ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ

вiд 10 серпня 2004 року	N 584

Про роботу зi зверненнями громадян

     На виконання Закону України вiд 02.10.96 N 393/96 "Про звернення громадян" i рiшення колегiї Держмитслужби України вiд 29.04.2004 "Про стан виконання Держмитслужбою України Указу Президента України "Про додатковi заходи щодо забезпечення реалiзацiї громадянами конституцiйного права на звернення", актiв Кабiнету Мiнiстрiв України з цих питань", уведеного в дiю наказом Держмитслужби України вiд 05.05.2004 N 315, та з метою полiпшення роботи зi зверненнями громадян у Держмитслужбi України, iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях наказую:

     1. Затвердити Порядок розгляду звернень громадян у Держмитслужбi України, iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях (далi - Порядок), що додається.

     2. Керiвникам структурних пiдроздiлiв центрального апарату Держмитслужби України, iнших митних органiв, спецiалiзованих митних установ та органiзацiй органiзувати вивчення посадовими особами, на яких покладено розгляд звернень i ведення прийому громадян, Порядку, затвердженого цим наказом, i забезпечити безумовне виконання ними вимог Порядку.

     3. Управлiнню документального забезпечення (Дрозд Г. А.) Департаменту органiзацiйного забезпечення забезпечити розсилку цього наказу до структурних пiдроздiлiв Держмитслужби України, до iнших митних органiв, спецiалiзованих митних установ i органiзацiй.

     4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Служби Iванюка М. М.

В. о. Голови Служби

В. Я. Лозко

 

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Держмитслужби України вiд 10 серпня 2004 р. N 584

ПОРЯДОК
розгляду звернень громадян у Держмитслужбi України, iнших митних органах, спецiалiзованих митних установах i органiзацiях

1. Загальнi положення

     1.1. Цей Порядок розроблено згiдно з вимогами ст. 40 Конституцiї України й Закону України вiд 02.10.96 N 393/96 "Про звернення громадян" з метою реалiзацiї вимог указiв Президента України вiд 19.03.97 N 241 "Про заходи щодо забезпечення конституцiйних прав громадян на звернення", вiд 13.08.2002 N 700 "Про додатковi заходи щодо забезпечення реалiзацiї громадянами конституцiйного права на звернення", вiд 14.04.2004 N 434/2004 "Про невiдкладнi заходи з удосконалення органiзацiї прийому громадян органами державної влади, органами мiсцевого самоврядування та посадовими i службовими особами цих органiв", постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 14.04.97 N 348 "Про затвердження Iнструкцiї з дiловодства за зверненнями громадян в органах державної влади i мiсцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на пiдприємствах, в установах, органiзацiях незалежно вiд форм власностi, в засобах масової iнформацiї".

     1.2. Розгляд письмових звернень i особистий прийом громадян є важливою дiлянкою роботи Держмитслужби України, iнших митних органiв, спецiалiзованих митних установ i органiзацiй (далi - митнi органи), засобом отримання iнформацiї про недолiки в дiяльностi цих органiв, формами змiцнення й розширення зв'язкiв iз широкими верствами населення, дiйовим засобом розвитку й удосконалення митної справи в Українi. Чуйне й уважне ставлення до звернень громадян кожна посадова особа митних органiв зобов'язана вважати своїм службовим обов'язком.

     1.3. У роботi з письмовими й усними зверненнями громадян потрiбно забезпечувати квалiфiкований, неупереджений, об'єктивний i своєчасний їх розгляд з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявникiв та запобiгання надалi порушенням у сферi митної справи, повною мiрою реалiзуючи при цьому визначенi законодавством повноваження.

     1.4. Рiшення, дiї (бездiяльнiсть) у сферi управлiнської дiяльностi митних органiв можуть бути оскарженi, якщо:

     - порушено права й законнi iнтереси чи свободи громадянина;

     - створено перешкоди реалiзацiї громадянином його прав i законних iнтересiв чи свобод;

     - незаконно покладено на громадянина якi-небудь обов'язки або його незаконно притягнуто до вiдповiдальностi.

