iнтервал з використанням шрифту Times New Roman Cyr; розмiр шрифту - 14. Абзаци в текстi вiддiляють двома мiжрядковими iнтервалами, початок абзацiв у текстi - iз 6-го символу.

     4.12.3. Документ має поля: лiве - 25 мм, верхнє - не менш як 10 мм, праве й нижнє - не менш як 15 мм.

     4.12.4. Назва установи та посада адресата наводяться повнiстю. Iнiцiали адресата зазначаються пiсля прiзвища, пропуск мiж iнiцiалами не робиться. Розмiр шрифту - 14.

     4.12.5. Реквiзити документiв, що складаються з кiлькох рядкiв, друкують через один мiжрядковий iнтервал. У реквiзитах "Заголовок до тексту", "Додаток", "Пiдстава" та "Прiзвище виконавця й номер його телефону" розмiр шрифту - 12. Реквiзити документа вiдокремлюються один вiд одного 3 мiжрядковими iнтервалами.

     4.12.6. Розшифровку пiдпису в реквiзитi "Пiдпис" друкують на рiвнi останнього рядка найменування посади без пропуску мiж iнiцiалами й прiзвищем.

     4.12.7. Реквiзити "Додаток", "Пiдстава", "Наказую", "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзацiв), найменування посади в реквiзитах "Пiдпис" i "Гриф погодження", "Прiзвище виконавця й номер його телефону" друкують з нульової позицiї.

     4.12.8. Пiд час оформлення документiв на двох i бiльше сторiнках друга та наступнi сторiнки повиннi бути пронумерованi.

     Номери сторiнок повиннi проставлятися посерединi верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторiнка" i роздiлових знакiв.

     4.12.9. Друкований текст перевiряє виконавець. Якщо будуть виявленi друкарськi помилки, пропуски тощо, то виконавець повертає особi, яка друкувала, надрукованi аркушi з рукописом для виправлення.

     4.13. Розмноження документiв

     4.13.1. Пiдроздiл, що здiйснює розмноження документiв з використанням засобiв розмножувальної технiки залежно вiд їх виду визначається керiвником митного органу, а потреба розмноження окремих документiв - керiвниками структурних пiдроздiлiв.

     4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документiв може здiйснюватися безпосередньо в структурному пiдроздiлi за допомогою наявних засобiв оргтехнiки тiльки за погодженням з начальником пiдроздiлу та з обов'язковим облiком виготовлених копiй в окремому журналi цього пiдроздiлу.

     4.13.3. Розмноження великих за обсягом документiв повинно здiйснюватися спецiалiзованим пiдроздiлом (копiювально-розмножувальним бюро тощо), а в разi його вiдсутностi - пiдроздiлом, визначеним керiвником митного органу, згiдно з такими правилами:

     для виконання розмножувальних робiт виконавець заповнює замовлення, яке пiдписує керiвник структурного пiдроздiлу (додаток 14);

     документи на розмноження передаються до копiювально-розмножувального бюро iз замовленням;

     замовлення реєструється в спецiальному журналi облiку роботи копiювально-розмножувального бюро (додаток 15) та установлюється термiн його виконання. Пiд час одержання розмноженого документа особа, що його одержує, зазначає дату й розписується на замовленнi;

     оригiнали документiв пiсля виготовлення їх копiй повертаються замовнику.

     4.13.4. Органiзацiя технiчного обслуговування копiювально-розмножувальних технiчних засобiв, придбання потрiбних для їх функцiонування витратних матерiалiв (паперу, тонеру тощо) забезпечуються адмiнiстративно-господарськими пiдроздiлами митних органiв.

     4.14. Пiдготовка та оформлення документiв до засiдань колегiальних органiв (колегiї Держмитслужби України)

     4.14.1. Засiдання колегiальних органiв проводяться вiдповiдно до затверджених планiв їх роботи та в мiру потреби.

     У планi роботи колегiального органу зазначаються змiст питання, дата розгляду, прiзвище доповiдача та найменування структурного пiдроздiлу, що готує документи для розгляду колегiальним органом, термiн подання документiв.

     Керiвники структурних пiдроздiлiв завчасно подають для включення до плану роботи колегiального органу перелiк питань, якi вони вважають за потрiбне розглянути на його засiданнi. До перелiку додається довiдка про мотиви внесення питання на розгляд колегiального органу.

     4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегiального органу, повиннi подаватися керiвнику колегiального органу не пiзнiше нiж за 5 днiв до засiдання. Цi документи включають:

     доповiдну записку (адресовану колегiальному органу), у якiй ґрунтовно викладено питання з висновками й пропозицiями;

     проект рiшення колегiального органу, а в разi потреби - i проект наказу;

     довiдку про погодження проекту iз зацiкавленими структурними пiдроздiлами та iншими установами;

     список осiб, що запрошуються на засiдання колегiального органу.

     4.14.3. Пiд час кожного засiдання колегiального органу ведеться протокол.

     Документи, поданi для розгляду колегiальним органом, i по одному примiрнику їх копiй зберiгаються в секретаря колегiального органу за кожним засiданням окремо.

     4.14.4. У разi проведення закритого засiдання колегiального органу (закритого обговорення окремих питань) пiдготовка документiв здiйснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами, що мiстять iнформацiю з обмеженим доступом.

     4.14.5. Вiдповiдальнiсть за своєчасну та якiсну пiдготовку документiв до засiдань колегiального органу покладається на керiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв митного органу.

     4.14.6. Секретар колегiального органу контролює своєчаснiсть подання документiв на розгляд i перевiряє правильнiсть їх оформлення.

     У разi порушення встановленого порядку пiдготовки документiв до розгляду колегiальним органом секретар доповiдає про це керiвниковi колегiального органу, який вирiшує, буде це питання розглядатися на засiданнi чи буде зняте з порядку денного.

     4.14.7. Особи, що одержали проекти рiшень та iншi документи, до засiдання колегiального органу уважно їх вивчають i в разi потреби чiтко формулюють свої зауваження й пропозицiї.

     4.15. Оформлення документiв про вiдрядження

     4.15.1. Службовi вiдрядження працiвникiв здiйснюються вiдповiдно до плану роботи митного органу та за викликом Держмитслужби України у межах асигнувань, передбачених кошторисом витрат на вiдрядження.

     Якщо виникає потреба у вiдрядженнi працiвника поза планом, то керiвник структурного пiдроздiлу в доповiднiй записцi на iм'я керiвника митного органу або його заступника зазначає, куди, на який термiн, з якою метою необхiдно вiдрядити працiвника.

     Доповiдна записка разом з проектами наказу та посвiдчення про вiдрядження передається керiвниковi митного органу, як правило, не пiзнiше нiж за три доби до початку вiдрядження.

     Для реєстрацiї посвiдчень про вiдрядження ведеться спецiальний журнал (додаток 16).

     4.15.2. Пiсля повернення з вiдрядження працiвник у 3-денний термiн доповiдає керiвниковi структурного пiдроздiлу про виконання завдання й подає авансовий звiт за встановленою формою.

     Керiвник структурного пiдроздiлу пiдтверджує виконання завдання й вiзує авансовий звiт, який здається до бухгалтерiї митного органу.

5. Порядок оброблення та надсилання вихiдних документiв

     5.1. Вихiднi документи, у тому числi виготовленi на ПК, обробляються й надсилаються централiзовано в день їх пiдписання керiвництвом митного органу або протягом наступного робочого дня.

     Не допускається надсилання або передання документiв без їх реєстрацiї в дiловоднiй службi чи у вiдповiдному структурному пiдроздiлi митного органу.

     5.2. Пiд час прийняття вiд виконавцiв вихiдних документiв дiловодною службою обов'язково перевiряється:

     правильнiсть оформлення документа й розмiщення на ньому всiх реквiзитiв;

     правильнiсть зазначеної адреси;

     наявнiсть усiх потрiбних пiдписiв на документi та додатках до нього, реквiзитiв виконавця (прiзвища, номера телефону);

     наявнiсть вiз на копiї чи другому примiрнику проекту документа, що залишається в митному органi;

     наявнiсть на документi вiдмiтки про додатки та самих додаткiв;

     вiдповiднiсть кiлькостi примiрникiв документа кiлькостi адресатiв;

     наявнiсть вiдмiтки про категорiю поштового вiдправлення (крiм простих вiдправлень).

     У разi виявлення в пiдписаному керiвником документi порушення вищезазначених вимог до оформлення документ повертається виконавцю на доопрацювання без реєстрацiї.

     5.3. На оригiналах документiв, що пiдлягають поверненню, у верхнiй частинi правого поля першої сторiнки робиться вiдмiтка або ставиться штамп "Пiдлягає поверненню".

     5.4. Документи, що надсилаються одночасно на одну адресу, вкладаються в один конверт. На конвертi проставляються реєстрацiйнi номери всiх документiв, що мiстяться в ньому.

     Якщо додатки надсилаються в кiлькох пакетах, то супровiдний лист вкладається в перший пакет, на ньому проставляється номер цього листа, а на iнших пакетах - цей же номер з доданням перед ним прийменника "до".

     5.5. У разi надсилання кореспонденцiї адресату поштою, крiм найменування установи та прiзвища й iнiцiалiв посадової особи, слiд зазначати точну адресу (прiзвище адресата, вулицю й номер будинку, мiсто, область i поштовий iндекс).

     При надсиланнi документiв до вiйськових частин, розмiщених на територiї України, на конвертi зазначається поштовий iндекс населеного пункту або пункту приписки вiйськової частини до пiдприємства зв'язку, умовне найменування вiйськової частини, пишуться слова "командиру частини".

     5.6. Документи, що адресуються постiйним кореспондентам, рекомендується вiдправляти в конвертах, на яких зазначаються машинописним способом адреси одержувача та вiдправника.

     5.7. Пересилання справ про контрабанду та порушення митних правил, бланкiв суворої звiтностi, печаток, штампiв здiйснюється через фельд'єгерський i спецiальний зв'язок. На пакетах з такими матерiалами в правому верхньому кутку робиться вiдмiтка "Службовий", проставляється пiдпис особи, що конвертувала пакет, i мастикова печатка "Для пакетiв", праворуч нижче зазначається адреса одержувача, номери вкладених матерiалiв (супровiдних листiв), а вгорi лiворуч - адреса вiдправника. На зворотному боцi пакета в мiсцях з'єднання клапанiв проставляється мастикова печатка "Для пакетiв".

