ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
ЧОПСЬКА МИТНИЦЯ

НАКАЗ
Чоп

25.01.12	N 74

Про затвердження положення про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення Чопської митницi

     На виконання наказу Державної митної служби України вiд 17.01.2012 N 42 "Про затвердження Примiрного положення про вiддiл (сектор) органiзацiйного та документального забезпечення регiональної митницi, митницi та спецiалiзованої митної установи", з метою вдосконалення органiзацiї дiловодства й органiзацiйного забезпечення роботи митницi наказую:

     1. Затвердити Положення про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення Чопської митницi (далi - Положення), що додається.

     2. Начальнику вiддiлу органiзацiйного та документального забезпечення розробити та затвердити посадовi iнструкцiї працiвникiв вiддiлу у вiдповiдностi до Положення про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення Чопської митницi.

     3. Уважати такими, що втратили чиннiсть, накази митницi вiд 10.07.2009 N 420 "Про затвердження Положення про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення Чопської митницi", вiд 14.05.2010 N 350 "Про внесення змiн до Положення про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення", вiд 08.10.2010 N 834 "Про внесення змiн до наказу Чопської митницi вiд 10.07.2009 N 420", пункт 1 наказу митницi вiд 23.11.2011 N 1617 "Про внесення змiн до деяких наказiв Чопської митницi".

     Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Т.в.о. начальника митницi

В.Г.Середа

 

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Чопської митницi вiд 25.01.2012 N 74

ПОЛОЖЕННЯ
про вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення Чопської митницi

1. Загальнi положення

     1.1. Це Положення визначає правовий статус та регулює питання дiяльностi вiддiлу органiзацiйного та документального забезпечення Чопської митницi, а саме його компетенцiю (права, завдання, функцiї).

     1.2. Вiддiл органiзацiйного та документального забезпечення Чопської митницi (далi - Вiддiл) є структурним пiдроздiлом митницi та пiдпорядковується керiвнику або першому заступнику вiдповiдно до розподiлу обов'язкiв.

     1.3. Структура та штатна чисельнiсть Вiддiлу визначаються начальником Чопської митницi з урахуванням пропозицiй начальника Вiддiлу вiдповiдно до обсягiв, характеру та складностi завдань i функцiй, покладених на Вiддiл, та в межах затверджених граничної чисельностi й фонду оплати працi митницi.

     1.4. У Вiддiлi функцiонують сектори за напрямами роботи:

     - сектор документального забезпечення, роботи з архiвними документами та електронною поштою;

     - сектор органiзацiйного забезпечення та контролю.

     1.5. Керiвництво роботою Вiддiлу здiйснює начальник Вiддiлу, який призначається та звiльняється наказом Державної митної служби України.

     1.6. У разi тимчасової вiдсутностi начальника Вiддiлу його обов'язки виконує заступник начальника Вiддiлу або iнша посадова особа цього пiдроздiлу вiдповiдно до посадових обов'язкiв.

     1.7. Посадовi особи Вiддiлу призначаються на посади та звiльняються з них наказом Чопської митницi за поданням начальника Вiддiлу (за винятком первинного прийняття на службу в митнi органи та звiльнення iз служби в митних органах у порядку, визначеному Державною митною службою України).

     1.8. Службовi обов'язки посадових осiб Вiддiлу визначаються їх посадовими iнструкцiями, що затверджуються керiвником Чопської митницi або його першим заступником вiдповiдно до розподiлу обов'язкiв.

     1.9. Вiддiл має круглу печатку зi своїм найменуванням, круглу печатку з позначкою "Для пакетiв" та iншi печатки та штампи, необхiднi для виконання функцiй, регламентованих цим Положенням.

     1.10. У Вiддiлi зберiгається гербова печатка митного органу, вiдповiдальнiсть за використання та зберiгання якої покладається на начальника Вiддiлу (пiд час його вiдсутностi - на особу, яка його замiщує).

     1.11. У своїй дiяльностi Вiддiл керується Конституцiєю та законами України, актами Президента України й Кабiнету Мiнiстрiв України, постановами Верховної Ради України, наказами Державної митної служби України та iншими актами, що регламентують роботу з документами, наказами митницi, зi зверненнями громадян.

     1.12. Координацiя роботи, методологiчне та консультацiйне забезпечення дiяльностi Вiддiлу здiйснюються:

     з питань органiзацiї та ведення дiловодства, архiвної справи, роботи зi зверненнями громадян та контролю виконавської дисциплiни - Управлiнням справами Органiзацiйно-розпорядчого департаменту Державної митної служби України;

     з питань органiзацiйного забезпечення митного органу, монiторингу та контролю поточного планування та звiтностi - Управлiнням з питань органiзацiйного забезпечення Органiзацiйно-розпорядчого департаменту Державної митної служби України.