     1.5. Звернення громадян, що надходять до митних органiв, пiдлягають обов'язковому класифiкуванню за видами, а саме: на iнформацiйнi запити, пропозицiї, заяви й скарги. Подальший розгляд звернень громадян проводиться з урахуванням особливостей, установлених статтями 14, 15 та 16 Закону України "Про звернення громадян", указами Президента України вiд 13.08.2002 N 700 "Про додатковi заходи щодо забезпечення реалiзацiї громадянами конституцiйного права на звернення" i вiд 14.04.2004 N 434/2004 "Про невiдкладнi заходи з удосконалення органiзацiї прийому громадян органами державної влади, органами мiсцевого самоврядування та посадовими i службовими особами цих органiв".

2. Облiк звернень громадян

     2.1. Дiловодство щодо звернень громадян у митних органах ведеться окремо вiд iнших видiв дiловодства й покладається на спецiально призначених для цього посадових осiб (не нижче головного iнспектора) чи пiдроздiл митного органу.

     2.2. Попереднiй розгляд письмової кореспонденцiї в Держмитслужбi України здiйснюється посадовою особою вiддiлу документального забезпечення Управлiння документального забезпечення Департаменту органiзацiйного забезпечення, призначеною вiдповiдальною за ведення дiловодства за зверненнями громадян, в iнших митних органах - працiвниками, призначеними для ведення цього дiловодства.

     2.3. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (iндивiдуальне), так i групою осiб (колективне) чи надiслане поштою. Громадянин також може подати звернення через уповноважену на це iншу особу, якщо цi повноваження оформленi вiдповiдно до чинного законодавства. Звернення в iнтересах недiєздатних осiб подається їх законними представниками.

     Звернення в iнтересах громадянина може бути подано iншою особою, трудовим колективом або органiзацiєю, яка здiйснює правозахисну дiяльнiсть, що отримали вiд громадянина вiдповiднi повноваження, оформленi вiдповiдно до чинного законодавства.

     2.4. У зверненнi повинно бути зазначено прiзвище, iм'я та по батьковi, мiсце проживання громадянина й викладено суть питання. Письмове звернення повинно бути надруковане або написане вiд руки, пiдписане заявником (групою заявникiв) iз зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявниковi з вiдповiдними роз'ясненнями в строк не пiзнiш як через десять днiв вiд дня його надходження, крiм випадкiв, передбачених частиною першою статтi 7 Закону України "Про звернення громадян". Копiя такого звернення залишається у впровадженнi того митного органу, до якого звернувся заявник.

     Письмове звернення без зазначення мiсця проживання автора, не пiдписане ним, а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонiмним i розгляду не пiдлягає. Рiшення про визнання звернення анонiмним приймає в Держмитслужбi України начальник Управлiння документального забезпечення Департаменту органiзацiйного забезпечення або посадова особа, яка його замiщує, за поданням начальника вiддiлу документального забезпечення Управлiння документального забезпечення, в iнших митних органах - начальник загального вiддiлу (канцелярiї) за поданням працiвника, який веде дiловодство за зверненнями громадян.

     Не розглядаються й повторнi звернення до одного й того ж органу вiд одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше вирiшено по сутi, а також тi скарги, якi подано з порушенням строкiв, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян". Рiшення про припинення розгляду такого звернення приймає керiвник органу, про що повiдомляється особi, яка подала звернення.

     2.5. На вiльному вiд тексту мiсцi на першiй сторiнцi звернення проставляється вiдбиток штампа митного органу, на якому зазначаються дата надходження звернення та його реєстрацiйний iндекс.

     Конверт, у якому надiйшло звернення, зберiгається разом з ним до закiнчення строку зберiгання звернення громадянина.

     2.6. Усi звернення громадян, що надiйшли поштою або поданi на особистому прийомi, повиннi прийматися, попередньо розглядатися й централiзовано реєструватися в день їх надходження шляхом заповнення реєстрацiйно-контрольних карток, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах реєстрацiї звернень громадян вiдповiдно до форм, установлених п. 2 Iнструкцiї з дiловодства за зверненнями громадян в органах державної влади i мiсцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на пiдприємствах, в установах, органiзацiях незалежно вiд форм власностi, в засобах масової iнформацiї, затвердженої постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 14.04.97 N 348.