     5.8. У реєстрацiйнiй картцi або в журналi зазначаються номер вихiдного документа, дата реєстрацiї, адресат, заголовок (короткий змiст) документа й номер справи, у якiй буде зберiгатися його копiя.

     5.9. Документи, що доставляються кур'єром, передаються адресатам пiд пiдпис у розноснiй книзi або на копiї документа, яка залишається в справах митного органу.

     5.10. У разi необхiдностi термiнової доставки документiв до державних органiв цi документи можуть бути переданi дiловодною службою керiвництву митного органу з вiдповiдною вiдмiткою в реєстрацiйнiй картцi або пiд пiдпис особi, визначенiй керiвником структурного пiдроздiлу, у якому готувався документ.

     5.11. Зареєстрованi листи-вiдповiдi, адресованi органiзацiям, на прохання останнiх можуть передаватися безпосередньо їх уповноваженим представникам тiльки працiвником дiловодної служби (при пред'явленнi документа, що засвiдчує повноваження та особу) пiд пiдпис у книзi реєстрацiї документiв або на копiї документа, що залишається в справi митного органу.

     5.12. Оригiнали наказiв, планiв, звiтiв, протоколiв тощо залишаються в митних органах, якi є авторами цих документiв. До iнших митних органiв та стороннiх органiзацiй надсилаються завiренi копiї документiв.

     5.13. Документи, виготовленi на ПК, надсилаються на магнiтних носiях (iз супровiдним листом) в упаковцi, що вiдповiдає технiчним вимогам до збереження носiїв i записаної на них iнформацiї. Копiя супровiдного листа пiдшивається до справи на загальних умовах.

     5.14. Вихiднi документи та iншi поштовi вiдправлення структурнi пiдроздiли й окремi виконавцi зобов'язанi передавати до загального вiддiлу (дiловодної служби) у години, установленi внутрiшнiм розпорядком роботи митного органу.

     5.15. Передання службових документiв митних органiв особам, установам та органiзацiям, якi не зазначенi в цих документах як адресати або не внесенi до розрахунку розсилки, забороняється.

     5.16. Оприлюднення службових документiв митних органiв здiйснюється тiльки з дозволу керiвника митного органу, який їх пiдписав.

6. Органiзацiя контролю за виконанням документiв

     6.1. Завдання й порядок контролю за виконанням документiв

     6.1.1. Завданням контролю за виконанням документiв є забезпечення своєчасного та якiсного їх виконання.

     6.1.2. Контролю пiдлягають зареєстрованi документи, у яких установлено завдання або якi мiстять запитання або прохання.

     Обов'язково контролюється виконання: законiв України, постанов Верховної Ради України, указiв, розпоряджень i доручень Президента України, постанов, розпоряджень i доручень Кабiнету Мiнiстрiв України, запитiв та звернень народних депутатiв України, наказiв Держмитслужби України (митного органу) i доручень керiвництва Держмитслужби (митного органу).

     6.1.3. Вiдповiдальнiсть за виконання документа несуть особи, зазначенi в розпорядчому документi (наказi, дорученнi, рiшеннi тощо) i резолюцiї керiвника. Якщо документ виконується кiлькома працiвниками, то вiдповiдальним за органiзацiю виконання є працiвник, який у резолюцiї зазначений першим.

     6.1.4. Безпосереднiй контроль за дотриманням виконавцем установленого термiну виконання документа покладається на керiвникiв пiдроздiлiв, а також на загальний вiддiл Секретарiату в Держмитслужбi України, а в митних органах - на дiловодну службу або спецiально створену контрольну службу.

     У структурних пiдроздiлах безпосереднiй контроль за виконанням документiв здiйснює керiвник пiдроздiлу та працiвник, вiдповiдальний за дiловодство.

     6.2. Термiни виконання документiв

     6.2.1. Документи можуть бути iз зазначенням та без зазначення термiну виконання. Термiни виконання можуть бути зазначенi в самому документi або встановленi актами законодавства (додаток 17). Термiни виконання документiв, якi надiйшли з органiв вищого рiвня, як правило, обчислюються в календарних днях вiд дати пiдписання (затвердження); документiв, що надiйшли з iнших органiзацiй, - вiд дати надходження.

     Контрольнi документи щодо перiодичної звiтностi або надання вiдповiдної iнформацiї (постiйного контролю) пiсля виконання за першим термiном знiмаються з контролю в дiловоднiй службi та передаються для постiйного контролю керiвникам вiдповiдних пiдроздiлiв митного органу з вiдповiдною вiдмiткою в контрольнiй картцi.

     6.2.2. Документи без зазначення термiну виконання повиннi бути виконанi не пiзнiше нiж протягом 30-ти календарних днiв, а документи з вiдмiткою "Термiново" - протягом 7-ми робочих днiв вiд дати пiдписання документа, з вiдмiткою "Негайно" чи "Невiдкладно" - протягом 3-х календарних днiв.

     6.2.3. Якщо термiн виконання документа, доручення закiнчується в неробочий день, то закiнченням термiну виконання вважається наступний робочий день.

     6.2.4. Термiн виконання документа може бути змiнений лише за вказiвкою посадової особи, яка його встановила, а в разi її вiдсутностi - посадової особи, що її замiщує. У разi потреби термiн може бути продовжений за аргументованим проханням виконавця, яке подається зазначеним особам не пiзнiше нiж за 3 робочi днi до закiнчення встановленого термiну, а щодо документа без зазначення термiну - до закiнчення 30-денного термiну вiд дати його одержання.

     6.3. Здiйснення контролю за виконанням документiв

     6.3.1. Контроль за виконанням документiв включає такi види робiт:

     поставлення документiв (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документiв;

     перевiрку своєчасностi доведення документiв до виконавцiв;

     попереднi перевiрки й регулювання ходу виконання;

     облiк та узагальнення результатiв контролю за виконанням документiв (доручень);

     iнформування керiвника про хiд i пiдсумки виконання документiв (доручень);

     повiдомлення про хiд i пiдсумки виконання документiв на оперативних зборах, засiданнях колегiальних органiв;

     зняття документiв з контролю;

     формування картотеки виконаних документiв.

     6.3.2. Контроль за виконанням документiв здiйснюється iз застосуванням реєстрацiйно-контрольних карток (далi - РКК) або персонального комп'ютера з вiдповiдним програмним забезпеченням. Пiд час поставлення документа на контроль у верхнiй частинi правого поля його першого аркуша пишеться слово "Контроль" або лiтера "К" чи проставляється вiдповiдний штамп, пiсля чого документ передається виконавцевi, а додатковий примiрник РКК ставиться до контрольної картотеки.

     6.3.3. РКК на документи, що перебувають на контролi, групуються в спецiальнiй контрольнiй картотецi або у вiдповiдному роздiлi довiдкової картотеки за термiнами виконання документiв, за виконавцями, групами документiв (постанови, розпорядження, накази, рiшення тощо).

     6.3.4. Данi про хiд виконання документiв, одержанi шляхом телефонного запиту або пiд час проведення перевiрки структурного пiдроздiлу - виконавця, вносяться до графи "Контрольнi вiдмiтки" РКК. При цьому попереднi записи не закреслюються.

     6.3.5. У митних органах з обсягом документообiгу понад 25 тис. документiв на рiк перiодично складаються й надсилаються до структурних пiдроздiлiв - виконавцiв перелiки не виконаних у встановлений термiн документiв. Пiсля заповнення вiдповiдних граф перелiки повертаються до дiловодної служби.

     6.3.6. При автоматизованiй формi контролю пошук потрiбної iнформацiї здiйснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, термiном виконання й змiстом.

     6.3.7. Проекти вiдповiдей на документи, що перебувають на контролi в органах вищого рiвня, подаються на пiдпис керiвництву митного органу, як правило, за три днi до закiнчення термiну виконання.

     6.3.8. Документ вважається виконаним лише тодi, коли порушенi в ньому питання вирiшено й кореспонденту надано вiдповiдь по сутi.

     6.3.9. Пiсля виконання документ знiмається з контролю. Зняти документ з контролю може тiльки та особа, яка поставила його на контроль. Данi про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до РКК.

     6.3.10. При автоматизованiй формi контролю пiсля виконання документа роздруковується повнiстю заповнена РКК, яка використовується в довiдковому дублюючому масивi, що передається на зберiгання до вiдомчого архiву одночасно з документами.

     6.3.11. Iнформацiя про дотримання термiнiв виконання взятих на контроль документiв перiодично узагальнюється дiловодною службою й доповiдається керiвництву митного органу (додатки 18, 19).

7. Складання номенклатур i формування справ

     7.1. Складання номеклатур справ

     7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований i затверджений перелiк найменувань справ, утворюваних у дiловодствi митного органу, оформлений у вiдповiдному порядку iз зазначенням термiнiв зберiгання справ.

     7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного митного органу документом, який складається для створення в митнiй службi єдиної системи формування справ, забезпечення їх облiку, швидкого пошуку документа за його змiстом i видом, вiдбору документiв на державне зберiгання в процесi дiловодства.

     7.1.3. У митних органах застосовується два види номенклатур справ: примiрна та iндивiдуальна (конкретна).

     Примiрна номенклатура справ установлює примiрний склад справ для митних органiв, однорiдних за характером дiяльностi, але рiзних за структурою, i має рекомендацiйний характер.

     Примiрну номенклатуру справ розробляє Держмитслужба України для використання митними органами як методичного посiбника пiд час складання iндивiдуальних (конкретних) номенклатур справ.

     7.1.4. Кожний митний орган повинен мати iндивiдуальну (конкретну) номенклатуру справ.

     Як правило, зведена номенклатура справ митного органу складається з номенклатур справ окремих структурних пiдроздiлiв.

     7.1.5. Номенклатура справ структурного пiдроздiлу розробляється посадовою особою, вiдповiдальною за дiловодство в цьому пiдроздiлi, iз залученням фахiвцiв, пiдписується керiвником структурного пiдроздiлу та обов'язково погоджується керiвником архiвного пiдроздiлу митного органу або посадовою особою митного органу, вiдповiдальною за ведення архiву.