     1.13. Забороняється покладання на Вiддiл завдань i функцiй, не передбачених цим Положенням.

2. Основнi завдання Вiддiлу

     2.1. Органiзацiя та здiйснення дiловодства в митному органi, у тому числi дiловодства за документами, що мiстять iнформацiю з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування", дiловодства за зверненнями громадян та запитами на публiчну iнформацiю.

     2.2. Монiторинг i контроль дотримання в митному органi строкiв виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рiшеннями Кабiнету Мiнiстрiв України та дорученнями Прем'єр-мiнiстра України, строкiв розгляду запитiв i звернень народних депутатiв України, планiв дiяльностi Державної митної служби України, рiшень колегiї Державної митної служби України, наказiв та розпоряджень керiвництва Державної митної служби України i керiвництва митницi, протоколiв нарад керiвництва Державної митної служби України, митницi, звернень громадян, запитiв на публiчну iнформацiю, а також строкiв виконання управлiнських рiшень, прийнятих за результатами розгляду iншої кореспонденцiї.

     2.3. Органiзацiйне забезпечення дiяльностi керiвника Чопської митницi.

     2.4. Планування дiяльностi Чопської митницi, монiторинг та контроль виконання плану дiяльностi митницi.

     2.5. Органiзацiйне та методологiчне забезпечення поточного планування дiяльностi Чопської митницi.

     2.6. Органiзацiйне забезпечення проведення особистого прийому громадян керiвництвом Чопської митницi.

     2.7. Установлення в Чопськiй митницi єдиного порядку документування управлiнської iнформацiї та роботи з документами iз застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керiвництво й контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних пiдроздiлах митного органу.

     2.8. Здiйснення архiвної справи в митницi та органiзацiя взаємодiї з вiдповiдним державним архiвом.

3. Основнi повноваження Вiддiлу

     3.1. Вiддiл вiдповiдно до покладених на нього завдань виконує контрольну, органiзацiйну, iнформацiйну, аналiтичну функцiї.

     3.2. Вiдповiдно до цього Вiддiл:

     3.2.1. Здiйснює прийняття, реєстрацiю, облiк, сканування, розсилку документiв (у тому числi з грифом "Для службового користування"), попереднiй розгляд та передання документiв керiвництву митницi для визначення доручень та подальше їх направлення в пiдроздiли для виконання.

     3.2.2. Контролює строки виконання документiв, що надходять з Державної митної служби України, мiсцевих адмiнiстрацiй, iнших органiв державної влади та мiсцевого самоврядування, установ, пiдприємств, органiзацiй та митних органiв, звернень громадян, запитiв на публiчну iнформацiю, наказiв та розпоряджень керiвництва Державної митної служби України, рiшень колегiї Державної митної служби України, наказiв, розпоряджень та доручень керiвництва Чопської митницi.

     3.2.3. Здiйснює реєстрацiю, сканування, оформлення та розсилання вихiдної кореспонденцiї митницi електронною поштою, поштовим (простим, рекомендованим), спецiальним та фельд'єгерським зв'язком.

     3.2.4. Узагальнює матерiали про хiд виконання контрольних документiв та аналiзує стан виконавської дисциплiни в Чопськiй митницi. Уносить пропозицiї щодо усунення порушень виконавської дисциплiни й удосконалення системи контролю.

     3.2.5. Забезпечує реєстрацiю, тиражування, розсилання та формування в справи наказiв Чопської митницi з основної дiяльностi, з адмiнiстративно-господарської дiяльностi, про вiдрядження, а також розпоряджень керiвництва митницi. Здiйснює контроль за строками їх виконання та дотриманням порядку роботи з наказами.

     3.2.6. Здiйснює в установленому порядку реєстрацiю та попереднiй розгляд письмових звернень громадян, контролює дотримання встановленого строку їх розгляду, аналiзує стан роботи зi зверненнями громадян та особистого прийому громадян керiвництвом Чопської митницi, розробляє й уносить пропозицiї щодо полiпшення цiєї роботи.

     3.2.7. Розробляє на основi пропозицiй пiдроздiлiв плани дiяльностi Чопської митницi. Забезпечує їх монiторинг та здiйснює контроль за їх виконанням.

     3.2.8. Органiзовує роботу структурних пiдроздiлiв митницi з планування їх дiяльностi та пiдведення пiдсумкiв виконання планiв дiяльностi митного органу, здiйснює пiдготовку iнформацiйно-аналiтичних довiдок та iншої iнформацiї з цих питань.

     3.2.9. Органiзовує разом з iншими пiдроздiлами за дорученням керiвника Чопської митницi пiдготовку до проведення нарад.

     3.2.10. Забезпечує ведення протоколiв нарад керiвництва Чопської митницi, їх реєстрацiю, розсилання виконавцям, визначених у протоколах та контроль за виконанням їх рiшень.