     2.7. Пiд час реєстрацiї звернення громадянина йому присвоюється вiдповiдний iндекс. Реєстрацiйний iндекс звернення складається з початкової лiтери прiзвища заявника, порядкового номера пропозицiї, заяви, скарги, що надiйшли, наприклад К-401. Реєстрацiйний iндекс може бути доповнений iншими позначеннями, що забезпечують полiпшення систематизацiї, прискорення пошуку й полегшення аналiзу звернень громадян.

     Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що були надiсланi рiзним адресатам i надiйшли на розгляд до митних органiв (дублетнi), облiковуються за реєстрацiйним iндексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дрiб, наприклад, К-401/1, К-401/2.

     У такому ж порядку реєструються звернення громадян з одного й того самого питання, надiсланi державними органами вищого рiвня чи iншими установами, органiзацiями, пiдприємствами, засобами масової iнформацiї за належнiстю до митних органiв для їх розгляду й прийняття рiшення по сутi на мiсцях, якщо останнiми вже отриманi звернення аналогiчного змiсту.

     2.8. Повторними вважаються звернення, у яких:

     2.8.1. Оскаржується рiшення, прийняте за попереднiм зверненням, що надiйшло до митного органу.

     2.8.2. Повiдомляється про несвоєчасне вирiшення питання, що порушувалося в попередньому зверненнi, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством строк розгляду й вiдповiдь громадянину не надавалась.

     2.8.3. Не вирiшено по сутi або вирiшено не в повному обсязi питання, порушене в першому зверненнi.

     2.9. Повторнi звернення реєструються так само, як i первиннi. При цьому в правому верхньому кутку картки (у спецiально призначенiй графi журналу) учиняється запис "Повторно" i до звернення долучається все попереднє листування.

     2.10. Керiвник митного органу зобов'язаний ретельно розiбратися в причинах повторного звернення громадянина. Якщо воно викликано порушенням установленого порядку розгляду, то до посадових осiб, якi допустили порушення прав громадянина, уживаються вiдповiднi заходи реагування.

     2.11. Звернення вiд громадян з одного й того ж питання, надiсланi органами вищого рiвня за належнiстю для їх вирiшення до митних органiв, повторними не вважаються.

3. Розгляд звернень громадян

     3.1. Письмовi звернення громадян пiдлягають обов'язковому первинному розгляду вповноваженими посадовими особами Держмитслужби України й керiвниками або вповноваженими особами пiдпорядкованих їй органiв з метою визначення належностi питань, порушених у цих зверненнях, до компетенцiї Держмитслужби України, вiдповiдного митного органу та призначення конкретного виконавця.

     Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться керiвниками митних органiв або їх заступниками вiдповiдно до їх повноважень.

     3.2. Щодо кожного звернення не пiзнiше нiж у п'ятиденний строк з дня отримання повинно бути прийняте одне з таких рiшень: прийняти до провадження; передати на вирiшення в пiдвiдомчий митний орган (з одночасним повiдомленням заявника); надiслати за належнiстю до iншого вiдомства (якщо питання, порушенi у зверненнi, не входять до компетенцiї митних органiв, про що одночасно повiдомляється заявнику); залишити без розгляду за наявностi пiдстав, визначених у статтi 8 Закону України "Про звернення громадян".

     Звернення, у яких не викладено сутi порушеного питання або якщо воно не мiстить даних, потрiбних для прийняття обґрунтованого рiшення, може бути залишено без розгляду. Такi звернення у строк не бiльше нiж п'ять днiв пiсля одержання повертаються заявникам з вiдповiдними роз'ясненнями.

     3.3. Розгляду в Держмитслужбi України пiдлягають лише звернення, автори яких уже зверталися з порушених питань письмово до регiональних митниць або митниць, а виконанню в регiональних - лише звернення, автори яких уже зверталися письмово до митниць регiонального пiдпорядкування, але отримали вiд них вiдповiдi, що їх не задовольнили, або не отримали вiдповiдей у строки, передбаченi статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

     Опрацювання звернень громадян структурними пiдроздiлами митних органiв здiйснюється вiдповiдно до їх функцiональних повноважень.

