ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ
Київ

01.07.09	N 620

Про затвердження Примiрного положення про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi

     На виконання наказу Держмитслужби вiд 22.04.09 N 376 "Про затвердження Примiрної структури регiональної митницi, митницi та Вимог до штатної структури регiональної митницi, митницi" з метою вдосконалення органiзацiї дiловодства й органiзацiйного забезпечення роботи митних органiв наказую:

     1. Затвердити Примiрне положення про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi (далi - Положення), що додається.

     2. Керiвникам регiональних митниць, митниць (далi - митнi органи):

     2.1. Створити вiдповiднi умови для забезпечення посадовими особами митного органу визначених у цьому Положеннi завдань i функцiй.

     2.2. Вiдповiдно до цього Положення в мiсячний строк розробити i затвердити наказом митного органу Положення про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення.

     3. Керiвникам спецiалiзованих митних установ та органiзацiй вiдповiдно до Iнструкцiї з дiловодства в митнiй службi України, затвердженої наказом Держмитслужби вiд 28.12.02 N 747 (зi змiнами) з урахуванням специфiки роботи в мiсячний строк розробити та затвердити наказом Положення про дiловодну службу (вiддiл, сектор).

     4. Уважати такими, що втратили чиннiсть, накази Держмитслужби вiд 09.06.03 N 393 "Про затвердження Примiрного положення про загальний вiддiл регiональної митницi, митницi та Примiрної структури загального вiддiлу регiональної митницi" (зi змiнами) та вiд 22.11.05 N 1147 "Про затвердження Примiрного положення та Примiрної структури вiддiлу органiзацiйно-контрольної роботи регiональної митницi (митницi)".

     Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Голова Служби

А.В.Макаренко

 

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державної митної служби України 01.07.09 N 620

ПРИМIРНЕ ПОЛОЖЕННЯ
про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi

1. Загальнi положення

     1.1. Це Положення визначає правовий статус та регулює питання дiяльностi вiддiлу органiзацiйного та документального забезпечення, а саме - його компетенцiю (права, завдання, функцiї) та структуру.

     1.2. Вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi (далi - Вiддiл) є структурним пiдроздiлом митного органу та пiдпорядковується начальнику митного органу або його заступнику вiдповiдно до розподiлу функцiональних повноважень.

     1.3. Структура та штатна чисельнiсть Вiддiлу визначаються начальником митного органу з урахуванням пропозицiй начальника Вiддiлу вiдповiдно до обсягiв, характеру та складностi завдань i функцiй, покладених на Вiддiл, та в межах затвердженої граничної чисельностi й фонду оплати працi митного органу.

     1.4. У Вiддiлi можуть бути створенi сектори за напрямами роботи.

     1.5. Керiвництво роботою Вiддiлу здiйснює начальник Вiддiлу, який призначається та звiльняється наказом митного органу.

     1.6. У разi тимчасової вiдсутностi начальника Вiддiлу його обов'язки виконує заступник начальника або iнша посадова особа цього пiдроздiлу вiдповiдно до посадових обов'язкiв.

     1.7. Посадовi особи Вiддiлу призначаються на посади та звiльняються з них наказом митного органу за поданням начальника Вiддiлу.

     1.8. Службовi обов'язки посадових осiб Вiддiлу визначаються їх посадовими iнструкцiями, що затверджуються начальником митного органу.

     1.9. Вiддiл має круглу печатку зi своїм найменуванням.

     1.10. У Вiддiлi зберiгається гербова печатка митного органу, вiдповiдальнiсть за використання якої покладається на начальника Вiддiлу.

     1.11. У своїй дiяльностi Вiддiл керується Конституцiєю та законами України, актами Президента України й Кабiнету Мiнiстрiв України, постановами Верховної Ради України, наказами Державної митної служби України (далi - Держмитслужба) та iншими актами, що регламентують роботу з документами, взаємодiю iз засобами масової iнформацiї та з громадськiстю, наказами митного органу й цим Положенням.

     1.12. Координацiя роботи, методологiчне та консультацiйне забезпечення дiяльностi Вiддiлу здiйснюються:

     - з питань органiзацiї та ведення дiловодства, архiвної справи, роботи зi зверненнями громадян та контролю виконавської дисциплiни - Управлiнням справами Держмитслужби;

     - з питань органiзацiйного, дорадчого забезпечення керiвника митного органу, монiторингу та контролю поточного планування та звiтностi - Департаментом органiзацiйного забезпечення дiяльностi керiвництва Служби Держмитслужби;

     - з питань взаємодiї митних органiв з громадськiстю та засобами масової iнформацiї - Вiддiлом з питань взаємодiї iз засобами масової iнформацiї та зв'язкiв з громадськiстю (Прес-службою) Держмитслужби.