     7.1.6. Номенклатура справ структурного пiдроздiлу складається на пiдставi вивчення документiв з усiх питань його дiяльностi.

     7.1.7. Пiсля виконання документiв вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислiй узагальненiй формi вiдображають склад i змiст документiв у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого її заведено.

     7.1.8. Розмiщення справ у номенклатурi структурного пiдроздiлу повинно вiдповiдати ступеню важливостi питань, що вирiшуються, з урахуванням взаємозв'язку документiв, включених до конкретних справ. Як правило, першою розмiщується група справ, що включає документи органiв вищого рiвня, далi - група органiзацiйно-розпорядчої документацiї самого митного органу (накази, рiшення тощо), планово-звiтна документацiя й листи. У групi листування першими розмiщуються справи, що мiстять листування з органами вищого рiвня.

     7.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - iндекс. Iндекс справи структурного пiдроздiлу складається з iндексу структурного пiдроздiлу (за штатним розписом або класифiкатором структурних пiдроздiлiв) i порядкового номера в межах пiдроздiлу. За наявностi в справi томiв (частин) iндекс ставиться на кожному томi (частинi) iз зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

     7.1.10. У кiнцi дiловодного року номенклатура справ структурного пiдроздiлу обов'язково закривається пiдсумковим записом, у якому зазначаються кiлькiсть i категорiї фактично заведених за рiк справ. Пiдсумковий запис засвiдчує своїм пiдписом особа, вiдповiдальна за дiловодство в структурному пiдроздiлi.

     7.1.11. Номенклатура справ структурного пiдроздiлу митного органу складається в трьох примiрниках, кожний з яких обов'язково мiстить гриф погодження з експертною комiсiєю (далi - ЕК) митного органу й посадовою особою, вiдповiдальною за архiв:

     перший примiрник - недоторканний, зберiгається в структурному пiдроздiлi;

     другий примiрник - передається до дiловодної служби (канцелярiї) митного органу;

     третiй примiрник - використовується для формування справ i пошуку потрiбного документа.

     7.1.12. Номенклатури справ структурних пiдроздiлiв пiсля їх розгляду й аналiзу зводяться дiловодною службою в єдину (зведену) номенклатуру справ цього митного органу.

     7.1.13. Спецiалiзованi митнi управлiння й органiзацiї, що належать до сфери управлiння Державної митної служби України, складають окремi номенклатури справ, якi не включаються до зведеної номенклатури справ Держмитслужби.

     7.1.14. Пiд час розроблення єдиної номенклатури справ митного органу, крiм зведення номенклатур справ структурних пiдроздiлiв, вивчається й аналiзується дiяльнiсть митного органу в цiлому. При цьому використовуються положення про митний орган та його структурнi пiдроздiли; штатний розпис; примiрна номенклатура; номенклатури й описи справ за минулi роки; класифiкатори документiв i кореспондентiв, що ведуться в митному органi; РКК; типовi та вiдомчi перелiки документiв iз зазначенням термiнiв зберiгання документiв, а також ураховуються завдання митного органу на наступний рiк.

     7.1.15. Пiд час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функцiональний принцип її формування.

     Структурний принцип використовується при чiтко встановленiй структурi митного органу. Пiдзаголовками в такiй номенклатурi справ є найменування структурних пiдроздiлiв. При цьому першим роздiлом номенклатури бажано зазначити дiловодну службу. Наприклад: загальний вiддiл, органiзацiйно-iнспекторський вiддiл, вiддiл митної статистики тощо.

     Функцiональний принцип, тобто за напрямами здiйснення митної справи, використовується у випадку розподiлу основних напрямiв дiяльностi мiж структурними пiдроздiлами та окремими виконавцями. Складенi за таким принципом роздiли й пiдроздiли номенклатури справ митного органу вiдображають управлiнськi функцiї та напрями роботи й розмiщуються за ступенем важливостi. Наприклад: органiзацiя митного контролю, нетарифне регулювання зовнiшньоекономiчної дiяльностi, планування, фiнансування, прогнозування тощо.

     7.1.16. Як до номенклатури справ структурного пiдроздiлу, так i до зведеної номенклатури справ митного органу включаються найменування справ, що вiдображають усi документованi дiлянки роботи митного органу.

     До номенклатури справ включаються не закiнченi в дiловодствi справи, що надiйшли вiд митних органiв - попередникiв (лiквiдованих, реорганiзованих) для їх продовження, у тому числi довiдковi й контрольнi картотеки, номенклатури справ.

     Справи з питань, вирiшення яких триває понад один рiк (перехiднi справи), вносяться до номенклатури справ наступного року.

     7.1.17. До номенклатури справ не включаються друкованi видання, брошури, довiдники, бюлетенi, реферативнi журнали, експрес-iнформацiя тощо.

     7.1.18. Зведена номенклатура справ митного органу пiсля її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК митного органу й експертно-перевiрною комiсiєю (далi - ЕПК) вiдповiдного державного архiву, пiсля чого затверджується керiвником митного органу (додаток 20). Митнi органи, що не передають документи на державне зберiгання, погоджують номенклатури справ з ЕК органiв вищого рiвня.

     7.1.19. Як у номенклатурi справ структурного пiдроздiлу, так i у зведенiй номенклатурi справ митного органу протягом дiловодного року в графi "Примiтка" робляться вiдмiтки про заведення й включення до номенклатур нових справ, про перехiднi справи, про посадових осiб, вiдповiдальних за формування справ, про передання справ до архiвного пiдроздiлу митного органу тощо.

     7.1.20. Наприкiнцi року зведена номенклатура справ митного органу обов'язково закривається пiдсумковим записом, який пiдписує керiвник дiловодної служби. Про фактичну наявнiсть заведених протягом року справ повiдомляється керiвник архiвного пiдроздiлу митного органу (особа, вiдповiдальна за архiв).

     7.1.21. Зведена номенклатура справ митного органу складається в чотирьох примiрниках, кожний з яких повинен мiстити гриф погодження з вiдповiдним державним архiвом.

     Примiрники зведеної номенклатури справ розподiляються в такому порядку:

     перший - зберiгається в справi дiловодної служби;

     другий - передається до архiвного пiдроздiлу митного органу для здiйснення контролю за формуванням справ у структурних пiдроздiлах;

     третiй - надсилається до вiдповiдної державної архiвної установи, з якою погоджувалися примiрники номенклатури справ;

     четвертий - згiдно з роздiлами номеклатури, направляється для практичної роботи до вiдповiдного структурного пiдроздiлу.

     7.1.22. Зведена номенклатура справ митного органу, як i номенклатура справ структурного пiдроздiлу, щороку (не пiзнiше листопада - грудня) переглядається, аналiзується та уточнюється. Пiсля внесення змiн номенклатура справ передруковується й затверджується керiвником митного органу.

     Зведена номенклатура справ пiдлягає повторному складанню й погодженню з вiдповiдним державним архiвом один раз на п'ять рокiв або в разi змiн у структурi, функцiях митного органу.

     7.2. Формування справ

     7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документiв у справи вiдповiдно до номенклатури справ.

     7.2.2. Пiд час формування справ слiд дотримуватись таких правил:

     групувати в справи тiльки оригiнали (у разi їх вiдсутностi - засвiдченi в установленому порядку копiї) правильно оформлених i виконаних документiв, не допускати включення до справ чорнеток, особистих документiв, документiв, що пiдлягають поверненню, розмножених копiй документiв;

     документи, що надiйшли електронною поштою й мiстять резолюцiю керiвництва, пiдшивати до справ разом з паперовим примiрником;

     групувати в справи документи одного дiловодного року (за винятком особових, судових, перехiдних справ). Особова справа формується протягом усього часу роботи особи в митному органi;

     групувати в справи окремо документи постiйного й тимчасового термiнiв зберiгання.

     7.2.3. Як виняток, коли цього потребує специфiка роботи митного органу, документи постiйного й тимчасового термiнiв зберiгання, пов'язанi з вирiшенням одного питання, можуть групуватися протягом дiловодного року в одну справу. По закiнченнi дiловодного року або перед переданням справи до архiвного пiдроздiлу митного органу документи повиннi бути розкладенi в окремi справи згiдно з номенклатурою:

     в одну справу - документи постiйного, в iншу - тимчасового зберiгання;

     включати до справи документи тiльки з одного питання або групи спорiднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку iнiцiативний документ, а потiм усi iншi в логiчнiй послiдовностi;

     якщо документи за своїм змiстом i термiном зберiгання не можуть бути згрупованi в справи, передбаченi номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та термiну зберiгання до чинної номенклатури справ.

     7.2.4. Справа не повинна перевищувати 250 аркушiв (30 - 40 мм завтовшки).

     Її оформлення включає такий обов'язковий комплекс робiт, як опис усiх реквiзитiв справи на обкладинцi, пiдшивання документiв пiсля їх групування, нумерацiю аркушiв справи та їх внутрiшнiй опис, проставлення засвiдчувального пiдпису в кiнцi справи.

     7.2.5. Документи всерединi справи групуються в хронологiчному чи логiчному порядку або в їх поєднаннi.

     Нумерацiя аркушiв справи здiйснюється чорним графiтовим олiвцем чи нумератором у правому верхньому кутi аркуша, не зачiпаючи текст документа. Аркушi внутрiшнього опису документiв справи нумеруються окремо.

     У разi виявлення помилок у нумерацiї аркушiв справи проводиться їх перенумерацiя: старий номер закреслюється однiєю косою рискою й поряд ставиться новий номер.

     У кiнцi справи ставиться новий засвiдчувальний запис, попереднiй закреслюється й зберiгається в справi.

     7.2.6. Розпорядчi документи разом з додатками групуються в справи за їх характером i хронологiєю.

     Статути, положення, iнструкцiї та iншi документи, затвердженi розпорядчими документами, є додатками до них i розмiщуються разом iз цими документами. Якщо вони затвердженi як самостiйнi документи, то їх групують в окремi справи.

     Накази з основної дiяльностi, з кадрових питань, про надання вiдпусток, про вiдрядження працiвникiв групуються в рiзнi справи.

     7.2.7. Документи засiдань колегiальних органiв групуються у двi справи:

     протоколи й документи до них (доповiдi, довiдки тощо);

     документи з органiзацiї засiдань (порядок денний, проекти й копiї рiшень тощо).

