НТФ "Інтес"

Про електроннi документи та електронний документообiг

Iз змiнами i доповненнями, внесеними
Законами України
вiд 31 травня 2005 року N 2599-IV,
вiд 27 березня 2014 року N 1170-VII,
вiд 15 квiтня 2014 року N 1206-VII,
вiд 3 вересня 2015 року N 675-VIII,
вiд 5 жовтня 2017 року N 2155-VIII,
вiд 16 грудня 2020 року N 1089-IX

Цей Закон встановлює основнi органiзацiйно-правовi засади електронного документообiгу та використання електронних документiв.

Роздiл I
ЗАГАЛЬНI ПОЛОЖЕННЯ

Стаття 1. Визначення термiнiв

У цьому Законi термiни вживаються в такому значеннi:

адресат - фiзична або юридична особа, якiй адресується електронний документ;

данi - iнформацiя, яка подана у формi, придатнiй для її оброблення електронними засобами;

посередник - фiзична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здiйснює приймання, передавання (доставку), зберiгання, перевiрку цiлiсностi електронних документiв для задоволення власних потреб або надає вiдповiднi послуги за дорученням iнших суб'єктiв електронного документообiгу;

обов'язковий реквiзит електронного документа - обов'язковi данi в електронному документi, без яких вiн не може бути пiдставою для його облiку i не матиме юридичної сили;

автор електронного документа - фiзична або юридична особа, яка створила електронний документ;

суб'єкти електронного документообiгу - автор, пiдписувач, адресат та посередник, якi набувають передбачених законом або договором прав i обов'язкiв у процесi електронного документообiгу.

Стаття 2. Сфера дiї Закону

Дiя цього Закону поширюється на вiдносини, що виникають у процесi створення, вiдправлення, передавання, одержання, зберiгання, оброблення, використання та знищення електронних документiв.

Стаття 3. Законодавство про електроннi документи та електронний документообiг

Вiдносини, пов'язанi з електронним документообiгом та використанням електронних документiв, регулюються Конституцiєю України, Цивiльним кодексом України, законами України "Про iнформацiю", "Про захист iнформацiї в iнформацiйно-комунiкацiйних системах", "Про державну таємницю", "Про електроннi комунiкацiї", "Про обов'язковий примiрник документiв", "Про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи", цим Законом, а також iншими нормативно-правовими актами.

(частина перша статтi 3 iз змiнами, внесеними згiдно iз Законами України вiд 31.05.2005р. N 2599-IV, вiд 16.12.2020р. N 1089-IX)

Якщо мiжнародним договором України, згода на обов'язковiсть якого надана Верховною Радою України, встановлено iншi правила, нiж тi, що передбаченi цим Законом, застосовуються правила мiжнародного договору.

Стаття 4. Державне регулювання електронного документообiгу

Кабiнет Мiнiстрiв України та iншi органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених законом, реалiзують державну полiтику електронного документообiгу.

Державне регулювання у сферi електронного документообiгу спрямовано на:

реалiзацiю єдиної державної полiтики електронного документообiгу;

забезпечення прав i законних iнтересiв суб'єктiв електронного документообiгу;

нормативно-правове забезпечення технологiї оброблення, створення, передавання, одержання, зберiгання, використання та знищення електронних документiв.

Роздiл II
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ

Стаття 5. Електронний документ

Електронний документ - документ, iнформацiя в якому зафiксована у виглядi електронних даних, включаючи обов'язковi реквiзити документа.

Склад та порядок розмiщення обов'язкових реквiзитiв електронних документiв визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений i перетворений електронними засобами у вiзуальну форму.

Вiзуальною формою подання електронного документа є вiдображення даних, якi вiн мiстить, електронними засобами або на паперi у формi, придатнiй для приймання його змiсту людиною.

Стаття 6. Електронний пiдпис

Для iдентифiкацiї автора електронного документа може використовуватися електронний пiдпис.

(частина перша статтi 6 у редакцiї Закону України вiд 15.04.2014р. N 1206-VII)

Накладанням електронного пiдпису завершується створення електронного документа.

Вiдносини, пов'язанi з використанням електронних цифрових пiдписiв, регулюються законом.

Вiдносини, пов'язанi з використанням удосконалених та квалiфiкованих електронних пiдписiв, регулюються Законом України "Про електроннi довiрчi послуги".

(частина третя статтi 6 у редакцiї Закону України вiд 05.10.2017р. N 2155-VIII)

Стаття 7. Оригiнал електронного документа

Оригiналом електронного документа вважається електронний примiрник документа з обов'язковими реквiзитами, у тому числi з електронним пiдписом автора або пiдписом, прирiвняним до власноручного пiдпису вiдповiдно до Закону України "Про електроннi довiрчi послуги".