     3.4. Керiвники митних органiв i їх структурних пiдроздiлiв при розглядi звернень громадян зобов'язанi дотримуватися такого порядку розгляду, який би забезпечував найбiльш об'єктивне та якiсне їх вирiшення. При цьому уважно вникати в суть питань авторiв звернень, у разi потреби вимагати у спiввиконавцiв матерiали їх перевiрки, направляти працiвникiв на мiсця для перевiрки викладених у зверненнi фактiв, застосовувати iншi заходи для всебiчного вирiшення поставлених автором звернення питань, з'ясовувати й приймати рiшення щодо усунення причин i умов, якi спонукають авторiв скаржитись.

     3.5. Рiшення, якi приймаються за зверненнями, мають бути мотивованими й ґрунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що пiдлягає задоволенню, зобов'язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рiшення, а в разi визнання питання звернення (скарги) обґрунтованим - ужити заходiв до поновлення порушених прав громадян.

     3.6. Пропозицiї, заяви та скарги Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соцiалiстичної Працi, iнвалiдiв Великої Вiтчизняної вiйни й прирiвняних до них осiб розглядаються першими керiвниками митних органiв особисто.

     При розглядi звернень особлива увага придiляється розв'язанню проблем, порушених ветеранами вiйни та працi, iнвалiдами та iншими непрацездатними особами, а також особами, що постраждали вiд аварiї на Чорнобильськiй АЕС, багатодiтними сiм'ями, одинокими матерями та iншими громадянами, якi потребують соцiального захисту та пiдтримки.

     3.7. Звернення й запити народних депутатiв України, якi надiйшли до них вiд громадян, розглядаються протягом строкiв, установлених статтями 15 i 16 Закону України "Про статус народного депутата України". Розгляд звернень i запитiв народних депутатiв України береться пiд особливий контроль. Про результати розгляду таких звернень i запитiв керiвник митного органу повiдомляє народного депутата України.

     Звернення, запити й запитання депутатiв мiсцевих рад, якi надiйшли в iнтересах громадян, розглядаються протягом строкiв, установлених статтями 13 та 22 Закону України "Про статус депутатiв мiсцевих рад".

     3.8. Звернення громадян, що надiйшли з редакцiй газет, журналiв, радiо й телебачення, розглядаються митними органами в строки, передбаченi статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

     3.9. Якщо про результати розгляду звернення потрiбно повiдомити iншу органiзацiю або у зверненнi порушуються важливi питання дiяльностi митних органiв, такi звернення беруться на особливий контроль i розглядаються в першу чергу. У цих випадках на листах i картках проставляється штамп "КОНТРОЛЬ" або лiтера "К". Рiшення за результатами перевiрки таких звернень приймаються керiвництвом того митного органу, до якого вони надiйшли.

     3.10. Строк розгляду звернень громадян обчислюється з дня, наступного за днем, з якого починається строк (таким днем є день їх надходження й реєстрацiї в митному органi звернення), по день надiслання заявнику вiдповiдi на його звернення. Якщо останнiй день строку розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнiм днем строку вважається перший пiсля нього робочий день.

     Звернення розглядаються й щодо них приймаються рiшення в строк не бiльше одного мiсяця вiд дня їх надходження, ураховуючи вихiднi, святковi й неробочi днi, а тi, якi не потребують додаткового вивчення та проведення перевiрки за ними, - невiдкладно, але не пiзнiше 15 днiв вiд дня їх отримання.

     Якщо в мiсячний строк вирiшити порушенi у зверненнi питання неможливо, то керiвник вiдповiдного митного органу або його заступник установлюють строк, потрiбний для розгляду звернення, про що повiдомляється особi, яка його подала. При цьому, загальний строк вирiшення питань, порушених у зверненнi, не може перевищувати 45 днiв.

     3.11. Якщо у зверненнi разом з питаннями, що належать до компетенцiї митних органiв, порушуються питання, якi пiдлягають вирiшенню iншими органами державної влади, то при наданнi вiдповiдi на звернення громадянину також роз'яснюється порядок подальшого вирiшення цих питань.