     Протоколи групуються в хронологiчному порядку й за номерами.

     Документи до засiдань систематизуються за датами та номерами протоколiв; усерединi групи документiв, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

     7.2.8. Доручення органiв вищого рiвня й документи, пов'язанi з їх виконанням, групуються в справи за напрямами дiяльностi митного органу. За невеликої кiлькостi таких документiв вони формуються в одну справу. У кожнiй справi документи систематизуються за датами доручень.

     7.2.9. Затвердженi плани, звiти, кошториси групуються в справах окремо вiд проектiв цих документiв.

     7.2.10. Листи групуються за змiстом та кореспондентським принципом i систематизуються в хронологiчнiй послiдовностi: документ-вiдповiдь розмiщується пiсля документа-запиту.

     7.2.11. Пiдроздiлам митних органiв дозволяється формування iнших справ з питань, що належать до їх компетенцiї.

     7.2.12. Особовi справи працiвникiв митних органiв формуються та ведуться вiдповiдно до Порядку ведення особових справ державних службовцiв в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 25.05.98 N 731, зi змiнами й доповненнями.

     Довiдки з мiсця проживання, медичнi довiдки про стан здоров'я та iншi аналогiчнi документи групуються в окремi справи тимчасового зберiгання й до особових справ не включаються.

     Копiї наказiв про змiну прiзвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку з внесенням вiдомостей про це в доповнення до особової картки.

     7.2.13. Особовi рахунки працiвникiв та iншi подiбнi документи систематизуються в межах року за прiзвищами в алфавiтному порядку.

     7.2.14. Методичне керiвництво й контроль за формуванням справ у митному органi та його структурних пiдроздiлах здiйснюється дiловодною службою.

     7.3. Оперативне зберiгання документiв

     7.3.1. Документи з часу створення (надходження) i до передання їх до архiвного пiдроздiлу митного органу зберiгаються за мiсцем їх формування в справи.

     З метою пiдвищення оперативностi пошуку документiв справи розмiщуються вiдповiдно до номенклатури справ. На корiнцях обкладинок справ зазначаються iндекси згiдно з номенклатурою.

     7.3.2. У разi зберiгання справ у структурних пiдроздiлах схороннiсть документiв i справ забезпечується керiвниками структурних пiдроздiлiв i посадовими особами, вiдповiдальними за дiловодство.

     7.3.3. З метою забезпечення схоронностi документiв справи повиннi зберiгатися з обмеженням доступу до них стороннiх осiб у робочих кiмнатах або спецiально вiдведених для цiєї мети примiщеннях, у шафах i столах, що зачиняються.

     7.3.4. Магнiтнi стрiчки з фонограмами засiдань колегiального органу зберiгаються в секретаря. На стрiчцi й коробцi робиться вiдмiтка про дату засiдання й час запису. Секретар колегiального органу несе вiдповiдальнiсть за їх схороннiсть.

     7.3.5. Видача справ у тимчасове користування стороннiм органiзацiям здiйснюється з дозволу керiвника митного органу. На видану справу заводиться картка - замiнник справи, у якiй зазначаються назва структурного пiдроздiлу, номер справи, дата її видачi, кому справу видано, дата її повернення. Передбачаються графи для пiдписiв в одержаннi й прийняттi справи.

     7.3.6. Пiдроздiли по боротьбi з контрабандою та порушеннями митних правил i пiдроздiли власної безпеки митних органiв, надiленi правами контролю за дотриманням законодавства, мають право позачергового отримання будь-яких документiв, зданих до архiву.

     Забороняється видача структурним пiдроздiлам митного органу справ, зданих до архiву пiдроздiлами по боротьбi з контрабандою та порушеннями митних правил i пiдроздiлами власної безпеки митних органiв, без погодження з керiвниками цих пiдроздiлiв.

     7.3.7. Вилучення документа зi справи постiйного термiну зберiгання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керiвника митного органу з обов'язковим залишенням у справi завiреної копiї документа.

8. Пiдготовка справ до зберiгання та використання

     8.1. Закiнченi дiловодством справи постiйного, тривалого й тимчасового (понад 5 рокiв) термiнiв зберiгання повиннi здаватися до архiвного пiдроздiлу митного органу для подальшого зберiгання та використання. Справи тимчасового зберiгання (до 5 рокiв включно) можуть передаватися до архiвного пiдроздiлу митного органу за погодженням з його керiвником.

     8.2. Пiдготовка документiв до передання до архiвного пiдроздiлу митного органу включає:

     експертизу цiнностi документiв;

     оформлення справ;

     складання описiв справ;

     передання справ до архiвного пiдроздiлу митного органу й забезпечення схоронностi документiв.

     8.3. Експертиза цiнностi документiв полягає у визначеннi їх цiнностi з метою встановлення термiнiв зберiгання, а також для вiдбору на державне зберiгання. Проведення експертизи цiнностi документiв органiзується архiвним пiдроздiлом (чи особою, вiдповiдальною за ведення архiву) митного органу.

     8.4. Для органiзацiї та проведення експертизи цiнностi документiв у митних органах створюються постiйно дiючi експертнi комiсiї.

     8.5. Експертиза цiнностi документiв проводиться на пiдставi номенклатур справ i перелiкiв (типових, вiдомчих) документiв iз зазначенням термiнiв зберiгання. За результатами експертизи цiнностi документiв складаються описи документiв постiйного й тривалого термiнiв зберiгання та акт про видiлення для знищення документiв, що не пiдлягають зберiганню.

     8.6. Знищенню пiдлягають документи, що не мають науково-iсторичної цiнностi та втратили практичне значення, або документи, термiн зберiгання яких закiнчився.

     Видiлення документiв для знищення й складання про це акта проводяться пiсля пiдготовки описiв справ постiйного й тривалого термiнiв зберiгання за цей же перiод. Акти про видiлення для знищення документiв, що не пiдлягають зберiганню, розглядаються на засiданнях експертних комiсiй митних органiв одночасно з описами справ i погоджуються з вiдповiдними мiсцевими державними архiвами (додаток 21).

     Акти митного органу про передання документiв на державне зберiгання затверджуються керiвником цього органу пiсля затвердження описiв справ постiйного термiну зберiгання експертно-перевiрною комiсiєю вiдповiдного державного архiву.

     8.7. Пiсля затвердження акта про видiлення для знищення документiв вони здаються працiвниками дiловодної служби або архiвного пiдроздiлу митного органу господарськiй службi або пiдприємствам iз заготiвлi вторинної сировини. При цьому слiд дотримуватись порядку, що унеможливлює ознайомлення стороннiх осiб з матерiалами, якi повиннi бути знищенi, а також випадкове знищення документiв.

     8.8. Документи митного органу групуються в справи пiсля закiнчення дiловодного року. Справи постiйного й тривалого (понад 10 рокiв) термiнiв зберiгання пiдлягають такому оформленню: пiдшиванню в обкладинку з твердого картону; нумерацiї аркушiв у справi; складанню пiдсумкового напису; складанню (у разi потреби) внутрiшнього опису документiв; оформленню обкладинки справи.

     8.9. Документи тимчасового термiну зберiгання (до 5 рокiв), сформованi в справи, не пiдшиваються, аркушi в справi не нумеруються, уточнення елементiв оформлення обкладинки не проводиться.

     8.10. Окремi групи справ постiйного зберiгання (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рiшеннями тощо), найменування яких не повнiстю розкривають змiст справ, повиннi мати внутрiшнiй опис документiв у справi. Опис розмiщується на початку справи й мiстить перелiк iндексiв документiв у справi, короткий змiст останнiх, їх дату й номери аркушiв у справi.

     8.11. Обкладинки справ постiйного й тривалого термiну зберiгання оформлюються за встановленою формою (додаток 22).

     8.12. Пiсля закiнчення дiловодного року до написiв на обкладинках справ постiйного й тривалого термiнiв зберiгання вносяться необхiднi уточнення; перевiряється вiдповiднiсть заголовкiв справ на обкладинцi змiстовi пiдшитих документiв; у разi потреби до заголовку справи вносяться додатковi вiдомостi (проставляються номери наказiв, протоколiв, види й форми звiтностi тощо).

     8.13. Дати на обкладинцi справи повиннi вiдповiдати рокам початку й закiнчення справи; у справi, що має документи за бiльш раннi роки, нiж рiк утворення справи, пiд датою робиться напис: "Є документи за ... роки".

     8.14. На обкладинках справ, що складаються з кiлькох томiв (частин), проставляються дати першого й останнього документiв кожного тому (частини). У разi зазначення точної календарної дати число й рiк позначаються арабськими цифрами, назва мiсяця пишеться словом.

     8.15. На обкладинцi справи проставляється її номер за описом; за погодженням з архiвним пiдроздiлом митного органу - номер опису й фонду.

     8.16. У разi змiни назви митного органу (його структурного пiдроздiлу) протягом перiоду, який охоплюють документи справи, або при переданнi справи до iншого митного органу (структурного пiдроздiлу) на обкладинцi зазначається нова назва митного органу (структурного пiдроздiлу).

     8.17. Написи на обкладинках справ постiйного й тривалого термiнiв зберiгання робляться чiтко, чорним свiтлостiйким чорнилом або тушшю.

     8.18. За результатами експертизи цiнностi документiв складаються описи справ постiйного, тривалого термiнiв зберiгання, а також справ особового складу.

     8.19. Описи справ категорiй, зазначених у пунктi 8.18 цiєї Iнструкцiї, як митного органу в цiлому, так i кожного його структурного пiдроздiлу складаються окремо за встановленою формою (додаток 23).

     8.20. Описи справ структурного пiдроздiлу складаються посадовою особою, вiдповiдальною за дiловодство в цьому пiдроздiлi, при методичнiй допомозi архiвного пiдроздiлу митного органу.

     8.21. Опис справ структурного пiдроздiлу складається з дотриманням таких правил:

     номер опису справ структурного пiдроздiлу повинен складатися з цифрового iндексу структурного пiдроздiлу згiдно з номенклатурою справ з доданням початкової лiтери найменування категорiї документiв, що входять до опису, i останнiх двох цифр року, у якому заведено справи.