     1.13. Забороняється покладання на Вiддiл завдань i функцiй, не передбачених цим Положенням.

2. Завдання Вiддiлу

     2.1. Документацiйне забезпечення дiяльностi митного органу вiдповiдно до Єдиної державної системи документацiйного забезпечення (ЄДСДЗ), вiдповiдних нормативних документiв, затверджених Держмитслужбою.

     2.2. Органiзацiя та здiйснення дiловодства в митному органi, у тому числi спецiального дiловодства за документами, що мiстять iнформацiю з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування", та дiловодства за зверненнями громадян.

     2.3. Монiторинг i контроль дотримання в митному органi строкiв виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рiшеннями Кабiнету Мiнiстрiв України та дорученнями Прем'єр-мiнiстра України, строкiв розгляду запитiв i звернень народних депутатiв України, звернень громадян, виконанням рiшень колегiї Держмитслужби, наказiв та розпоряджень керiвництва митного органу, а також строкiв виконання управлiнських рiшень, прийнятих за результатами розгляду iншої кореспонденцiї.

     2.4. Органiзацiйне, дорадче забезпечення дiяльностi керiвника митного органу.

     2.5. Планування дiяльностi митного органу, органiзацiя та контроль планування дiяльностi його структурних пiдроздiлiв, монiторинг та контроль виконання плану роботи митного органу.

     2.6. Органiзацiйне та методологiчне забезпечення поточного планування дiяльностi митного органу.

     2.7. Монiторинг i контроль за виконанням пiдроздiлами митницi плану дiяльностi Держмитслужби та рiшень колегiй Держмитслужби.

     2.8. Органiзацiйне забезпечення особистого прийому громадян керiвництвом митного органу.

     2.9. Органiзацiйно-методичне керiвництво та впровадження в митному органi єдиного порядку роботи з документами.

     2.10. Здiйснення архiвної справи в митному органi та органiзацiя взаємодiї з територiальними державними архiвними установами.

     2.11. Iнформування засобiв масової iнформацiї про дiяльнiсть митного органу.

     2.12. Координацiя роботи митного органу з громадськiстю та засобами масової iнформацiї.

     2.13. Органiзацiя спростування в засобах масової iнформацiї недостовiрної iнформацiї про дiяльнiсть митного органу, в разi поширення такої.

3. Функцiї Вiддiлу

     Вiддiл вiдповiдно до покладених на нього завдань виконує контрольну, органiзацiйну, дорадчу, iнформацiйну, нормотворчу, аналiтичну функцiї.

     Вiдповiдно до цього Вiддiл:

     3.1. Здiйснює прийняття, реєстрацiю, облiк, розсилку документiв (у тому числi з грифом "Для службового користування"), передання їх керiвництву митного органу для визначення доручень та подальше їх передання у пiдроздiли для виконання.

     3.2. Контролює строки виконання документiв, що надходять з Держмитслужби, мiсцевих адмiнiстрацiй, iнших органiв державної влади та мiсцевого самоврядування, установ, пiдприємств, органiзацiй та митних органiв, звернень громадян, наказiв Держмитслужби, рiшень колегiї Держмитслужби, наказiв та розпоряджень керiвництва митного органу.

     3.3. Здiйснює оформлення та розсилку вихiдної кореспонденцiї митного органу електронною поштою, поштовим (простим, рекомендованим), спецiальним та фельд'єгерським зв'язком.

     3.4. Узагальнює матерiали про хiд виконання контрольованих документiв та аналiзує стан виконавської дисциплiни в митному органi. Уносить пропозицiї щодо усунення порушень виконавської дисциплiни й удосконалення системи контролю.

     3.5. Забезпечує реєстрацiю, тиражування, розсилку та формування в справи наказiв митного органу з основної дiяльностi, наказiв про вiдрядження та розпоряджень керiвництва митницi. Здiйснює контроль за термiнами їх виконання та дотриманням порядку роботи з наказами.

     3.6. Здiйснює в установленому порядку реєстрацiю та попереднiй розгляд письмових звернень громадян, контролює дотримання встановленого термiну їх розгляду, аналiзує стан роботи зi зверненнями громадян та особистого прийому громадян керiвництвом митного органу, розробляє й уносить пропозицiї щодо полiпшення цiєї роботи.