     3.2.11. Здiйснює монiторинг i контроль за виконанням структурними пiдроздiлами Чопської митницi рiшень колегiї Державної митної служби України, планiв дiяльностi Державної митної служби України.

     3.2.12. Розробляє проекти розпорядчих документiв, технологiчних схем, методичних рекомендацiй, що регламентують порядок роботи з документами, у тому числi зi зверненнями громадян, здiйснення контролю за виконавською дисциплiною, ведення архiвної справи та органiзацiйного забезпечення.

     3.2.13. Спiльно з iншими структурними пiдроздiлами митницi бере в межах своєї компетенцiї участь у розробленнi проектiв розпорядчих документiв митного органу та вiзує їх.

     3.2.14. Вiзує накази з основної дiяльностi та з адмiнiстративно-господарської дiяльностi.

     3.2.15. Систематизує й формує у справи документи, що пiдлягають зберiганню, надає iнформацiю щодо вхiдної та вихiдної кореспонденцiї Чопської митницi.

     3.2.16. Забезпечує вiдповiдно до встановленого порядку приймання до архiву, систематизацiю, зберiгання та використання документiв, складає зведену номенклатуру справ.

     3.2.17. Забезпечує пiдготовку матерiалiв для розгляду на засiданнях експертної комiсiї Чопської митницi, органiзує проведення її засiдань з питань експертизи наукової та практичної цiнностi документiв. Здiйснює вiдбiр документiв, складає та подає на розгляд експертнiй комiсiї акти про знищення документiв, термiни зберiгання яких закiнчилися, забезпечує подальше їх погодження з вiдповiдним державним архiвом.

     3.2.18. Готує довiдки за вiдомостями, якi мiстяться в архiвних матерiалах.

     3.2.19. Забезпечує дотримання у структурних пiдроздiлах Чопської митницi єдиного порядку впорядкування, облiку, схоронностi, якостi оброблення й використання документiв (у тому числi документiв з грифом "Для службового користування"), вiдбiр документiв для передання в архiв, а також вiдбiр для знищення документiв, строки зберiгання яких закiнчилися.

     3.2.20. Здiйснює пiдготовку копiй документiв, що вилучаються з архiву митницi за протоколами про виїмку.

     3.2.21. Зберiгає та використовує в установленому порядку гербову печатку з найменуванням митного органу, у тому числi для засвiдчення документiв, якi оформлюються за результатами митного контролю та митного оформлення товарiв i транспортних засобiв, що перемiщуються через митний кордон України.

     3.2.22. Забезпечує зберiгання, облiк i видачу структурним пiдроздiлам номерних бланкiв Чопської митницi, аналiзує данi про їх використання. Контролює стан роботи з використання бланкiв у структурних пiдроздiлах митницi.

     3.2.23. Здiйснює контроль за дотриманням посадовими особами Чопської митницi вимог законодавчих, нормативно-правових актiв, що регламентують органiзацiю та ведення дiловодства (у тому числi документiв з грифом "Для службового користування" та звернень громадян). Органiзовує перевiрки з цього питання.

     3.2.24. Проводить органiзацiйно-методичну роботу (навчання, семiнари тощо) серед посадових осiб структурних пiдроздiлiв митницi з питань дiловодства, роботи зi зверненнями громадян, виконавської дисциплiни, архiвної справи та за iншими напрямами роботи, що належать до компетенцiї Вiддiлу.

     3.2.25. Здiйснює контроль за оформленням структурними пiдроздiлами Чопської митницi документiв вiдповiдно до вимог нормативно-правових актiв, проводить роботу, спрямовану на скорочення строкiв проходження й виконання документiв, аналiзує та узагальнює данi про хiд i результати цiєї роботи.

     3.2.26. Органiзовує та проводить аналiз iнформацiї про документообiг, потрiбної для прийняття управлiнських рiшень.

     3.2.27. Узагальнює результати роботи Вiддiлу з метою надання вiдповiдної iнформацiї керiвництву митницi та Державнiй митнiй службi України.

     3.2.28. Забезпечує впровадження сучасних iнформацiйних технологiй у загальне дiловодство, у тому числi дiловодство за зверненнями громадян, архiвну справу та пiд час контролю виконавської дисциплiни.

     3.2.29. Органiзовує збереження документацiйного фонду митного органу та користування ним.

     3.2.30. Органiзовує реєстрацiю пiдписаних договорiв, в яких вiдсутнi фiнансовi зобов'язання, та зберiгання їх пiдписаних та завiзованих примiрникiв.

     3.3. Вiддiл має право:

     3.3.1. Отримувати в установленому порядку вiд пiдроздiлiв митницi iнформацiю, звiтнi данi, iншi матерiали, потрiбнi для виконання покладених на Вiддiл завдань.