     У разi надiслання звернення для розгляду й прийняття рiшення до пiдвiдомчих митних органiв строк розгляду такого звернення обчислюється з дня надходження його до митного органу вищого рiвня й по день надання вiдповiдi тим органом, який його розглядав по сутi. В iнших випадках строк розгляду звернень обчислюється з дня їхньої реєстрацiї.

     3.12. Пiд час розгляду звернень забороняється розголошення вiдомостей про громадян без їх згоди.

     3.13. Вiдповiдь за результатами розгляду звернення в обов'язковому порядку надається тим митним органом, який його отримав i до компетенцiї якого входить розв'язання порушених у зверненнi питань, за пiдписом керiвникiв або осiб, яким право вчиняти пiдпис надано керiвником митного органу.

     Рiшення про вiдмову в задоволеннi вимог або прохань, викладених у зверненнi, доводиться до вiдома громадянина в письмовiй формi з посиланням на чинне законодавство й викладенням мотивiв вiдмови, а також iз роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рiшення. При цьому зазначаються заходи, якi вживались митним органом для перевiрки цього звернення.

     3.14. Вiдповiдi про результати розгляду звернень громадян оформляються вiдповiдно до законодавства про мови. Такi вiдповiдi можуть бути викладенi мовою спiлкування заявника.

     3.15. Звернення вважається повнiстю опрацьованими, якщо розглянуто всi поставленi в ньому питання, прийнято обґрунтоване рiшення й ужито потрiбних заходiв щодо вирiшення порушених проблем, а заявника повiдомлено про результати перевiрки звернення й прийняте рiшення.

     3.16. Пiсля закiнчення розгляду (перевiрки) звернення, тобто фактичного виконання прийнятого рiшення, воно разом з вiдповiдними матерiалами, на яких учинено напис "До справи" i пiдпис посадової особи, яка прийняла таке рiшення, повертаються до дiловодної служби митного органу (у Держмитслужбi України - до Управлiння документального забезпечення, в iнших митних органах - до загального вiддiлу).

4. Особистий прийом громадян

     4.1. Особистий прийом громадян проводиться в усiх митних органах керiвниками й посадовими особами митних органiв, якi мають право приймати рiшення з вiдповiдних питань.

     4.2. Особистий прийом проводиться регулярно в установленi днi й години в зручний для громадян час. При вирiшеннi питання про час прийому враховуються внутрiшнiй розпорядок роботи митних органiв, а також iншi мiсцевi умови й можливостi. Не менше двох разiв на тиждень прийом громадян проводиться в поза робочий час.

     4.3. Графiки особистого прийому громадян у митних органах затверджуються керiвниками цих органiв i доводяться до вiдома громадян через засоби масової iнформацiї.

     4.4. Графiк особистого прийому громадян iз зазначенням прiзвищ посадових осiб, якi повиннi приймати вiдвiдувачiв, часу й мiсця приймання вивiшується в примiщеннях митних органiв у мiсцях, зручних для вiльного огляду. У разi структурних змiн митного органу потрiбно своєчасно вносити вiдповiднi змiни до цих графiкiв.

     4.5. Усi звернення громадян, поданi на особистому прийомi, реєструються. Про результати їх розгляду громадянину повiдомляється письмово або усно, за його бажанням. Якщо вирiшити порушене в усному зверненнi питання безпосередньо на особистому прийомi неможливо, то воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення.

     4.6. Для особистого прийому громадян в митних органах iснують спецiальнi кiмнати (приймальнi), якi обладнуються належним iнвентарем i забезпечуються нормативно-правовими актами та iнформацiйними матерiалами. Вхiд до приймальнi має бути вiльним, без оформлення перепусток.

     4.7. За бажанням вiдвiдувачiв може здiйснюватися попереднiй запис на особистий прийом. Прийом громадян Головою Держмитслужби України або його заступниками здiйснюється лише за попереднiм записом i з питань, якi не можуть бути вирiшенi керiвниками структурних пiдроздiлiв Держмитслужби України.

     4.8. Керiвники митних органiв особисто розглядають звернення й приймають в першу чергу Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соцiалiстичної Працi, iнвалiдiв Великої Вiтчизняної вiйни та прирiвняних до них осiб.