     Наприклад, описи справ постiйного, тривалого термiнiв зберiгання та справ особового складу структурного пiдроздiлу N 5, що значаться за номенклатурою справ i заведенi у 2001 роцi, будуть мати номери: 5 П-01; 5 Т-01; 5 О/С-01;

     графи опису заповнюються вiдповiдно до вiдомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого термiну зберiгання повинен мати додаткову графу "Термiн зберiгання, стаття за перелiком";

     графа опису "Примiтки" використовується для вiдмiток про особливостi фiзичного стану справ, про передання справ iншим структурним пiдроздiлам митного органу, про наявнiсть копiй тощо;

     систематизацiя справ структурного пiдроздiлу, що включаються до опису, повинна вiдповiдати систематизацiї за номенклатурою справ як структурного пiдроздiлу, так i митного органу;

     кожна справа вноситься до опису пiд самостiйним порядковим номером. Якщо справа складається з кiлькох томiв (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису пiд окремим номером;

     у разi внесення до опису кiлькох справ пiдряд з однаковим заголовком повнiстю зазначається лише заголовок першої справи, а iншi вiдомостi про цi справи вносяться до опису повнiстю (на кожному новому аркушi опису заголовок вiдтворюється повнiстю);

     справи особового складу вносяться до опису за алфавiтом, тематикою, хронологiєю.

     8.22. Описи справ ведуться протягом кiлькох рокiв з єдиною суцiльною нумерацiєю справ. Справи кожного року становлять рiчний роздiл опису.

     У кiнцi опису робиться пiдсумковий запис iз зазначенням кiлькостi справ, що значаться за описом (цифрами й лiтерами), першого й останнього номерiв справ за описом, а також запис про наявнi особливостi нумерацiї справ в описi (пропущенi номери справ, номери з доданням лiтери, тощо).

     До рiчного роздiлу опису вносяться також справи, не завершенi дiловодством протягом року. У таких випадках у кiнцi рiчних роздiлiв опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися дiловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у справi N ______ роздiлу за _________рiк".

     8.23. Опис справ структурного пiдроздiлу пiдписується укладачем iз зазначенням його посади, погоджується керiвником дiловодної служби митного органу та затверджується керiвником структурного пiдроздiлу. За наявностi в митному органi ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

     8.24. Опис справ структурного пiдроздiлу митного органу складається у двох примiрниках, один з яких передається разом зi справами до архiвного пiдроздiлу митного органу, а другий залишається як контрольний примiрник у структурному пiдроздiлi. За наявностi в структурному пiдроздiлi ЕК опис складається в трьох примiрниках, оскiльки один примiрник опису додається як пiдстава до протоколу засiдання ЕК.

     8.25. Описи справ структурних пiдроздiлiв є пiдставою для складання рiчного роздiлу зведеного опису справ митного органу, за яким справи передаються на зберiгання до державного архiву.

     8.26. Зведений опис справ постiйного термiну зберiгання митного органу складається в чотирьох примiрниках i пiдлягає обов'язковому затвердженню ЕПК вiдповiдного державного архiву через два роки пiсля завершення справ дiловодством. Для затвердження до державного архiву надсилаються всi чотири примiрники опису, один з яких пiсля затвердження залишається в державному архiвi, а решта повертається митному органу. Вiдповiдно до затверджених описiв митний орган зобов'язаний передавати справи до державного архiву в установленi термiни.

     8.27. Зведенi описи справ тривалого термiну зберiгання складаються у двох примiрниках i оформлюються так, як i опис справ постiйного термiну зберiгання.

     Описи справ тривалого термiну зберiгання державним архiвом не затверджуються.

     8.28. Закiнченi дiловодством справи постiйного й тривалого термiнiв зберiгання разом з реєстрацiйними журналами, реєстрацiйно-контрольними картками на документи передаються до архiвного пiдроздiлу митного органу через два роки пiсля завершення їх дiловодством (наприклад, справи за 2000 рiк передаються до архiвного пiдроздiлу у 2003 роцi). Належно оформленi справи тимчасового термiну зберiгання можуть передаватися до архiвного пiдроздiлу й ранiше зазначеного термiну за рiшенням керiвника митного органу.

     Передання справ до архiвного пiдроздiлу митного органу здiйснюється за технологiчною схемою та графiком, складеним особою, вiдповiдальною за ведення архiву, погодженим з керiвниками структурних пiдроздiлiв i затвердженим керiвником митного органу.

     Якщо окремi справи потрiбно залишити в дiловодствi для подальшої поточної роботи, то архiвний пiдроздiл митного органу оформлює видачу справ у тимчасове користування.

     8.29. Прийняття (передання) кожної справи здiйснюється працiвником архiвного пiдроздiлу в присутностi працiвника дiловодної служби лише пiсля проведення експертизи її науково-iсторичної цiнностi, повного впорядкування та оформлення. Справи постiйного й тривалого термiнiв зберiгання передаються до архiвного пiдроздiлу за описами. При цьому на всiх примiрниках описiв навпроти кожної справи робиться вiдмiтка про її наявнiсть. У кiнцi кожного примiрника опису керiвник архiвного пiдроздiлу митного органу розписується в прийняттi справ з обов'язковим зазначенням цифрами й словами кiлькостi переданих до архiвного пiдроздiлу справ, проставляє дату. Один примiрник опису повертається структурному пiдроздiлу, усi iншi залишаються в архiвному пiдроздiлi митного органу.

     Справи тимчасового термiну зберiгання можуть передаватися до архiвного пiдроздiлу митного органу за номенклатурою справ.

     8.30. Справи передаються до архiвного пiдроздiлу митного органу, зв'язаними належним чином.

     8.31. Вiдповiдно до Закону України "Про Нацiональний архiвний фонд i архiвнi установи" схороннiсть документiв у митному органi забезпечується наявнiстю архiвного пiдроздiлу або посадової особи, вiдповiдальної за ведення архiву.

9. Функцiї дiловодної служби

     9.1. Робота дiловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основi положення про митний орган i цiєї Iнструкцiї та затверджується наказом митного органу.

     9.2. Дiяльнiсть працiвникiв дiловодної служби регламентується посадовими iнструкцiями, що розробляються керiвником дiловодної служби та затверджуються керiвником митного органу.

     9.3. Основним завданням дiловодної служби є встановлення єдиного порядку документування й роботи з документами в митному органi на основi використання сучасних засобiв обчислювальної технiки, автоматизованої технологiї роботи з документами та зменшення обсягiв документообiгу.

     9.4. Вiдповiдно до основного завдання дiловодна служба:

     приймає, реєструє, веде облiк, забезпечує зберiгання, оперативний пошук документiв, iнформування за документами;

     здiйснює контроль за пiдготовкою та оформленням документiв, за їх своєчасним виконанням у митному органi, вживає заходiв до скорочення термiнiв проходження й виконання документiв, узагальнює та аналiзує данi про хiд i результати цiєї роботи;

     унiфiкує системи документацiї та документи з урахуванням можливостi їх машинного оброблення, вживає заходiв до скорочення кiлькостi форм i видiв документiв;

     забезпечує додержання єдиного порядку вiдбору, облiку, схоронностi, якостi оброблення справ i використання документiв, що створюються пiд час дiяльностi митного органу та його структурних пiдроздiлiв, для передання на державне зберiгання;

     удосконалює форми та методи роботи з документами в митному органi та органiзацiях, що належать до сфери його управлiння, з урахуванням можливостей органiзацiйної технiки й ПК;

     органiзує й забезпечує документацiйне та органiзацiйно-технiчне обслуговування роботи колегiальних органiв;

     здiйснює органiзацiйно-методичне керiвництво роботою з документами в пiдроздiлах митного органу;

     органiзує пiдвищення квалiфiкацiї працiвникiв митного органу в роботi з документами;

     органiзує друкарське виготовлення (комп'ютерний набiр), копiювання й тиражування документiв для структурних пiдроздiлiв;

     впроваджує державнi стандарти, унiфiкованi системи документацiї, iншi нормативи в митному органi та його структурних пiдроздiлах;

     завiряє печаткою документи у випадках, передбачених цiєю Iнструкцiєю чи нормативно-розпорядчими документами Держмитслужби України.

     9.5. Дiловодну службу митного органу очолює керiвник, який призначається на посаду й звiльняється з неї наказом митного органу за погодженням: у регiональнiй митницi та митному органi, безпосередньо пiдпорядкованому Держмитслужбi України, - з начальником управлiння Секретарiату Держмитслужби України, у митницi та митному органi, пiдпорядкованiй регiональнiй митницi, - з начальником вiдповiдної регiональної митницi та начальником управлiння Секретарiату Держмитслужби України.

     9.6. Керiвник дiловодної служби повинен мати вищу освiту й стаж роботи в дiловоднiй службi не менше трьох рокiв.

     Посадова особа, вiдповiдальна за дiловодство в митному органi, який не має дiловодної служби, повинна мати базову вищу освiту та досвiд роботи в дiловоднiй службi не менше двох рокiв.

     9.7. Керiвник дiловодної служби за характером дiяльностi взаємодiє:

     з керiвниками структурних пiдроздiлiв митного органу - з питань роботи з документами, контролю й перевiрки виконання документiв, роботи колегiальних органiв, пiдготовки й подання потрiбних керiвництву документiв, використання iнформацiї в службових цiлях;

     з юридичною службою митного органу - з правових питань, пов'язаних з пiдготовкою документiв;

     з пiдроздiлами по роботi з особовим складом i фiнансово-економiчними пiдроздiлами - з питань розстановки кадрiв, пiдвищення квалiфiкацiї посадових осiб у роботi з документами тощо;

     зi службами матерiально-технiчного постачання й господарського обслуговування - з питань забезпечення митного органу та, зокрема, працiвникiв дiловодної служби засобами оргтехнiки, бланками документiв, канцелярським приладдям, з питань облаштування робочих мiсць i примiщень тощо.

     9.8. Керiвник дiловодної служби в межах своєї компетенцiї взаємодiє з керiвниками iнших органiзацiй з питань роботи з документами.