     3.3.2. Вступати в межах своєї компетенцiї у зносини з iншими органiзацiями.

     3.3.3. Перевiряти стан дiловодства в пiдроздiлах Чопської митницi.

     3.3.4. Брати участь у комплексних та тематичних перевiрках митних органiв з питань, що належать до компетенцiї Вiддiлу.

     3.3.5. Органiзовувати заняття й семiнари з питань, що належать до компетенцiї Вiддiлу.

     3.3.6. Залучати за згодою керiвникiв структурних пiдроздiлiв митницi вiдповiдних фахiвцiв для вирiшення покладених на Вiддiл завдань.

     3.3.7. Повертати виконавцям на доопрацювання неправильно оформленi документи без здiйснення їх реєстрацiї.

4. Керiвництво Вiддiлу

     4.1. Вiддiл очолює начальник, який призначається на посаду та звiльняється з неї у порядку, установленому законодавством України.

     4.2. Начальник Вiддiлу має заступника, посадовi обов'язки якого визначає начальник Вiддiлу та затверджує керiвник митницi.

     4.3. Начальник Вiддiлу:

     4.3.1. Здiйснює загальне керiвництво роботою Вiддiлу та забезпечує виконання завдань, покладених на Вiддiл.

     4.3.2. Розподiляє обов'язки мiж посадовими особами Вiддiлу.

     4.3.3. Забезпечує контроль за виконанням структурними пiдроздiлами Чопської митницi вимог нормативно-правових актiв та розпорядчих документiв з питань ведення дiловодства (у тому числi з грифом "Для службового користування"), архiвної справи та роботи зi зверненнями громадян.

     4.3.4. Забезпечує взаємодiю з керiвниками структурних пiдроздiлiв митницi з питань роботи з документами, контролю й перевiрки виконання доручень, пiдготовки й надання потрiбних керiвництву Чопської митницi матерiалiв, порядку використання й поширення службової iнформацiї.

     4.3.5. Забезпечує контроль за своєчаснiстю виконання структурними пiдроздiлами митницi доручень керiвництва.

     4.3.6. Органiзовує реєстрацiю наказiв Чопської митницi з основної дiяльностi, з адмiнiстративно-господарських питань, про вiдрядження, розпоряджень начальника та заступникiв начальника митницi та протоколiв нарад керiвного складу митного органу.

     4.3.7. Погоджує проекти наказiв митницi з основної дiяльностi та з адмiнiстративно-господарської дiяльностi.

     4.3.8. Засвiдчує гербовою печаткою документи, пiдписанi керiвництвом Чопської митницi.

     4.3.9. Здiйснює органiзацiйно-методичне керiвництво та контроль за роботою зi зверненнями громадян у митницi.

     4.3.10. Контролює дотримання посадовими особами Вiддiлу вимог антикорупцiйного законодавства України, Закону України "Про державну службу", Дисциплiнарного статуту митної служби України та iнших законодавчих актiв України, розпорядчих документiв Державної митної служби України та правил внутрiшнього трудового розпорядку митницi.

     4.4. Для виконання обов'язкiв начальнику Вiддiлу надається право:

     4.4.1. Взаємодiяти в межах своєї компетенцiї з iншими органiзацiями.

     4.4.2. Контролювати й вимагати дотримання структурними пiдроздiлами митницi встановленого порядку роботи з документами.

     4.4.3. Уносити на розгляд керiвництва Чопської митницi подання про призначення, перемiщення i звiльнення посадових осiб Вiддiлу, застосування до них стягнень i заохочень.

     4.4.4. Уживати заходiв щодо зменшення обсягiв документообiгу.

     4.4.5. Вiзувати проекти наказiв митницi з основної дiяльностi та з адмiнiстративно-господарських питань.

     4.4.6. Повертати виконавцю документи й вимагати їх доопрацювання в разi порушення вимог, установлених Державною митною службою України.

     4.4.7. Запитувати й одержувати в установленому порядку вiд структурних пiдроздiлiв митницi необхiдну iнформацiю й довiдковi матерiали для виконання завдань, покладених на Вiддiл.

     4.4.8. Перевiряти стан дiловодства у структурних пiдроздiлах Чопської митницi.

     4.4.9. Брати участь у проведеннi комплексних та тематичних перевiрок роботи митних органiв.

     4.4.10. Уносити пропозицiї щодо вдосконалення роботи Вiддiлу.

     4.4.11. Надавати розпорядження, що є обов'язковими для виконання посадовими особами Вiддiлу.

     4.4.12. Завiряти копiї документiв Чопської митницi.

     4.5. За не виконання завдань, покладених на Вiддiл, i своїх посадових обов'язкiв начальник Вiддiлу несе вiдповiдальнiсть згiдно iз законодавством України.

Начальник вiддiлу органiзацiйного та документального забезпечення

М.А.Шеляг