     3.7. Бере участь у забезпеченнi гласностi дiяльностi митного органу шляхом iнформування в установленому порядку громадян з питань, що належать до компетенцiї Вiддiлу.

     3.8. Розробляє на основi пропозицiй пiдроздiлiв плани роботи митного органу. Забезпечує їх монiторинг та здiйснює контроль за їх виконанням.

     3.9. Органiзує роботу структурних пiдроздiлiв митного органу з планування їх дiяльностi та пiдведення пiдсумкiв виконання планiв роботи митного органу.

     3.10. Органiзує разом з iншими пiдроздiлами за дорученням керiвника митного органу пiдготовку до проведення нарад пiд його головуванням. Забезпечує ведення протоколiв нарад пiд головуванням начальника митного органу та контроль за виконанням їх рiшень.

     3.11. Здiйснює монiторинг i контроль за виконанням структурними пiдроздiлами митного органу рiшень колегiї Держмитслужби, планiв дiяльностi Держмитслужби.

     3.12. Розробляє проекти нормативно-правових актiв, розпорядчих документiв, технологiчних схем, методичних рекомендацiй, що регламентують порядок роботи з документами, зi зверненнями громадян здiйснення контролю за виконавською дисциплiною, ведення архiвної справи, органiзацiйного забезпечення, роботи iз засобами масової iнформацiї та громадськiстю.

     3.13. Бере участь у розробленнi проектiв нормативно-правових актiв, розпорядчих документiв митного органу в межах своєї компетенцiї та вiзує такi проекти.

     3.14. Систематизує й формує у справи документи, що пiдлягають зберiганню, надає iнформацiю щодо вхiдної та вихiдної кореспонденцiї митного органу.

     3.15. Забезпечує вiдповiдно до встановленого порядку приймання до архiву, систематизацiю, зберiгання та використання документiв, складає зведену номенклатуру справ.

     3.16. Забезпечує пiдготовку матерiалiв для розгляду на засiданнях Експертної комiсiї, органiзує проведення її засiдань з питань експертизи наукової та практичної цiнностi документiв. Здiйснює вiдбiр документiв, складає та подає на розгляд Експертнiй комiсiї акти про знищення документiв, термiни зберiгання яких закiнчилися, забезпечує подальше їх погодження з вiдповiдним державним архiвом.

     3.16. Готує довiдки за вiдомостями, якi мiстяться в архiвних матерiалах.

     3.17. Забезпечує у структурних пiдроздiлах митного органу дотримання єдиного порядку упорядкування, облiку, схоронностi, якостi оброблення й використання документiв (в тому числi документiв з грифом "Для службового користування"), вiдбiр документiв для передання в архiв, а також вiдбiр для знищення документiв, термiни зберiгання яких закiнчилися.

     3.18. Зберiгає та використовує в установленому порядку гербову печатку з найменуванням митного органу, в тому числi для засвiдчення документiв за результатами митного контролю та митного оформлення товарiв i транспортних засобiв, що перемiщуються через митний кордон України.

     3.19. Забезпечує зберiгання, облiк i видачу структурним пiдроздiлам номерних бланкiв митного органу, аналiзує данi про їх використання. Контролює стан роботи з використання бланкiв в пiдроздiлах митного органу.

     3.20. Здiйснює контроль за дотриманням працiвниками митного органу вимог законодавчих, нормативно-правових актiв, що регламентують органiзацiю та ведення дiловодства (в тому числi документiв "Для службового користування). Органiзовує перевiрки з цього питання.

     3.21. Здiйснює органiзацiйно-методичну роботу з питань дiловодства, виконавської дисциплiни, роботи зi зверненнями громадян, архiвної справи та iншими нормативними документами, що вiдносяться до компетенцiї Вiддiлу.

     3.22. Здiйснює контроль за оформленням документiв пiдроздiлами митного органу у вiдповiдностi до вимог чинних нормативно-правових актiв, проводить роботу, спрямовану на скорочення строкiв проходження й виконання документiв, аналiзує та узагальнює данi про хiд i результати цiєї роботи.

     3.23. Готує спiльно зi структурними пiдроздiлами митного органу та оперативно розповсюджує серед засобiв масової iнформацiї прес-релiзи з актуальних питань дiяльностi митного органу, Держмитслужби, а також заяви i повiдомлення вiд митного органу. Iнформує громадськiсть через засоби масової iнформацiї про актуальнi питання дiяльностi митного органу, дiючi митнi правила, змiни до них.