     4.9. При особистому прийомi громадян можуть бути присутнi їхнi представники, повноваження яких оформлено в установленому законом порядку. Особам, якi не перебувають у родинних або юридично значимих вiдносинах з особами, що прийшли на особистий прийом, забороняється перебувати в примiщеннi, де вiн проводиться.

     4.10. Посадова особа, яка здiйснює особистий прийом, для забезпечення квалiфiкованого розв'язання поставлених вiдвiдувачем питань може залучити до їх розгляду працiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв митного органу або одержати вiд них потрiбну iнформацiю.

     4.11. Особистий прийом iноземних громадян i осiб без громадянства здiйснюється в загальному порядку.

     4.12. Особистий прийом громадян розпочинається з пропозицiї вiдвiдувачевi назвати своє прiзвище, iм'я та по батьковi, мiсце проживання, а також викласти суть питання, з яким вiн звертається. Якщо з цього питання громадянин вже звертався до митного органу, то перед початком бесiди вивчаються наявнi матерiали.

     У разi потреби, у коректнiй формi можна попросити в заявника документ, що засвiдчує особу або наявнiсть повноважень на представництво iнтересiв iншої особи. Вiдсутнiсть такого документа не є пiдставою для вiдмови в прийомi.

     4.13. Особистий прийом громадян керiвництвом Держмитслужби України, директорами департаментiв i начальниками управлiнь Держмитслужби України пiд час проведення виїзних "днiв-приймалень" за мiсцем проживання громадян проводиться в пристосованому для цього примiщеннi.

     Iнформування громадськостi регiону про час i мiсце проведення такого заходу здiйснюється начальниками митниць не пiзнiше нiж за п'ять днiв до його проведення.

     Попереднiй запис на такий особистий прийом громадян здiйснюється посадовою особою, призначеною на це начальником митницi.

     Напередоднi проведення особистого прийому керiвник митницi подає вiдповiдному керiвнику Держмитслужби України (департаменту, управлiння Держмитслужби України) список громадян, якi записанi на прийом, iз зазначенням прiзвища, iменi, по батьковi, мiсця проживання, змiсту порушеного питання, матерiали розгляду його попереднiх звернень та iнформацiю про прийнятi митним органом за ними рiшення.

     Данi про особу, що звернулася до митного органу пiд час проведення виїзних "днiв-приймалень", а також короткий змiст питань, з якими вона звернулася, i результати розгляду звернення записуються в картках або журналах реєстрацiї пропозицiй, заяв i скарг громадян митного органу, де здiйснювався такий особистий прийом.

     Питання, з якими звертаються громадяни на таких прийомах, по змозi розв'язуються пiд час їх проведення.

     Письмовi звернення, поданi вищезгаданим посадовим особам пiд час "днiв-приймалень", передаються для подальшого опрацювання Держмитслужбою України до Управлiння документального забезпечення Департаменту органiзацiйного забезпечення не пiзнiше нiж через добу пiсля повернення з вiдрядження.

     4.14. Особа, яка проводить прийом, керується законодавчими та iншими нормативними актами й у межах своєї компетенцiї має право прийняти одне з таких рiшень:

     4.14.1. Задовольнити прохання чи вимогу й повiдомити вiдвiдувача про порядок i строк виконання прийнятого рiшення.

     4.14.2. Вiдмовити в задоволеннi прохання чи вимоги, повiдомивши заявника про мотиви вiдмови й порядок оскарження прийнятого рiшення.

     4.14.3. Прийняти письмову заяву або скаргу (коли питання потребують додаткового вивчення й перевiрки) i пояснити вiдвiдувачевi причини неможливостi розв'язання питань пiд час особистого прийому, а також порядок i строк розгляду його звернення.

     4.14.4. Якщо вирiшення питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенцiї митних органiв, то посадова особа, яка проводить приймання, пояснює йому, до якого органу державної влади або мiсцевого самоврядування, пiдприємства, органiзацiї чи установи потрiбно звернутися з метою його вирiшення, i по змозi надає в цьому допомогу (дає адресу, номер телефону й тощо).