     9.9. Керiвник дiловодної служби:

     контролює дотримання встановлених правил роботи з документами в митному органi та його структурних пiдроздiлах;

     доповiдає керiвниковi митного органу про стан роботи з документами;

     вносить на розгляд керiвництва митного органу подання про прийняття, переведення й звiльнення працiвникiв дiловодної служби, їх заохочення та застосування до них дисциплiнарних стягнень i заходiв дисциплiнарного впливу;

     здiйснює контроль та вживає органiзацiйних заходiв до зменшення обсягiв зайвої документацiйної iнформацiї в митному органi та його структурних пiдроздiлах;

     пiдписує й вiзує документи в межах своєї компетенцiї;

     бере участь у нарадах, що проводяться керiвництвом митного органу, складає протоколи нарад, забезпечує контроль за виконанням прийнятих рiшень.

     Керiвник дiловодної служби має право:

     перевiряти стан дiловодства в структурних пiдроздiлах митного органу та в пiдпорядкованих митних органах;

     вносити на розгляд керiвництва митного органу пропозицiї щодо вдосконалення роботи з документами;

     залучати спецiалiстiв структурних пiдроздiлiв митного органу до пiдготовки проектiв документiв за дорученням керiвництва;

     вимагати вiд структурних пiдроздiлiв митного органу вiдомостi, потрiбнi для вдосконалення форм i методiв роботи з документами;

     повертати виконавцям документи й вимагати їх доопрацювання в разi порушення встановлених вимог.

     9.10. На керiвника дiловодної служби покладається персональна вiдповiдальнiсть за:

     виконання в повному обсязi вимог положення про загальний вiддiл митного органу;

     забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами;

     збереження й використання гербової печатки митного органу та печаток i штампiв, закрiплених за вiддiлом;

     виконання плану роботи й створення необхiдних умов працi посадовим особам дiловодної служби;

     дотримання трудової та виконавської дисциплiни в колективi дiловодної служби.

10. Механiзацiя й автоматизацiя дiловодних процесiв

     10.1. Механiзацiя й автоматизацiя дiловодних процесiв є обов'язковою умовою рацiональної органiзацiї дiловодства в кожному митному органi, засобом пiдвищення продуктивностi й здешевлення управлiнської працi.

     10.2. Механiзацiя й автоматизацiя дiловодних процесiв повиннi здiйснюватися на основi впорядкованої системи документування управлiнської дiяльностi, унiфiкацiї та скорочення кiлькостi форм використовуваних документiв.

     10.3. Механiзацiя й автоматизацiя впроваджуються на всiх етапах дiловодного процесу: пiдготовки документiв, їх копiювання, оперативного зберiгання й транспортування, контролю за виконанням тощо.

     10.4. Засоби механiзацiї й автоматизацiї дiловодних процесiв повиннi бути сумiсними й передбачати можливiсть їх об'єднання в єдину систему.

     10.5. Склад програмного забезпечення й засобiв, що використовуються, залежить вiд конкретних умов роботи апарату управлiння митного органу з документами, зокрема вiд органiзацiйної структури апарату управлiння, його розмiщення, умов працi спiвробiтникiв, кiлькостi й змiсту документiв, потреб в оперативнiй iнформацiї, ступеня централiзацiї робiт з документами.

     10.6. Технiчнi засоби, ПК повиннi використовуватися рацiонально та ефективно, при достатньому навантаженнi.

     10.7. Комплекс технiчних засобiв повинен забезпечувати збирання й пересилання iнформацiї, її запис на машиннi носiї, введення iнформацiї в ПК, виведення результатiв її оброблення у формi машинограм або вiдеограм, сумiснiсть з iншими iнформацiйними системами, а також можливiсть об'єднання їх в єдину систему.

     10.8. Пiд час впровадження нових технiчних засобiв у роботi з документами необхiдно враховувати:

     доцiльнiсть впровадження технiчних засобiв;

     можливiсть придбання технiчних засобiв у певнi термiни;

     наявнiсть придатних примiщень;

     можливiсть пiдготовки чи залучення спецiалiстiв до обслуговування та ремонту технiки.

     10.9. Керiвник митного органу несе вiдповiдальнiсть за ефективнiсть використання технiчних засобiв у роботi з документами, забезпечує здiйснення перевiрку знань посадовими особами технiчних iнструкцiй з роботи з вiдповiдною технiкою.

Начальник Управлiння справами

В.П.Карпенко

 

	Додаток 1 до (п. 3.3.3) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України
ЗАТВЕРДЖУЮ (керiвник митного органу)

ПРИМIРНИЙ ПЕРЕЛIК
документiв, що не пiдлягають реєстрацiї в загальних вiддiлах i канцелярiях митних органiв

     1. Повiдомлення про збори, конференцiї, засiдання колегiї тощо, запрошення, програми й повiдомлення про порядок денний.

     2. Графiки нарад, заявки, рознарядки, фондовi повiдомлення (пiдлягають облiку в адмiнiстративно-господарських вiддiлах).*

     3. Пояснювальнi записки з питань порушення трудової дисциплiни, адресованi на iм'я керiвника структурного пiдроздiлу.

     4. Поздоровчi листи.

     5. Надiсланi до вiдома зведення, довiдки, iнформацiя, доповiдi.

     6. Рекламнi повiдомлення, проспекти, каталоги виставок i оглядiв, плакати тощо.

     7. Навчальнi плани й програми занять, заяви на вiдпустки, перемiщення, звiльнення тощо (пiдлягають облiку в пiдроздiлi по роботi з особовим складом).*

     8. Прейскуранти (копiї).

     9. Норми витрат матерiалiв.

     10. Бухгалтерськi документи (пiдлягають облiку в бухгалтерiї).*

     11. Мiсячнi, квартальнi, пiврiчнi звiти (пiдлягають облiку в бухгалтерiї).*

     12. Проекти внутрiшнiх документiв.

     13. Форми статистичної звiтностi (мiсячної, квартальної, пiврiчної) (облiковуються у пiдроздiлах статистики, платежiв, тарифiв).*

     14. Листи з дрiбних адмiнiстративно-господарських питань.*

     15. Протоколи про порушення митних правил.*

     16. ВМД, пасажирськi декларацiї, документи контролю за доставкою вантажiв, провiзнi вiдомостi (реєструються на митних постах чи у вантажних вiддiлах).*

     17. Договори з фiнансово-господарських питань, з питань супроводження вантажу.*

     18. Передатнi вiдомостi, товаротранспортнi накладнi.

     Якщо зазначенi в цьому Перелiку документи надходять до загальних вiддiлiв чи канцелярiй, то вони передаються до пiдроздiлiв тiльки за реєстром - без реєстрацiї в журналах чи реєстрацiйно-контрольних картках.

______________
     * Документи, зазначенi в пунктах 2, 7, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, пiдлягають спецiальному облiку у вiдповiдних структурних пiдроздiлах митних органiв.

 

Додаток 2 до (п. 3.3.7) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

РЕЄСТРАЦIЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА ВХIДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦIЇ

(вид документа, кореспондент)

_______________________________________________кiльк. стор.________

Вхiд. N__________, дата_________________

Вих. N _________________(кореспондента), дата____________

Короткий змiст документа:

Змiст доручення

Кому надiслано Дата Розписка в отриманнi документа

Номер справи, у якiй зберiгається документ

Вiдмiтка про виконання доручення

________________

Пiдпис, iнiцiали, прiзвище виконавця (розбiрливо)

 

Додаток 3 до (п. 3.3.8) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ПЕРЕЛIК
обов'язкових реквiзитiв для заповнення машиноорiєнтованої реєстрацiйно-контрольної картки (РКК)

Реквiзит	Пояснення до заповнення
Назва виду документа	Заповнюється вiдповiдно до назви документа, що реєструється. Для листiв графа не заповнюється
Автор (кореспондент)	Пiд час реєстрацiї документа, що надiйшов, записується найменування митного органу, iншої органiзацiї (посадової особи) - автора документа. Пiд час реєстрацiї документа, що вiдправляється, записується найменування митного органу, iншої органiзацiї (посадової особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування митного органу, iнших органiзацiй
Дата документа	Дата, надана документу його автором, записується в РКК трьома парами арабських цифр (число, мiсяць, рiк)
Iндекс документа	Iндекс, наданий документу його автором, переноситься до РКК з документа, що надiйшов або вiдправляється
Дата надходження	Дата надходження документа до митного органу, що мiститься в реєстрацiйному штампi, записується в РКК трьома парами арабських цифр
Iндекс надходження	Iндекс, наданий документу митним органом -одержувачем, переноситься до РКК з реєстрацiйного штампа. Пiсля виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або iншими iндексами
Заголовок документа або короткий змiст	Переноситься заголовок, сформульований у документi. У разi вiдсутностi заголовка документа вiн формулюється вiдповiдно до правил
Резолюцiя	До РКК переносяться з документа основний змiст доручення, прiзвище автора й дата резолюцiї
Вiдповiдальний виконавець	Прiзвище, iнiцiали вiдповiдального виконавця переносяться до РКК з резолюцiї; можливе зазначення номера телефону
Термiн виконання	Проставляються число, мiсяць, рiк (трьома парами арабських цифр). Пiд час реєстрацiї iнiцiативного документа, що вiдправляється, записується очiкувана дата отримання вiдповiдi
Вiдмiтка про виконання	Короткий запис про вирiшення питання по сутi або дату й iндекс документа-вiдповiдi

 

Додаток 4 до (п. 3.3.10) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ЖУРНАЛ
реєстрацiї вхiдних документiв

Дата надходження та iндекс документа	Кореспондент, дата й iндекс одержаного документа	Короткий змiст	Резолюцiя i кому направлено документ	Позначка про виконання документа	N справи, у якiй зберiгається документ
1	2	3	4	5	6

Формат А4 (210х297)

 

Додаток 5 до (п. 3.3.10) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ЖУРНАЛ
реєстрацiї вихiдних документiв

Дата й реєстрацiйний iндекс документа	Кореспондент	Короткий змiст	Виконавець документа	Позначка про виконання документа
1	2	3	4	5

Формат А4 (210х297)

 

Додаток 6 до (п. 4.2.1) Iнструкцiї дiловодства в митнiй службi України

Герб

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ	THE STATE CUSTOMS SERVICE OF UKRAINE
04119, Київ-119, вул. Дегтярiвська, 11-г	11-g, Dehtiarivs'ka St., 04119 Kiev, Ukraine
Телефони: (044) 247-26-06, 247-27-06 Телефакс: (044) 274-82-81	tel: (044) 247-26-06, 247-27-06 telefax: (044) 274-82-81