     3.24. Органiзовує та готує iнтерв'ю, коментарi, проведення прес-конференцiй, брифiнгiв, зустрiчей з представниками преси та громадськостi тощо за участю керiвництва та посадових осiб митного органу. Забезпечує iнформацiйне наповнення вiдомчих засобiв масової iнформацiї Держмитслужби (офiцiйний веб-сайт, вiдомчий iнформацiйно-аналiтичний журнал "Митниця" тощо).

     3.25. Здiйснює монiторинг засобiв масової iнформацiї з метою виявлення iнформацiї про митнi органи, аналiзу контексту, у якому вони згадуються та оперативного iнформування керiвництва митного органу про його результати. Органiзує спiльно iз структурними пiдроздiлами митного органу оперативне реагування на факти поширення у засобах масової iнформацiї неправдивих даних щодо дiяльностi митного органу та Держмитслужби.

     3.26. Пiдтримує робочi контакти з головними редакторами українських друкованих видань, керiвниками телерадiокомпанiй, iнформацiйних агентств, та корпунктами зарубiжних засобiв масової iнформацiї, акредитованих в Українi. Оперативно взаємодiє з митними органами, що розташованi на територiї областi, для найбiльш повного iнформування засобiв масової iнформацiї обласного значення про дiяльнiсть митних органiв регiону.

     3.27. Здiйснює виготовлення фото та вiдеопродукцiї (за умови забезпечення вiдповiдними технiчними засобами) для використання її в iнформацiйнiй дiяльностi митного органу та Держмитслужби. Формує архiв фото та вiдеоматерiалiв (за їх наявностi), а також прес-релiзiв та опублiкованих в пресi матерiалiв про дiяльнiсть митного органу.

     3.28. Узагальнює практику i результати роботи Вiддiлу з метою надання вiдповiдної iнформацiї керiвництву митного органу та Держмитслужбi.

     3.29. Забезпечує впровадження сучасних iнформацiйних технологiй в процеси загального дiловодства, дiловодства за зверненнями громадян, архiвної справи та контролю виконавської дисциплiни.

4. Права Вiддiлу

     Вiддiл має право:

     4.1. Отримувати в установленому порядку вiд пiдроздiлiв митного органу iнформацiю, звiтнi данi, iншi матерiали, необхiднi для виконання покладених на Вiддiл завдань.

     4.2. Вступати у межах своєї компетенцiї у взаємовiдносини з iншими органiзацiями.

     4.3. Перевiряти стан дiловодства в пiдроздiлах митного органу.

     4.4. Брати участь у комплексних та тематичних перевiрках митних органiв України з питань, що належать до компетенцiї пiдроздiлу.

     4.5. Органiзовувати заняття i семiнари з питань, що вiдносяться до компетенцiї Вiддiлу.

     4.6. Залучати за згодою керiвникiв структурних пiдроздiлiв митного органу вiдповiдних фахiвцiв для вирiшення покладених на Вiддiл завдань.

5. Керiвництво та структура Вiддiлу

     5.1. Вiддiл очолює начальник, який призначається на посаду та звiльняється з посади у порядку, встановленому чинним законодавством.

     5.2. Начальник Вiддiлу може мати заступника, службовi обов'язки якого визначає начальник Вiддiлу та затверджує начальник митного органу.

     5.3. Начальник Вiддiлу:

     5.3.1. Здiйснює загальне керiвництво роботою Вiддiлу та забезпечує виконання завдань, покладених на Вiддiл.

     5.3.2. Розподiляє обов'язки мiж працiвниками Вiддiлу.

     5.3.3. Забезпечує контроль за виконанням пiдроздiлами митного органу вимог нормативно-правових актiв та розпорядчих документiв з питань

     ведення дiловодства (в тому числi з грифом "Для службового користування"), архiвної справи та роботи зi зверненнями громадян.

     5.3.4. Забезпечує взаємодiю з керiвниками пiдроздiлiв митного органу з питань роботи з документами, контролю i перевiрки виконання доручень, пiдготовки i надання необхiдних керiвництву митного органу матерiалiв, порядку використання i поширення службової iнформацiї.

     5.3.5. Забезпечує ефективний контроль за своєчаснiстю виконання пiдроздiлами митного органу доручень керiвництва за вхiдними документами.