     4.15. Керiвництво митного органу зобов'язане забезпечити особистий прийом усiх громадян у день їх звернення з урахуванням правил внутрiшнього трудового розпорядку митного органу. Несвоєчасний початок особистого прийому й припинення його ранiше встановленого термiну неприпустимi. При вiдсутностi посадової особи, яка згiдно графiку здiйснює особистий прийом, прийом здiйснюють посадовi особи, якi призначенi виконувати їх обов'язки.

5. Узагальнення, аналiз письмових i усних звернень громадян та забезпечення контролю за їх розглядом

     5.1. Письмовi й уснi звернення громадян, а також критичнi зауваження, якi в них мiстяться, необхiдно систематично, не менше одного разу на квартал узагальнювати й аналiзувати з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав i iнтересiв громадян, вивчення громадської думки, удосконалення роботи митних органiв. Особливу увагу слiд звернути на усунення причин, якi викликають повторнi й колективнi скарги, а також змушують громадян звертатися до вищих i центральних органiв державної влади, редакцiй газет i журналiв з питань, якi можуть i повиннi розглядатись митним органом на мiсцi.

     5.2. За результатами аналiзу, узагальнення складається аналiтична довiдка (огляд або iнформацiйний лист) з конкретними пропозицiями щодо подальшого вдосконалення органiзацiї роботи зi зверненнями громадян, до якої додається проект доручення або наказу митного органу щодо реалiзацiї висунутих пропозицiй.

     5.3. Аналiтичнi довiдки про роботу зi зверненнями громадян у митних органах подаються до Держмитслужби України за перший квартал, пiврiччя, 9 мiсяцiв i рiк до 10-го числа мiсяця, наступного за звiтним перiодом. Довiдки складаються з урахуванням рекомендацiй щодо пiдготовки аналiтичної довiдки митного органу про роботу зi зверненнями громадян i вiдомостей, що повиннi знайти вiдображення в нiй (додаток 1).

     5.4. Результати аналiзу звернень громадян використовуються при перевiрках роботи митних органiв i є предметом розгляду на колегiї Держмитслужби України та оперативних нарадах керiвникiв митних органiв.

     5.5. Керiвник митного органу здiйснює контроль за роботою зi зверненнями громадян особисто, через своїх заступникiв, керiвникiв структурних пiдроздiлiв i загальний вiддiл (канцелярiю).

     5.6. Керiвники структурних пiдроздiлiв Держмитслужби України, митних органiв здiйснюють безпосереднiй контроль за додержанням установленого законодавством i цим Порядком стану органiзацiї роботи з розгляду звернень громадян.

     5.7. Начальники управлiнь контролюють процес розгляду звернень, надiсланих до пiдпорядкованих їм пiдроздiлiв, i про результати доповiдають вiдповiдному керiвниковi.

     5.8. При здiйсненнi контролю особлива увага звертається на об'єктивнiсть перевiрки фактiв, що зазначенi у зверненнях, законнiсть i обґрунтованiсть прийнятих за ними рiшень, повноту розгляду порушених питань, своєчаснiсть надання вiдповiдей заявникам.

     5.9. У разi неможливостi в силу об'єктивних причин виконання в установлений строк доручення керiвника (заступника керiвника) митного органу щодо розгляду звернення, цей строк може бути продовжений керiвником (заступником керiвника) митного органу. При цьому керiвник пiдроздiлу-виконавця заздалегiдь, але не пiзнiше нiж за 5 днiв до закiнчення цього строку, доповiдає про це керiвнику (заступнику керiвника) митного органу й порушує питання про продовження строку виконання доручення в межах, установлених законодавством про звернення громадян. При цьому заявниковi не пiзнiше нiж за день до закiнчення ранiш визначеного строку розгляду звернення надсилається письмове повiдомлення.

     5.10. Iнформацiя про продовження строку розгляду звернення заноситься до журналу облiку звернень громадян у пiдроздiлi, у якому воно розглядається, а також повiдомляється: у Держмитслужбi України - до Управлiння документального забезпечення; у рештi митних органiв - начальнику загального вiддiлу.