____________ N ___________
На N _____________________

 

Додаток 7 до (п. 4.2.1) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

Герб

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

____________ N ___________

 

Додаток 8 до (п. 4.2.1) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

Герб

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

Н А К А З

___________

N ______

Київ

 

Додаток 9 до (п. 4.2.5) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

Примiрний перелiк реквiзитiв органiзацiйно-розпорядчих документiв

1.	Малий Герб України (порядок використання визначається чинним законодавством).
2.	Емблема Державної митної служби України.
3.	Зображення нагород (якщо такi є).
4.	Код митного органу за Українським класифiкатором митних органiв.
5.	Код форми документа за Українським класифiкатором управлiнської документацiї (УКУД).
6.	Найменування: Державна митна служба України (Держмитслужба).
7.	Найменування митного органу.
8.	Найменування структурного пiдроздiлу митного органу.
9.	Iндекс пiдприємства зв'язку, поштова та електронна адреси, номер телефону i факсу, номер рахунку в банку.
10.	Назва виду документа.
11.	Дата.
12.	Iндекс.
13.	Посилання на дату й iндекс вхiдного документа.
14.	Мiсце складання або видання.
15.	Гриф обмеження доступу до документа.
16.	Адресат.
17.	Гриф затвердження.
18.	Резолюцiя.
19.	Заголовок до тексту.
20.	Вiдмiтка про контроль.
21.	Текст.
22.	Вiдмiтка про наявнiсть додаткiв.
23.	Пiдпис.
24.	Гриф погодження.
25.	Вiзи.
26.	Печатка.
27.	Вiдмiтка про засвiдчення копiй.
28.	Прiзвище виконавця й номер його телефону.
29.	Вiдмiтка про виконання документа i направлення його до справи.
30.	Вiдмiтка про перенесення даних на машинний носiй.
31.	Вiдмiтка про надходження документа.

 

Додаток 10 до (п. 4.2.5) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

Герб

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

Н А К А З

16.05.97

N 20

Київ

Про затвердження...

Напис за встановленою формою (6х10см) про державну реєстрацiю нормативного акта

     Вiдповiдно до пункту Положення про Державну митну службу України

     Н А К А З У Ю:

     (текст наказу)

Голова Служби

Пiдпис

Iнiцiали, прiзвище

ПОГОДЖЕНО
Голова Нацiонального банку України
Пiдпис	Iнiцiали, прiзвище
Дата

 

Додаток 10-а до (п. 4.2.5) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

... РЕГIОНАЛЬНА МИТНИЦЯ

Н А К А З

Дата

N

(мiсто)

     Про...

     Вiдповiдно до пункту Положення про ...регiональну митницю

     Н А К А З У Ю:

     (текст наказу)

Начальник ...регiональної митницi	Пiдпис	Iнiцiали, прiзвище
ПОГОДЖЕНО
...........................	Пiдпис Дата	Iнiцiали, прiзвище

 

Додаток 10-б до (п. 4.2.5) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

... РЕГIОНАЛЬНА МИТНИЦЯ

...МИТНИЦЯ

Н А К А З

Дата

N

(мiсто)

     Про...

     Вiдповiдно до пункту … Положення про ...митницю

     Н А К А З У Ю:

     (текст наказу)

Начальник ...митницi	Пiдпис	Iнiцiали, прiзвище
ПОГОДЖЕНО
...........................	Пiдпис Дата	Iнiцiали, прiзвище

 

Додаток 11 до (п. 4.4.2) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

Перелiк iндексiв та внутрiшнiх i зовнiшнiх кореспондентiв Центрального апарату Держмитслужби України

Iндекс	Найменування кореспондентiв
	Внутрiшнi кореспонденти
1	Голова Державної митної служби України
2	Перший заступник Голови Державної митної служби України
3	Перший заступник Голови Державної митної служби України
4	Заступник Голови Державної митної служби України
5	Заступник Голови Державної митної служби України
6	Заступник Голови Державної митної служби України
7	Заступник Голови Державної митної служби України
8	Апарат Голови Служби
9	Управлiння технологiй митного контролю
10	Управлiння митних режимiв
11	Секретарiат
12	Управлiння фiнансiв та бухгалтерського облiку
13	Управлiння контролю митної вартостi та номенклатури
14	Управлiння тарифного регулювання
15	Управлiння податкiв та зборiв
16	Управлiння митної статистики
17	Управлiння по роботi з особовим складом
18	Управлiння мiжнародного митного спiвробiтництва
19	Управлiння правової роботи
20	Управлiння органiзацiї боротьби з контрабандою та порушеннями митних правил
21	Управлiння митної варти
22	Управлiння аналiзу та прогнозування
23	Управлiння власної безпеки
24	Управлiння органiзацiйно-контрольної роботи
25	Управлiння матерiально-технiчного забезпечення
26	Режимно-секретний вiддiл
27	Прес-служба
28	Автотранспортне митне господарство
29	Центральна митна лабораторiя
30	Господарсько-експлуатацiйне митне управлiння
31	Iнформацiйно-аналiтичне митне управлiння
32	Київський центр пiдвищення квалiфiкацiї та перепiдготовки кадрiв
	Зовнiшнi кореспонденти
1	Верховна Рада України, комiтети та постiйнi комiсiї Верховної Ради України
2	Адмiнiстрацiя Президента України
3	Координацiйний комiтет по боротьбi з корупцiєю i органiзованою злочиннiстю при Президентовi України
4	Кабiнет Мiнiстрiв України
5	Мiнiстерство закордонних справ України
6	Мiнiстерство внутрiшнiх справ України
7	Мiнiстерство економiки та з питань європейської iнтеграцiї України,
8	Мiнiстерство фiнансiв України, Нацiональний банк України
9	Служба безпеки України, Державний комiтет у справах охорони державного кордону України
10	Iншi мiнiстерства, державнi комiтети та центральнi установи України
11	Верховна Рада й Рада мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, обласнi, мiськi, районнi ради, Адмiнiстрацiї Президента України в обласних, мiських, районних центрах.
12	Державнi корпорацiї, заводи, фабрики, трести, концерни, асоцiацiї, об'єднання, залiзницi, пароплавства України
13	Науково-дослiднi, проектнi iнститути, творчi й громадськi об'єднання, органiзацiї; генеральнi консульства, посольства, представництва
14	Зовнiшньоторговельнi, комерцiйнi, виробничi та науково-виробничi об'єднання, центри, спiльнi та малi пiдприємства, фiрми, корпорацiї, бюро, кооперативи
15	Митнi комiтети, департаменти, управлiння держав СНД та iнших iноземних держав
16	Корпорацiї, концерни, об'єднання, асоцiацiї, фiрми держав СНД
	Регiональнi митницi
17	Днiпровська
18	Донбаська
19	Захiдна
20	Карпатська
21	Київська
22	Кримська
23	Подiльська
24	Пiвнiчна
25	Схiдна
26	Чорноморська
	Митницi
27	Амвросiївська
28	Бiлгород-Днiстровська
29	Бердянська
30	Бориспiльська
31	Вадул-Сiретська
32	Волинська
33	Вiнницька
34	Галицька
35	Глухiвська
36	Житомирська
37	Закарпатська
38	Запорiзька
39	Iвано-Франкiвська
40	Кельменецька
41	Керченська
42	Кiровоградська
43	Котовська
44	Красноперекопська
45	Криворiзька
46	Куп'янська
47	Луганська
48	Магiстральна
49	Марiупольська
50	Миколаївська
51	Могилiв-Подiльська
52	Новгород-Сiверська
53	Оперативна
54	Полтавська
55	Придунайська
56	Рава-Руська
57	Рiвненська
58	Роздiльнянська
59	Севастопольська
60	Сумська
61	Тернопiльська
62	Херсонська
63	Центральна енергетична
64	Черкаська
65	Чернiгiвська
66	Чопська
67	Ягодинська
68	Академiя митної служби України
69	Хмельницький центр пiдвищення квалiфiкацiї та перепiдготовки кадрiв
70	Медично-реабiлiтацiйний центр "Жемчужина"
71	Кiнологiчний центр

 

Додаток 12 до (п. 4.6.10) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ПРИМIРНИЙ ПЕРЕЛIК
документiв, що пiдлягають затвердженню

     1. Акти (комплексних i цiльових перевiрок, ревiзiй, експертизи прийняття закiнчених будiвництвом об'єктiв, списання; передання справ; лiквiдацiї установ тощо).

     2. Завдання (на вивчення конкретних ситуацiй, пов'язаних з розробленням технологiй проведення митного контролю та митного оформлення товарiв, предметiв з нарахуванням i стягненням податкiв i зборiв; на проектування об'єктiв, технiчних споруд, капiтальне будiвництво; на проведення науково-дослiдних, проектно-конструкторських i технологiчних робiт; технiчнi тощо).

     3. Звiти (про службову дiяльнiсть, вiдрядження, стан пiдготовки та перепiдготовки особового складу митних органiв, науково-дослiднi роботи в галузi митної справи тощо).

     4. Кошториси витрат (на утримання апарату управлiння, будинкiв, примiщень, споруд; на капiтальне будiвництво тощо).

     5. Нормативи (витрачання матерiалiв, електроенергiї; технологiчного проектування; чисельностi працiвникiв тощо).

     6. Перелiки (посад працiвникiв, уповноважених на прийом громадян у митних органах; типових документальних матерiалiв, що створюються в митних органах, iз зазначенням строкiв зберiгання документiв тощо).

     7. Плани (дiяльностi за напрямами митної справи; науково-дослiдних, будiвельно-монтажних робiт; впровадження нової технiки; роботи колегiї Держмитслужби України, Митно-тарифної ради України тощо).

     8. Програми (проведення робiт i заходiв; вiдряджень тощо).

     9. Розцiнки на здiйснення робiт (науково-дослiдних, видавничих тощо).

     10. Структура й штатна чисельнiсть митного органу, його структурних пiдроздiлiв.

     11. Форми унiфiкованих документiв.

     12. Штатнi розписи.

 

Додаток 13 до (п. 4.6.15) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ПРИМIРНИЙ ПЕРЕЛIК
документiв, пiдпис керiвника на яких завiряється гербовою печаткою

     1. Аркуш погодження проекту нормативно-правового акту.