(частина перша статтi 7 iз змiнами, внесеними згiдно iз Законом України вiд 15.04.2014р. N 1206-VII, у редакцiї Законiв України вiд 03.09.2015р. N 675-VIII, вiд 05.10.2017р. N 2155-VIII)

У разi надсилання електронного документа кiльком адресатам або його зберiгання на кiлькох електронних носiях iнформацiї кожний з електронних примiрникiв вважається оригiналом електронного документа.

Якщо автором створюються iдентичнi за документарною iнформацiєю та реквiзитами електронний документ та документ на паперi, кожен з документiв є оригiналом i має однакову юридичну силу.

Оригiнал електронного документа повинен давати змогу довести його цiлiснiсть та справжнiсть у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у вiзуальнiй формi вiдображення, в тому числi у паперовiй копiї.

Електронна копiя електронного документа засвiдчується у порядку, встановленому законом.

Копiєю документа на паперi для електронного документа є вiзуальне подання електронного документа на паперi, яке засвiдчене в порядку, встановленому законодавством.

Стаття 8. Правовий статус електронного документа та його копiї

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що вiн має електронну форму.

Допустимiсть електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на пiдставi того, що вiн має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригiнал:

1) свiдоцтва про право на спадщину;

2) документа, який вiдповiдно до законодавства може бути створений лише в одному оригiнальному примiрнику, крiм випадкiв iснування централiзованого сховища оригiналiв електронних документiв;

3) в iнших випадках, передбачених законом.

Нотарiальне посвiдчення цивiльно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документiв), здiйснюється у порядку, встановленому законом.

Роздiл III
ЗАСАДИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБIГУ

Стаття 9. Електронний документообiг

Електронний документообiг (обiг електронних документiв) - сукупнiсть процесiв створення, оброблення, вiдправлення, передавання, одержання, зберiгання, використання та знищення електронних документiв, якi виконуються iз застосуванням перевiрки цiлiсностi та у разi необхiдностi з пiдтвердженням факту одержання таких документiв.

Порядок електронного документообiгу визначається державними органами, органами мiсцевого самоврядування, пiдприємствами, установами та органiзацiями всiх форм власностi згiдно з законодавством.

Стаття 10. Вiдправлення та передавання електронних документiв

Вiдправлення та передавання електронних документiв здiйснюються автором або посередником в електроннiй формi за допомогою засобiв iнформацiйних, електронних комунiкацiйних, iнформацiйно-комунiкацiйних систем або шляхом вiдправлення електронних носiїв, на яких записано цей документ.

(частина перша статтi 10 iз змiнами, внесеними згiдно iз Законом України вiд 16.12.2020р. N 1089-IX)

Якщо автор i адресат у письмовiй формi попередньо не домовилися про iнше, датою i часом вiдправлення електронного документа вважаються дата i час, коли вiдправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його вiдправила. У разi вiдправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носiї, на якому записано цей документ, датою i часом вiдправлення вважаються дата i час здавання його для пересилання.

Вимоги пiдтвердження факту одержання документа, встановленi законодавством у випадках вiдправлення документiв рекомендованим листом або передавання їх пiд розписку, не поширюються на електроннi документи. У таких випадках пiдтвердження факту одержання електронних документiв здiйснюється згiдно з вимогами цього Закону.

Стаття 11. Одержання електронних документiв

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторовi повiдомлення в електроннiй формi вiд адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо iнше не передбачено законодавством або попередньою домовленiстю мiж суб'єктами електронного документообiгу.

Якщо попередньою домовленiстю мiж суб'єктами електронного документообiгу не визначено порядок пiдтвердження факту одержання електронного документа, таке пiдтвердження може бути здiйснено в будь-якому порядку автоматизованим чи iншим способом в електроннiй формi або у формi документа на паперi. Зазначене пiдтвердження повинно мiстити данi про факт i час одержання електронного документа та про вiдправника цього пiдтвердження.

У разi ненадходження до автора пiдтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Якщо автор i адресат у письмовiй формi попередньо не домовилися про iнше, електронний документ вважається вiдправленим автором та одержаним адресатом за Їх мiсцезнаходженням (для фiзичних осiб - мiсцем проживання), у тому числi якщо iнформацiйна, електронна комунiкацiйна, iнформацiйно-комунiкацiйна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в iншому мiсцi. Мiсцезнаходження (мiсце проживання) сторiн визначається вiдповiдно до законодавства.

(частина четверта статтi 11 iз змiнами, внесеними згiдно iз Законом України вiд 16.12.2020р. N 1089-IX)

Стаття 12. Перевiрка цiлiсностi електронного документа

Перевiрка цiлiсностi електронного документа проводиться шляхом перевiрки електронного цифрового пiдпису.