     5.11. Доручення щодо розгляду звернення громадянина знiмається з контролю лише пiсля того, як вжито заходiв щодо вирiшення всiх питань, порушених у зверненнi, i заявнику надана вичерпна письмова вiдповiдь. Рiшення про зняття звернення з контролю приймає посадова особа митного органу, яка надавала доручення на розгляд звернення, або посадова особа, якiй доручено надання вiдповiдi заявнику за результатами розгляду звернення. Попереднi вiдповiдi на звернення, взятi пiд контроль, не є пiдставою для зняття останнiх з контролю.

     5.12. Стан роботи з питань розгляду звернень i прийому громадян у митних органах перевiряється пiд час їх комплексних i цiльових перевiрок.

     У ходi перевiрок усебiчно вивчається органiзацiя роботи з питань розгляду усних та письмових звернень громадян i проведення їх особистого прийому, викриваються недолiки в цiй роботi й надається практична допомога в усуненнi останнiх. Результати перевiрок вiдображаються в актах або довiдках.

     Оцiнка службової дiяльностi посадових осiб митних органiв дається з урахуванням їх роботи зi зверненнями громадян.

     5.13. Стан роботи з питань розгляду звернень громадян та органiзацiї їх особистого прийому, а також окремi заяви й скарги, при розглядi яких були допущенi формалiзм, байдужiсть i тяганина, при потребi розглядаються на оперативнiй нарадi митного органу iз заслуховуванням керiвникiв пiдлеглих органiв (пiдроздiлiв).

6. Висвiтлення в засобах масової iнформацiї роботи зi зверненнями громадян

     6.1. Керiвництво митного органу зобов'язане органiзувати iнформування громадськостi про роботу щодо забезпечення конституцiйного права громадян на звернення шляхом публiкування в засобах масової iнформацiї не рiдше одного разу на пiврiччя матерiалiв про результати цiєї роботи, огляду звернень громадян й роз'яснень з найбiльш актуальних питань митної справи.

     6.2. Начальникам митних органiв забезпечити публiкування не рiдше одного разу на рiк в засобах масової iнформацiї графiки особистого прийому громадян. У випадку внесення змiн до цих графiкiв, митнi органи зобов'язанi одразу проiнформувати про це громадськiсть через засоби масової iнформацiї.

7. Зберiгання матерiалiв щодо звернень громадян

     7.1. Зберiгання листування й документiв щодо звернень громадян у Держмитслужбi України забезпечується керiвниками вiдповiдних управлiнь i посадовими особами, вiдповiдальними за дiловодство в них, у рештi митних органiв - начальниками пiдроздiлiв, яким доручено опрацювання звернень громадян.

     7.2. Матерiали щодо розгляду звернень громадян, облiковi картки, журнали реєстрацiї пропозицiй, заяв i скарг громадян та журнали облiку особистого прийому громадян зберiгаються в Держмитслужбi України в Управлiннi документального забезпечення, у рештi митних органiв - у загальних вiддiлах (канцелярiях). Зберiгання справ у виконавцiв забороняється.

     7.3. На зберiгання приймаються лише звернення, за якими прийнято й реалiзовано рiшення. При формуваннi справ перевiряється правильнiсть спрямування документiв до справи, їх комплектнiсть. Звернення, за яким не прийнято рiшення, а також неправильно оформленi документи пiдшивати до справи забороняється. Неправильно оформленi документи повертаються для виправлення виконавцям.

     7.4. Справи зберiгаються в папках-накопичувачах i розмiщуються в порядку зростання дат виконання та вихiдних номерiв. Кожне звернення з усiма документами щодо його розгляду й вирiшення порушених у ньому питань становить у справi самостiйну групу й вмiщується в м'яку обкладинку. У разi одержання повторного звернення або появи додаткових документiв вони пiдшиваються до цiєї групи документiв.

     7.5. Строки зберiгання документiв за зверненнями громадян визначаються Перелiком типових документiв, що створюються в дiяльностi органiв державної влади та мiсцевого самоврядування, iнших установ, органiзацiй i пiдприємств, iз зазначенням термiнiв зберiгання документiв, затвердженим наказом Головного архiвного управлiння при Кабiнетi Мiнiстрiв України вiд 20.07.98 N 41, зареєстрованим у Мiнiстерствi юстицiї України 17.09.98 за N 576/3016 (зi змiнами).

Начальник Управлiння документального забезпечення

Г. А. Дрозд