     5.3.6. Забезпечує реєстрацiю наказiв митного органу, здiйснює контроль за дотриманням Порядку роботи з наказами у митних органах України.

     5.3.7. Погоджує проекти наказiв митного органу з основної дiяльностi, розпорядчих документiв у питаннях, що належать до компетенцiї Вiддiлу.

     5.3.8. Здiйснює органiзацiйно-методичне керiвництво та контроль за роботою зi зверненнями громадян у митному органi.

     5.3.9. Координує роботу з iнформацiйного наповнення вiдомчих засобiв масової iнформацiї Держмитслужби України (офiцiйний веб-сайт Держмитслужби, вiдомчий iнформацiйно-аналiтичний журнал "Митниця" тощо).

     5.3.10. Контролює дотримання працiвниками Вiддiлу вимог Законiв України "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцiєю", Дисциплiнарного статуту митної служби України та iнших нормативно-правових актiв України.

     5.3.11. Забезпечує дотримання спiвробiтниками Вiддiлу чинного законодавства у службовiй дiяльностi та безумовного виконання правил внутрiшнього трудового розпорядку митного органу.

     5.4. Для виконання обов'язкiв начальнику Вiддiлу надається право:

     5.4.1. Вступати в межах своєї компетенцiї у взаємовiдносини з iншими органiзацiями.

     5.4.2. Контролювати i вимагати дотримання пiдроздiлами митного органу встановлених правил роботи з документами.

     5.4.3. Вносити на розгляд керiвництва митного органу подання про призначення, перемiщення i звiльнення працiвникiв Вiддiлу, застосування до них стягнень i заохочень.

     5.4.4. Вживати заходiв щодо зменшення обсягiв документообiгу.

     5.4.5. Вiзувати документи в межах своєї компетенцiї.

     5.4.6. Повертати виконавцю документи i вимагати їх доопрацювання в разi порушення вимог, установлених Iнструкцiєю з дiловодства в митнiй службi України.

     5.4.7. Запитувати i одержувати в установленому порядку вiд пiдроздiлiв митного органу необхiдну iнформацiю i довiдковi матерiали для виконання завдань, покладених на Вiддiл.

     5.4.8. Перевiряти стан дiловодства в структурних пiдроздiлах митного органу.

     5.4.9. Уносити пропозицiї щодо удосконалення роботи Вiддiлу.

     5.4.10. Надавати розпорядження обов'язковi для виконання працiвникам Вiддiлу.

     5.5. Вiдповiдно до законодавчих та нормативно-правових актiв України начальник Вiддiлу несе вiдповiдальнiсть за:

     - невиконання Урочистого зобов'язання посадових осiб митної служби України, порушення Присяги державних службовцiв;

     - невиконання або неналежне виконання своїх службових обов'язкiв;

     - перевищення повноважень, порушення обмежень i заборон, установлених законодавством з питань проходження служби в митних органах або вчинення iнших дiй, якi дискредитують посадову особу i митну службу України;

     - незабезпечення виконання покладених на Вiддiл завдань i функцiй, визначених цим Положенням, недотримання правил внутрiшнього трудового розпорядку, норм професiйної етики i службової дисциплiни;

     - збереження i використання гербової печатки митницi;

     - недотримання вимог нормативних документiв з питань охорони працi;

     - недотримання вимог законодавства щодо забезпечення охорони конфiденцiйної iнформацiї, що є власнiстю держави.

     5.6. *Вiддiл в залежностi вiд його штатної чисельностi та вiдповiдно до завдань i функцiй може мати таку примiрну структуру:

     - Начальник Вiддiлу;

     - **Заступник начальника Вiддiлу;

     - Сектор документального забезпечення, роботи з архiвними документами та електронною поштою;

     - Сектор органiзацiйного забезпечення та контролю;

     - Сектор роботи iз зверненнями громадян та зв'язкiв з громадськiстю.

______________
     *Штатна чисельнiсть Вiддiлу органiзацiйного та документального забезпечення у штатному розписi регiональних митниць, митниць та кiлькiсть секторiв у цьому Вiддiлi визначається начальником митницi за поданням начальника Вiддiлу з урахуванням обсягiв, характеру та складностi завдань i функцiй, покладених на Вiддiл.
     **Посада заступника начальника Вiддiлу органiзацiйного та документального забезпечення вводиться при чисельностi Вiддiлу не менше 5 одиниць.

Начальник Управлiння справами

Т.В.Погорєлова