     2. Подання й клопотання (про нагородження орденами й медалями, премiями тощо).

     3. Висновки й вiдзиви митних органiв на дисертацiї й автореферати, що направляються до Вищої атестацiйної комiсiї України.

     4. Довiдки (лiмiтнi; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану й належну зарплату тощо).

     5. Доручення на одержання товарно-матерiальних цiнностей; бюджетнi, банкiвськi, пенсiйнi, платiжнi доручення.

     6. Договори (про матерiальну вiдповiдальнiсть, науково-технiчне спiвробiтництво, пiдряд, оренду примiщень, здiйснення робiт тощо).

     7. Завдання (на проектування об'єктiв, технiчних споруд, капiтальне будiвництво; технiчнi тощо).

     8. Акти (про прийняття закiнчених будiвництвом об'єктiв; отримання обладнання; виконання окремих робiт; списання; проведення експертизи тощо).

     9. Заяви (на акредитив; про вiдмову вiд акцепту тощо).

     10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

     11. Зразки вiдбиткiв печаток i зразки пiдписiв працiвникiв, що мають право здiйснювати фiнансово-господарськi операцiї.

     12. Кошторис витрат (на утримання митного органу; на пiдготовку та освоєння виробництва нових виробiв; на калькуляцiю за договором; на капiтальне будiвництво тощо).

     13. Листи гарантiйнi (на виконання робiт, надання послуг тощо).

     14. Протоколи (погодження планiв поставок).

     15. Реєстри (чекiв, бюджетних доручень).

     16.Специфiкацiї (виробiв, продукцiї тощо).

     17. Статути державних пiдприємств (об'єднань).

     18. Титульнi списки.

     19. Штатнi розписи.

     20. Посвiдчення про вiдрядження.

     21. Доручення на ведення справ у судових iнстанцiях.

 

	Додаток 14 до (п. 4.13.3) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України
	ДОЗВОЛЕНО ВИГОТОВЛЕННЯ КОПIЙ Посада, пiдпис Дата

ЗАМОВЛЕННЯ
на розмножувальну роботу

Управлiння (вiддiл)

Замовник		Кiмната		телефон
	(прiзвище)

Найменування роботи

Кiлькiсть сторiнок

Формат

Кiлькiсть примiрникiв

Начальник управлiння (вiддiлу) "___"________200__р.
	(прiзвище)
Прийнято до виконання "___"____________200__р. Термiн виконання "___"________200__р.

Виконавець

____________________ (пiдпис)

Виконану роботу одержано "____"________200__р.
	(пiдпис замовника)

Формат А5 (148х210)

 

Додаток 15 до (п. 4.13.3) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ЖУРНАЛ
облiку роботи копiювально-розмножувального бюро

N з/п	Дата	Повне найменування замовлення	Найменування структурного пiдроздiлу замовника	Кiлькiсть аркушiв	Тираж	Дата одержання дозволу на копiювально- розмножувальну роботу	Дата видачi замовлення	Примiтки
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Формат А4 (210х297)

 

Додаток 16 до (п. 4.15.1) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ЖУРНАЛ
реєстрацiї посвiдчень про вiдрядження

N з/п	Прiзвище, iм'я та по батьковi	Посада й назва пiдроздiлу	Пункт вiдрядження	Пiдпис про отримання посвiдчення	Термiн вiдрядження	Прiзвище особи, що пiдписала наказ; N i дата наказу
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210х297)

 

Додаток 17 до (п. 6.2.1) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ПЕРЕЛIК
документiв iз нормативно-встановленими термiнами виконання

     Депутатський запит - не пiзнiше нiж у 15-денний термiн з дня його одержання або в iнший термiн, установлений Верховною Радою України.

     Звернення народного депутата України та депутата мiсцевої ради - протягом 10-ти днiв з дня одержання.

     Листи-запити правоохоронних органiв (УБОЗ, СБУ, ДПА, судiв, управлiнь юстицiї, УМВС, прокуратури) у разi посилання на ст. 12 Закону України "Про органiзацiйно-правовi основи боротьби з органiзованою злочиннiстю", ст. ст. 8, 19 Закону України "Про прокуратуру", ст. ст. 5, 8 Закону України "Про оперативно-розшукову дiяльнiсть" - протягом 10-ти днiв з дня одержання.

     Листи-доручення й листи-запити - до зазначеного в них термiну або протягом 30-ти днiв.

     Звiт бухгалтерський i баланс рiчний: розгляд, затвердження й повiдомлення рiшень за ними - у 15-денний термiн з дня одержання.

     Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термiнового вирiшення, - до 2-х днiв, решта - протягом 10-ти днiв.

 

Додаток 18 до (п. 6.3.11) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ПЕРЕЛIК

документiв, не виконаних
(найменування та iндекс структурного пiдроздiлу)
у встановлений термiн, за станом на ______________________ 20 ___ р.

N з/п	Звiдки надiйшов документ, його номер i дата	Короткий змiст	Термiн виконання	Прiзвище й посада виконавця	Причини невиконання в термiн	Стан виконання	Коли буде виконаний
1	2	3	4	5	6	7	8

Керiвник канцелярiї

Пiдпис Дата

Iнiцiали, прiзвище

______________
     Примiтка. Графи шоста, сьома й восьма заповнюються в структурному пiдроздiлi.

Формат А4 (210х297)

 

Додаток 19 до (п. 6.3.11) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

ВIДОМОСТI
про наявнiсть на контролi документiв Верховної Ради України, Кабiнету Мiнiстрiв України, Адмiнiстрацiї Президента України з термiнами виконання
в перiод з                       до
за станом на _____год. ____________200__ р.

Виконавець	Вх. N, дата	Термiн виконання	Примiтка

Секретарiат

 

	Додаток 20 до (п. 7.1.18) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України
Найменування митного органу	ЗАТВЕРДЖУЮ
	Найменування посади керiвника митного органу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________ N _______ на __________________рiк	Пiдпис	Iнiцiали i прiзвище
	Дата

(найменування структурного пiдроздiлу)

Iндекс справи	Заголовок справи	Кiлькiсть справ, томiв	Термiн зберiгання справи, тому, їх N за перелiком	Примiтка
1	2	3	4	5

Найменування посади керiвника дiловодної служби	Пiдпис	Iнiцiали i прiзвище
Вiза керiвника архiвного пiдроздiлу установи

ПОГОДЖЕНО Протокол ЕК _________ N _____	ПОГОДЖЕНО Протокол ЦЕК _________N_____
Пiдсумковий запис про категорiї та кiлькiсть справ, заведених у ______ роцi в структурному пiдроздiлi:

постiйного зберiгання -

,

тимчасового зберiгання -

,

разом -

.

Найменування посади службової особи, вiдповiдальної за дiловодство	Пiдпис	Iнiцiали i прiзвище
Дата

Формат А4 (210х297)

 

	Додаток 21 до 8.6 Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України
	ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керiвника установи
Найменування установи	Пiдпис, iнiцiали та прiзвище
А К Т N _________ вiд ___________	Дата
про видiлення для знищення документiв, що не пiдлягають подальшому зберiганню

На пiдставi
	(назви документiв, на пiдставi яких
проведено вiдбiр)
вiдiбрано для знищення як такi, що не мають науково-iсторичної цiнностi й втратили практичне значення:

N з/п	Iндекс справи	Заголовок справи	Дата справи (тому, частини)	Кiлькiсть справ (томiв, частин)	Термiн зберiгання справи (тому, частини)	Примiтки
1	2	3	4	5	6	7

Разом		справ до знищення
	(цифрами i лiтерами)

Описи справ постiйного (тривалого) зберiгання за __________ роки затвердженi, а з особового складу погодженi з ЕПК (ЕК)

(найменування державного архiву або органу вищого рiвня)

(протокол вiд ______________ N ___________)

Посада особи, яка проводила експертизу цiнностi документiв	Пiдпис	Iнiцiали i прiзвище
Дата

2

ПОГОДЖЕНО Протокол ЕПК (ЕК) державного архiву вiд __________ N ___________	СХВАЛЕНО Протокол ЕК установи вiд __________ N_____

Документи в кiлькостi		справ
	(цифрами й лiтерами)

вагою		кг здано до
			(найменування установи)

	на переробку за приймально -
здавальною накладною вiд ___________________ N ________ (або запис про знищення шляхом спалення).

Посада особи митного органу, яка здала (знищила) документи	Пiдпис	Iнiцiали i прiзвище
Дата

Формат А4 ( 210 х 297 )

 

Додаток 22 до п. 8.11 Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

Титульний аркуш справи

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ СПРАВА N___ ТОМ N ___   Почато ____________ Закiнчено __________ (дата справи)   Ф N   Оп N   Спр. N   На ______арк. Зберiгати ______

 

Додаток 23 до (п. 8.19) Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України

(найменування митного органу)

(найменування структурного пiдроздiлу)

	ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керiвника структурного пiдроздiлу
	Пiдпис Дата	Iнiцiали i прiзвище

ОПИС N____
(справ постiйного, тривалого термiнiв зберiгання*, справ з особового складу)
за _____________ р.

N з/п	Iндекс справи	Заголовок справи	Дата справи (тому, частини)	Кiлькiсть аркушiв у справi (томi, частинi)	Термiн зберiгання справи (тому, частини)**	Примiтки
1	2	3	4	5	6	7

У цей опис включено ______ справ з N_____ до N_____, у тому числi:
лiтернi номери:
пропущенi номери:

Найменування посади укладача опису	Пiдпис	Iнiцiали i прiзвище
	Дата

______________
     * Тривалого термiну зберiгання (бiльше 10 рокiв)
     ** Графа шоста вiдсутня в описах справ постiйного зберiгання

2

ПОГОДЖЕНО Найменування посади керiвника дiловодної служби митного органу		СХВАЛЕНО Протокол ЕК вiд __________ N_____
Пiдпис	Розшифровка пiдпису
Дата

Передав	______________________________	справ
	(цифрами й лiтерами)

Найменування посади працiвника структурного пiдроздiлу	Пiдпис	Iнiцiали i прiзвище
	Дата

Прийняв до архiву	______________________________	справ
	(цифрами й лiтерами)

Найменування посади службової особи архiвного пiдроздiлу	Пiдпис	Iнiцiали i прiзвище
	Дата

Формат А4 ( 210 х 297 )