(стаття 12 iз змiнами, внесеними згiдно iз Законами України вiд 15.04.2014р. N 1206-VII, вiд 05.10.2017р. N 2155-VIII)

Стаття 13. Зберiгання електронних документiв та архiви електронних документiв

Суб'єкти електронного документообiгу повиннi зберiгати електроннi документи на електронних носiях iнформацiї у формi, що дає змогу перевiрити їх цiлiснiсть на цих носiях.

Строк зберiгання електронних документiв на електронних носiях iнформацiї повинен бути не меншим вiд строку, встановленого законодавством для вiдповiдних документiв на паперi.

У разi неможливостi зберiгання електронних документiв на електронних носiях iнформацiї протягом строку, встановленого законодавством для вiдповiдних документiв на паперi, суб'єкти електронного документообiгу повиннi вживати заходiв щодо дублювання документiв на кiлькох електронних носiях iнформацiї та здiйснювати їх перiодичне копiювання вiдповiдно до порядку облiку та копiювання документiв, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначенi вимоги, електроннi документи повиннi зберiгатися у виглядi копiї документа на паперi (у разi вiдсутностi оригiналу цього документа на паперi). При копiюваннi електронного документа з електронного носiя iнформацiї обов'язково здiйснюється перевiрка цiлiсностi даних на цьому носiї.

При зберiганнi електронних документiв обов'язкове додержання таких вимог:

1) iнформацiя, що мiститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливiсть вiдновлення електронного документа у тому форматi, в якому вiн був створений, вiдправлений або одержаний;

3) у разi наявностi повинна зберiгатися iнформацiя, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату i час його вiдправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообiгу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документiв шляхом використання послуг посередника, у тому числi архiвної установи, якщо така установа додержується вимог цiєї статтi. Створення архiвiв електронних документiв, подання електронних документiв до архiвних установ України та їх зберiгання в цих установах здiйснюється у порядку, визначеному законодавством.

Роздiл IV
ОРГАНIЗАЦIЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБIГУ

Стаття 14. Органiзацiя електронного документообiгу

Електронний документообiг здiйснюється вiдповiдно до законодавства України або на пiдставi договорiв, що визначають взаємовiдносини суб'єктiв електронного документообiгу.

Використання електронного документа у цивiльних вiдносинах здiйснюється згiдно iз загальними вимогами вчинення правочинiв, встановлених цивiльним законодавством.

Стаття 15. Обiг електронних документiв, що мiстять iнформацiю з обмеженим доступом

Суб'єкти електронного документообiгу, якi здiйснюють його на договiрних засадах, самостiйно визначають режим доступу до електронних документiв, що мiстять конфiденцiйну iнформацiю, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

В iнформацiйних, електронних комунiкацiйних, iнформацiйно-комунiкацiйних системах, якi забезпечують обмiн електронними документами, що мiстять державнi iнформацiйнi ресурси, або iнформацiю з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цiєї iнформацiї вiдповiдно до законодавства.

(частина друга статтi 15 iз змiнами, внесеними згiдно iз Законами України вiд 27.03.2014р. N 1170-VII, вiд 16.12.2020р. N 1089-IX)

Стаття 16. Права та обов'язки суб'єктiв електронного документообiгу

Суб'єкти електронного документообiгу користуються правами та мають обов'язки, якi встановлено для них законодавством.

Якщо в процесi органiзацiї електронного документообiгу виникає необхiднiсть у визначеннi додаткових прав та обов'язкiв суб'єктiв електронного документообiгу, що не визначенi законодавством, такi права та обов'язки можуть встановлюватися цими суб'єктами на договiрних засадах.

Стаття 17. Вирiшення спорiв мiж суб'єктами електронного документообiгу

Вирiшення спорiв мiж суб'єктами електронного документообiгу здiйснюється в порядку, встановленому законом.

Стаття 18. Вiдповiдальнiсть за порушення законодавства про електроннi документи та електронний документообiг

Особи, виннi в порушеннi законодавства про електроннi документи та електронний документообiг, несуть вiдповiдальнiсть згiдно з законами України.

Роздiл V
ПРИКIНЦЕВI ПОЛОЖЕННЯ

1. Цей Закон набирає чинностi через шiсть мiсяцiв з дня його опублiкування.

2. Кабiнету Мiнiстрiв України протягом шести мiсяцiв з дня набрання чинностi цим Законом:

пiдготувати та подати на розгляд Верховної Ради України вiдповiднi пропозицiї про внесення змiн до законодавчих актiв України;